档案管理及竣工资料编制实施办法

档案管理及竣工资料编制实施办法Revised as of 23 November 2020昆明绕城公路西北段档案管理及竣工资料编制实施办法第一章总则第一条为了做好昆明绕城公路西北段建设项目从筹划到工程竣工验收各环节中形成的应归档保存的文字、图纸、计算材料、声像材料等的文件资料的积累、整理及归档工作，使昆明绕城公路西北段建设项目文件资料标准化、规范化，在施工中应做好各方面资料的收集、整理工作，做到工程完工后能及时提交各种竣工文件及竣工图表，确保归档文件资料的完整、及时、准确，根据《中华人民共和国档案法》、交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》及《公路工程竣（交）工验收办法》特制定本办法。

第二条昆明绕城公路西北段建设项目施工中的任何文件资料必须采用计算机处理，并及时进行签字。

文件和资料的接收要认真办理签收手续，发放须明确发放范围，建立严格的签收登记制度，妥善保管或处理签收的各种文件资料，如无签收记录而使文件资料遗失均由申报方负责。

第三条档案管理工作与项目建设同步进行。

指挥部、监理单位、承包人应在各自职责范围内做好平时档案资料的收集、整理、归档、立卷、保管工作。

第四条档案管理原则：统一领导、统一管理、实行档案管理责任制。

第二章组织机构及其管理第五条昆明绕城公路西北段建设指挥部设置专职档案管理员，负责项目档案统一领导和管理。

第六条指挥部设置专职档案管理员归属办公室领导，负责档案的集中统一管理；工程处、合同处、监管稽查处、物资处、征迁安保处指定一名兼职档案管理员，负责其职责范围内的档案收集、鉴定、整理、归档、补遗和保管未完工程（项目）的档案。

重要档案原件送档案室保管，处室日常使用复印件备查。

第七条建立借阅制度。

各部门临时保管的档案由部门负责人批准后借阅；从档案管理室借阅的由办公室负责人批准后借阅。

（附：档案借阅登记表）第八条凡是已完工程、项目及形成完整资料的档案，应移交档案管理室统一管理。

第九条各施工单位和监理单位必须建立公路建设项目档案管理责任制，将档案管理工作纳入项目法人制、招标投标制、工程监理制和合同管理制，并建立与工程档案工作任务相适应的管理机构，配备档案工作人员，制定管理制度，明确各单位对公路工程项目文件材料形成、积累、整理归档的职责，并采取相应控制措施，确保公路建设项目档案的完整、准确、系统、安全。

第十条文件材料归档的原则和方法：遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套的原则，分类科学，便于查找利用，可灵活应用以下六个特征。

1.按问题特征立卷。

按文件材料反映的内容，把相同问题的文件材料组合在一起立卷；2.按文件作者特征立卷。

把同一个单位或个人的某些文件组合在一起立卷；3.按文件名称特征立卷。

把同一种名称的文件材料组合在一起立卷；4.按通讯者特征立卷。

将本单位与某一单位协商某一问题或几个问题的往来文件组合在一起立卷；5.按时间特征立卷。

把同一年度某一问题的文件材料组合在一起立卷；6.按地区特征立卷。

把相同地区或有关地区的文件材料组合在一起立卷。

第三章文件材料归档范围及质量要求第十一条归档范围文件材料归档范围是指记录和反映公路建设项目活动中，具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录，应收集齐全、整理立卷后归档的范围。

具体归档范围及保管期限按交通部“公路工程竣工档案目录”（见附件1）执行。

第十二条归档文件的质量要求（一）归档的建设项目文件应保证其中一套均为原件，其余各套为复印件。

（二）归档的建设项目文件必须齐全完整，必须准确反映建设项目各种活动的真实记录，必须符合其形成规律。

（三）归档的文件材料以不重不漏为原则。

若卷与卷之间相互有关联的文件，可在备注中说明关联文件的位置。

（四）归档的建设项目文件必须做到审查签字盖章手续完备、制作及书写材料优良、书写工整、打印字迹线条清晰、图表整洁、格式统一。

1．不得用任何塑胶、塑封、塑膜、胶圈、塑料封面等易老化腐蚀纸张的材料做文件材料的封面或装订材料。

2．文件材料的书写材料应符合耐久性要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具，凡属易褪色书写材料（如复写件、传真件）应复印保存，若为原材料试验报告须复印后由原报告单位加盖公章。

（五）归档的建设项目文件中的文字材料幅面尺寸规格为A4幅面（297mm×210mm），不同幅面的图纸、图表一律按A4幅面折叠成手风琴式，图标栏露在外面。

（六）图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

（七）竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施、房建、收费监控通讯系统、绿化工程等的全部施工实际造型和特征。

（八）施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图，但必须标明变更修改依据。

（九）凡施工图结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。

（十）同一建设项目中重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。

（十一）竣工图、表的编号办法，可参照原设计图纸，并按实际竣工图纸的数量重新编写图号和页号。

（十二）竣工图所用图例、比例和图幅应与原设计图一致。

（十三）工程照片分类归档，可分为：领导关怀篇、路基工程篇、防排水工程篇、桥梁工程篇、隧道工程篇、路面工程篇、环（水）保工程及交通安全设施篇等。

第四章文件材料收集、整理、组卷第十三条文件材料在归档前，必须按文件材料形成的先后顺序或完成进展情况，及时收集、整理、组卷。

组卷应遵循公路建设项目文件材料的自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。

第十四条文件材料分别由建设、设计、施工、监理等单位，按交通部“公路工程竣工档案目录”的内容收集、整理、组卷。

其中第一、二、五部分由建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷；第三、四部分分别由各监理、施工单位分类整理组卷。

第五章档案案卷构成及质量要求第十五条卷内文件材料按以下要求进行排列（一）管理性文件按问题或重要程度排列。

（二）项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列。

（三）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。

（四）竣工图按里程、专业、图号排列。

（五）卷内文件材料一般文字材料在前、图样在后。

第十六条案卷应由案卷封面、卷脊、软封面、扉页、卷内目录、卷内文件材料及备考表组成。

（一）案卷封面（即档案盒封面）编制1．案卷题名：应包括公路建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，案卷题名应能简明、准确地反映案卷的基本内容。

2．编制单位：是指案卷形成单位。

3．编制日期：是指卷内文件材料形成的起止日期。

4．保管期限：分永久、长期、短期三种，具体见附件1划定的各项档案的保管期限。

5．档号：包括分类号和案卷顺序号，案卷编制单位用计算机打印分类号，用铅笔填写案卷顺序号；由建设单位汇总整理全部档案时，统一正式编制填写案卷顺序号。

（1）分类号的编制方法：分类号由六级类目组成。

①其中一级、二级类目固定不变，为：，表示公路工程（道路）；②四级类目以拼音字母表示××公路；③五、六级类目为基本类目，表示项目档案目录，五级类目分为：1、综合文件；2、决算和审计文件；3、监理资料；4、施工资料；5、科研、新技术资料；④六级类目标注项目档案目录中五级类目下一级目录。

（2）案卷顺序号：每个案卷编制单位均从“1”开始依次编写。

案卷顺序号与分类号之间以“—”号分隔。

各单位也可在分类号与案卷顺序号之间增加标段标注号，以“—”号分隔。

档号示例：—1，表示公路工程（道路）、昆明绕城公路、综合文件、单项工程验收文件、案卷流水号1；—2—15，表示公路工程（道路）、昆明绕城公路、施工资料、施工质量控制文件、2标段、案卷顺序号15。

6．档案馆号：不填写。

7．缩微号：不填写。

（二）卷脊面填写内容：填写档号和案卷题名两项，填写内容与封面两项内容相一致。

1．档号内容分两行横排打印，第一行打印分类号，第二行打印案卷顺序号。

2．案卷题名自右至左竖写，首行空两字。

桩号打印，要求“字头向右，躺着打”。

档案盒上封面与卷脊内容均要求打印在80克以上白色纸上，贴在对应位置。

（三）软封面内容及要求1．内容包括：注明道路线路标号，昆明绕城公路西北段，“竣工资料”字样，路面工程（分部、分项），第×册共×册，第×分册共×分册，建设单位、监理单位、施工2．用150克彩色提纹纸（同一建设项目须用同一颜色纸张）做封面封底，大小同A4纸。

（四）应在卷内目录前加扉页（A4白纸），内容与软封面基本相同，但建设单位、监理单位、施工单位名称上须加盖公章，并增加项目负责人、总监理工程师签名。

如：建设单位：昆明绕城公路西北段建设指挥部监理单位：××施工单位：××项目负责人：××总监理工程师：××（五）卷内目录的编制1．序号：填写卷内文件材料或图表排列的顺序号，按“件”用阿拉伯数字从1起依次填写。

2．文件编号：发文机关文书部门的发文号或图样的图号。

若文件材料上有则填上，没有就空着。

3．责任者：填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称。

4．文件题名：亦称文件标题，填写文件材料标题的全称。

没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，外加［］表示。

5．日期：指文件材料的形成日期。

6．页次：填写每份文件材料的首页号，最终件文件材料填写起止页号，中间用“—”号连接。

如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内目录页次中填写册数，并在备注中注明该册文件材料的页数。

7．卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，格式见附件2，必须使用计算机制表打印。

（六）卷内文件材料页号的编制1．卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

2．页号编写位置：以A4纸文件材料纵向为准，单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，在外侧编写页号，即正面在右下角，背面在左下角编写页号。

3．页号统一用页码机打印。

4．案卷软封面、扉页、卷内目录、备考表不编页号。

（七）卷内备考表的编制1．填写卷内文件材料的件数、页数，其中须标明文字材料×张、图样×张、照片×张。

2．立卷人签名，标明立卷日期。

3．审核人在检查档案时签名（由建设单位负责），签注审核日期。

4．说明组卷和案卷使用过程中需说明的问题。