集团公司电子邮件管理制度(试行)
公司电子邮件管理制度
公司电子邮件管理制度一、引言随着信息技术的发展和互联网的普及，电子邮件已成为公司内部和外部沟通的重要方式之一。
公司电子邮件管理制度的建立将有助于规范员工在工作中使用电子邮件的行为，提高工作效率，保护公司的信息安全和声誉。
本制度旨在明确规定公司电子邮件的使用范围、管理办法、注意事项等方面的内容，帮助员工正确、合规地使用电子邮件工具。
二、适用范围本制度适用于公司所有员工在工作中使用公司邮箱的相关行为，包括但不限于发送、接收、存储、处理电子邮件等活动。
三、使用规范1. 员工应遵守公司的电子邮件政策和规定，不得利用公司邮箱发送违法、淫秽、侮辱、攻击、诽谤、泄密等违反法律法规和公司规定的信息。
2. 员工应保护公司邮箱的安全性，不得私自泄露公司邮箱密码或将公司邮箱信息提供给他人使用，确保公司邮箱的安全和完整。
3. 员工在使用公司邮箱时，不得私自删除、篡改、篡发、转发、转载他人的邮件内容，保护他人的邮箱隐私和数据安全。
4. 员工发送邮件时，需确保邮件的内容准确、真实、清晰、规范，不得含有虚假信息或对公司及他人造成伤害的内容。
5. 员工在收到邮件后，应及时查看并回复邮件，勿延迟和忽视他人的邮件，维护公司内部协作的高效性和顺畅性。
6. 员工应合理使用公司邮箱的存储空间，及时清理和整理不必要的邮件，避免浪费公司资源和影响工作效率。
7. 员工不得利用公司邮箱从事与工作无关的私人活动，如购物、娱乐、交友等，保持工作和个人生活的分隔。
8. 员工在处理敏感信息和机密文件时，应采取保密措施，不得将敏感信息通过电子邮件发送给他人，避免信息外泄和损害公司利益。
9. 停止向公司邮箱发送私人或无关紧要的邮件，避免干扰他人的工作和影响公司邮件系统的正常运行。
四、管理办法1. 公司将定期对员工的电子邮件使用情况进行监控和审查，发现违规行为将依据公司相关规定进行处理，包括警告、处罚、甚至解聘等。
2. 公司定期备份公司邮箱的数据和信息，确保数据的安全，防止数据丢失和泄霁。
公司电子邮件管理制度
公司电子邮件管理制度一、引言电子邮件已成为现代商业世界中重要的沟通工具，公司的电子邮件管理制度是为了确保公司内部和外部的沟通有效、安全和合规。
本文档旨在规范公司电子邮件的使用和管理，确保员工在使用电子邮件时遵守法律、道德和公司的规定。
二、适用范围本管理制度适用于整个公司的所有员工，无论其职位和部门。
所有员工在使用公司的电子邮件系统时都必须遵守本管理制度。
三、核心原则1. 合法合规：员工在使用电子邮件时必须遵守适用的法律法规，并遵循公司的政策和规定。
任何违反法律和公司规定的行为都将受到纪律处分。
2. 保密性：员工在处理公司的机密和敏感信息时，必须采取相应的保密措施。
未经授权不得将机密信息发送到外部人员或合作伙伴。
3. 遵守使用政策：员工必须遵守公司的电子邮件使用政策，包括但不限于以下规定：a. 不发送垃圾邮件、恶意软件或病毒邮件；b. 不发送色情、歧视、诽谤或其他违反道德规范的内容；c. 不发送未经授权的商业广告或推销信息；d. 不泄露公司的商业机密或其他敏感信息。
4. 网络安全意识：员工应加强网络安全意识，不随意点击邮件中的链接或附件，以免可能的网络攻击或数据泄露。
5. 责任和追溯：每个员工均对其通过公司电子邮件系统发送的信息负有责任。
公司保留对邮件内容进行审查的权利，并有追溯邮件的能力。
四、具体规定1. 邮箱账户a. 每个员工将被分配一个公司邮箱账户，并由IT部门进行管理。
员工不得与他人共享邮箱账户密码。
b. 受雇期间，员工可以使用公司电子邮件系统进行工作相关的通信。
2. 业务使用a. 使用公司电子邮件系统进行业务通信时，员工应使用明确、专业和准确的语言，避免使用任何可能引起误解或争议的语言。
b. 邮件主题应准确反映邮件内容，邮件正文应清晰明了，提供必要的上下文，避免遗漏重要信息。
3. 保密性和安全性a. 员工不得将公司的机密信息或客户机密信息发送到外部人员，也不得将之转发给其他员工，除非获得相关授权。
工作电子邮箱使用管理制度
工作电子邮箱使用管理制度第一章总则第一条为规范公司内部工作电子邮箱的使用，提高工作效率，保护公司信息安全，特制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于公司全体员工，在使用公司工作电子邮箱时必须遵守相关规定。
第三条公司工作电子邮箱是公司为员工提供的工作沟通工具，仅用于工作相关事宜，不得私自用于个人事务。
第四条公司工作电子邮箱的所有权属于公司，员工有义务保护公司电子邮箱的安全性，不得私自泄露公司信息。
第五条公司工作电子邮箱禁止用于传播淫秽、色情、暴力、恐怖主义以及违法违纪信息，不得用于发送垃圾邮件或垃圾信息。
第六条公司工作电子邮箱的使用需遵守国家相关法律法规，不得利用公司邮箱从事违法活动。
第七条公司工作电子邮箱的使用需遵守公司相关规定，不得私自超范围使用公司邮箱。
第八条公司有权对员工的工作电子邮箱进行监控，发现违规使用将依据公司规定予以处理。
第二章使用权限管理第九条公司每位员工在入职时，将根据工作岗位和职责分配相应的电子邮箱账号和密码，并签署保密协议。
第十条员工须妥善保管自己的电子邮箱账号和密码，不得私自泄露给他人或在公共场合将账号密码进行展示。
第十一条员工不得将公司工作电子邮箱密码设置为简单易破解的密码，不得轻易将密码告知他人。
第十二条员工发现自己的工作电子邮箱密码泄露或被盗用时，应及时向公司相关部门汇报并进行处理。
第三章使用规范管理第十三条员工在使用公司工作电子邮箱时，需遵守公司相关规定，并按照工作需要合理使用。
第十四条员工不得私自删除、篡改公司收发的电子邮件，不得私自转发或者泄露公司内部信息。
第十五条员工在发送电子邮件时，应注意邮件内容的准确性和专业性，并标注必要的保密级别。
第十六条员工不得私自将公司工作电子邮箱用于接收或发送个人信息，不得用于私人生活。
第十七条员工应在每天工作的开始和结束时，对公司工作电子邮箱进行检查，及时回复或者处理相关工作邮件。
第十八条员工应保持邮箱的整洁和有序，及时清理无用邮件，合理利用邮箱空间。
公司电子邮箱管理制度
公司电子邮箱管理制度第一章总则为规范公司电子邮箱使用，有效保护公司信息安全和加强内部沟通，制定本管理制度。
第二章适用范围本制度适用于公司内所有员工，包括全职员工、兼职员工、实习生等。
第三章电子邮箱管理1、公司将为每位员工提供一个专属的公司电子邮箱，员工应严格遵守邮箱使用规定，不得私自更改邮箱密码、删除已发送或接收的邮件等操作。
2、员工应当每日查收公司电子邮箱，并及时回复邮件，保证邮件及时交流。
3、公司电子邮箱只能用于工作相关事务，不得用于私人活动或非工作相关的信息传递。
4、员工应注意保护自己的邮箱账号和密码，不得向他人透露或泄露。
第四章邮件内容管理1、员工在发送邮件时，必须做到言之有据、客观真实，并严格遵守公司相关规定。
2、不得在公司电子邮箱发送或接收包含淫秽、暴力、色情、违法、违规内容邮件，一经发现将会受到严厉处罚。
3、不得在公司邮箱发送或接收商业广告、违规营销邮件等，一旦发现立即清理并通报领导。
第五章邮件安全管理1、员工应当妥善保管邮箱账号和密码，不得随意泄漏给他人。
2、不得将公司重要信息发送至非公司授权邮箱或非安全性邮箱，以防保密问题发生。
3、一旦发现自己的公司邮箱账号存在异常，应立即向公司信息安全部门报告，及时采取措施防范风险。
第六章违规处理1、发现员工违规使用公司邮箱的情况，一经确认，公司将按照相关规定给予相应的处罚，并可能引起法律责任。
2、公司将定期对员工的邮箱进行检查，如发现违规情况，将严肃处理。
3、员工如发现有违规行为，应及时向公司信息安全部门举报，公司将保护举报人的合法权益。
第七章附则1、本制度由公司信息安全部门负责解释和制定修改。
2、本制度自发布之日起执行。
3、员工对本制度有任何疑问或建议，可向公司信息安全部门提出。
公司电子邮箱管理制度旨在规范员工使用公司邮箱的行为，确保公司信息安全，并促进内部沟通。
只有严格遵守规定，才能更好的保护公司利益和员工的权益。
希望全公司员工共同遵守本制度，共同维护公司的和谐稳定发展。
公司电子邮箱管理制度
第一章总则第一条为加强公司电子邮箱的管理，确保公司信息的安全、高效传输，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有员工以及与公司有业务往来的外部合作伙伴。
第三条公司电子邮箱是指公司为员工提供用于工作沟通、信息传递、业务处理的电子邮件服务。
第二章电子邮箱的申请与使用第四条公司员工需按照以下流程申请电子邮箱：1. 员工向部门负责人提出申请，说明申请理由；2. 部门负责人审核申请，确认无误后报人力资源部；3. 人力资源部根据公司规定，为员工分配电子邮箱账号和密码；4. 员工收到账号和密码后，需在规定时间内登录邮箱进行激活。
第五条电子邮箱的使用原则：1. 不得使用公司电子邮箱进行与工作无关的个人事务；2. 不得将公司电子邮箱账号和密码泄露给他人；3. 不得利用公司电子邮箱发送、接收、传播违法、违规、不道德的信息；4. 不得在电子邮箱中存储涉及公司机密、个人隐私等敏感信息；5. 不得在电子邮箱中发送垃圾邮件、病毒邮件等有害信息。
第六条电子邮箱的维护与管理：1. 员工应定期更改电子邮箱密码，确保账号安全；2. 员工发现电子邮箱异常时，应及时向信息技术部门报告；3. 信息技术部门负责对电子邮箱进行定期检查、维护，确保邮箱正常运行；4. 信息技术部门有权对违反本制度的行为进行调查和处理。
第三章电子邮箱的权限与责任第七条电子邮箱的权限：1. 部门负责人有权查看本部门员工的电子邮箱；2. 信息技术部门有权对全体员工的电子邮箱进行安全检查；3. 公司领导有权对涉及公司机密、重大事项的电子邮箱进行查阅。
第八条电子邮箱的责任：1. 员工对本人电子邮箱的使用负全部责任；2. 部门负责人对本部门员工的电子邮箱使用情况进行监督和管理；3. 信息技术部门对电子邮箱的安全、稳定运行负责。
第四章违规处理第九条违反本制度的行为，将按照以下规定进行处理：1. 未经批准，私自申请电子邮箱或使用他人电子邮箱的，给予警告或通报批评；2. 泄露公司机密、个人隐私等敏感信息的，视情节轻重给予警告、记过、降职或解除劳动合同；3. 利用电子邮箱发送、接收、传播违法、违规、不道德的信息的，视情节轻重给予警告、记过、降职或解除劳动合同；4. 未经允许，擅自更改电子邮箱密码的，给予警告或通报批评；5. 其他违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处罚。
电子邮件系统管理制度
电子邮件系统管理制度一、总则为了规范公司电子邮件的使用和管理，保障电子邮件系统的安全、稳定和有效运行，提高工作效率，特制定本管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工及使用公司电子邮件系统的相关人员。
三、电子邮件系统的开通与注销（一）新员工入职时，由人力资源部门统一向信息技术部门提出开通电子邮件账号的申请。
信息技术部门在收到申请后的X个工作日内完成账号的开通，并将账号信息告知员工。
（二）员工离职时，人力资源部门应及时通知信息技术部门注销其电子邮件账号。
信息技术部门在收到通知后的X个工作日内完成注销操作。
四、电子邮件账号的管理（一）员工应妥善保管自己的电子邮件账号和密码，不得将账号和密码告知他人。
如因账号和密码泄露导致的任何问题，由员工本人承担责任。
（二）员工不得使用他人的电子邮件账号发送邮件，不得盗用他人账号。
（三）员工应定期更改自己的电子邮件密码，建议每X个月更改一次，以提高账号的安全性。
五、电子邮件的发送与接收（一）员工应遵守法律法规和公司的相关规定，不得利用电子邮件发送违法、违规、有害、淫秽、侮辱、诽谤等内容的邮件。
（二）发送电子邮件时，应确保邮件内容准确、完整、清晰，避免产生歧义。
对于重要的邮件，应在发送前仔细核对收件人地址和邮件内容。
（三）对于涉及机密、敏感信息的邮件，应采取加密等安全措施进行传输。
（四）员工应及时接收和处理电子邮件，对于重要邮件应在收到后的X个工作日内回复。
六、电子邮件的存储与备份（一）公司电子邮件系统会对邮件进行一定期限的存储，存储期限为X个月。
超过存储期限的邮件将被自动删除，员工应及时保存重要邮件。
（二）信息技术部门应定期对电子邮件系统进行备份，以防止数据丢失。
备份数据应妥善保存，确保在需要时能够进行恢复。
七、电子邮件系统的安全管理（一）信息技术部门应采取必要的安全措施，如防火墙、入侵检测、防病毒等，保障电子邮件系统的安全运行。
（二）员工应安装和更新公司指定的防病毒软件，不得随意下载和安装来路不明的软件，以免影响电子邮件系统的安全。
公司电子邮箱管理制度模板
公司电子邮箱管理制度模板一、目的为规范公司电子邮箱的使用，确保公司信息安全，提高工作效率，特制定本管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工。
三、邮箱账户管理1. 邮箱账户由公司统一分配，员工不得私自申请或使用非公司分配的邮箱账户进行工作沟通。
2. 员工离职时，必须将公司分配的邮箱账户交回，IT部门负责收回并注销账户。
四、密码管理1. 员工应定期更换邮箱密码，建议每三个月更换一次。
2. 密码应包含大小写字母、数字和特殊字符，长度不少于8位。
五、邮件发送与接收1. 邮件应使用公司规定的统一签名格式。
2. 邮件内容应简洁、明确，避免发送无关信息或大容量附件。
3. 严禁发送或接收违法、违规、涉密或不适当的信息。
六、邮件分类与存档1. 员工应定期对邮件进行分类整理，重要邮件应进行存档。
2. 对于涉及公司机密的邮件，应按照公司保密制度进行管理。
七、邮件安全1. 员工应提高安全意识，不点击不明链接，不下载不明附件。
2. 发现可疑邮件应立即报告IT部门处理。
八、邮件使用规范1. 严禁使用公司邮箱进行私人事务处理。
2. 严禁利用公司邮箱进行违法活动或损害公司利益的行为。
九、违规处理违反本管理制度的员工，公司将视情节轻重给予警告、罚款或解除劳动合同等处罚。
十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由公司IT部门负责解释。
2. 本制度如与国家相关法律法规冲突，以国家法律法规为准。
3. 本制度如有未尽事宜，由公司管理层另行补充。
请根据公司实际情况调整上述模板内容，以确保其符合公司的具体需求和法律法规要求。
公司邮箱管理制度
公司邮箱管理制度一、概述随着信息技术的不断发展，电子邮件作为一种高效、便捷的沟通工具已经成为企业日常工作中不可或缺的一部分。
为了规范公司邮箱的使用和管理，提高企业信息的安全性和保密性，制定公司邮箱管理制度。
二、邮箱设置与注册1. 邮箱分配：公司根据员工的职位和需要，给予合理的邮件存储空间。
2. 邮箱注册：员工申请公司邮箱时需提供真实个人信息，并遵守相关政策和法规。
三、邮箱使用规范1. 个人使用：公司邮箱只能用于公司内部业务往来和沟通，不得用于私人事务或其他非法行为。
2. 邮件主题：邮件主题应准确反映邮件内容，避免使用宽泛或误导性的主题。
3. 邮件内容：邮件内容应符合公司相关规定和道德规范，不得包含违法、不当、诽谤、歧视等内容。
4. 保密性：员工应当妥善保管公司邮箱账号和密码，不得将邮箱信息泄露给他人。
5. 附件管理：员工发送邮件时，应确保附件内容合法、安全，并注意附件大小不超过规定限制。
四、邮箱安全性1. 邮箱登录：员工应定期更改密码，并保证密码的复杂性，避免使用常见、简单的密码。
2. 邮箱审查：公司有权对员工的电子邮件进行审查，即使是员工个人邮箱，也要符合公司规定。
3. 邮箱备份：公司将定期对企业邮箱进行备份，以确保邮件数据不丢失。
4. 邮箱清理：员工应定期清理已发送和已删除的邮件，避免占用过多的存储空间。
五、责任与违规处理1. 员工应对自己在公司邮箱的行为负责，并遵守相关规定，不得利用公司邮箱从事非法活动。
2. 如果发现员工违反公司邮箱管理制度，将会按照公司相关规定进行处理，包括但不限于警告、扣除相关权益、甚至解除劳动合同等。
六、附则1. 公司在制定和修改公司邮箱管理制度时有权根据需要进行调整，并及时通知员工。
2. 员工应了解并遵守公司邮箱管理制度，如有疑问可以向公司相关部门咨询。
3. 公司将定期进行相关培训，以提高员工对公司邮箱管理制度的了解和遵守程度。
公司邮箱管理制度的制定和执行，旨在规范公司邮箱的使用和保护公司的信息安全。
公司邮箱管理制度
公司邮箱管理制度1. 简介本公司为了规范和管理员工使用公司邮箱的行为，确保公司信息安全和高效的电子邮件通信流程，特订立本《公司邮箱管理制度》。
2. 适用范围本制度适用于本公司全部员工和相关部门，包含但不限于正式员工、临时员工、实习生等使用公司邮箱的人员。
3. 邮箱申请及调配3.1 员工入职时，由人力资源部负责为新员工申请公司邮箱账号。
3.2 员工需要填写认真的个人信息，并供应有效的身份证明。
3.3 申请审核通过后，人力资源部将调配唯一的公司邮箱账号及密码，并向员工进行有效的账号操作引导。
3.4 公司邮箱账号仅限个人使用，不得转借或泄露给他人使用。
4. 邮箱使用规范4.1 员工在使用公司邮箱时，应当遵守相关的法律法规以及公司的电子邮件使用政策。
4.2 员工不得将公司邮箱用于任何违法、违规的行为，包含但不限于传播淫秽色情信息、骚扰他人、散布谣言、侵害他人隐私等。
4.3 员工应当妥当保管本身的邮箱账号及密码，不得将密码泄露给他人，避开账号被盗用。
4.4 员工在处理邮件时，应当注意保护公司机密信息，避开将敏感信息发送给错误的收件人。
4.5 员工不得在未经许可的情况下更改他人邮箱设置、密码等信息。
4.6 员工应当保持公司邮箱乾净，及时清理垃圾邮件，避开占用过多存储空间。
4.7 员工应当遵守公司相关的邮件命名规范，并妥当归档和保存必需的邮件记录。
5. 安全与监控5.1 公司将采取合适的技术手段对公司邮箱进行安全防护和监控。
5.2 公司保存对员工公司邮箱的监督权，有权查看员工的邮件内容和传输记录，以确保员工遵守相关规定和保护公司利益。
5.3 员工应当搭配公司进行安全审计、调查等工作，供应必需的帮助和支持。
5.4 员工不得利用公司邮箱发送垃圾邮件、病毒、木马等恶意软件，不得进行非法入侵、攻击等行为，以保障公司信息安全。
6. 违规处理对于违反本制度的员工，将采取以下处理措施：6.1 细小违规行为，如违反邮件命名规范等，将口头警告，并进行引导矫正。
公司 邮箱 管理制度
公司邮箱管理制度一、总则为规范公司内部工作邮箱的使用管理，提高工作效率，维护公司信息安全，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工在公司和外出办公工作期间使用公司提供的邮箱。
三、邮箱申请和开通1. 员工入职时，由人力资源部负责为员工申请公司邮箱，并在员工入职后立即开通。
2. 员工调动或离职时，人力资源部负责及时关闭或调整其邮箱权限。
四、邮箱使用规范1. 邮箱使用范围仅限于公司工作，不得用于个人事务或非工作相关的活动。
2. 禁止通过公司邮箱发送包含不雅、侮辱性、歧视性、不当内容的电子邮件，一经发现，将受到相应的处理。
3. 禁止将公司的保密信息通过公司邮箱发送给非公司人员，一旦发现将立即通报上级并做出相应处理。
4. 禁止滥用公司邮箱，包括但不限于发送垃圾邮件、大量广告等。
五、邮箱密码管理1. 员工应当自行保管邮箱密码，不得向任何人泄露。
2. 员工不得使用弱密码，建议使用字母、数字、符号的组合，并定期修改密码。
3. 若员工怀疑自己的邮箱密码已经泄露，应立即通知信息技术部更改密码。
六、电子邮件管理1. 所有发出的电子邮件应当准确、简洁、礼貌，并注意避免输错收件人。
2. 邮箱内重要邮件应当归档保存，以便随时查阅。
3. 禁止将不相关的邮件无意义的邮件保留，应及时清理。
七、安全防护1. 员工在外出办公时，应当定期更改网络密码，并采取措施保护公司手机、电脑等设备的安全。
2. 如发现公司电脑、手机等设备遗失或被盗，应立即通报信息技术部，并更改邮箱密码。
3. 禁止在没有网络安全保护的公共网络上使用公司邮箱。
八、违规处理1. 如发现员工违规使用公司邮箱，将视情况给予警告、扣除奖金或降职等处罚，严重者甚至开除。
2. 如员工发现其他员工违规使用公司邮箱，应当及时向人力资源部或信息技术部举报。
九、制度宣传人力资源部和信息技术部应当定期对员工进行公司邮箱使用规范的宣传教育，提升员工的法律意识和安全意识。
十、附则本制度自颁布之日起执行，如有变动，应当及时修改并通知全体员工。
集团企业邮箱管理制度
集团企业邮箱管理制度1目的和适用范围为了加强集团企业电子邮件的管理，规范公司网络信息传递及发布行为，增强网络信息安全性，根据国家相关法律法规制定本管理规定。
为体现XXX集团在对内工作交流、对外商务活动时的整体形象，各单位在印制名片、外联及对外广告宣传等时，均须统一使用企业邮箱。
本规定适用于XXX集团公司及各子公司。
2相关责任本规定由信息管理部拟定并组织修订、总裁办组织会审，总裁批准，总裁办发文，由信息部负责解释与组织实施。
3开通与注销集团人力资源部以每周一次的频率向信息部提供最新人员变动情况，信息部根据此变动名单对邮箱用户进行管理。
原则上集团公司每位正式员工都将分配一个邮箱，员工离职时进行注销。
4企业邮箱资源1、浏览器访问地址：或https://2、邮件客户端软件访问（Outlook、Foxmail）：接收服务器（POP 3）地址：发送服务器（SMTP）地址：3、移动手持设备访问（IOS、安卓、WP）；配置服务器（ActiveSync）地址：5邮箱使用规范1、公司鼓励和提倡各部门、各下属单位及员工采用电子邮件进行内外交流。
公司员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以公司域名为后缀(如：***********)的邮件服务，公司对员工信箱进行统一规划和管理。
在公司画册、职员名片及公司其它对外宣传资料上都统一标注以本公司域名为后缀的邮件地址，不得标注其它的邮箱。
2、电子邮件传送是发信人与收信人之间的信息的传送。
公司尊重用户个人隐私权，所以，公司不会公开、透露或修改用户邮箱内的邮件内容，除非在法律许可、要求或用户违反服务条款的情况下。
3、公司各部门、各下属单位及员工个人根据工作需要，可依照电子邮箱申请流程，申请开通电子邮箱服务。
用户必须完全遵守本邮件管理制度并完成申请注册程序，才能成为公司邮件系统的用户，使用公司邮件服务。
4、电子邮箱的基本命名规则由信息部制定，如有重名等情况，由系统管理员进行相应调整。
公司电子邮件使用管理制度
公司电子邮件使用管理制度1. 引言电子邮件已成为现代工作环境中不可或缺的沟通工具。
为了保障公司电子邮件的安全和有效使用，制定并严格执行公司电子邮件使用管理制度，对员工在日常工作中使用电子邮件的行为进行规范和管理。
本文档旨在明确公司对电子邮件使用的要求和限制，保护公司机密信息和提高工作效率。
2. 适用范围本制度适用于公司全体员工，包括全职员工、兼职员工及临时员工。
3. 电子邮件账号3.1 每位员工将获得一个公司提供的电子邮件账号，用于正式业务沟通和信息传递。
3.2 员工在离职或调动时，公司有权随时关闭或迁移其电子邮件账号。
员工需在离职或调动前备份和转移个人文件和重要信息。
4. 电子邮件使用规则4.1 合法途径：员工应通过公司提供的电子邮件系统发送和接收工作相关的邮件，不得使用未经授权的第三方电子邮件服务。
4.2 公司信息保密：员工需保护公司机密信息不被泄露。
禁止将公司机密信息通过电子邮件发送给未经授权的人员。
4.3 文件归档：员工应当根据工作需要按时归档邮件，并遵守公司的文件存储和归档政策，确保邮件能够被迅速检索。
4.4 语言和礼貌：员工在使用电子邮件时应使用专业、礼貌的语言，避免使用侮辱、歧视或引起争议的言论。
4.5 邮件头和主题：员工应准确填写邮件头和主题，使收件人能够迅速理解邮件的内容和重要性。
4.6 邮件附件：员工发送附件时应注意附件大小和格式的合理性，以免影响邮件系统的运行和接收方的工作效率。
4.7 邮件回复和转发：员工应及时回复和转发重要邮件，避免延误工作和造成不必要的误解。
5. 电子邮件安全5.1 账号安全：员工需妥善保管自己的电子邮件账号和密码，并定期更改密码。
不得向他人透露密码或将账号授权给他人使用。
5.2 邮件加密：员工应当对包含敏感信息的邮件进行加密处理，确保邮件内容不被未经授权的人员查阅。
5.3防病毒措施：员工应在使用电子邮件时注意防止病毒感染，不得随意打开未经检查的附件或链接。
集团企业邮箱管理制度
XX化工集团企业邮箱使用规范及管理制度一、目的为了进一步提高公司的信息化工作水平，便于全体员工对外联络工作和各部门间的交流与合作，提高工作效率；为保证公司信息传递的安全、稳定、可靠和正确，特制订本办法。
二、适用范围1.集团总部所有人员，工厂各科室主管级以上管理人员；2.技术、营销、财务、统计、仓储物流等人员；3.其他领导特批人员等。
三、权责企业邮箱管理员：1.负责企业邮箱的安全管理和运行秩序维护，对于违反本制度的员工，随时有权停止和取消其服务帐号；2.负责公司邮件资料的保密工作，定期检查邮箱的使用情况，更新、删除邮箱名单，确保邮箱资料的准确率；3.根据公司发展的需要和要求，对邮箱设置及时做出调整；4.及时给各部门提供邮箱各类技术支持，保证各部门工作顺利开展；5.公司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪：（1）已离职的销售人员邮箱；（2）邮箱收发异常，有泄密可能的；（3）邮件来往中发现病毒较多的；（4）公司重要邮箱；（5）其他重要邮件需进行跟踪的。
四、申请流程1.申请人填写《企业邮箱申请单》，呈部门负责人、邮箱管理员审核；2.邮箱管理员根据审核情况，设定申请人用户帐户和初始密码；3.申请人接到邮箱地址后，即为该邮箱的使用责任人，申请人应对其邮箱传播的所有活动和事件负责。
五、具体设置及使用规范：1.设置规范：（1）企业邮箱登陆地址为:；（2）用户名:个人邮箱名称以员工名字拼音全写来命名。
部门科室邮箱以科室名字全拼命名。
后缀@；例：韩梅梅，邮箱名字为：hanmeimei@；人力资源部，邮箱名字为：renliziyuanbu@。
用户名严禁改动与调换。
（3）邮箱的初始密码为Asd258，登陆邮箱后必须修改密码为复杂密码，长度为6-16位。
（4）邮箱账户设置中个人信息为：本人真实全名及联系方式；（5）默认个性签名规范如下：（10号字体加粗黑色）河北XX化工集团有限公司Hebei XX Chemical Group Co.,Ltdxxxx 部（部门名）xxx（姓名）座机：031X-XXXXXXXX 手机：XXXXXXXXXXX网址：地址：石家庄市XX区XX大街9号XXXX大厦A座100层；2.使用规范：（1）员工发送对外邮件时，必须包含以下内容：A.称谓：包含“先生、女士、部长、经理”等敬称；B.问候语：如“您好！”、“早上好”、“工作辛苦了”等；C.需告知事件的内容描述，描述应具体、明确、简洁；D.告知邮件中的附件个数以及内容描述；E.结束语：如“商祺”、“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复”、“请立即回复”等内容；（2）公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，并保留发放记录。
公司电子邮箱安全管理制度
一、总则为加强公司电子邮箱安全管理，保障公司信息安全和员工个人隐私，防止电子邮件系统遭受恶意攻击，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有使用电子邮箱的员工及外部合作伙伴。
三、安全责任1. 公司信息技术部门负责制定和更新电子邮箱安全管理制度，并监督执行。
2. 各部门负责人对本部门员工使用电子邮箱的安全负责。
3. 员工应自觉遵守本制度，对违反制度的行为承担相应责任。
四、电子邮箱账户管理1. 电子邮箱账户的申请、分配、变更和注销，由信息技术部门统一管理。
2. 员工申请电子邮箱账户时，应提供真实、有效的个人信息。
3. 员工离职或调离原岗位时，应及时办理电子邮箱账户注销手续。
4. 电子邮箱账户密码应定期更换，不得使用简单、易猜的密码。
五、邮件安全管理1. 邮件发送（1）发送邮件时，应确保邮件内容真实、合法，不得发送违法、违规信息。
（2）发送重要邮件时，应使用加密功能，确保邮件传输过程中的安全。
（3）不得向未经验证的第三方发送邮件，以免泄露公司信息。
2. 邮件接收（1）员工应定期检查电子邮箱，及时处理邮件。
（2）对可疑邮件，应谨慎处理，必要时可咨询信息技术部门。
（3）不得随意下载、运行邮件附件，防止病毒、木马等恶意软件入侵。
3. 邮件存储（1）电子邮箱存储空间有限，员工应定期清理不再需要的邮件。
（2）重要邮件应备份至其他存储介质，确保数据安全。
六、安全意识培训1. 信息技术部门应定期组织员工进行电子邮箱安全意识培训。
2. 培训内容包括：电子邮箱安全知识、常见网络攻击手段、应急处理措施等。
七、监督检查1. 信息技术部门应定期对电子邮箱安全管理制度执行情况进行检查。
2. 对违反本制度的行为，应进行严肃处理，情节严重的，追究相关责任。
八、附则1. 本制度由信息技术部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
3. 本制度如有未尽事宜，由公司另行规定。
公司邮箱使用管理制度
第一章总则第一条为规范公司内部电子邮件的使用，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括但不限于正式员工、实习生、兼职人员等。
第三条本制度遵循国家相关法律法规，符合公司内部管理要求。
第二章邮箱申请与分配第四条员工入职后，需向人力资源部门提交邮箱申请，由IT部门进行邮箱分配。
第五条邮箱用户名应使用统一的命名规则，如“部门简称-姓名”，便于识别和管理。
第六条邮箱分配后，员工应妥善保管邮箱密码，不得泄露给他人。
第三章邮箱使用规范第七条邮箱主要用于公司内部沟通、协作、业务往来等正式事务。
第八条邮箱不得用于以下行为：（一）发送垃圾邮件、广告邮件、违规邮件等；（二）传播虚假信息、恶意软件、病毒等；（三）泄露公司商业秘密、个人隐私等；（四）违反国家法律法规、公司规章制度的行为。
第九条邮箱发送邮件时应注意以下事项：（一）邮件主题应简洁明了，便于收件人快速了解邮件内容；（二）邮件正文应清晰、规范，避免使用模糊不清的语句；（三）邮件附件应经过病毒扫描，确保安全；（四）邮件发送对象应准确无误，避免误发或遗漏。
第四章邮件管理第十条邮箱管理员负责邮箱的日常管理和维护，包括：（一）监控邮箱使用情况，发现违规行为及时处理；（二）定期备份邮箱数据，确保数据安全；（三）定期清理垃圾邮件、无效邮件，释放邮箱空间；（四）协助员工解决邮箱使用问题。
第十一条邮箱管理员应定期对邮箱进行安全检查，发现安全隐患及时报告给公司领导，并采取措施予以解决。
第五章奖惩措施第十二条对于遵守本制度，积极维护公司邮箱使用秩序的员工，公司将给予一定的奖励。
第十三条对于违反本制度，造成不良影响的员工，公司将按照公司规章制度进行处罚。
第六章附则第十四条本制度由公司人力资源部门负责解释。
第十五条本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
第十六条本制度可根据公司实际情况进行调整和修订。
电子邮件安全管理制度
一、目的为加强公司电子邮件的安全管理，保障公司信息安全和业务连续性，防止信息泄露、恶意攻击和网络诈骗等风险，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有员工及合作伙伴，涉及电子邮件的收发、存储、处理和使用等环节。
三、制度内容1. 邮箱账户管理（1）员工入职后，由行政部门为员工开通公司官方邮箱账户，并设置初始密码。
（2）员工应妥善保管个人邮箱账户及密码，不得泄露给他人。
（3）员工离职时，应将邮箱账户交还行政部门，并确保邮箱内无公司机密信息。
2. 邮件内容管理（1）邮件内容应遵循国家法律法规，不得含有违法、违规信息。
（2）涉及公司机密、商业秘密的邮件，应在邮件标题中标注“保密”字样，并设置邮件访问权限。
（3）员工不得利用公司邮箱进行违法活动，如发送垃圾邮件、病毒邮件等。
3. 邮件传输安全（1）公司采用加密技术，确保邮件在传输过程中的安全性。
（2）员工不得使用公共Wi-Fi、不明来源的邮件客户端等不安全的网络环境进行邮件收发。
（3）公司定期对邮件系统进行安全检查，及时修复安全漏洞。
4. 邮件存储与备份（1）公司建立邮件存储与备份制度，定期对邮件进行备份，确保邮件数据的安全。
（2）邮件存储空间应按需分配，避免占用过多存储资源。
（3）员工离职时，应将邮箱内的邮件清空或转移至其他邮箱。
5. 邮件使用规范（1）员工不得利用公司邮箱进行个人事务，如发送私人邮件、交友等。
（2）员工不得转发未经核实的邮件，避免传播虚假信息。
（3）员工在收发邮件时，应注意邮件来源，避免点击不明链接、下载不明附件。
四、责任与处罚1. 公司行政部门负责本制度的具体实施与监督。
2. 员工违反本制度，将根据情节轻重给予警告、罚款、停职等处罚。
3. 员工因违反本制度导致公司信息泄露、经济损失等后果，将承担相应法律责任。
五、附则本制度自发布之日起实施，由公司行政部门负责解释。
如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。
集团企业邮箱管理制度
集团企业邮箱管理制度第一章总则第一条为了规范集团企业内部邮箱管理，加强企业信息安全管理，提高办公效率，制定本制度。
第二条本制度适用于集团企业全体员工，包括各部门、子公司及分支机构。
第三条集团企业邮箱管理应遵循合法、规范、安全、便捷的原则，同时保障企业信息安全。
第二章邮箱的申请和使用第四条公司员工在入职时应填写邮箱申请表，企业为员工分配企业邮箱。
第五条员工需妥善保管个人邮箱账号和密码，不得向他人透露。
第六条员工应合理、规范地使用邮箱，不得以此为借口从事违法、违规活动。
第七条邮件的发送、接收、备份应符合公司管理规定。
第三章邮件的安全保密第八条员工在使用邮箱时，应当严格保密公司内部重要信息，不得泄露给外部机构或个人。
第九条离职员工需将工作邮箱中的重要邮件进行备份，并按公司规定交还企业。
第十条员工不得利用邮箱进行非工作相关的交流，不得传播垃圾邮件或虚假信息。
第十一条对于收到的可能存在风险的邮件，员工应及时上报给公司网络安全部门进行处理。
第四章邮箱的管理和监督第十二条公司网络安全部门应定期对企业邮箱进行监控，及时发现和处理存在安全风险的问题。
第十三条公司应当建立完善的邮箱管理制度，对涉密、重要信息进行分类管理和备份。
第十四条公司有权对员工的工作邮箱进行查看和监控，保证企业信息的安全和保密。
第五章违规处罚第十五条对于违反集团企业邮箱管理制度的员工，公司有权进行相应的处理，包括扣发奖金、降薪、停职、解雇等处罚。
第十六条对于违反集团企业邮箱管理制度的严重事件，公司有权向公安机关报案。
第十七条对于企业信息泄露造成的经济损失，员工应承担相应的赔偿责任。
第六章附则第十八条本制度的具体解释权归集团企业总部网络安全部门。
第十九条本制度自发布之日起正式实施。
第二十条本制度如有需要修改，须经总部网络安全部门备案后，方可执行。
第二十一条本制度解释权属于集团企业总部。
电子邮件管理制度
电子邮件管理制度
文件编号
版次
发行日期
为使公司内部文件传递更为通畅、快捷、高效，加强各部门对外与公司内部的交流与合作的整体规范，公司特制订以下公司电子邮箱使用管理规定。
一、电子邮箱用于公司对外合作单位、公司各部门的电子邮件的信息交流、工作联系、业务沟通及文件快速传送等，是公司对外与对内交流的快速通道。
5、为保证邮箱使用与容量效率，每天在岗时间内必须开启邮件软件,并设置成每5分钟自动收取，有新邮件要及时查看。因收取不及时造成容量限制及影响工作进度、效率者予以工作渎职的严肃处罚。
四、公司电子邮箱应遵守下述规定：
1、通过电子邮件传输的信息,必须遵照《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》的规定。
2、不得利用电子邮箱服务危害国家安全,泄露国家秘密，不得从事违法犯罪活动。
3、各类、各级的沟通与协调可以通过公司邮箱根据岗位职责与处理权限逐层、逐级请示、回复完成，如属特重大事项可直接越级请示完成。对于批示、回复等重要性邮件必须至少保存20个工作日。离职人员不得删除离职前最近三个月内的所有工作文件。
4、各级、各层收到邮件后，接收人必须立即予以回复（在本权限范围内能够解决或协商解决的）或转发上级领导（在本权限范围无法解决的，附上自己的意见）,严禁拖沓、推诿、延迟，否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行严厉处罚。
五、公司员工离职后，办公室管理员应把离职人员邮箱登陆权限收回，邮箱保留一周后删除，邮箱内的邮件及时转送给相关负责人，确保业务持续开展.
核准：
审核：
经办：张艳敏
二、公司按照工作需要来分配员工个人电子邮箱，命名规则是:富龙首字母（fl)+下划线(_）+名字的全拼，各位邮箱使用人收到新的邮箱号码后应及时更改密码（原始密码cdfl123)，防止邮箱被盗用。
公司邮箱管理制度
公司邮箱管理制度1. 引言为了规范和有效管理公司的邮箱系统，保障信息安全和工作效率，订立本公司邮箱管理制度。
本制度适用于公司全体员工，并具有管束力。
2. 邮箱账号申请与管理2.1 邮箱账号申请1.员工入职后需向IT部门提出申请，申请公司邮箱账号。
2.员工需供应有效的个人身份证件和相关个人信息。
2.2 邮箱账号授权1.IT部门对员工的邮箱账号进行授权管理，包含权限的添加、修改和删除。
2.不同员工的权限依据岗位级别、职责和需要进行设置，并由相关部门主管审批。
2.3 邮箱账号使用1.员工只能使用本身的邮箱账号，不得将账号泄露或出借给他人。
2.禁止使用他人的邮箱账号发送或接收邮件。
3.禁止发送包含有违反公司政策和法律法规的内容的邮件。
2.4 邮箱密码管理1.员工必需设置强度合适的邮箱密码，且定期更换密码。
2.禁止共享邮箱密码给他人。
3.发现密码泄露或遗忘，应及时向IT部门报告并重置密码。
3. 邮件使用规范3.1 邮件发送与接收1.邮件发送内容应符合公司相关政策，包含但不限于商业机密、商业保密协议。
2.邮件接收者应及时查阅、回复或转发邮件，并保持邮件的完整性。
3.2 邮件保管与备份1.员工应依照公司相关规定保存邮件，并在离职前将工作相关邮件归档。
2.公司对全部电子邮件进行定期备份，以确保数据的安全性。
3.3 邮件签名与格式1.员工应在每封邮件中使用公司供应的统一签名。
2.邮件格式应规范、简洁，避开使用过多的图片、颜色和特殊字符。
3.4 欠妥使用邮件1.禁止发送垃圾邮件、钓鱼邮件或其他违法违规的电子邮件。
2.禁止使用公司邮件系统进行个人营销或推广活动。
3.禁止发送带有病毒、恶意链接或可疑附件的邮件。
4. 维护与安全4.1 邮箱安全防护1.员工应保护好本身的邮箱账号和密码，避开泄露风险。
2.不得随便在公共场合登录公司邮箱账号。
3.发现异常情况，如账号被盗用或密码遭到窃取，应立刻向IT部门报告。
4.2 邮箱安全扫描1.公司将定期对全部邮箱进行安全扫描和漏洞检测。
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集团公司电子邮件管理制度（试行）
1目的
为了加强集团公司电子邮件的管理，规范公司网络信息传递及发布行为，维护形象增强网络信息安全性，特制订本制度。
2适用范围
本办法适用于XX石油技术（集团）有限公司（以下简称“集团公司”）及其全资
子公司，控股子公司参照执行。
3释义
3.1 集团公司电子邮件系统是指建立在集团公司邮件基础设施之上由集团公司统一建设并实施管理的集团公司自有邮件系统，不包括员工使用的各种免费邮箱和其它邮件系统。
3.2 群组是指大量组员的集合，群组地址相当于所有组员电子邮箱地址的集合。
当向该群组地址发送邮件时，所有组员的电子邮箱都可以收到邮件
4使用要求
4.1 与公务、工作相关的邮件通信必须使用集团公司邮箱，不得使用其他邮箱。
4.2 各单位、各部门在印制名片、外联及集团内外部交流时，均须统一使用集团公司邮箱。
5 邮件系统管理
5.1 信息化技术中心负责集团公司电子邮件系统的总体规划、规则制定，负责邮件系统基础设施、软硬件资源的配置、运行和邮件路由的统一配置、管理。
5.2 集团公司电子邮件系统采用单域管理模式，使用统一的域名“@”
（以下简称ANTONOIL域）。
5.3 集团公司提供的个人邮箱标准容量限定为2GB，用户须定期清理无用邮件，系统将对超过标准容量的邮箱强制要求归档，避免因邮箱容量超限造成邮件使用速度减慢。
6 用户管理
6.1 集团公司信息化技术中心负责集团公司邮件账户的管理。
6.2 所有员工入职后统一按人力资源部门的员工入职申请流程创建邮箱账号，临时账号申请时必须设置有效期限。
6.3 邮件账户的注册、更改、注销，根据人力资源部门的入职、变更和离职流程进行办理。
6.4 用户的邮件账户采用实名制。
对外邮件格式为“用户简称@”，用户简称一般采用汉语拼音全拼。
若有重名情况，在姓名后加数字进行区别。
境外机构可以采用用户的英文名称。
6.5 用户的邮件账户必须设置密码。
集团公司信息化技术中心统一制定密码策略。
用户必须在完成初次客户端配置后和使用中及时更新口令。
系统设置口令更改频率为90天。
6.6 当用户的邮件账户被锁定、过期或密码遗忘时，为维护邮件信息安全，用户本人需以书面形式向信息化技术中心申请解锁或更改密码。
6.7 邮件账户仅限本人使用。
用户有责任保护自己的密码，并承担因失密而引起的后果。
6.8 信息化技术中心一旦发现用户的邮件账户发送病毒邮件后，为维护整体邮件系统运行安全，将暂停该邮件账户的使用，并进行处理，待处理完毕后再将邮件账户重新开启。
6.9 电子邮件系统是公司提供的办公工具，原则上仅限于员工用于与工作相关的信息传递。
邮件使用必须符合国家法律法规和公司有关规定。
6.10 邮件系统拒绝收发以下情况的邮件：
a）邮件大小超过30MB。
b）邮件收件人、抄送人、密送人总数多于50人。
c)邮件附件多于10个。
d）含有.vbs、.exe、.bat、.pif、.scr等扩展名的附件。
e）主题、正文或附件中含有违反中华人民共和国法律所规定相关条例的内容。
6.11 各单位可根据工作需要申请公用邮箱，但只能用于接收邮件，不能用于发送邮件。
公共邮箱必须由专人负责并报送信息化技术中心备案。
7 群组管理
7.1 集团公司信息化技术中心负责集中管理所有群组的创建、删除和授权。
群组内容（成员）的更新，由群组管理员进行管理。
7.2 邮件群组分为永久群组和临时群组，用人单位申请后由信息化技术中心统一进行创建。
在申请临时群组时，必须设定好该临时群组的使用期限。
8 附则
本制度自正式颁布之日起开始实施，由集团公司信息化技术中心负责解释。