15、证券营业部客户档案管理办法

国海证券有限责任公司

证券营业部客户档案管理办法

第一章总则

第一条为加强对营业部客户档案管理工作，防范风险，结合营业部的实际特制定本办法。

第二条客户档案管理工作是营业部工作的重要组成部分，担负着服务和真实记录客户办理业务过程的重要任务，各营业部必须严格执行客户档案管理办法的规定。

第三条存取凭单由财务人员保管，不列入客户档案管理范围。

第二章客户档案管理原则

第四条客户档案管理工作实行统一领导、分级管理。经纪业务部统一制定客户档案管理办法，各营业部负责组织实施。

第五条客户档案是营业部的重要资料，必须由营业部指定专管员统一归档保管,任何人不得占为已有。

第六条提高客户档案管理的保密系数和安全性，实行双人入库，双人查阅办法,建立查阅登记制度。

第七条对客户档案进行及时分类、整理、归档，提高管理质量与效率。

第三章客户档案归档范围

第八条营业部客户档案指客户在营业部进行交易活动的所有相关资料，具体包括以下十类：

（一）开户资料（含股东账户、资金账户开户有关合同、申请表等及相关证件复印件）；

（二）银证转账协议、网上交易协议；

（三）销户资料；

（四）修改开户资料、密码修改、挂失、冻结、解冻资料；

（五）转托管、指定交易、撤指定交易资料；

（六）委托凭单；

（七）授权委托书；

（八）二级市场代理配售协议；

（九）客户录音、录像资料；

（十）其他资料。

第四章客户档案的整理和保管

第九条分类编号。所有客户档案应按时间先后顺序排列分类编号、整理，装订登记造册，分类保管。

第十条资料装订。装订客户档案应将资料上的订针、别针去除，以免资料破损，同时要有封面、封底，注明每卷资料的份数、张数、页码、起止日期、资料名称、装订日期、卷宗编号、装订人、复核人签名盖章；股东账户开户资料按股东编号从小到大的顺序排列，每200份装订一册；其余资料可按月、季、年或份数装订一册，保证资料的连续性、完整性和可塑性。

第十一条填写《客户档案登记表》（见附件：表一）。客户档案装订成册后，应将资料按种类分类，建立客户档案登记簿，进行逐卷登记。

第十二条客户档案保管。客户档案的保管应由营业部指定专人保管，实行经办人与保管人分离的监管制度。每月移交给营业部专职保管员保管，移交时，要建立移交登记簿，注明移交的种类、份数、移交时间、移交人、接收人等。

第十三条借用其他营业部席位开股东账户的营业部，须定期将客户的股东账户档案交出借席位的营业部的专职保管员保管(受理营业部留存股东账户开户资料复印件备查)。移交时，要建立登记簿，注明营业部名称、移交的种类、份数、移交时间、移交人、接收人。

第十四条保管要求

（一）保管员应具有良好的职业操守，工作认真、细致，完整地保管客户档案资料；

（二）客户档案存放处应安全、防盗、防火、防水、防蛀，声像资料和磁盘要避光、隔热处专柜保管；

（三）保管人员调动工作时，要办理移交手续，要有经办人、监交人签名，由营业部经理审批后方可离开；

（四）上述（一）至（八）类客户档案要求保存二十年以上，（九）类保存三个月以上。

第五章查阅

第十五条查阅客户资料要建立查阅登记制度，办理查阅手续，详细记录查阅情况。查阅时，须填写《客户资料查阅登记表》（见附件：表二），并经交易部经理签字审批。只限于在规定的地点内查阅，不能私自带走，公司内部查阅也需办理查阅手续。查阅人确实需要复印或拍照查阅资料的，须经营业部总经理审批，并做好复印或拍照资料的记录。

第十六条查阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的资料，不得在资料上画圈、划线与涂改，不得向无关人员或外部人员泄露客户档案内容。

第十七条外单位或客户查阅客户档案的，营业部要认真审查查阅人的有效证件，若要求复印或拍照资料的，将对外复印或拍照的资料留底，注

明该资料提供给的单位名称、事由、时间、经办人，报总经理审批，重要资料的查询、复印或拍照还须向经纪业务部报告。具体受理手续如下：（一）受理人民法院等执法部门查阅客户资料的手续。

人民法院等执法部门因审理案件需要向营业部查询客户档案资料或查阅与案件有关的会计凭证、账册、报表、客户开户登记表等相关资料时，营业部应当积极配合。在查阅时，人民法院等执法部门应当向营业部出具正式公函，由交易部经理负责审核。经营业部总经理批准后，方可办理查阅手续，并要求查阅人员对营业部提供的资料保守秘密。

（二）受理客户股东账户档案本人查阅资料的手续。

由客户本人提交《客户查阅资料申请书》（见附件：表三），经办员验明“三证”和《客户查阅资料申请书》后，将《客户查阅资料申请书》、客户证件交交易部经理审批签字后，指定专人负责查阅，查阅时，要采取有效措施，注意对其它客户资料的保密。

（三）受理客户的合法代理人查阅资料的手续。

由客户的合法代理人提交《客户查阅资料申请书》，经办员验证客户的“三证”及代理卡或经公证的委托代办书、代理人的有效身份证明文件，并通过电脑资料查询核对无误后，将客户证件、《客户查阅资料申请书》交交易部经理审批签字后，指定专人负责查阅。

（四）受理客户的继承人查阅资料的手续。

由客户的继承人提交《客户查阅资料申请书》、公证书、有效身份证明文件、股东代码卡、资金账户卡，柜员核对证件及填妥的《客户查阅资料申请书》无误后，将客户证件、《客户查阅资料申请书》交交易部经理审批签字，并指定专人负责查阅。已死亡的客户家属查阅该客户资料的，还须

提供客户死亡证明及证明查阅人与该客户法律关系的有效法律文件，如户口簿、结婚证等。

第十八条查阅归还时，必须当面交点清楚，如有发现有遗失或损坏的，应立即向营业部负责人报告，及时进行处理；归还后，注明归还时间，查阅人、接收人签名。

第六章客户档案遗失、泄密责任

第十九条客户档案遗失，泄密按其行为所造成不良影响的，根据情节轻重，给予通报批评、记过处分、记大过、警告、严重警告或辞退，触犯刑法的，将移交司法机关，依法追究其刑事责任。造成经济损失的参照《国海证券有限责任公司营业部差错处理管理办法》处罚。

第七章附则

第二十条本办法由经纪业务解释和修订。

第二十一条本办法自下发之日起执行。

附件：1、《客户档案登记表》

2、《查阅客户资料登记表》

3、《客户查阅资料申请书》