办公软件使用技巧

第一讲：办公软件使用技巧

作者：程一

目录

办公软件使用技巧 (2)

基础知识回顾：PC的三大基本操作技巧 (2)

Word 中最常使用的5个热键 (4)

文件名的后缀问题：扩展名和系统关联的概念 (5)

正确使用桌面和我的文档（几个重要的系统文件夹） (8)

操作系统知识 (11)

Windows正版验证知识在营销中的作用： (13)

最通用的常用符号输入方法： (14)

关于单选、复选和连选 (15)

如何快速移动光标和用键盘标记文本？ (16)

“按列标记文本的方法” (17)

如何使用word 中的插入索引和目录功能。 (18)

WORD表格的调整技巧：快速调整到最佳尺寸 (19)

项目编号技巧及段落调整 (21)

Excel技巧：将数据缩印在一页纸内 (23)

奖金发放中怎样在Excel中将数值取整到10元？ (25)

慎用GHOST方式的系统安装盘 (26)

善于使用系统还原： (29)

VISTA专题介绍： (32)

VISTA的系统准备要求： (32)

小贴士：关于Windows内存尺寸的“程氏定理” (35)

不用光驱，DOS下全新安装Vista旗舰版！！！ (36)

德发公司《办公软件使用技巧培训》习题 (37)

注意事项：本讲义中的演示和操作环境，包括各截图，除非特别标注，一般都来自Windows XP sp2 专业版以及Office 2003系统。

办公软件使用技巧

基础知识回顾：PC的三大基本操作技巧

作者：程一

大学一年级学生不论专业都要学习的一门课程，是《计算机使用基础》。厚厚的一本书里讲了些什么？在所讲述的内容中，这本书里最基本的是什么？

计算机使用基础里，最重要最基本的东西只有三个：汉字输入、文件路径、复制粘贴。

汉字输入：

要求，以正确的指法进行盲打。

盲打的练习诀窍：“不看键盘”。具体来说，就是“不要盯着键盘打字”。这个原则要彻底遵循。手指的分工见下图，注意一种颜色为一个手指负责的区域。

主键盘区指法要点：手指移动的区域是一个向左倾斜的平行四边形。

小键盘区的指法要点：0是用拇指打的。

文件路径：深刻理解文件路径的概念，深入理解相对路径、绝对路径、网络路径、本地路径的联系和区别。

文件路径的概念：从根目录开始，逐层写出各个层次的目录，路径深度上的分隔线用“\”分隔，直到文件为止。这样构成的符号串被称为文件路径。

\（根目录）

├─My Documents

│└─My Music

├─桌面

│├─Borland C++ Builder V6.0

│└─临时图片夹

├─开始

│└─程序

│├─附件

││└─娱乐

│├─WinRAR

例如：

My music的路径表达式是：“\ My Documents\My Music”，

“娱乐”的路径表达式是：“\开始\程序\附件\娱乐”。

上述路径还可以在前面冠上盘符，例如：

“C:\ My Documents\My Music”，

在网络环境下，路径表达式为“\\机器名\共享文件夹名\……”。

例如：\\Defa-cy\SharedDocs\信息安全公告。其中双反斜线后加机器名开始的这种路径叫BNC路径，是微软网络环境下的概念。

当在因特网环境下时，路径的概念依然存在，只是在标记上有所区别：本地路径、BNC路径都是使用的反斜线“\”做为路径深度的分隔线，而因特网的文件路径则使用的是正斜线“/”。例如：

“/soft/……”

以上路径都是使用的绝对路径，其标志是在路径一开始就使用了“\”，表示从根目录起。不以“\”开始（不算盘符）的路径，就称为相对路径。相对路径和当前目录有密切关系。比如bbs/image/01.gif，就是以相对路径标出的。表示从当前目录的BBS目录开始。而../shop/index.htm，则表示从当前目录的上一层目录中的shop目录开始。那两个点“..”代表上层目录。

在程序和网页编制过程中，使用相对路径可以做出和系统和环境无关的系统。这是一个很大的优点，可以一次编制，到处运行。例如我的个人主页，德发新网站，成百上千的文件之间，都是使用相对路径来相互调用的。无论怎样“搬家”，系统都能正确现实，绝不会出现丢失文件或者图片的问题。

复制粘贴

复制粘贴是Windows操作系统中的一组基本操作。使用鼠标操作只是一种方法，在很多情况下，热键更快捷，有时只能用热键。

热键就是操作系统为用户准备的一组快捷操作按键系列，常用热键有：（符号^ 代表“Ctrl”键）

^C：复制

^V：粘贴

^X：剪切

^A：全选

以上不仅对文字、图形等有效，对文件也有效。

^Z：撤消（后悔药）

^B：加粗

^U：下划线

^I：斜体

^S：保存。

ALT-F4：关闭窗口或者系统。快速是它的特点。

两个和截图有关的：

[PrintScreen]：截取（复制）整个屏幕的图像

Alt+[PrintScreen]：截取截取（复制）当前窗口的图像

截图后，用系统自带的“画图”就可以编辑保存。

对安装过程和故障现象等的描述，一张截图往往是最形象直观的资料。

▲问题：在看视频电影时怎样截图？（知识点：Direct X。Direct Draw、Direct audio）■

Word 中最常使用的5个热键

在Office 2003发布后，共收集了大约13亿次会话。在前90天Word中超过3.52亿单击的命令栏。当然，这些数据只是一小部分，不可能保留收集到的所有数据。因此，这些数据也是帮助Office UI开发团队做出明智的决定，即为Office 12开发新的用户界面的最主要的原因之一。

(3) Word 2003中最常使用的5个命令

经过大量的数据分析和调查，在Word 2003中最常用的5个命令是(依先后顺序列出)：粘贴、保存、复制、撤销、加粗。既然如此，如此高频使用的命令，似乎应该记住它们的热键了：

^V：粘贴（符号^ 代表“Ctrl”键）

^S：保存

^C：复制

^Z：撤消（编辑过程中，如果出现手误，应该用它）

^B：加粗

补充一个：

^X：剪切。

也许是巧合，这些键是我多年来一直使用的。

粘贴技巧：使用

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