第十章特殊载体当档案的管理 课后练习与答案

第十章答案

1. 电子档案是否能完全取代纸质档案？

电子文件的出现对纸质文件提出了严峻挑战，但由于电子文件的先天不足以及历史条件的局限性，电子文件在相当长的时间里就难以取代纸质文件。

可以预计，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，因为从总体来说，功能的完全替代很难，也并非必须，“无纸化”必然经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证，人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。只要还有人使用纸和笔，就会有以纸介质形成的社会活动记录，如特定环境（包括书写条件、阅读条件和传递条件等）下的手稿、手书记录、批语、书画作品等几乎不可能消失，这其中不仅有技术问题，还有习惯、文化等诸多因素。

2. 照片档案收集的范围有哪些？

照片收集归档的主要范围如下。

（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

（2）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。

（3）本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

（4）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

（5）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。

（6）其他具有保存价值的照片。

3. 如何利用录音、录像档案？

档案部门要建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，原版声像档案一般不得外借。并配备必要的录音、录像、放像设备，编制必要的声像档案目录、卡片等检索工具，方便提供利用。

配合本部门的中心工作，在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现有的声像档案。

一、名词解释

电子文件在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子档案指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。电子文件是电子档案的前身，电子档案是电子文件的衍生物。并非所有的电子文件都是电子档案，只有经过筛选、甄别、归档并具有利用价值的电子文件才有可能成为电子档案。

声像档案机关、团体、企事业单位及个人在各种活动中直接形成的有查考价值的，并以磁性材料、感光材料为主要载体和以影像、声音为主要反映方式的历史记录。包括照片、录音带、录像带、光盘等。需编制文字说明，针对记录内容、记录内容产生过程及相应支持软硬件的“文字说明”是声像档案不可缺少的部份。

照片档案国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

二、填空

1. 双轨制

2. 物理归档

3. 提供拷贝、通讯传输、直接利用

4. 录音带、录像带

5．图片展览

三、单选题

1. D

2.B

3. A

4.A 5．A

四、问答题

1．电子文件有哪些特性？

（1）电子文件的数字化信息形态

电子文件是在电子计算机中产生和处理的,其信息形态是数字化的。在电子

计算机内部,无论是传输还是存储等处理,电子文件均以数字编码的形式存在，电子计算机采集处理信息的一般是先对自然形态的信息模式进行拾取,得到信息模拟物理量,再对模拟物理量进行转换获得信息的数字编码,然后对信息的数字编码进行存储、传递、编辑等加工处理。当需要输出信息给人们使用时,则将上述过程进行逆行处理,即可恢复原来的信息形态。

（2）电子文件对设备及标准的依赖性

电子文件从生成、传输到存储都是通过电子计算机实现的。电子文件的运作环境对标准化的要求很高，无论是信息加工、存储、传递、检索,还是软件的运行、载体的更换都会受到标准的制约。例如,制作生成要有代码标准,存储要有机读载体的格式标准,传输要有网络通讯协议标准,查找要有检索语言标准等。

（3）电子文件载体的非直读性

与纸质文件不同,存储于某一载体上的电子文件,在制作时是把可识别的文字、图形等传输到电子计算机中换成二进制码来表示的。电子计算机内形成的电子文件,记录到载体上的是数字编码序列,因而不能直接观看其内容,必须由相应的电子计算机软硬设备将载体上的编码序列读取出来,然后转变成人能识别的形式,显示在屏幕上或打印到纸张上,人们才能知晓其内容。

（4）电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性

电子文件的物理结构是指其存储在载体上的位置及分布情况,例如文件的正文、图形、批示、附件等部分各自在载体上的存储位置。信息的逻辑结构是指其自身的结构,例如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图标号等。对于电子文件来说,其物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一个电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放,甚至可以存放在不同的载体上,而不影响其正常的显示输出。在电子文件的传输、载体转换等信息处理过程中,其物理结构经常发生变化,而逻辑结构却可以保持不变。在电子文件归档时,如何保持其物理结构和逻辑结构的复杂关系,是保证电子文件不被破坏而必须注意的关键问题之一。

（5）电子文件的信息与载体的相分离性

纸质文件的内容与载体是不可分离的整体。例如墨迹必须依附在纸张上才能形成文字或图形。电子文件则不然,其内容存放的位置不是固定的,而是可以发生

变化的,甚至可以从一个载体转换到另一个载体,其内容却不发生任何变化。同样还可以通过网络传给远方的一个或多个接受者。这就造成了电子文件与载体关系的分离性质。这个特征给电子文件的保管带来许多新问题,处理不好会直接影响其可靠性、真实性和完整性。

（6）电子文件的信息共享性和不安全性

对于一份纸质文件来说,通常只能在某时某地让能接触到它的人阅读。而电子文件可以不受这种限制,电子文件由于不受物理载体传递的限制,所以对信息获得者来说,可以产生一种共享的感觉,从而摆脱了时间和空间的制约。随着网络化的发展,不安全性已成为限制其发展的最大障碍,对这个问题,不应只当工程技术问题解决,而必须从政府行为和社会行为上综合采取措施,才可能是有效的。

（7）电子文件的易更改性

电子文件在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是增、删、改很方便,改后又不留痕迹。电子文件与载体的可分离性质,也造成了电子文件被传递或更换至其它载体时存在着被改动的可能性。处理后得到的电子文件是否与原来一样,存在着认定上的困难。也就是说如果没有采取专门的技术措施,就难确定新、老电子文件的一致性。由此看来,电子文件的易更改性给其归档后形成的电子档案保管工作,带来纸质文件所没有的新问题。

2．如何保管电子档案？

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子档案还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

（1）软磁盘的保护

①统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。

②把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到一年就读不出数据。在选购软磁盘时要认真把好质量关。