工程公司会议管理办法

会议管理办法

第一章总则

为提高会议效率和加强会后的落实工作，特制定本管理规定。

本规定只适用于公司级会议，部门内部会议可参照本规定有关精

会议的召开本着精简、高效、注重效果的原则进行，避免开冗会。

第二章职责

每次会议，必须事先确定一个会议的主持人。主持人是指对该次会议议题负

有重大责任、存在重大关联的人，可以是执行董事和总经理，也可以是部门经理 和骨干员工。

确定主持人的目的是提高会议的效率、 鼓励公司员工主动参与公司的各项事 务。 会议主持人的职责：负责确定会议议题及参会人员名单，指导、配合办公室 拟定会议议程，签发会议纪要（如果主持人是部门经理或骨干员工，则会同执行 董事或总经理签发）。

第五条 办公室

办公室是公司会议管理的具体负责和协调机构，职责包括： 1、负责统一安

神执行。

第四条

会议主持人

第一条 第二条

第三条

排各项会议；2、负责汇总各项会议纪要；3、负责根据会议纪要检查落实结果；4、办公室负责会议记录。

第三章总经理办公例会安排

第六条总经理办公例会

总经理办公例会由总经理负责召集和主持，如总经理因特殊原因不能履行本职时，由总

经理授权一人召集和主持。

总经理办公例会于每周第一个工作日上午9：30 召开，地点为公司会议室，

如有变动，由总经理告之办公室，办公室提前通知与会人员。

与会人员为公司本部高层管理人员、部门经理。执行董事可根据会议议题重要程度决定是否列席。

会议议程为：主持人宣布开会，与会人员按经营部、生产中心、总工办、供

应部、财务部、办公室、人力资源部等部门顺序汇报上周工作情况及本周工作计划，提出工作中的具体问题，主持人解答问题，总结陈词，通报有关精神，做具体工作的安排，宣布散会。

办公室负责会议所需资料的准备工作。如有必要，办公室负责将本次会议议题提前通知与会人员。

第四章一般性会议安排

第七条一般性会议是指除总经理例会之外的公司级会议。

、会议指令下达和会议申请

1、执行董事和总经理需提前一天（紧急情况除外）向办公室下达会议指令，

指令内容包括会议议题、参会人员及时间安排；

2、部门经理和骨干员工如因工作原因需要召开公司级会议的，需提前一天提出书面申请，经总经理批准后，向办公室申报会议议题、参会人员及时间安排等具体事项。

二、会议准备

1、办公室负责会议通知草案的拟定，经总经理批准后下发正式的会议通知见附件一）。

2、办公室负责安排、协调会议的地点、时间。会议场所提前布置，保持整

洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。

3、办公室在会议主持人的指导、配合下，负责拟定会议议程、准备会议资

料、事先确定会议发言人并通知到位。

4 、办公室负责总结签收、回复情况，最终确认与会人员。

5、如有必要，办公室负责与会人员的食宿安排。

第五章会议的召开

第八条会议的召开

1、主持人严格按既定时间开始，介绍会议议题和会议议程。

2、参会人员围绕议题进行讨论。语言要精炼，观点要明确，不得转移主题。

3、主持人要注意把握会议时间，及时做出结论，及时制止干扰会议的任何

情况。

4、最后由主持人进行总结发言，形成会议决议，并适时宣布散会。

第九条办公室秘书负责会议记录，对结论性发言做重点记录。

第六章会议纪要

第十条当天由办公室负责编写会议纪要（见附件二），由主持人当天或次日中午12 点前签发，办公室负责送交与会人员。

第十一条会议决议执行人在收到会议纪要后，必须严格执行决议

第十二条办公室负责对会议纪要执行督办（具体见“行政督办制度” 办公室根据会

）。议纪要，检查相关人员和部门落实会议决议的情况。

第十三条会议主持人必须主动了解会议决议的落实情况，有责任督促执行人落实会议

决议。

第七章会议考勤和纪律

第十四条会议考勤由办公室秘书负责。与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能到会，应提前向办公室请假方可，否则以通报批评处理。

第十五条与会人员不得无故中途退席。

第十六条会议期间与会人员将手机转到振动档，非公司业务联系电话或其它紧急情况不得接听，不得会客（特殊客人除外），认真听取会议内容并做好记录。与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。

第八章保密事项

第十七条与会人员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。如发生泄密情况，追究相关责任人的责任，责任结果体现在考核结果上。

附表一、会议通知单

会议通知单

姓名

部门

页数

传真号码

主题

共页（含本页）

五

、

与会人员

签收栏

发文姓名I

发文日期

传真号码

为了，公司决定于年月日在广西

南宁召开会议。现将有关事宜通知如下：

一、与会人员名单：

二、会议地点：_______________________________________________________

三、主持人和发言人及发言顺序：

四、会议议题：

五、会议议程：

六、会议资料：

七、报到事项：请与会人员于前到向会务组报到。联系电话：

八、其他有关事项：

1各项目部人员差旅费用在各部办理报销，公司本部人员差旅费用由公司本

部办理报销。

2、食宿由统一安排。

3、请与会人员安排好会议期间本部门的工作。

与会人员收到通知后请在下栏中签字，签收后立即传真到_________________

交_______ 收。返回传真时间以不超过月日上午时为限。

广西新港湾工程有限公司日

期：

拟稿

签收人签收日期

I签发I

计划到达日期备注