档案管理培训课件

3、保管期限、特殊载体代码对照表
编码 00 30 10 03 05 15 25
保管期限 永久 30年 10年 3年 5年 15年 25年
编码 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11
载体类型 纸质 电子 电子/纸质 录音 录像 光盘 磁带 硬盘 胶片 实物 其他
• 档号以“件”为单元进行标识的，档 号编制的规则为六段号码制，即：
一类 二类 三类 四类 五类
类列
A B CD
类
12
34
系
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类 目在分类体系中的位置和排列顺序。 本公司档案分类按照代码制进行类号 标识。
• 工程建设类档案的分类方案采用全宗 代码+阿拉伯数字和字母进行标识。 全宗代码同上。全宗以下一级类目之 后附上工程项目的字母代码，如青银 线为QY,地铁二线为DT2，塔韩线为 TH，新准线为XZ表示，
按照公司活动性质划分为8个大类，即： 党群工作类、行政管理类、经营管理 类、生产技术管理类、工程建设类、 设备仪器类、财务档案类、人事档案 类。
• 案卷号生成规则：按同一机构，同一年度， 同一类别，同一保管期限下，案卷号号从 001开始生成。
• 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保 管期限、立卷归档日期排序。
• 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明 确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序 规则：按成文日期进行排序。
收集入库的文档资料,应该按照一定的排列规律 统一进行排架.具体方法有以下几种:
• 第五段为载体类型代号，采用两位数字标识。
• 第六段为件号，一般采用4位流水顺序号标识， 不满4位前面补零。
• 如：01-2008-02.1.3-30-03-0001
• 表示xxx公司行政管理类档案一级类下 的行政事务类档案二级类下的会议文 件三级类下的2008年保管期限为30年 的归档文件（电子\纸质类型）中的第 一件档案。
• 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
• 4、借出档案材料的时间不得超过一周， 必要时可以续借。过期由档案管理员催还。 需要长期借出的，须经分管负责人批准。
• 5、借出档案时，应在借出的档案位置上， 放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅 单位或借阅人，以便查阅和催还。
• 6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资 料，不得任意转借或复印、不得拆封、损 污文件，归还时保证档案材料完整无损， 否则，追究当事人责任。
• 3、档案管理人员要严格执行公司档案管 理规定，认真细致地做好档案保管以及利 用工作，充分发挥档案资料的作用。
• 4、综合管理部档案管理员有责任对二级 档案管理工作进行监督和指导，每年对二 级档案管理进行一次检查验收。
• 第三条 归档制度
• 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、 企业管理及工程建设等活动，具有查考利 用价值的文件资料均属归档范围。
• 6、在归档范围内的其他资料，由经办人 整理后连同有关资料移交综合管理部档案 室。部门需要使用的可复印或复制，归档 范围外的由各部门自行保管。
• 第四条 档案保管制度
• 1、公司综合管理部设存放档案的专门库 房，各部门应根据保存档案数量，设置存 放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫 等安全条件。
5、二级以下类目的划分
各大类或按照工作内容分工、或按照 管理对象特点，或按照文件类型，或 按照所属专业的有关标准，或按照文 件往来规律进行二级以下类目的划分。 适当进行三级类目的划分。各类技术、 业务、科技对象等档案的具体分类， 在下属单位根据实际情况细化
1、管理类档案的分类采用全宗号+阿拉伯数 字进行标识。一级类目使用00-99标识， 二级类目使用000-999标识、三级类目使 用0000-9999标识，依此类推。没有标注 出来的数码标识为空号，留作今后类目扩 展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。
• 第一条 规范公司档案管理工作，保证档案 的完整性及保密性，理顺工作程序，明确 工作职责，杜绝资料流失。
• 第二条 档案管理机构及其职责
• 1、公司档案工作实行二级பைடு நூலகம்理，一级管 理是指公司综合管理部的统筹管理；二级 管理是指各部门的档案资料管理工作。
• 2、综合管理部档案管理员负责公司所有 档案资料的统一收集管理，各部门的档案 管理员负责本部门档案资料的使用管理。
2、类目体系：
类目是档案分类的构成要素，分为类 列和类系两个要素。类列是指在不同 分类层次上具有平行关系的类与类之 间所构成的体系，其逻辑规则是不能 互相交叉；类系是指某一大类从总到 分所构成的具有包含和被包含关系的 类的系统，其逻辑规则是上位类包含 下位类，下位类被上位类所包含。
企业档案分类方案(示意图)
• 5 档案工作人员要熟悉库藏情况，对库藏档 案和资料的保管情况每半年进行一次检查 核对，做到帐物相符，对已破损和字迹褪 色的档案，要及时修复和复制，发现重大 问题及时向主管领导汇报，并采取措施予 以处理。
• 6 库房内安置温湿度计，每周定时测记。库 房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度 应控制在45-60％之间。管理人员要有库房 温湿度记录，掌握温湿度变化情况，并进 行分析，制定管理计划。
XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX
案卷号 载体类型代码 保管期限代码
分类号代码 年度
机构代码
• 各号段之间以“-”隔开。
• 第一段为机构代码，参照集团各单位机构 代码表。
• 第二段为年度，使用四位归档年度标识。
• 第三段为档案分类号，使用代码分类标识。
• 第四段为保管期限代号，使用两位数字标 识。
• 件号生成规则：按同一机构，同一年度， 同一类别，同一保管期限下，件号从0001 开始生成。
• 件号排序规则：按年度、分类名称、保管 期限、成文日期排序。
• 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒， 档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是：
档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
• 档号以“卷”为单元进行标识的，档号编 制的规则为六段号码制，即：
2、档案库位号编制：档案库位号明确 到每件档案的库房存放位置，是档案 检索工具的一种。库位号编号采用“X 组-(A或B)面-X列-X排-X盒-X件”形式， 如“3组-A面-3列-4排-5盒-23件”表 示该档案的库房存放位置在3号组密集 架的A面第3列第4排第五盒中的第23 件。
3、非纸质载体档案的排架及标识：非 纸质载体档案应根据档案的载体类型 分专柜按照时间顺序排列。将声像档 案存放在专门的防磁柜或光盘柜中， 实物档案展放在会议室中，档案室仅 留存其目录。
2 档案库房门窗要牢固，及时关闭上锁；钥 匙要专橱保管，不准随身携带；管理人员 做到人走加锁、关窗，妥善保管库房钥匙， 确保库房安全。
• 3 档案进出库房，要进行严格的登记，登记 内容包括档案接收入库、档案调出、调阅、 归还等情况。
• 4 对新接收入库的档案要严格检查，对有虫 蛀、发霉及其它问题的档案应作处理后方 可入库。
4、电子档案的命名要以和纸质档案文件相对 应的文件名来标识，如建设用地批准书.pdf。 若一份文件由多页组成时，应设以该文件命
名的文件夹，再在文件夹下以每页为单独一 个文件按顺序存储，如建设用地批准书1.pdf、 建设用地批准书2.pdf。
1 档案库房是档案资料保护和贮存的重要基 地，非档案工作人员不得入内，如工作需 要必须进入时，需经主管领导批准。
• 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司 集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
• 3、归档的文件资料，原则上必须是原件， 原件用于报批不能归档或相关部门保留的， 综合部保存复印件。
• 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件 承办后均要及时归档；以公司名义发出的 文件、函件要留底稿及正文备查。
• 5、由公司对外签订的经济合同，应保留 三份原件，综合管理部保存一份，财务部 及合同执行（或签订）部门各保存一份。 特殊情况只有一份原件时，由综合部保存 原件。
“01.1.1”
设计 分类 方案
划分 全宗
划分 大类
划分 属类 小类
给定 编号
职能分类 时间分类 作者分类 专题分类 项目分类 型号分类 区域分类 专业分类 外形或文种分类
职能分类方法适用于一 级类目的区分;
其他分类方法则适用于 二级以下类目的划分.
• 管理类档案的分类方案采用全宗号+ 阿拉伯数字进行标识。
• 3.分类流水排架.结合上述两种排架的优点, 先将入库的文档资料划分出大类,然后再在 每类中按照时间顺序排架.
1、纸质档案的排架及标识：纸质档案实行 分类流水排架法。分类流水排架法是指在 库房内按照企业档案的一级类目划分档案 柜架，在每个一级类目的档案柜架中，按 照文件归档的时间顺序排列档案。档案库 房排架编号采用“X-YYYY”形式，“X” 表示一级类目档案编号，“YYYY”表示档 案所属的年度，如“1-2010”表示管理类 档案一级类目下的2010年度的档案。
• 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
• 3、库存档案必须图物相符，帐物相符。
• 4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资 料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
• 5、根据有关规定及公司实际情况，确定 档案保存期限，每年年终据此进行整理、 剔除。
• 6、经确定需销毁的档案，由档案管理员 编造销毁清册，经公司领导及有关人员会 审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员 永久保存。
2、工程建设类档案的分类方案采用全宗代码 +阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码 同上。全宗以下一级类目使用00-99标识， 一级类目之后附上工程项目的字母代码， 如青银线为QY,地铁二线为DT2，塔韩线 为TH，新准线为XZ表示，项目代码后接 二级类目，二级类目使用000-999标识、 三级类目使用0000-99999标识（考虑到 部分档案三级类层次较多，故增加一位 数）。没有标注出来的数码标识为空号， 留作今后类目扩展使用。各级类目标识之 间用“.”隔开。
• 7、借出档案材料，因保管不慎丢失时， 要及时追查，并报告主管部门及时处理。
• 8、重要档案、机密档案不得借阅，必须 借阅的要经分管负责人同意，必须外借的， 由公司负责人审批。
1、档案分类：
是指根据归档文件的内容性质、形成规 律及相互联系，遵循统一的原则和要求， 采用科学、适用的方法，对归档文件进 行分门别类，从而使库藏的全部档案文 件成为一个条理化的具有一定从属关系 和平行关系的库藏系统。
XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX
件号 载体类型代码 保管期限代码
分类号代码 年度
机构代码
• 各号段之间以“-”隔开。
• 第一段为全宗代码和项目代码，参照全宗和 项目代码规定。
• 第二段为年度，使用四位归档年度标识，如 “2012”。
• 第三段为档案分类号，使用代码分类标识。
• 第四段为保管期限代号，使用两位数字标识。
• 7、严格遵守档案安全保密制度，做好档 案流失的防护工作。
• 8、凡公司工作人员调离岗位前必须做好 资料移交工作，方可办理调动手续。
• 第五条 档案借阅制度
• 1、档案属于公司机密，未经许可不得外 借、外传。外单位人员未经公司领导批准 不得借阅。
• 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负 责人批准。阅档必须在办公室指定的地方， 不得携带外出。需要借出档案的，须经档 案保管部门负责人批准。
• 1.大流水排架.即按照入库的时间先后顺序依次 排架,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免 了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间 线索进行查找,不便于精确查找。
• 2.分类排架.即严格按照文档的分类体系进 行排架,优点是可以将同一类乃至同一个项 目的文件排架到一起,在排列上能够体现出 文件的相互关系,便于精确查找.缺点是需要 留出部分空余的装具,或到一定程度后进行 倒架.
• 第五段为载体类型代号，采用两位数字标 识。
• 第六段为案卷号，一般采用3位流水顺序号 标识，不满3位前面补零。
• 如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001
• 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程 建设一级类下的技术竣工二级类下的 桥涵专业三级类下的2012年保管期限 为永久的立卷归档文件（纸质类型） 中的第一卷档案。