关于Office自动保存功能

关于Office自动保存功能

为了在意外发生时，把用户的损失降至最小，大多数应用软件都提供了“自动保存”功能。我们这里就简单地介绍一下Office家族里的Word、Powerpoint、Excel的自动保存功能。

Word自动保存功能

1、单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“保存”选项卡。

2、选中“自动保存时间间隔”复选框。如图1所示

图１

3、在“分钟”框中，输入时间间隔，以确定Microsoft Word 保存文档的频繁程度。Word 保存文档越频繁，在Word 中打开文档后出现断电或类似问题时，能够恢复的信息就越多。（Powerpoint的自动保存功能设置是跟Word一样的，这里就不再重复了。）

Excel的自动保存功能

在Excel中，当你也像设置Word的“自动保存”功能那样，单击“工具”菜单的“选项”命令，却怎么也找不到“保存”选项卡了。先别着急！如要让Excel自动保存工作簿，请按下述步骤操作：

1、启动Excel，单击“工具”菜单中的“加载宏”命令，系统弹出“加载宏”对话框，在“当前加载宏”列表框中，找到并选中“自动保存”复选框，单击[确定]按钮，插入光盘重新安装。如图2所示

图2

2、单击“工具”菜单中的“自动保存”命令，系统弹出“自动保存”对话框。

3、选中“自动保存时间间隔”复选框（清除该复选框后，Excel将停止自动保存工作簿），在“分钟”框中，输入希望Excel自动保存工作簿的时间间隔。在这里，我们最好清除“保存前提示”复选框，否则Excel 将在每次自动保存前显示提示信息，由用户进行选择确认后，才能继续编辑，影响了工作效率。

4、单击“确定”按钮。

恢复Office自动保存的文档

为了在断电或类似问题发生之后能够恢复尚未保存的工作，必须在问题发生之前选中“自动保存时间间隔”复选框，这样才能恢复。方法为：

1、重新启动OFFICE，所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文档此时都会显示出来；

2、在替换原有文档之前，请验证恢复文件包含有您需要的信息，可打开原有文档以比较信息；

3、单击“文件”选单中的“另存为”命令，在“文件名”框中，键入或选定原有文档的文件名；

4、单击“保存”按钮，提示信息出现，询问是否要替换原有文档时单击“是”按钮即可恢复。

最后告诉大家要注意的是“自动恢复”功能并不等同于正常的文档保存。如果在Word打开恢复文件后选择了不进行保存，则该文件将被删除，未保存的修改也将丢失。如果选择了保存恢复文件，它将会替换原文档（除非指定了一个新的文件名）。