档案管理培训课件

• 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
• 3、库存档案必须图物相符，帐物相符。
• 4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资 料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
• 5、根据有关规定及公司实际情况，确定 档案保存期限，每年年终据此进行整理、 剔除。
• 6、经确定需销毁的档案，由档案管理员 编造销毁清册，经公司领导及有关人员会 审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员 永久保存。
2、类目体系：
类目是档案分类的构成要素，分为类 列和类系两个要素。类列是指在不同 分类层次上具有平行关系的类与类之 间所构成的体系，其逻辑规则是不能 互相交叉；类系是指某一大类从总到 分所构成的具有包含和被包含关系的 类的系统，其逻辑规则是上位类包含 下位类，下位类被上位类所包含。
企业档案分类方案(示意图)
• 3、档案管理人员要严格执行公司档案管 理规定，认真细致地做好档案保管以及利 用工作，充分发挥档案资料的作用。
• 4、综合管理部档案管理员有责任对二级 档案管理工作进行监督和指导，每年对二 级档案管理进行一次检查验收。
• 第三条 归档制度
• 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、 企业管理及工程建设等活动，具有查考利 用价值的文件资料均属归档范围。
一类 二类 三类 四类 五类
类列
A B CD
类
12
34
系
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类 目在分类体系中的位置和排列顺序。 本公司档案分类按照代码制进行类号 标识。
• 7、借出档案材料，因保管不慎丢失时， 要及时追查，并报告主管部门及时处理。
• 8、重要档案、机密档案不得借阅，必须 借阅的要经分管负责人同意，必须外借的， 由公司负责人审批。
1、档案分类：
是指根据归档文件的内容性质、形成规 律及相互联系，遵循统一的原则和要求， 采用科学、适用的方法，对归档文件进 行分门别类，从而使库藏的全部档案文 件成为一个条理化的具有一定从属关系 和平行关系的库藏系统。
“01.1.1”
设计 分类 方案
划分 全宗
划分 大类
划分 属类 小类
给定 编号
职能分类 时间分类 作者分类 专题分类 项目分类 型号分类 区域分类 专业分类 外形或文种分类
职能分类方法适用于一 级类目的区分;
其他分类方法则适用于 二级以下类目的划分.
• 管理类档案的分类方案采用全宗号+ 阿拉伯数字进行标识。
• 工程建设类档案的分类方案采用全宗 代码+阿拉伯数字和字母进行标识。 全宗代码同上。全宗以下一级类目之 后附上工程项目的字母代码，如青银 线为QY,地铁二线为DT2，塔韩线为 TH，新准线为XZ表示，
按照公司活动性质划分为8个大类，即： 党群工作类、行政管理类、经营管理 类、生产技术管理类、工程建设类、 设备仪器类、财务档案类、人事档案 类。
XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX
案卷号 载体类型代码 保管期限代码
分类号代码 年度
机构代码
• 各号段之间以“-”隔开。
• 第一段为机构代码，参照集团各单位机构 代码表。
• 第二段为年度，使用四位归档年度标识。
• 第三段为档案分类号，使用代码分类标识。
• 第四段为保管期限代号，使用两位数字标 识。
• 第五段为载体类型代号，采用两位数字标识。
• 第六段为件号，一般采用4位流水顺序号标识， 不满4位前面补零。
• 如：01-2008-02.1.3-30-03-0001
• 表示xxx公司行政管理类档案一级类下 的行政事务类档案二级类下的会议文 件三级类下的2008年保管期限为30年 的归档文件（电子\纸质类型）中的第 一件档案。
• 7、严格遵守档案安全保密制度，做好档 案流失的防护工作。
• 8、凡公司工作人员调离岗位前必须做好 资料移交工作，方可办理调动手续。
• 第五条 档案借阅制度
• 1、档案属于公司机密，未经许可不得外 借、外传。外单位人员未经公司领导批准 不得借阅。
• 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负 责人批准。阅档必须在办公室指定的地方， 不得携带外出。需要借出档案的，须经档 案保管部门负责人批准。
• 件号生成规则：按同一机构，同一年度， 同一类别，同一保管期限下，件号从0001 开始生成。
• 件号排序规则：按年度、分类名称、保管 期限、成文日期排序。
• 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒， 档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是：
档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
• 档号以“卷”为单元进行标识的，档号编 制的规则为六段号码制，即：
2、工程建设类档案的分类方案采用全宗代码 +阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码 同上。全宗以下一级类目使用00-99标识， 一级类目之后附上工程项目的字母代码， 如青银线为QY,地铁二线为DT2，塔韩线 为TH，新准线为XZ表示，项目代码后接 二级类目，二级类目使用000-999标识、 三级类目使用0000-99999标识（考虑到 部分档案三级类层次较多，故增加一位 数）。没有标注出来的数码标识为空号， 留作今后类目扩展使用。各级类目标识之 间用“.”隔开。
• 5 档案工作人员要熟悉库藏情况，对库藏档 案和资料的保管情况每半年进行一次检查 核对，做到帐物相符，对已破损和字迹褪 色的档案，要及时修复和复制，发现重大 问题及时向主管领导汇报，并采取措施予 以处理。
• 6 库房内安置温湿度计，每周定时测记。库 房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度 应控制在45-60％之间。管理人员要有库房 温湿度记录，掌握温湿度变化情况，并进 行分析，制定管理计划。
• 第一条 规范公司档案管理工作，保证档案 的完整性及保密性，理顺工作程序，明确 工作职责，杜绝资料流失。
• 第二条 档案管理机构及其职责
• 1、公司档案工作实行二级管理，一级管 理是指公司综合管理部的统筹管理；二级 管理是指各部门的档案资料管理工作。
• 2、综合管理部档案管理员负责公司所有 档案资料的统一收集管理，各部门的档案 管理员负责本部门档案资料的使用管理。
2 档案库房门窗要牢固，及时关闭上锁；钥 匙要专橱保管，不准随身携带；管理人员 做到人走加锁、关窗，妥善保管库房钥匙， 确保库房安全。
• 3 档案进出库房，要进行严格的登记，登记 内容包括档案接收入库、档案调出、调阅、 归还等情况。
• 4 对新接收入库的档案要严格检查，对有虫 蛀、发霉及其它问题的档案应作处理后方 可入库。
• 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司 集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
• 3、归档的文件资料，原则上必须是原件， 原件用于报批不能归档或相关部门保留的， 综合部保存复印件。
• 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件 承办后均要及时归档；以公司名义发出的 文件、函件要留底稿及正文备查。
• 5、由公司对外签订的经济合同，应保留 三份原件，综合管理部保存一份，财务部 及合同执行（或签订）部门各保存一份。 特殊情况只有一份原件时，由综合部保存 原件。
2、档案库位号编制：档案库位号明确 到每件档案的库房存放位置，是档案 检索工具的一种。库位号编号采用“X 组-(A或B)面-X列-X排-X盒-X件”形式， 如“3组-A面-3列-4排-5盒-23件”表 示该档案的库房存放位置在3号组密集 架的A面第3列第4排第五盒中的第23 件。
3、非纸质载体档案的排架及标识：非 纸质载体档案应根据档案的载体类型 分专柜按照时间顺序排列。将声像档 案存放在专门的防磁柜或光盘柜中， 实物档案展放在会议室中，档案室仅 留存其目录。
• 1.大流水排架.即按照入库的时间先后顺序依次 排架,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免 了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间 线索进行查找,不便于精确查找。
• 2.分类排架.即严格按照文档的分类体系进 行排架,优点是可以将同一类乃至同一个项 目的文件排架到一起,在排列上能够体现出 文件的相互关系,便于精确查找.缺点是需要 留出部分空余的装具,或到一定程度后进行 倒架.
• 第五段为载体类型代号，采用两位数字标 识。
• 第六段为案卷号，一般采用3位流水顺序号 标识，不满3位前面补零。
• 如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001
• 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程 建设一级类下的技术竣工二级类下的 桥涵专业三级类下的2012年保管期限 为永久的立卷归档文件（纸质类型） 中的第一卷档案。
4、电子档案的命名要以和纸质档案文件相对 应的文件名来标识，如建设用地批准书.pdf。 若一份文件由多页组成时，应设以该文件命
名的文件夹，再在文件夹下以每页为单独一 个文件按顺序存储，如建设用地批准书1.pdf、 建设用地批准书2.pdf。
1 档案库房是档案资料保护和贮存的重要基 地，非档案工作人员不得入内，如工作需 要必须进入时，需经主管领导批准。
• 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
• 4、借出档案材料的时间不得超过一周， 必要时可以续借。过期由档案管理员催还。 需要长期借出的，须经分管负责人批准。
• 5、借出档案时，应在借出的档案位置上， 放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅 单位或借阅人，以便查阅和催还。
• 6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资 料，不得任意转借或复印、不得拆封、损 污文件，归还时保证档案材料完整无损， 否则，追究当事人责任。
• 案卷号生成规则：按同一机构，同一年度， 同一类别，同一保管期限下，案卷号号从 001开始生成。
• 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保 管期限、立卷归档日期排序。
• 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明 确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序 规则：按成文日期进行排序。