2021年归档文件目录封面、表格及备考表
2021年工程建设资料员专业管理实务练习题和答案(Part7)
2021年工程建设资料员专业管理实务练习题和答案（Part7）共3种题型，共60题一、单选题(共30题)1.检验批验收记录表填写完毕后不能够汇总生成（）。
A：分项工程B：分部工程C：子分部工程D：项目工程【答案】：D【解析】：检验批验收记录表填写完毕后不能够汇总生成项目工程。
2.编码为A2的资料是（）资料。
A：项目建议书B：选址规划意见通知书C：勘察报告D：施工合同【答案】：B【解析】：工程文件归档范围和资料类别、来源及保存要求。
3.资料室（库）区内温度应控制在（），相对湿度应控制在45%～60%（±5%）。
A：13～24℃（±0℃）B：13～24℃（±1℃）C：13～24℃（±2℃）D：13～24℃（±3℃）【答案】：C【解析】：(1)资料室(库)房面积应符合收集和保管文件资料的需要。
(2)资料室(库)门窗应具有防火性能，良好的密闭性，要采取相应的防光设施，具有良好的防光能力。
(3)资料室(库)内应配备火灾自动报警系统和适合资料室使用的灭火设备。
消防器材应定期检查，及时更换过期的消防器材。
库区内消防通道畅通，应急照明完好、疏散标志清晰。
库房内不得堆放与文件资料无关的物品，严禁将易燃、易爆及其他物品与档案一同存放。
(4)资料室(库)区内应安装安全防护监控系统或防盗报警装置，库房门窗应有防盗设施。
资料室(库)区内通道与阅览室须配备视频监控录像设备。
监控录像应至少保留3个月。
(5)资料室(库)区内应配置有效的温湿度调节设备与检测系统。
温度应控制在13~24*C(士2C)，相对湿度应控制在45%~60%(士5%)。
存放特殊载体的文件资料库房应配备空气净化装置或空气过滤设施。
(6)资料室(库)应配有防虫、霉、鼠等有害生物的药品，有效控制面积应达到100%。
建立定期虫霉检查制度，适时更换过期防治药品，及时发现和杜绝档案霉变或虫蛀现象的产生和蔓延。
(7)资料室(库)照明应选择无紫外线光源，如乳白色防暴灯罩的白炽灯。
归档文件的编目与装盒
归档文件的编目与装盒前面讲了归档文件的装订、分类、排列、编号。
经过前面的整理的归档文件，已经按照分类方案分开，按时间结合事由顺序排列，加盖归档章，并填写了归档章。
经过前面程序整理后档案文件的状态是：如按问题文类为党群类、行政类、业务类，在再按期限分类永久、30年、10年分为9个不同的小类下面还有编制目录和装盒两个步骤，就完成了档案整理的全过程。
根据实际操作的经验，先装盒，再编制目录比较方便，所以我先讲讲装盒。
归档文件的装盒：一、档案盒的介绍和要求：档案盒是归档文件的装具，也是反映盒内归档文件的存址的载体。
制作良好、封面和盒脊项目编制规范的档案盒，不但能很好的起到保护盒内文件的作用，也为检索、利用的顺序提供了保证。
从档案保护的目的出发，档案盒应采用无酸纸制作，以避免长期保存时，档案盒纸板中的酸性物质影响盒内文件的寿命。
对于无酸纸的使用、国家档案局专门发文加以推广，并在全国范围内定了一批定点厂家进行生产。
要说明一点是：个单位应从档案指定部门购置档案盒。
在商店购买的档案盒是不符合要求的。
档案盒的大小尺寸：31厘米*22厘米*，厚度为2厘米、3厘米、4厘米。
（A4纸大小297*210）二、装盒与填写盒面盒脊内容1、装盒要求：归档文件应该按照件号的先后顺序装入档案盒，按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。
具体要求：a、不同形成年度的档案文件，不应放入同一档案盒。
形成年度的判定，在前面已经讲了，要注意，形成年度并不等同于文件的落款年度，比如2010年的总结，是2011年一月份写的，归档应归人2010年；b、不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒中c、分机构或分问题的情况下，不同机构或不同问题的归档文件不应放入同一个档案盒中。
即使某一机构或问题的文件很少，也不能与其他的混装。
用盒的薄厚来调节需要说明一下的题：a、据文件的厚度选择适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。
文书档案归档文件整理规则
文书档案归档文件整理规则下面是小编整理的文书档案归档文件整理规则，希望能帮到您。
文书档案归档文件整理规则1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。
同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。
因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。
从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。
企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。
因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。
档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。
有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。
2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。
文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。
电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。
电子档案存档的载体、份数:推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。
案卷装订顺序（已修改）
案卷装订顺序（已修改）第一篇：案卷装订顺序(已修改)案卷装订顺序一、正卷装订顺序1、卷内文件目录2、立案审批表（从此页开始用铅笔在右上角编码）3、行政处罚决定书（正文）4、对当事人制发的其他法律文书，包括行政处罚告知书或者行政处罚听证告知书；先行登记保存证据通知书、实施行政强制措施通知书、解除行政强制措施通知书、责令暂停销售通知书（财物清单附上述文书后）；责令改正通知书、询问通知书等。
5、送达回证（按时间先后顺序排列）。
6、证据材料，包括当事人举证的证据材料、行政机关取得的证据材料、抽样取证记录、鉴定报告、授权委托书等（同种类的证据按照时间先后排列），以及现场检查笔录（在前）、询问调查笔录（在后）。
7、财物处理单据，包括罚款缴纳通知书留存联复印件、罚没款收据复印件（各粘贴一页）；山东省罚没、扣留物资票据附卷联。
8、其他有关材料（罚没物品处理记录、照片等）二、副卷装订顺序1、封面文件目录2、投诉、申诉、举报等案源材料，包括投诉、申诉、举报书面材料以及案源登记表、涉企检查审批或备案表。
3、调查终结报告及批件，包括：案件调查终结报告—行政处罚建议书—行政处罚案件有关事项审批表(扣留等)—行政处罚案件有关事项审批表(行政处罚建议审批)--行政处罚决定审批表—扣留（罚没）物品入库登记表、扣留物品出库审批表、罚没物品处置审批表4、工商所案件初审书5、法制核审表6、结案报告表7、其他材料（行政处理告知记录、案后回访记录等）第二篇：案卷装订顺序一、刑事一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序：1、卷宗封面；2、卷内目录；3、立案信息表；4、案件移送书（收案笔录）；5、起诉书（自诉状）正本及附件；6、送达起诉书笔录；7、聘请、指定、委托辩护人材料；8、自诉案件的逮捕决定、逮捕证及对家属通知单；9、搜查证、搜查勘验笔录及扣押物品清单；10、查封令、查封物品清单；11、取保候审、保外就医决定及保证书；12、撤诉书；13、调查笔录或调查取证材料；14、赃、证物鉴定结论；15、审问笔录；16、被告人坦白交代、揭发问题登记表及查证材料；17、开庭通知、传票、提押票、换押票；18、开庭公告底稿；19、开庭审判笔录（公诉词、辩护词、证人证词、被告人陈述词）；20、判决书、裁定书正本（刑事附带民事部分的调解书、协议书、裁定书正本）；21、宣判公告底稿；22、宣判笔录（委托宣判函及宣判笔录）；23、送达回证；24、司法建议书；25、抗诉书；26、上诉案件移送书存根；27、上级法院退卷函；28、上级法院判决书、调解书、裁定书；29、执行通知书存根和回执（释放证回执）；30、赃物、证物移送清单及处理手续材料；31、备考表；32、证物袋；33、卷底。
档案馆归档资料、立卷、装订要求
市城建档案馆对归档文件质量、立卷、摆列、编目、装订的要求（2011）1、归档的工程文件应为原件，由于只有原件才具备法律依照。
比如：天富房地产开发企业 51＃小区天富康城静园1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时动工，工程准备阶段文件（动工前）只有一份原件, 原件应放在 1#楼内，其他五栋楼一定在备考表里写明原件在 1＃楼内 ( 这一点对若干年此后查档案十分重要) 。
2、工程文件的内容一定真切、正确，与工程实质相切合。
3、工程文件应采纳打印或许持久性的书写资料，不得使用易退色的书写资料。
4、工程文件应笔迹清楚，图样清楚，图表整齐，署名盖印手续齐备。
5、工程文件中文字资料幅面尺寸规格应为A4 幅面。
6、工程文件的纸张应采纳能够长久保留的韧力大、持久性强的纸张。
图纸一般采纳蓝晒图，完工图应是新宏图，有些图（如公路完工图）是计算机出图，但一定清楚，但不得交计算机出图的复印件。
7、所有完工图均应加盖完工图章。
完工图章的基本内容应包含：“完工图”字样，施工单位、编制人、审察人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
完工图章示比以下80完工图15 50施工单位7编制人审察人7技术负责编制日期7人监理单位7总监现场监理720202020完工图章尺寸为： 50mm×80mm完工图章应使用不易退色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
利用施工图改绘完工图，一定注明更改改正依照，有重要改变的，应该从头绘制完工图。
不一样幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》一致折叠成 A4 幅面，图标栏一定露在外面。
立卷的原则和方法1、立卷应依照工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保留和利用。
2、一个建设工程由多个单位工程构成时，工程文件应按单位工程组卷。
建设工程项目：经同意依照一个整体设计进行施工，经济上推行一致核算，行政上拥有独立组织形式，推行一致管理的工程基本建设单位。
单位工程：拥有独立的设计文件，完工后能够独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的构成部分。
今易档案使用说明
今易档案使用说明双击今易档案软件图标进入登陆界面。
输入用户名：ADMIN（不区分大小写）密码：不需要输入然后点击“登陆”按钮，进入主界面进入“档案管理”点击档案管理，进入档案管理界面点开点开“档案”按钮前面的十字，（在档案里面有多个数据库，文书档案01年以后装盒的档案录入在文件级装盒里面，选中文件级装盒数据库，在文件级里面点击左上角的点击按钮，弹出档案著录界面，界面中分三种颜色，红色为档号组成项（必须需要填写进入），蓝色为档号项（计算机根据红色项自动生成不需要填写）黑色项（选填项目），重点需要填写的著录即可。
红色项：组织机构代码：这一栏填写每个单位的机构代码证的号码，其中机构代码证中倒数第二位的“-”不输入，例如代码证号为00012535 – 7 则输入组织机构代码为 000125357，此项也可以暂时输入为一个“0”，待移交时一起替换也可。
全宗号：为档案局分发给各个委办局的统一号码如：“X0137”如果不知道或者没有移交过档案的单位也可以暂时输入一个“0”，待移交时一起替换。
年度、保管期限、归档机构（或者归档问题）、盒号、件号，这些均按照档案盒上面的归档内容实际填写即可。
蓝色项：档号：自动根据所填写的红色项目生成，不需要用户填写。
黑色项：进入文件级文件题名：按照实际题名填写。
文件编号：文件编号为文号，一般只有带红头的文件才有文号，如“津档发[2001]2号”此项如果没有可以不填写。
责任者：为文件的落款单位，输入是可以写简称但不能以本单位、本局、本部门代替。
时间：为文件的落款时间如2010年1月1日则输入“”8位数字，数字中间不加分割。
载体数量：相当于文件的页数，直接在其中填写页数即可。
一般的文件输入在此项目就可以了不需要在输入其他项目了，如果有需要的用户可以自己选填其他项目。
输入一件文件完毕后点击“保存按钮”，系统自动弹出保存成功按确定，然后文件件号会自动增加到“下一件”如果红色项没有改动直接改动黑色项目即可然后再次点击保存后文件会自动增加到下一文件，以此类推。
档案工作印章、目录、标签样式(通用)
档案工作印章、目录、标签样式（通用目录 45 种）1、档号章规格样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22、文书档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈33、卷内备考表（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44、案卷目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈55、卷内文件目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈66、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈77、归档文件目录（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈88、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈99、科技档案封面式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1010、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1111、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1212、科技档案卷内文件目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1313、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1414、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1515、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1616、会计档案移交清册┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1717、会计档案移交清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1818、会计档案销毁清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1919、干部档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2020、干部职务变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2121、工资变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2222、干部档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2323、已故人员档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3624、已故人员档案检索表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3725、声像档案案卷目录（通用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3826、照片档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3927、照片档案卷内目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4028、照片档案总说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4129、录音录像档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4230、录音说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4331、录像说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4432、机读档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4533、底图档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4634、审计档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4735、实物档案目录（时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4836、实物档案目录（小类－时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4937、实物档案小标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5038、发文汇编案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5139、发文汇编卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5240、全宗卷封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5341、全宗卷案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5442、全宗卷卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5543、图书资料目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5644、专题目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5745、目录标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈58 （1）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷等适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 58 （2）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 59 （3）文件汇编、专题目录封面标签、背脊标签式样（文件汇编、专题目录夹适用）┈┈┈┈┈ 601、档号章规格样式2、文书档案封面3、卷内备考表（文书立卷适用）卷内备考表4、案卷目录（文书立卷适用）案卷目录目录号：5、卷内文件目录（文书立卷适用）卷 内 文 件 目 录6、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）封面背脊7、归档文件目录（文书立卷改革适用）归档文件目录8、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）备考表9、科技档案封面式样（基建、设备、科技档案适用）10、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）备考表11、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）案卷目录卷内目录13、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）科技档案总目录14、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）科技档案分类目录15、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）会计档案目录目录号：16、会计档案移交清册会计档案移交清册移出部门：接收部门：部门领导：部门领导：经办人：经办人：移出日期：接收日期：会计档案移交清册2、交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
文书档案归档操作指引
文书档案归档操作指引1适用范围本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团四川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档案整理工作。
2 定义2.1 归档文件立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。
2.2 归档文件整理2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。
2.2.2 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
3.整理方法3.1件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。
3.2 装订3.2.1归档文件按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。
3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案专用不锈钢钉进行装订，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊。
3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。
3.3分类3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。
3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。
归档文件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。
保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。
3.3.3归档文件的年度。
一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。
跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期为准。
档案封面及装订要求
县级档案及学校档案装订要求
各乡（镇）中心学校、局直各学校：
6月18日省专家组到我县进行均衡县验收，请各迎验单位，认真审核学校档案，于16日前按要求装订成册，摆放到位。
装订要求如下：1、档案要有封面、归档文件目录和封底，其中封面、封底为牛皮纸质
打印（或者到档案局购买成品），归档文件目录为普通打印纸（样表附后），已经自行设计封面和封底的也可。
2、所有档案一律采取三孔一线的装订方法，用白线绳装订。
3、三孔距总长度为180mm，中孔到边孔长度为90mm，卷脊装订线
的垂直距离15—20mm。
装订一律在左侧，结头打在案卷后面中空处。
以上要求各学校参考执行。
2013年6月13日
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归档文件目录
卷内备考表。
文书档案归档整理办法
文书档案归档整理文书档案是反映村、社区党务、行政管理等活动的档案。
形式上以纸介质形式为主,具有年度周期性、普遍性的特点。
一、归档范围1、本村、社区自身形成及本村、社区与有关单位联合形成的,反映本村、社区主要工作活动的文件材料;2、上级机关颁发或转发的针对本村、社区工作或本村、社区须遵循贯彻的文件材料;3、其他单位与本村、社区联系、协商工作的重要来往文件。
具体范围和保管期限参阅《村、社区各类档案归档范围和保管期限表》。
二、文书档案的归档要求1、归档的文件材料要齐全完整,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。
2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;3、归档的文件材料原则上应该是原件;4、文书档案可在年度终了后归档,但必须要在次年上半年完成文件材料的收集、归档工作;也可在文件形成时即时归档。
三、文书档案的整理方法和具体步骤目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。
立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。
村、社区一般采用立卷归档整理方法。
(一)立卷归档整理方法1、立卷的概念立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。
立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是文书档案采用立卷方法时的基本保管单位。
附附录格式
A C
B
30
30
30
310
30
A
全宗号
年度 保管期限 *机构（问题）
起 止 件 号
盒号
30
30
30
30
C
B
单 位 ： mm 比 例 ：
1∶2 档案盒盒脊式样
C
全宗号
年度
保管期限 *机构（问题）
起 止 件 盒号 号
B
单位：mm 比例： 1∶ 2 档案盒底边式样
25
25
25
25
25
25
25 10
220
附：附录格式
归档章式样及示例
2×8
归档章式样
(全宗号) (年度) (件号) *（机构或问 (保管期限) (页数)
题）
3×15
注：标有“*”号的为选择项，下同。
单位：mm 比例： 1∶1
“年度—保管期限”分类方案 归档章示例
0166
2016 永久
0001 45
序号 名
备注：采用档案管理软件录入或电子表格录入生成归档文件目录。
日期 密级 页数 备注
归档文件目录封面式样
归档文件目录
全宗号 全宗名称 年度 保管期限 *机构（问题）
比例： 1∶2
直角装订
装订方法
（文件正 面）
装订效果 （文件正 面）
档案盒式样
A C
B
A=B=C=20,30,40,50mm 等
档案盒封面式样及规格
备考表式样
30 36 20
备考表
盒内文件情况说明
10
55
15
15
297 15
10
整理人： 检查人：
档案管理相关表单
档案管理相关表单1.档案移交目录移交单位：序号文件类别文件编号文件名称页数保管期限保密程度存档人档案日存档日期备注目录编制人。
单位负责人。
档案接收人。
保密程度。
公开、秘密、机密、绝密保管期限：永久、长期、短期改写：档案移交目录包括移交单位、文件类别、文件编号、文件名称、页数、保管期限、保密程度、存档人、档案日、存档日期和备注等信息。
在编制目录时，需填写目录编制人、单位负责人和档案接收人等基本信息，并注明保密程度和保管期限。
2.归档文件目录第页序号题名档号文件编号保密程度页数责任者日期保管期限备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：归档文件目录包括序号、题名、档号、文件编号、保密程度、页数、责任者、日期、保管期限和备注等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
3.档案案卷目录第页档号题名张数文字图纸编制单位编制日期密级保管期限存放柜号备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：档案案卷目录包括档号、题名、张数、文字图纸、编制单位、编制日期、密级、保管期限和存放柜号等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
4.会计档案案卷目录编码：第页案卷号案卷题名原会计编号所属年度页数保管期限存放位置备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：会计档案案卷目录包括编码、案卷号、案卷题名、原会计编号、所属年度、页数、保管期限和存放位置等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
5.归档文件材料催交通知单归档单位（部门）：归档单位（部门）负责人。
归档单位（部门）档案员：根据文件材料归档制度的要求，您单位（部门）所产生的下列文件材料未能在规定时间内归档。
请你们对其整理，务必在日内向档案室移交。
谢谢合作！档案室(盖章) 年月日应归档文件材料清单及归档要求（档案部门填写）：归档单位（部门）意见：通知单签发人。
签字（盖章）通知单接受人：一式两联：（1）存根（2）有关归档部门（单位）存保存部门：档案管理部门保存期：1年改写：归档文件材料催交通知单是由归档单位（部门）发出，通知其他单位（部门）未能按规定时间归档的文件材料，并要求其在规定时间内整理并移交档案室。
文书档案立卷规范(上传版)
文书档案立卷规范一、文件的排列包括件与件的排列和件内文件的排列1、件的概念：是文书档案的基本整理单位。
一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文及有领导重要批示或有处理结果的公务审批单等相关文件；来文与复文可为一件；报表、名册、图册一册（本）为一件。
2、件内文件的排列：每件文书档案内不同稿本排列次序为：文件审批单、正本、附件（或被转发文）、定稿、复制件。
3、件与件的排列：按事由结合时间、重要程度等排列。
在同一保管期限内，同一事由的文件集中排列、同一类业务产生的文件相对集中排列；会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件集中排列。
二、页号的编写1、文件中有有效图文的页面为一页。
2、页号用铅笔编写。
3、页号编写位置为文件正页右下角、文件反页左下角。
4、当归档文件有连续页码时，无需重编页号。
当归档文件无页码或无连续页码时，每份归档文件需从“1”开始使用阿拉伯数字顺延编写。
三、填写封面和备考表●根据市档案馆对文书档案移交的要求，每件文书均须有封面和备考表。
●封面包括：1、立档单位名称：应使用全称。
2、部门：填写归档部门（处室或事业单位）的名称。
3、日期：填写文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注，如“20101010”。
文件中没有日期的应尽量考证清楚，至少将日期标注到年度。
4、保管期限：填写文书档案保管期限的全称或标识年限，如永久、30年、10年。
5、页数：每件文书档案的总页数。
6、室编件号：由处室代码和三位流水号组成，中间用“–”分隔。
本处室同一保管期限的档案按流水号排列。
7、全宗号、目录号、馆编件号：在向档案馆移交前由档案人员填写。
●备考表包括：1、本件情况说明：填写本件在整理和管理过程中需要说明的情况，如文件的缺损、修改、补充、移出等，以及作出情况说明的人员姓名。
2、整理人、检查人：由归档人员和本部门负责档案工作的领导签名，填写应完整以示负责。
3、日期：以归档文件整理完毕的日期为准，填写到年、月、日。
归档文件移交表格(附电子版)
归档电子文件移交、接收检验登记表 TY-16-1工程说明TY-04说明：由工程施工、无损检测或监理单位分别填写。
填写工程主要内容以及开工时间、完工交接时间、重大设计变更、工程质量初评、以及无损检测、监理、工程交工技术文件编制情况等。
为加强工程资料的可追溯性，防止产生歧义，本次修订将交工技术表格中“工程编号”的含义明确如下：工程编号在开工前进行检验批划分的过程中确定（参见TY-33工程划分明细表），一般采用数字编码分级表示，它是交工技术表格内容所对应的单位工程、分部工程、分项工程、检验批编号，应填写表格内容所涵盖范围的同级编号，例如，隐蔽记录、安装记录中的工程编号应填写对应的检验批编号，工程说明中的工程编号应填写单位工程编号，主要设备及备品、备件交接清单可视交接范围填写分部或单位工程编号。
施工单位图纸会审记录TY-24施工日志TY-19施工组织设计（方案）报审表JL-A02技术交底记录TY-31工程质量保修承诺书为保证×××××××工程在合理使用年限内正常使用，×××××××建筑公司向工程业主××××××××有限公司，在工程质量保修期内作以下承诺：一、工程质量保修范围和内容：。
二、质量保修期：质量保修期从工程实际竣工之日算起。
分单项竣工验收的工程，按单项工程分别计算质量保修期。
保修期限如下：1、地基基础和主体结构工程，为设计文体规定的该工程的合理使用50年。
2、屋面防水工程，有防水要求的房间和外墙有防渗漏，为5年。
3、电气系统，给排水管道，设备安装为2年。
4、装修工程为2年。
5、仪表控制系统1年。
三、质量保修责任：1、属于保修范围和内容的项目，承包人应在接到修理通知之日后3天内派人修理。
档案目录格式规范
档案目录格式规范 Revised by Petrel at 2021新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。
②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。
（四）新文书档案卷盒脊背（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
归档文件整理流程
归档文件整理流程归档文件整理流程2010-06-06 10：01归档文件整理工作基本步骤：对归档文件进行整理→分类→排列→编号→编目→装盒第一步：归档文件的整理1、归档文件的整理单位以"件"为整理单位，一般为一份文件为一件。
特例：正本与定稿、正文与附件、请示与批复、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，实体上装订在一起，编目时只体现为一条条目2、文件修整破损文件进行修裱(修补、托裱)对字迹模糊或易退变的文件进行复制(字迹材料要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝黑墨水、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油、铅笔等材料)去掉文件上易腐蚀的金属物(材料以铁、铝等化学性质的活泼的金属为主的订书钉、曲别针、大头针等)超大纸张进行折叠(尽量减少折叠次数，折痕尽量位于文件、图表字迹之外，文件页数多时，宜单页折叠)3、文件装订左上角装订，左、上侧对齐；左侧装订，左、下侧对齐装订要求：材质符合档案保护要求：装订用品对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。
装订方式能较好地维护文件的原貌装订方法简便易行，尽量降低成本。
装订方式：线装：最利于档案保护的一种装订方式变形材料：金属制品(不锈钢夹、燕尾夹)和塑料制品粘接式：胶水或浆糊粘贴无酸纸封套装订前排序：正本在前、定稿在后正文在前、附件在后原件在前、复制件在后转发文在前、被转发文在后复文在前、来文在后汉文本在前、少数民族文本在后中文本在前，外文本在后文件处理单在前、正本在后第二步：归档文件分类归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
分类包括：选择分类方法、制定分类方案、文件归类等内容。
1、选择分类方法年度分类法：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。
一份文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、收发文日期等，一般以文件签发日期(即落款日期)为准，对于跨年度的计划、规划、总结、统计报表、法规性文件等均以签发日期为准，如：1995年形成的《1996-2000工作计划》，归入1995年，2000年形成的《1999年工作总结》，归入2000年。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。
②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书档案第1/3 册全引目录年度文书档案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。