《时间管理课程》PPT课件
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时间管理
Time Maa nagement 1
忙人的告白
因为我们不知道 究竟什么对我们最重要， 所以每件事好像都很重要。
因为每件事好像都很重要 所以我们不得不每件事都做。
有些人看到我们每件事都做， 所以，他们期望我们什么都做。
每件事都做让我们非常忙碌，
所以我们没有时间去考虑，
究竟什么对我们最重要。
1.「规定时间」 是抓住工作的每个单位时间和件数
2.「确定时间」 是确定目标时间
3.谋求时间的模式化 4.估计「期间」 5.养成确定目标时间的工作习惯
a
19
程序构成能力
为了将所列举的应该做的项目付诸实施，有必要构成项目的顺序，根据此做 法，决定工作的效率、效果。另外，所列举的项目，有已定交货期和未定交货 期，着手做即能完成、不知道何时完成等性格不同的混杂在一起。为了最有效 地实行有必要考虑顺序的构成。
• 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意
的工作
a
8
时间矩阵图
紧急
重 要
不紧急
不 重 要
a
9
危机 有限期的任务 项目
必要的
计划 准备 建立关系 真正的创新
领导的
干扰 一些会议 一些报告
虚假的
逃避的活动
浪费的
a
10
4D原则
DO IT NOW 立即做
DO IT LATER 稍后做
授权 DELEGATE
17
项目列举能力
早上，进公司后考虑当天要做的事，不能说是做好了基本的BUSINESS。这种人容易将要 做的事遗漏。能够列举出许多今天、明天、本周应该做的…要做的事是计划性地进展工作 的第一步。
1.首先要写出来
§不要漠漠糊糊地考虑，写出来看一看，能够整理思路
2.养成写备忘录的习惯
§想起时立即记录所接受的备忘录／指示
型
1
2
被 动 型
悠闲型
B
3 4
应付场面型
5
6 7
D
8
9
a 10
6
我们真的花了时间去做这些对 我们一生都很重要的事情了吗?
a
7
80/20原则
来自
80%最佳效 果的工作
20%较为
花去
次要的工作
20%的时间 80%的时间
• 去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域
• 集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题
a
16
时间管理的7个 基本技能
1.項目列举能力
将应该做的事列表。
2.工数估计能力
估计需要多少时间，或应该需要
的时间。
3.程序构成能力
考虑进展工作最适当的程序。
4.应变能力
善于应付突发工作的能力。
5.突发事件的降低能力
减少突发的工作。
6.先见计划能力
计划将来的事。
7.日程遵守能力
a 绝对遵守制定的计划。
不做 DON’T DO IT
a
11
时间安排
普通人的时间安排
25-30%
15%
50-60%
2-3%
a
12
成功人士的时间安排
20-25%
65-80%
15%
＜1%
a
13
有效计划
不做或少做计划的原因
1. 计划限制了自由 2. 着急要紧的事情总是先到，要先解决 3. 我没有时间做计划
有效计划
1、当我们做重要的事情时，就不会被琐碎的 事情所牵制。
2、将预先决定要做的事情写出来
a
14
时间管理的5个 坏习惯
1.拖延
对于必须做的事磨磨蹭蹭，到了最后
时间迅速草草地收场。
2.完全主义
由于不管什么事都要「完好认真」去
做，所以工作老是完不成。或者，对于
不这么重要的事化了太多的时间。
3.现实主义
经常是不考虑将来的事，现在好就可
以了的想法的行为。
4.自我中心
3.具有写的视点防止遗漏
§写出不同的工作种类／人
§委托事项／被委托事项
§预见将来并列出（今天、明天、…本周中…本月中…）
§活动形态（电话・会议・会面・访问・资料制作…）
§空闲时间用的自由项目
4.具体列举
§形象地写出行动的特征
a
18
工数估计的能力
「何时为止能完成此工作」「要到明天」明天，「时间不够没有完成」…为何 会这样？这是因为没有估计工作所需时间的能力。对于各个列举的项目，将所需 的时间与自己的能力对照，必须做到尽量能够正确地估计。另外，对于有时间制 约的工作，同时也有必要决定应该花费的时间。养成了这样的习惯，可以用时间 尺度来测定自己的能力。
a
2
你真的很忙吗?
a
3
• 时间管理检查表(一)
［问］阅读以下的提问，在右面的［ ］栏里写上符合点数。 （全部是：２点 稍微是：１点 不是：０点）
Ａ 1．推迟不想做的事，从想做的开始。 2．没兴趣的事尽量推迟去做。 3．对于爱好的事不知不觉地花费了太多的时间。 4．对于已开始的工作，自己不满意不会停止。 5．不用他人的做法、希望致力于自己喜欢的做法。 Ｂ 6．把不懂的工作放在后面，先做知道的工作。 7．费时间的放在后面，先做不太化时间的工作。 8．一开始总是犹豫不觉，跨不出第一步。 9．推迟难做的工作。 10．擅长踏踏实实地完成已决定的工作程序。
a
［］ ［］ ［］ ［］ ［］
［］ ［］ ［］ ［］ ［］
4
• 时间管理检查表(二)
［问］阅读以下的提问，在右面的［ ］栏里写上符合点数。 （全部是：２点 稍微是：１点 不是：０点）
Ｃ 11．对于工作受托人的希望总是积极予以反应。 12 对于已投资部分设法去回收。 13．考虑一下给所属集团带来的结果再行动。 14．有错就改正的意识。 15．回绝有疑问的工作。 Ｄ 16．不是先做自己的必要事，而是优先做他人所交代的事项。 17．紧急的事优先，重要的事在后。 18．立即应付意料外的突发事件。 19．不到最后期限不认真做。 20．用临时想出的顺序来进行工作的人。a
违反与他人的约定或自己已决定要做
的去而做另外的事情的时候，自圆其说
使其合理化。
5.他律主义
满足并乐于接受他人的指示，而不是
自己去考虑、决定、行动。
aΒιβλιοθήκη Baidu
15
拖延时间的借口
1.「期限未到，急什么？」 2.「它太令人感到不愉快 !」 3.「它很难 !」 4.「目前我很忙，匀不出时间做那件事！」 5.「兹事体大，我怎么能贸然采取行动？」 6.「我现在没心情做这件事!」 7.「我在压力下工作绩效较佳!」 8.「在行动前，我要先休息一下!」
［］ ［］ ［］ ［］ ［］
［］ ［］ ［］ ［］ ［ ］5
• 时间管理检查表(三)
根据表一、二的点数在时间矩阵图上画出区域作为结果判断
计划性
注重过程
注重结果
10
9
主 动
想法型
8 7
(以想做为中心)
6
型
5
A
4 3
利益型
C
自 律
2 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Time Maa nagement 1
忙人的告白
因为我们不知道 究竟什么对我们最重要， 所以每件事好像都很重要。
因为每件事好像都很重要 所以我们不得不每件事都做。
有些人看到我们每件事都做， 所以，他们期望我们什么都做。
每件事都做让我们非常忙碌，
所以我们没有时间去考虑，
究竟什么对我们最重要。
1.「规定时间」 是抓住工作的每个单位时间和件数
2.「确定时间」 是确定目标时间
3.谋求时间的模式化 4.估计「期间」 5.养成确定目标时间的工作习惯
a
19
程序构成能力
为了将所列举的应该做的项目付诸实施，有必要构成项目的顺序，根据此做 法，决定工作的效率、效果。另外，所列举的项目，有已定交货期和未定交货 期，着手做即能完成、不知道何时完成等性格不同的混杂在一起。为了最有效 地实行有必要考虑顺序的构成。
• 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意
的工作
a
8
时间矩阵图
紧急
重 要
不紧急
不 重 要
a
9
危机 有限期的任务 项目
必要的
计划 准备 建立关系 真正的创新
领导的
干扰 一些会议 一些报告
虚假的
逃避的活动
浪费的
a
10
4D原则
DO IT NOW 立即做
DO IT LATER 稍后做
授权 DELEGATE
17
项目列举能力
早上，进公司后考虑当天要做的事，不能说是做好了基本的BUSINESS。这种人容易将要 做的事遗漏。能够列举出许多今天、明天、本周应该做的…要做的事是计划性地进展工作 的第一步。
1.首先要写出来
§不要漠漠糊糊地考虑，写出来看一看，能够整理思路
2.养成写备忘录的习惯
§想起时立即记录所接受的备忘录／指示
型
1
2
被 动 型
悠闲型
B
3 4
应付场面型
5
6 7
D
8
9
a 10
6
我们真的花了时间去做这些对 我们一生都很重要的事情了吗?
a
7
80/20原则
来自
80%最佳效 果的工作
20%较为
花去
次要的工作
20%的时间 80%的时间
• 去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域
• 集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题
a
16
时间管理的7个 基本技能
1.項目列举能力
将应该做的事列表。
2.工数估计能力
估计需要多少时间，或应该需要
的时间。
3.程序构成能力
考虑进展工作最适当的程序。
4.应变能力
善于应付突发工作的能力。
5.突发事件的降低能力
减少突发的工作。
6.先见计划能力
计划将来的事。
7.日程遵守能力
a 绝对遵守制定的计划。
不做 DON’T DO IT
a
11
时间安排
普通人的时间安排
25-30%
15%
50-60%
2-3%
a
12
成功人士的时间安排
20-25%
65-80%
15%
＜1%
a
13
有效计划
不做或少做计划的原因
1. 计划限制了自由 2. 着急要紧的事情总是先到，要先解决 3. 我没有时间做计划
有效计划
1、当我们做重要的事情时，就不会被琐碎的 事情所牵制。
2、将预先决定要做的事情写出来
a
14
时间管理的5个 坏习惯
1.拖延
对于必须做的事磨磨蹭蹭，到了最后
时间迅速草草地收场。
2.完全主义
由于不管什么事都要「完好认真」去
做，所以工作老是完不成。或者，对于
不这么重要的事化了太多的时间。
3.现实主义
经常是不考虑将来的事，现在好就可
以了的想法的行为。
4.自我中心
3.具有写的视点防止遗漏
§写出不同的工作种类／人
§委托事项／被委托事项
§预见将来并列出（今天、明天、…本周中…本月中…）
§活动形态（电话・会议・会面・访问・资料制作…）
§空闲时间用的自由项目
4.具体列举
§形象地写出行动的特征
a
18
工数估计的能力
「何时为止能完成此工作」「要到明天」明天，「时间不够没有完成」…为何 会这样？这是因为没有估计工作所需时间的能力。对于各个列举的项目，将所需 的时间与自己的能力对照，必须做到尽量能够正确地估计。另外，对于有时间制 约的工作，同时也有必要决定应该花费的时间。养成了这样的习惯，可以用时间 尺度来测定自己的能力。
a
2
你真的很忙吗?
a
3
• 时间管理检查表(一)
［问］阅读以下的提问，在右面的［ ］栏里写上符合点数。 （全部是：２点 稍微是：１点 不是：０点）
Ａ 1．推迟不想做的事，从想做的开始。 2．没兴趣的事尽量推迟去做。 3．对于爱好的事不知不觉地花费了太多的时间。 4．对于已开始的工作，自己不满意不会停止。 5．不用他人的做法、希望致力于自己喜欢的做法。 Ｂ 6．把不懂的工作放在后面，先做知道的工作。 7．费时间的放在后面，先做不太化时间的工作。 8．一开始总是犹豫不觉，跨不出第一步。 9．推迟难做的工作。 10．擅长踏踏实实地完成已决定的工作程序。
a
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• 时间管理检查表(二)
［问］阅读以下的提问，在右面的［ ］栏里写上符合点数。 （全部是：２点 稍微是：１点 不是：０点）
Ｃ 11．对于工作受托人的希望总是积极予以反应。 12 对于已投资部分设法去回收。 13．考虑一下给所属集团带来的结果再行动。 14．有错就改正的意识。 15．回绝有疑问的工作。 Ｄ 16．不是先做自己的必要事，而是优先做他人所交代的事项。 17．紧急的事优先，重要的事在后。 18．立即应付意料外的突发事件。 19．不到最后期限不认真做。 20．用临时想出的顺序来进行工作的人。a
违反与他人的约定或自己已决定要做
的去而做另外的事情的时候，自圆其说
使其合理化。
5.他律主义
满足并乐于接受他人的指示，而不是
自己去考虑、决定、行动。
aΒιβλιοθήκη Baidu
15
拖延时间的借口
1.「期限未到，急什么？」 2.「它太令人感到不愉快 !」 3.「它很难 !」 4.「目前我很忙，匀不出时间做那件事！」 5.「兹事体大，我怎么能贸然采取行动？」 6.「我现在没心情做这件事!」 7.「我在压力下工作绩效较佳!」 8.「在行动前，我要先休息一下!」
［］ ［］ ［］ ［］ ［］
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• 时间管理检查表(三)
根据表一、二的点数在时间矩阵图上画出区域作为结果判断
计划性
注重过程
注重结果
10
9
主 动
想法型
8 7
(以想做为中心)
6
型
5
A
4 3
利益型
C
自 律
2 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10