档案工作简报

档案工作简报

第6期

上海财经大学档案馆编印2010年3月31日

本期内容：

专题：（摘选自《2009年OA系统电子文件归档工作总结报告》）

2009年OA系统电子文件归档工作总结

一、OA系统电子文件归档工作简述

2008年4月1日，校OA系统正式运行，相关纸质文件不再流转，根据这一情况，我馆开始着手研究OA系统有关电子文件的归档工作。技术方面，我馆与信息办沟通、协商，在OA系统中设置了档案管理模块，构建了OA系统与档案管理系统对接平台。文件归档规范和管理方面，我馆与两办沟通、协商，确定了发文、收文、内请、纪要、信访、督查督办六类电子文件作为归档内容，明确了归档责任部门和具体要求。

图1：OA电子文件归档流程

2009年3月，在试用测试的基础上，我馆对各部门兼职档案员进行了OA 系统电子文件归档工作培训，对2008年4月至12月间产生的发文、收文、内请、纪要四类OA 电子文件进行了归档操作。截止2009年6月，此项工作全部完成，2008年度OA 电子文件按要求顺利归入档案管理系统。

2008年4月

2009年6月

2008年5月2008年6月2008年7月2008年8月2008年9月2008年10月2008年11月2008年12月2009年1月2009年2月2009年3月2009年4月2009年5月

2008年4月 - 2008年12月

校OA 系统正式运行,我馆着手研究OA 电子公文归档工作

2009年3月 - 2009年6月

对接工作正式开展

2009年3月

2008年10月 - 2009年3月对接项目测试与试用

图2：OA 系统与档案管理系统对接时间描述

二、拟制的有关办法、细则

为保证此项工作顺利开展，根据我校实际情况，我馆拟定了一系列OA 电子文件归档的办法和细则，规范了OA 电子文件的归档范围、归档时间、归档方式、归档手续及归档整理等。相关制度如下：

➢ 《上海财经大学电子公文归档管理实施办法》（试行） ➢ 《2008年度OA 系统电子文件归档具体要求和办法》

至2009年底：电子公文归档整理、核对及总结

➢《上海财经大学归档文件整理操作细则》（试行）

➢《2009年专、兼职档案员OA系统电子文件归档操作步骤》等

三、OA电子文件归档情况分析

2008年度，全校归档责任部门55个，产生OA文件的44个，共产生收文、发文、内请、纪要四类电子文件1794件，最后归档831件，归档比率46.32%，其中以件为归档单位的755件，卷内件76件。

（一）各类文件归档情况

图3：某类OA文件归档数/OA文件归档总数

从上图可以看到，在归档的四类OA文件中内请所占比例最大，其次是发文、收文。也就是说归档的OA电子文件中，内请占了一半多。

图4：某类OA文件归档数/某类文件归档总数

从上图可以看到，发文、纪要、内请的比例均较高，也就是说OA运转已处于一种常态，排除OA系统于4月开始运转这一因素，此三类文件比例理论上应为100%，收文因涉及涉密文件不经OA流转等原因，比例较低。

（二）各部门/各类部门（机关、教辅、院系所等）归档情况分析

1、部分部门OA归档文件数占OA归档总数比例分析

列举归档数前5位的五个部门：

图5: 上述五部门OA归档比例分析

OA归档比例所占部门比例

教务处、研究生部

从上图可以看到，5个部门仅占全校部门总数的9.1%,却产生了63.89%的OA归档文件。

2、各类部门OA归档文件数占OA归档总数比例分析

图6：各类部门OA归档文件和比例

从上图可以看到，OA归档文件90%产生于机关。

四、效果

（一）归档效率提高，文件全文数量大幅增加

在此之前，通常是由兼职档案员或专职档案员在输入归档文件条目后，再将对应的文件全文上传至档案管理系统中的“全文”项，以实现条目检索和全文阅览。因归档工作的滞后性，难以保证全文的数量，且效率较低。在档案管理系统与OA系统对接后，文件条目和全文同时导入档案管理系统，大大节省了条目输入和全文上传时间。2008年产生并归档的831件电子文件全部导入档案管理系统，电子文件全文数较2007年度增加566件。具有查询权限的人员只要在办公室就能在线、异地查询归档文件全文，大大提高了查询利用效率。

图7：近三年档案管理系统电子全文数量

（二）归档文件遗漏情况减少，归档流程更加规范化

OA系统运行至今，在外界环境的强制与自身信息化意识不断提高的情况下，学校越来越多的文件经OA系统流转，专职档案员对于自己分管部门在OA平台上流转的文件一目了然。按照规定的归档范围，专职档案员可以很清楚地看到相关部门是否存在遗漏归档的现象，以此可以对归档文件进行把关，使档案收集更加完整。因归档文件需要专、兼职档案员进行多次检查，使归档流程更趋完善严谨，同时也提高了归档文件的质量。

（三）实现多途径档案信息资源共享

原来的档案系统只能提供单机检索，档案管理系统自2006年使用以来，为

档案查阅利用提供了极大的方便，实现了档案异地查询的可能性。档案管理系统与OA系统的顺利对接为各部门增加了一个查阅档案信息的平台，实现不同渠道的信息资源共享。

（四）大大推进了档案信息化进程

在高校档案信息化建设过程中，档案管理系统与OA系统的对接是档案信息化的一个重点，也是一个难点，国内很多高校一直都在尝试着进行两者的对接，2009年我校OA电子文件顺利归入档案系统意味着两者对接的成功，也意味着我校档案信息化建设取得了关键性突破。在使用“南大之星档案管理系统”的高校中，我校关于此项工作，可以说是走在了全国高校档案馆的前列。

五、问题与建议

（一）调整归档文件类别。根据档案工作实际，建议撤消此“督查督办”和“信访”两类。鉴于各部门每年的计划总结已全文上传至OA相应模块，建议增设“计划总结”类别。

（二）规范文件标题。在2008年度归档的OA电子文件中，存在文件标题不完整、不准确问题，对档案管理（检索工作）带来一定困难，建议拟稿人员在拟稿时按要求规范、准确拟写完整题名及其他相关字段。