“报@联@商”日企商务沟通要诀.doc
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日本有个“菠菜原则”
有些老词,我们中国人忘了,日本人却记得,而且用得很好。如果问现在的年轻人,“菠棱菜是什么”,估计十个有九个不知此为何物。其实,这就是我们日常吃的菠菜,只不过,我们已经不用老祖宗的说法罢了。
日本人饭桌上是少不了菠菜的,他们不但在家里的餐桌上、公司的餐厅里大吃特吃菠菜,甚至把一种企业组织原则称为“菠菜原则”。
“菠菜原则”其实跟菠菜本身并没有什么关系,主要是因为这个原则由三个基本点组成,即“报告”、“联络”、“沟通”,而这三个词的字头发音恰好与“菠錊菜”三个字谐音,因此得名。所有在日本公司工作过的人都知道这个原则,而且他还会告诉你,“菠菜原则”是日本企业的基本原则,任何一个雇员,从部下到社长,无一例外都需执行这条原则。
所谓“报告”,就是把自己工作的进展状况随时通知同事,比如出差回到公司,一定要把所见所闻汇报一番,外出的收获,一定要让全体同事分享;“联络”,就是把自己目前遇到的问题通知有关同事,如上班路上遇到堵车可能迟到,你得打电话告诉同事你何时能到公司;“沟通”是工作遇到问题时,一定要找同事或者上司咨询,以集体智慧予以解决。
“菠菜原则”说白了就是个人与组织之间的协调性原则。日本的这种原则是其教育体系与教育思想的产物。在日本人的观念中,教育的目的不是培养精英,而是培养能够适应严酷集体生活的有协调性的人。这种教育贯穿着一个基本点,即培养合格的国民。这种国民具有共同的教养、共同的信念。
日本人从小接受的是一种协调性训练,从幼儿园到大学,从机关到企业,他们的组织自始至终贯穿着协调性原则。遇到问题,他们会寻求集体,一切以团队、集团为重。如果你觉得某个日本人很“平庸”,但无数这种“平庸”的个体按照一定原则结合起来的集体就不再平庸了,而是变得力量惊人。有人曾提出,单就日本人的个体能力来讲,他们显得不够聪明灵活,究竟是什么东西让日本人团结在一起的呢?我想,就是这种依托集体的观念吧。
在中国,梁启超曾提出“新民论”,提出中国人应“合群”,孙中山则痛感中国人“一盘散沙”,呼吁中国4万万民众合成一个“国族”。从他们的感慨之中,可以看到我们先人在彼
我比较之中的思虑。可以说,“菠菜原则”不单体现了日本企业的管理思想,还折射出一种国家建设的基本理念。
“报·联·商”:日企商务沟通要诀
组织中的管理之所以难,就是因为管理的本质是管人,而管人难就难在工作中的沟通。
如果您在一家日本公司工作,就要做一个善于报告、联络和商谈的员工。报告、联络、商谈,这是日本企业普遍认同的商务沟通方式,统称就叫“报·联·商”。
有人的地方必有沟通。国内一些企业的培训课程中已经不同程度地引进了“报·联·商”的内容。尽管中日之间的管理文化仍然存在着较大的差异,如中国企业重结果效益,日本企业重管理过程。但是,在世界经济区域化、一体化、全球化的大势中,管理文化正在形成你中有我、我中有你的格局。
中国企业也重视管理沟通,也重视执行力,也重视员工对企业的认同与忠诚……一直以来,国内一些企业已经广泛吸收日本企业本土管理文化的精华,与中国本土文化相融合而形成自身的管理文化。由此可见,商务沟通管理的确是没有国界的。
本刊将连续详细介绍日企中的“报·联·商”文化。如果您在关注阅读后有感而发,不吝赐稿,我们将在刊发与互动中形成高效的文化理解。
沟通管理无国界
日企内部如何沟通?
在日本公司工作要做一个“菠菜社员”,日文写作“菠棱菜”,恰好与“报·联·商”三个日文汉字谐音。“报·联·商”这三个日文汉字是“报告•联络•商谈”三个单词字头的缩写,也就是说,如果您在一家日本公司工作,就要做一个善于报告、联络和商谈的员工。报告、联络、商谈,这是日本企业普遍认同的商务沟通方式,统称就叫“报·联·商”。
于是,今井繁之在日本国内开发了以报·联·商为代表的沟通培训课程,对人们约定俗成的报·联·商沟通习惯进行了定义,并结合商务工作与社会生活实践,对报·联·商进行了概括和总结。
中日员工为何总是“较劲”?
组织中的管理之所以难,就是因为管理的本质是管人,而管人难就难在工作中的沟通。说到跨文化管理,或者跨文化沟通,那就更是难上加难。例如:日资企业里商务人员所谙熟的“报·联·商”沟通方式,在那里工作的中国员工似乎就不以为然,认为这种事无巨细的做法只会带来工作上的繁琐和掣肘。于是,工作中常常出现报告不及时、联系不到位、商谈不主动的情况。结果,中日员工时常会发生处理误会和纠葛,甚至影响彼此的信任关系。
沟通,按照组织行为学的观点,包括两个方面:即“意义的传递与理解”。我们再换一句话来表述:沟通就是“发出信息的人得到了收到信息的人的回应”。如果企业中沟通不畅
,必然造成工作上的障碍,以至于影响企业的正常运转,甚至导致企业的衰败。企业是由人来运作的,人与人之间的沟通在某种意义上讲,决定着企业的生死存亡。而在这些日常沟通中,使用最多的方式就是报告、联络、商谈;而最常见、最常用、最常出现问题的环节,也就是报·联·商。我们往往会因为主观上的一念之差,在进行报·联·商时采取了不同的对应,致使对工作的成败产生重要影响。
何不“融”他人之所长?
有人的地方必有沟通。在国内一些企业的培训课程中已不同程度地引进了“报·联·商”的内容,由此可见,商务沟通管理是没有国界的。尽管中日之间的管理文化仍存在着较大的差异,如:中国重结果效益,日本重管理过程。但在世界经济区域化、一体化的全球化大势中,管理文化已经形成了你中有我、我中有你的格局,两势取强则会相得益彰。事实上,在改革开放的过程中,国内一些企业广泛吸收日本企业本土管理文化中的精华,与中国的本土文化相融合,形成了自身的管理文化。如:日本企业的5S(整理、整顿、清扫、清洁、教养),以及现场改善等管理手法,得到以海尔为代表的国内企业的重视和应用。
其实,不限于企业,事业团体或是行政部门都需要向上级、客户或外部人员进行报·联·商。做好了报·联·商的沟通工作,不仅可以提高顾客满意度,带来更多商机和效益,而且对提高信誉也不无裨益。
需要报·联·商的现实理由
协同不可缺
日常工作中,完成了上级指示的工作,会打声招呼报告说工作完成了;预定召开的会议日程变更了,会同预定的与会人员进行联络;工作上发生了什么棘手问题,会同上级商谈善后处理方法。
在组织内会经常发生这样的“报告”、“联络”、“商谈”。而且不限于组织内,与客户、顾客之间也同样频繁地发生着报·联·商。工作中不可避免地要进行沟通,沟通中最重要的也是报告、联络、商谈。在组织中,上下级之间,相关工作部门之间,协同工作中最不可缺少的就是报·联·商。
例如:下级根据上级发出的指示和命令,或是提出的要求进行工作,上级则通过来自下级的报告、联络、商谈来判断情况,发出下一步工作的指示和命令。换言之,上级正是通过来自下级的恰如其分的报告发挥自己作用的。
用人的身体来打个比方,骨骼如同公司的组织构架,肌肤和容貌则代表了公司的外在形象,遍布全身的血管就好比是沟通的管道,血管中流淌的血液就是公司日常工作沟通中使用最多的报告、联络、商谈。如果血液流通不畅,胆固醇积聚,血管逐渐丧失弹性,就会导致动脉硬化,以至于整个人体就无法发挥功能了。
与人体同样,作为组织血液的报·联·商,倘若不能恰如其分地有效进行,组织也将无法发挥自身的机能而趋于瘫痪。因此,对组织来说,报·联·商是必不可少的。另外,随着企业组织日益庞大,工作日益复杂,以电子邮件普及为代表的沟通方式进一步多样化起来。这种背景下,越来越需要恰如其分、准确无误的报·联·商。