档案管理系统白皮书

白皮书WD3.0档案信息管理系统二○○三年WD-3.0档案信息管理系统一前言41背景介绍4 2应用现状及存在的问题 4 3要求及目标 5 4规范及参照标准5 4.1法律法规 5 4.2规章制度 5 4.3业务规范 6二文档信息管理系统71系统图示7 1.1设备连接图7 1.2档案业务流程图8 2系统功能框图（略图）9 3系统功能简介10 3.1文件管理10 3.2整理编目10 3.3鉴定销毁11 3.4档案保管12 3.5档案统计13 3.6查询13 3.7档案编研14 3.8档案利用14 3.9移交进馆14 3.10档案信息维护15 3.11权限管理15 4设计原则16三系统特点161专业化16 2文档一体化17 3多媒体文档统一管理17 4界面友好、操作简易17 5标准化、规范化17 6检索灵活多样17 7统计报表功能丰富强大17 8安全、保密17四系统实施内容181库房设施建设18 2安装的软硬件设备18 3档案整理立卷18 4档案信息数字化19五、版本划分191单机版19 2网络版19WD-3.0档案信息管理系统一前言21世纪，是数字化的信息世纪，千变万化的数字演绎着世界的斗转星移！计算机、信息技术的不断创新与突破，创造着人类的日新月异！应运而生的WD3.0档案信息管理系统是合理运用数据库、图像处理、信息处理、INTERNET技术的新一代多媒体档案系统。

1 背景介绍各企事业单位每年产生大量的各类档案和资料信息，但由于历史的原因，档案分布在各部门，并且未经整理。

这些档案、资料对日常业务管理和决策存在很高的利用价值。

另外，档案综合管理规范化、标准化，也是ISO9000标准中的一个要素。

2 应用现状及存在的问题在传统的档案管理中，档案查询需要搬动原始介质，费时、费力，维护成本也很高。

如何经济有效的储存管理各种类型的档案资料，如何利用信息信息技术高效管理保存档案资料、充分地向内部各部门提供档案利用服务，成为一个越来越紧迫的问题。

建设数字化档案是档案管理现代化的必然选择，它可以在目录管理的基础上，逐步实现档案全面数字化管理，包括纸张、录像带、录音带等各种介质存放的档案资料；通过internet/intranet提供档案信息服务，利用者通过浏览器可以进行主题词、责任者、全文检索多种途径的档案查询；在查询目录的同时，可以直接查阅数字化的档案资料；档案查询通过计算机广域网／局域网在个部门、下属机构进行，便于充分利用档案。

3 要求及目标-- 建立健全档案工作。

-- 完成历史档案收集、分类、整理、装订，组成案卷，然后到编目。

-- 将会计档案整理作为当前的重要工作内容。

-- 建立数字化档案室（馆）。

-- 建立档案目录中心。

-- 在完善现有档案工作基础上，建立“多媒体数字化档案室（馆）”。

-- 通过INTERNET/INTRANET技术，能在一定范围内进行档案信息的收集、交换、处理和查询，在确保安全的情况下提供网上服务，利用者通过测览器可以在网上进行主题词、责任者、全文检索多种途径的档案查询。

实现在任何地点，任何时间，都能自由、及时、准确的查询到档案信息，杜绝由于物理分割而造成的资源利用上的不便，实现信息高效运转和及时利用。

同时，在计算机管理系统中，体现以信息资源为基础的管理思想，并将其应用到具体的实践中。

4 规范及参照标准4.1 法律法规中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法深圳市档案寄存中心档案寄存办法会计档案管理办法深圳市档案室（馆）关于利用馆藏档案、资料的暂行规定国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法4.2 规章制度深圳市档案室（馆）档案鉴定制度深圳市档案室（馆）档案整理工作制度深圳市市属机关、团体、企事业单位档案移交进馆办法深圳市档案局（馆）安全保卫保密制度深圳市档案室（馆）岗位责任制深圳市档案室（馆）利用档案收费规定深圳市档案寄存中心档案寄存办法4.3 业务规范档案鉴定工作程序档案库房“十防”措施档案库房管理规定计算机室管理规定库房防虫防霉工作制度目录室管理规定缩微工作管理办法纸质档案修复程序真空充氮杀灭菌设备操作规程库房空气净化与温湿度自动测控系统操作规程深圳市档案室（馆）档案接收工作程序二档案信息管理系统1 系统图示1.1 设备连接图1.2 档案业务流程图档案馆（室）业务流程2 系统功能框图（略图）3 系统功能简介3.1文件管理包括来文登记、内部文件登记、发文登记、文件处理、文件分发、文件传阅、催办登记、来文登记目录、发文登记目录、内部文件登记目录、来文机关信息维护、可阅读用户信息等功能。

本系统的文件管理功能主要是配合档案管理功能使用的，对于较大规模的用户，这部分功能需要结合实际情况做二次开发。

典型功能界面如下：3.2 整理编目包括党群工作档案、行政管理档案、基本建设档案、会计档案、设备管理档案、科学研究档案、声像档案(照片档案、录音录像带档案、磁盘光盘档案)、实物档案、业务档案、产品与生产技术档案等的整理编目。

以基本建设档案为例，又包含文件级著录、案卷级著录、卷内目录、分类目录、总目录五个功能。

整理编目是本系统核心部分，日常工作主要使用这部分功能。

为了能够综合管理不同类型的档案，系统将不同类别的档案按一级类目设置成十三个不同的子模块，单独进行著录和生成报表，并独立进行查询；同时，本系统为支持传统的组卷方法和简化的组卷方法，提供了两种不同的著录格式：文件级著录和案卷级著录，用户可以根据自己的需要选择不同的著录方式并生成相应的报表（档案目录和案卷目录）。

典型功能界面如下：3.3 鉴定销毁档案鉴定工作的内容主要包括两个方面：立卷归档前的文件价值鉴定及对保管期满的档案的鉴定，这里主要体现在后者。

档案鉴定工作的基本方法：直接鉴定法，在具体鉴定每一份或每一组文件时，应从几个方面综合分析和判断：分析文件的来源；分析文件与立档单位的关系；分析文件的内容；分析文件的完整程度；分析文件的形成时间；分析文件的文本；分析文件的外形特征。

典型功能界面如下：3.4 档案保管档案保管是对全宗卷、库房温湿度、档案存放位置进行管理。

档案保管包括：全宗卷（统一保存全宗卷文件）、库房档案温湿度登记（在每天的指定时间对档案库房进行温湿度测量并登记）、档案存放位置著录（对档案存放位置进行登记，方便用户调卷）、档案存放位置报表。

典型功能界面如下：3.5 档案统计档案统计是统计每年档案各方面的使用情况，并将统计结果以各种报表的形式打印出来。

档案统计包括：档案室基本情况年报、档案工作人员情况一览表、库存档案统计表、档案目录统计表、库存资料统计台帐、档案用房及设备情况一览表、档案库房温湿度情况一览表、档案库房温湿度记录汇总表、档案交接数据、档案移交清册表、历年档案利用情况一览表。

典型功能界面如下：3.6 查询档案查询提供了简洁、方便的模糊查询功能，在次功能中用户只能查看，不能修改数据。

它主要包括以下一些模块：党群工作档案查询、行政管理档案查询、基本建设档案查询、设备仪器档案查询、会计档案查询、声像档案查询、科学研究档案查询、产品生产与技术开发档案查询、保育工作档案查询、实物查询、磁盘、光盘档案查询等。

典型功能界面如下：3.7 档案编研档案编研包括：大事记、基础数字汇编、组织沿革、会议简介、产品介绍、基建工程简介、全宗指南、专题文件汇编、发文汇编等编研工作的相关指导.3.8 档案利用档案利用是管理档案借阅、档案借出、档案利用等工作，可以打印相应的报表。

档案利用包括：档案借阅登记表、档案借出登记表、档案利用信息表。

3.9 移交进馆档案移交是指管理立档单位向档案馆移交档案的情况，可以将历次移交档案的情况以报表的形式打印出来。

档案移交包括：档案到期清册、立档单位进馆档案基本情况调查表、立档单位历史情况简介表、全宗历史情况简介表。

3.10 档案信息维护档案信息维护是对整个系统的信息进行管理。

档案信息维护包括：档案基本信息维护、档号格式定义、实体分类方案定义、系统功能管理。

为促进档案标引的规范化，系统提供了国家标准主题词库和信息分类方案。

文件级著录的主题词标引、信息分类标引可以采用系统提供的向导。

系统提供默认的实体分类方案并给档案赋予不同的档号格式，用户可以在系统默认设置的基础上根据自己的需要作相应的修改。

典型功能界面如下：3.11 权限管理权限管理是对系统的用户组及用户进行一系列的管理，能够对用户各种操作，甚至对每一界面的显示、查询、修改、删除、打印、授权各种功能的权限加以控制。

权限管理包括：操作员管理、级别管理、授权、密码更改。

典型功能界面如下：4 设计原则1）操作简便实用。

2）结构坚固易扩展。

3）严格遵守各项专业规范。

4）安全可靠，权限控制严格。

5）网络结构合理，系统性能优良。

6）系统管理、维护和升级工作简易。

三系统特点本档案管理系统具有许多独有的特色，使其具有强大的功能。

1 专业化严格遵循各项档案相关法律法规，合理分类，将文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、科研档案、声像档案管理的功能模块划分成独立部分，因此具有和强的专业性。

2 文档一体化实现了文件管理的自动归档，极大的方便了用户。

3 多媒体文档统一管理实现了文书、图片、声像档案的统一管理，使用户可以在同一系统里面实现各种煤体介质档案的管理。

4 界面友好、操作简易采用WINDOWS风格界面，同时针对档案系统数据输入量大的特点进行了专门开发，极大的提高了手工输入速度，具有很强的实用性。

5 标准化、规范化软件开发严格按照软件工程的规范进行，质量控制严格，保证了产品标准、规范。

6 检索灵活多样系统的每个模块都配有检索功能，同时又提供了专门的查询检索模块，以满足用户的各种需求。

7 统计报表功能丰富强大系统的报表生成模块可以生成档案局要求的各种报表，同时用户也可以根据需要定制各种报表。

8 安全、保密系统具备强大的权限管理功能，各用户只能使用系统管理员赋予的权限。

四系统实施内容1 库房设施建设1）库房平面图2）库房设施安装示意图4) 需配置有规范、统一、充足的档案箱柜。

5) 安装空调、除湿机、库房温湿度记录仪、灭火器及防虫、防火、防潮、防尘、防霉、防光、防高温、防盗网及遮光窗布；门需加防盗门；灯应采用白帜灯。

6) 配置声像防磁柜。

7）工程技术与质量保证2 安装的软硬件设备安装档案管理所需硬件，包括：局域网、服务器、工作站。

安装档案管理所需软件：档案管理系列软件。

软硬件调试。

3 档案整理立卷档案整理立卷流程图4 档案信息数字化将整理好的档案扫描、识别，进行档案著录，生成档案目录库，以便档案保管和利用。

五、版本划分1 单机版包含以上功能说明中所有功能，数据库选用SYBASE SQLANYWHERE。

在基本配置基础上，用户可根据实际需要选择功能模块。