建筑公司文件控制程序

文件控制程序

LYJS/CX07－2017

1 目的

为确保对公司质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行所需文件的控制，防止文件的丢失、误用，确保公司各个场所及时得到适用文件的有效版本，特制定本程序。

2 适用范围

本程序适用于公司与质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。

3 术语

本程序采用ISO9000:2015 idt GB/T19000-2016《质量管理体系基础和术语》、ISO14001:2015 idt GB/T24001-2016《环境管理体系要求及使用指南》、OHSAS18001:2007 idt GB/T28001-2011《职业健康安全管理体系要求》及GB/T50430-2007《工程建设施工企业质量管理规范》、的相关术语。

本程序所使用的术语“文件”与ISO9000:2015 idt GB/T19000-2016《质量管理体系基础和术语》、ISO14001:2015 idt GB/T24001-2016《环境管理体系要求及使用指南》标准中所列术语“成文信息”和“文件化信息”同义，但不包括“记录”。

4职责

4.1行政部

（1）负责本程序的制定、修订、监督实施和归口管理。

（2）负责公司总部行政管理类文件和外来文件的登记、传递的控制。

（3）所属档案室负责文件的归档与保管工作。

4.2 企管部

负责公司质量、环境、职业健康安全管理手册、程序文件、管理制度等文件的控制。

4.3工程技术部

负责公司技术标准、规范、施工技术文件等的控制。

4.4 经营部

负责市场经营、专业分包管理等相关文件的控制。

4.5工程部

负责工程质量管理、环境管理、职业健康安全管理、机械设备管理、劳务分包管理等相关文件的控制。 4.6 其他部门

负责职责范围内的管理活动相关文件的控制。 4.7分公司、项目经理部

负责本单位所有与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件的控制，并保证及时将有关文件传达到相关部门、岗位。 5 工作程序 5.1文件控制流程

文件根据以下流程进行控制：

5.2 须控制文件的类别和载体

5.2.1公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行所须控制的文件

包括：

——质量、环境、职业健康安全管理手册； ——程序文件、管理制度；

——作业指导书、操作规程、工作指南等； ——行政文件、技术文件、外来文件。 其中：

（1）行政文件是指公司与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的行政部门印发、控制的管理文件。如发展规划、合同协议、管理要求、工作计划、管理方案、考核责任书等。

（2

）技术文件是指与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的技术类文

件资料，包括施工组织设计环境、专项方案、操作规程等。

（3）外来文件是指由公司外部进入本公司的文件，包括法律法规、标准规范、施工图纸、上级和地方政府行政主管部门下发的有关文件及建设单位、设计单位、监理单位、非政府组织及其他相关单位等的文件、通知、信函等。

（4）记录属于特殊类型文件，具体控制方法按《记录控制程序》的规定执行。

5.2.2文件的载体与媒介

文件可以任何格式和载体存在，并可来自任何来源。文件可以采用多种载体，包括纸张、照片、视频、计算机盘片等或它们的组合，并可以使用文字、图片、电子信息软件等媒介。

5.3 文件的标识

5.3.1管理手册、程序文件标识

质量、环境、职业健康安全管理手册、程序文件以公司代号、体系文件类别代号、文件序号、年号（版本号）进行标识。方法如下：

LYJS/XX XX－XXXX

年号(版本号)（以文件发布年份）

文件序号:（按01，02……顺序）

SC （管理手册）

文件类别代号

CX （程序文件）

(龙元建设)

作业指导书、操作规程、工作指南等类型文件标识中的“文件类别代号”可参照上述方法由制定部门、单位自行确定。

5.3.2行政文件标识

公司与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的行政性文件标识方法可按“龙元建设[XXXX]XX号”的格式办理，其中“XXXX”为发文年份，“XX”为发文顺序号，年份和顺序号均用阿拉伯数字表示。

部门、分公司、项目经理部与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的行政性文件，应参照公司标识方法自行规定。其中部门、分公司和项目经理部发文

的标识中应增加本部门、分公司或项目经理部的代码。代码应采用部门、分公司或项目经理部名称关键词的汉语拼音第一个字母表示，如：“行政部”应为“XZ”，“广东分公司”应为“GD”，“嘉兴项目部”应为“JX XMB”等。

5.4 文件的编制、评审和批准发布

文件发布前，编制部门、单位必须请分管或主管领导（见下表）对文件的适宜性、充分性及发放范围进行评审和批准。合同文件和其它技术文件按有关规定执行。

5.5文件的发放

（1）公司各部门、分公司、项目经理部应设专（兼）职资料员负责各类文件的发放、接收、登记、标识、传递、保管，确保文件处于受控状态。

（2）发文时应按批准人批示的发放范围发放，并保证在需要使用相关文件的部门、分公司、项目经理部或人员均能够获取有效版本的文件。纸质文件通过公司、分公司主管部门负责逐级发放，通过公司信息平台发布的文件由需要使用者自行上网检索查阅。

（3）文件发放应填写“发文登记表”，按类别建立发文台帐。登记表和台账应注明文件名称、编号、序号、收文单位、受控编号等，并由收文人签字，注明签收日期。若通过电子邮件、传真等方式发文，须在备注栏注明。必要时，应要