20090701社会保险业务档案管理规定试行
《社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案》

《社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案》工作方案为认真贯彻落实人力资源和社会保障部、国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定(试行)》(以下简称《规定》)及《关于贯彻落实社会保险业务档案管理规定的通知》(人社险中心函〔202x〕59号)精神,蒙自县社会保险中心为有序推进我县社会保险经办机构业务档案管理工作,确保取得实际成效,结合实际,特制定如下工作方案:一、指导思想《规定》的颁布实施,是加强社会保险经办管理规范化建设的一项重要举措,是实现对参保职工“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件,也是社会保险经办管理制度化、规范化和标准化的必然要求。
社会保险经办机构要站在促进社会保险事业可持续发展、维护广大参保人员的合法权益和推进社会保险经办管理规范化的高度,深刻认识贯彻落实《规定》的重要性和紧迫性,切实抓好贯彻落实。
二、目标任务以《规定》的颁布实施为契机,大力推进社会保险业务档案规范化建设,力争用3年左右的时间,使全县社会保险业务档案管理普遍达到:制度措施落实、场地设施落实、专业人员落实、保障经费落实,基本实现社会保险业务档案管理的制度化、规范化和标准化,全面提升社会保险经办管理能力和服务水平,为广大参保对象提供更加优质、高效、便捷的管理服务。
三、实施步骤(一)动员准备阶段(202x年1月至202x年2月)1、认真组织学习《社会保险业务档案管理规定(试行)规定》,切实抓好贯彻落实。
2、制定蒙自县社会保险中心社会保险业务档案管理工作实施方案,主要明确档案管理制度、专管人员、档案室落实等内容。
3、做好社会保险业务档案管理系统信息化工作。
(二)实施阶段(202x年1月至202x年12月)1、建章立制(202x年1月至202x年3月)(1)制定社会保险业务档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度。
2(2)制定《蒙自县社会保险中心社会保险业务档案归集目录》。
2、整理归档(202x年1月至202x年12月)(1)档案归集在具体的社会保险业务档案管理办法未出台前,对各类业务档案按照年度、险种、业务种类先进行初步归集、分类,于202x年4月前完成先期归集工作,并对202x年9月1日以后新形成的业务档案及时进行归集。
社会保险业务档案管理规定

天宁区社会保险业务档案管理规定第一条为规范社会保险业务档案管理,维护社会保险业务档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规,制定本规定。
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构),管理社会保险业务档案,适用本规定。
第三条本规定所称社会保险业务档案,是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中,直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作,并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所,确保档案的安全,并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求,保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放,严防毁损、遗失和泄密。
第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据,按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档,确保归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改。
第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点,以方便归档整理和检索利用为原则,采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理,并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。
负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管,并及时编制索引目录。
第九条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。
定期保管期限分为10年、30年、50年、100年,各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。
社会保险业务档案操作规程

社会保险业务档案管理操作规程(试行)第一章档案业务材料的收集、整理、立卷在社会保险业务经办过程中形成的已办结的各种文件材料,按照《新疆维吾尔自治区社会保险业务档案管理实施细则(试行)》进行收集、整理、立卷。
第一节档案资料的收集档案资料的收集是指相关责任人(业务人员或兼职档案员),把分散在本单位业务部门和业务经办人员手中的具有保存价值的档案资料按照规定的范围和办法集中归集,确保安全、完整,实行统一管理的工作。
一、档案资料的收集范围各地按照《新疆维吾尔自治区社会保险业务档案管理实施细则(试行)》制定的《社会保险业务档案保管期限表》所列内容进行收集,就是收集业务工作过程中日常已办结的、按照规定具有保存价值的专业性文字材料、申报凭证、审核表单、结算凭证、电子文档、图表、声像、实物等不同载体的原始记录。
二、档案资料的收集要求1、做到办结一件收集一件,不同的业务资料分类存放,每类资料按办理的时间顺序扣放在专用的整理箱(架)中。
当文件累积到一定厚度时,按照规定的案卷厚度整理齐整后,用金属夹分类夹起存放,一般案卷厚度不超过35mm。
2、收集过程中必须审核每份资料的构成要素(包括名称、签章、日期、项目)并审核档案资料的主附件是否符合相关业务规定,确保档案资料的真实性、完整性、有效性。
3、收集过程中必须审核每份资料是否符合长期保管的质量要求。
包括纸质、墨水、字迹的清晰度等是否符合存档要求,如不符合要求需进行相应处理。
4、平时注意收集具有保存价值的业务文件、会议纪要、会议决议决定、照片、声像资料等,避免有价值的档案资料遗失。
第二节档案资料的整理档案资料的整理是指对收集到的档案资料去除杂物、统一规格、托裱、复制并进行分类、排列和编目,使之整齐美观、排列规范,组成有序体系的过程。
一、档案资料的整理原则社会保险业务档案,由业务经办人员将收集的档案资料,遵循业务经办的规律和特点,保持文件之间的内在联系,依照《社会保险业务档案保管期限表》,采取以案卷为单位,按“年度―业务环节”或“年度-险种-业务环节”的分类方法进行整理。
社会保险业务档案管理规定(试行)

社会保险业务档案管理规定(试行)中华人民共和国人力资源和社会保障部国家档案局令第3号人力资源社会保障部和国家档案局制定了《社会保险业务档案管理规定(试行)》,现予公布,自2009年9月1日起施行。
人力资源社会保障部部长尹蔚民国家档案局局长杨冬权二〇〇九年七月二十三日社会保险业务档案管理规定(试行)第一条为规范社会保险业务档案管理,维护社会保险业务档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规,制定本规定。
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构),管理社会保险业务档案,适用本规定。
第三条本规定所称社会保险业务档案,是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中,直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作,并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所,确保档案的安全,并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求,保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放,严防毁损、遗失和泄密。
第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据,按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档,确保归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改。
第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点,以方便归档整理和检索利用为原则,采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理,并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。
社会保险业务档案管理实施细则

社会保险业务档案管理实施细则一、档案管理的基本原则1.法定原则:按照国家和地方相关法律法规的规定进行档案管理,保障社会保险业务档案的合法性和合规性。
2.完整原则:确保社会保险业务档案的完整性,所有相关资料应全面、准确、无缺失地收集和归档。
3.安全原则:建立健全的社会保险业务档案安全管理制度,保护社会保险业务档案的安全和保密。
4.便捷原则:建立科学有效的社会保险业务档案检索和利用制度,方便相关人员查询和使用相关档案。
二、档案管理的主要内容1.档案分类:根据社会保险业务的性质和种类进行分类,包括基本医疗保险档案、失业保险档案、工伤保险档案、生育保险档案等。
2.档案收集:建立社会保险业务档案收集制度,明确相关人员的责任和义务,确保社会保险业务档案的及时收集。
3.档案归档:对于已收集到的社会保险业务档案,按照统一的归档标准进行整理和归档,确保档案的有序存放。
4.档案检索:建立科学的档案检索制度,包括索引建立、检索方式和查询权限的管理等,方便相关人员查询所需档案。
5.档案利用:明确档案利用的范围和条件,确保档案的合法、合规的利用,维护社会保险业务档案的安全和保密。
6.档案移交:在档案移交时,应编制移交手续和移交清单,确保档案的完整和准确。
7.档案保管:建立社会保险业务档案的保管制度,包括档案的位置安排、存储设施的要求和安全防范的措施等,确保档案的安全。
8.档案销毁:对于已经归档的社会保险业务档案,根据规定的保管期限和审批程序进行销毁处理,确保档案管理的规范性。
三、档案管理的责任和义务1.业务部门:负责收集、整理和归档社会保险业务档案,并按照规定的时间和程序进行档案移交和销毁。
2.档案管理部门:负责制定档案管理制度和档案管理工作规范,对业务部门进行档案管理培训和指导,并监督业务部门的档案管理工作。
3.相关人员:负责按照档案管理制度和规范进行档案收集、整理、归档、检索和利用工作,并保守档案的安全和保密。
四、档案管理的监督检查1.审计机构:对社会保险业务档案管理进行定期或不定期的审计检查,评估档案管理的合规性和效果。
社保业务档案管理制度

社保业务档案管理制度一、制度目的为规范社保业务档案管理工作,促进社保业务规范化、标准化管理,提高档案管理和业务服务质量,制定本制度。
二、适用范围本制度适用于全公司社保业务档案管理工作。
三、管理职责1. 党委、行政主要负责人负责社保业务档案管理制度的落实和执行情况的监督检查,做好各项档案管理工作。
2. 人事行政部门负责社保业务档案的整理、归档、保管、查询、销毁等工作,并定期对档案进行维护、更新、整理。
3. 各部门按照本制度规定的要求,及时向人事行政部门提供社保业务档案材料,负责档案的提交、领取、抄写、传递等工作。
四、档案管理制度1. 档案的保管(1)社保业务档案应按照人员姓名排序归档,每个人的档案以文件夹或盒子为单位装订,每个文件夹或盒子应贴有编号、姓名、岗位、入司时间等标签。
(2)社保业务档案应按时归档,原始材料应归档15个工作日内,并在档案无误后确认收档。
(3)社保业务档案的优先级为:领导干部档案、专业技术人员档案、普通员工档案。
(4)社保业务档案应存放在安全的位置,定期检查社保业务档案的安全防范措施,确保其安全性和完整性。
(5)社保业务档案防水、防潮、防火、防盗等措施应该加强。
2. 档案查询(1)社保业务档案查询应向人事行政部门提出申请,并注明查询的原因。
(2)查询人员必须出示有效的身份证明,经办人员应查验身份证并确认身份后,方可出示档案。
(3)查询人员不得将所查询的社保业务档案遗失、污损或泄露等,不得逾越自用或向任何人泄露社保业务档案内容。
3. 档案销毁(1)社保业务档案的保管期限为员工离职或3年后销毁。
(2)销毁前应当进行审查、整理和复核,严禁误删、误销等情况。
(3)销毁应由人事行政部门主管负责,确保档案信息完整无误,并按规定及时注销信息。
五、附则(1)社保业务档案管理涉及到企业的机密信息,管理人员必须保证信息的保密,不得随意泄露社保业务档案中的内容。
(2)本制度的修改应由人事行政部门提出、汇总建议,经党、政两级主管部门研究后颁发。
吉林省社会保险事业管理局关于贯彻落实人社部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定(试行)》的通知

吉林省社会保险事业管理局关于贯彻落实人社部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定(试行)》的通知文章属性•【制定机关】吉林省社会保险事业管理局•【公布日期】2009.10.13•【字号】吉社保函[2009]81号•【施行日期】2009.10.13•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】人力资源其他规定正文吉林省社会保险事业管理局关于贯彻落实人社部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定(试行)》的通知(吉社保函[2009]81号)各市(州)、县(市、区)社保局,长白山管委会社保局筹备组:国家人力资源和社会保障部、档案局于2009年7月23日联合颁布了《社会保险业务档案管理规定(试行)》,并自9月1日起施行。
为认真贯彻落实《规定》,加强我省社会保险业务档案的建设和管理工作,根据省局局长办公会确定的实施意见,现将我省贯彻落实具体安排通知如下:一、切实加强组织领导,建立省、市、县三级工作网络社会保险业务档案是对参保单位和参保个人参保情况的真实记录,是维护参保对象权益,确定参保人享受社会保险待遇的重要依据,是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证,也是国家档案资源的重要组成部分。
加强社会保险档案管理,是实现社会保险经办管理标准化、规范化的必然要求。
省局非常重视此项工作,成立了规范管理办公室,具体负责全省业务档案管理的指导工作。
各市县社保局也要深刻认识贯彻落实《规定》的重要性和紧迫性,按照省局确定的原则和精神切实抓好贯彻落实。
一是把学习贯彻落实《规定》作为当前和今后一个时期的重要工作,列入重要议事日程,按国家和省局要求做出计划和安排;二是要根据要求明确领导责任,明确管理部门,明确管理人员,建立工作目标责任制;三是要加强与同级档案行政管理部门的联系,争取业务支持和指导。
要按照省局的要求,按期完成各阶段工作任务。
二、继续加强基础建设,优化业务档案管理环境各地要将业务档案管理工作与“三化”建设工作紧密结合起来,在原有档案中心建设基础上,充分利用原有资源,在“三化”建设达标验收基础上,对照《规定》要求,积极协调相关部门解决社会保险业务档案管理必需的场地、人员、经费等问题,要统筹规划档案管理基础建设工作,同一统筹区域内可建设综合性档案库房,库房及计算机管理系统建设要按照《规定》要求标准建设,高标准、高要求,至少10年不落后。
社保经办业务档案管理制度

第一章总则第一条为规范社会保险经办业务档案管理,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合我单位实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位社会保险经办业务档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条社会保险经办业务档案是社会保险工作的真实记录,是维护参保人合法权益的重要依据,是推进社会保险事业发展的重要资源。
第二章档案管理职责第四条社会保险经办业务档案管理工作由单位档案管理部门负责,业务部门协助。
第五条档案管理部门职责:(一)建立健全档案管理制度,制定档案收集、整理、保管、利用和销毁等工作流程;(二)负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作;(三)组织开展档案管理人员培训,提高档案管理水平;(四)定期检查、指导业务部门档案管理工作;(五)定期向单位领导汇报档案管理工作情况。
第六条业务部门职责:(一)按照档案管理制度,及时、准确、完整地收集、整理和归档经办业务档案;(二)配合档案管理部门做好档案的保管、利用和销毁工作;(三)加强对经办业务档案的日常管理,确保档案安全。
第三章档案收集与整理第七条档案收集:(一)按照国家档案局、人力资源和社会保障部等有关部门的规定,收集社会保险经办业务档案;(二)档案收集应确保档案的完整性、准确性和安全性;(三)档案收集工作应与业务经办同步进行。
第八条档案整理:(一)档案整理应遵循统一标准,按照档案分类、编目、编号、装订等要求进行;(二)档案整理应确保档案的整洁、规范和便于利用;(三)档案整理工作应在档案收集完成后进行。
第四章档案保管与利用第九条档案保管:(一)档案保管应按照国家档案局、人力资源和社会保障部等有关部门的规定,采用适宜的保管设施和方法;(二)档案保管应确保档案的实体安全和信息安全;(三)档案保管应定期检查、清点,发现问题及时处理。
第十条档案利用:(一)档案利用应遵循合法、合理、公开、便民的原则;(二)档案利用应经档案管理部门审核批准;(三)档案利用应确保档案的保密性和真实性。
社会保险业务档案管理规范

社会保险业务档案管理规范一、引言社会保险作为一项重要的社会保障制度,对于保障人民群众的基本生活需求起着至关重要的作用。
而社会保险业务档案管理的规范与有效,是确保社会保险制度能够顺利进行、高效运行的基础。
本文将就社会保险业务档案的重要性和管理规范进行论述和分析。
二、社会保险业务档案的重要性社会保险业务档案是记录和保存社会保险活动相关信息的重要载体。
它包括参保人员的个人信息、参保缴费记录、社会保险待遇和赔偿的申领与支付情况等内容。
正常、完整、准确的档案信息能够确保社会保险制度公平、公正、透明地运行,从而保障参保人员的合法权益。
同时,社会保险业务档案也为政府机关的决策提供了重要的参考依据,以便更好地制定和调整社会保险政策。
三、社会保险业务档案管理的规范1.档案归档管理社会保险机构应建立健全档案归档管理制度,确保社会保险业务档案按照一定的规则进行归档。
同时,应设置保管期限,合理划分档案的保存级别,并建立起完善的存档区域和条件,以确保档案不受损坏和灾害侵害。
2.档案数字化管理随着信息技术的发展,社会保险业务档案管理也需要与时俱进。
社会保险机构应积极推进档案的数字化管理,建立电子档案库和相应的系统。
数字化管理可以大大提高档案的检索效率和便捷性,同时减少实体档案的占用空间和维护成本。
3.档案信息安全社会保险业务档案涉及大量的个人信息,应当高度重视档案信息的安全保护。
社会保险机构应加强网络安全意识,建立健全的信息安全管理制度,并采取相应的技术手段,确保档案信息不被非法获取和利用。
4.档案查询与服务社会保险机构在档案管理中应提供方便、高效的档案查询服务。
参保人员和相关机构可以通过合法渠道查询到自己的社会保险档案信息,以便及时了解自己的权益状况和办理相关手续。
5.档案定期审查与整理社会保险机构应定期对档案进行审查和整理工作。
一方面,可以及时发现档案信息中的错误和问题,修正和补充相关信息,确保档案的准确和完整;另一方面,可以清理和归档过期和无效的档案,减少存储空间的占用。
社保业务档案管理制度

第一章总则第一条为加强社会保险业务档案管理,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国社会保险法》等相关法律法规,结合本单位的实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有社会保险业务档案的管理工作。
第三条社会保险业务档案管理应遵循以下原则:1. 完整性原则:确保档案的全面、真实、连续;2. 准确性原则:档案内容准确无误,符合国家政策和规定;3. 安全性原则:确保档案实体和信息安全;4. 有效性原则:提高档案利用率,为社会保险业务提供有效服务。
第二章档案收集与整理第四条社会保险业务档案的收集范围包括:1. 社会保险政策、法规、标准文件;2. 社会保险业务经办过程中形成的各类文书、凭证、报表等;3. 社会保险参保、缴费、待遇支付等业务档案;4. 社会保险业务咨询、投诉、仲裁、诉讼等档案;5. 社会保险业务培训、调研、评估等档案。
第五条社会保险业务档案的收集应遵循以下要求:1. 按照规定的时间、数量、质量要求收集;2. 收集过程中,对档案进行分类、整理,确保档案的完整性和准确性;3. 对收集到的档案进行审核,确保档案的真实性和合法性。
第六条社会保险业务档案的整理应遵循以下要求:1. 按照档案的来源、性质、用途等特征进行分类;2. 对档案进行编号、编目,建立档案目录;3. 对档案进行归档,确保档案的有序存放。
第三章档案保管与利用第七条社会保险业务档案的保管应遵循以下要求:1. 选择合适的保管场所,确保档案的通风、防潮、防虫、防火、防盗等;2. 定期对档案进行检查、清点,确保档案的完整和安全;3. 对破损、褪色、霉变的档案进行修复、复制,确保档案的长期保存。
第八条社会保险业务档案的利用应遵循以下要求:1. 严格按照档案利用规定,办理档案查阅手续;2. 查阅档案时,遵守保密规定,不得泄露档案内容;3. 提供档案查阅、复制等服务,满足业务需求。
第四章档案鉴定与销毁第九条社会保险业务档案的鉴定应遵循以下要求:1. 根据档案的保存价值、使用价值等进行鉴定;2. 鉴定过程中,充分听取有关人员的意见;3. 鉴定结果应形成鉴定意见书。
社会保险业务档案管理规定

社会保险业务档案管理规定20xx年最新保险公司档案管理办法全文第一条为规范社会保险业务档案管理,维护社会保险业务档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规,制定本规定。
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构),管理社会保险业务档案,适用本规定。
第三条本规定所称社会保险业务档案,是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中,直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作,并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所,确保档案的安全,并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求,保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放,严防毁损、遗失和泄密。
第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据,按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档,确保归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改。
第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点,以方便归档整理和检索利用为原则,采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理,并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。
负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管,并及时编制索引目录。
第九条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。
定期保管期限分为20xx年、30年、50年、120xx年,各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。
社保业务档案管理制度

社保业务档案管理制度一、制度目的本制度的制定旨在规范社保业务档案管理工作,确保档案及时、准确、完整、安全。
同时,本制度将作为全公司社保业务档案管理的标准及指南。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门的社保业务档案管理工作。
三、管理要求(一)档案的存放1.档案材料存放应符合防火、防潮、防盗、防霉、防鼠等要求。
2.档案柜、书架、文件夹、文件盒及其他设施应配备齐全,符合人体工学要求。
3.档案应根据文件种类、业务性质及重要性进行分类存放,并按照规定的程序进行归档。
4.档案的存放应进行登记,确保档案存放位置与登记一致。
(二)档案的保管1.档案管理员应统一保管公司社保业务档案。
2.社保业务档案应及时完整地建立并保管,学术、技术、法律规定和业务需要的材料都要全面收集、保存和更新。
3.档案市场要严格限制出借和借阅,必须在档案管理员的监督下进行,不得越过档案管理岗位。
(三)档案的查询1.档案管理员在业务流程中负责所有业务档案的查询、提取、归档、退回等操作。
2.档案提取时必须经过本人申请,经上级领导批准后方可提取,此过程需要填写相应的提取申请书,并应在提取书上签名、盖章。
3.档案管理员在查询社保业务档案时应保护个人隐私信息,不得向外透露相关信息。
(四)档案的销毁1.档案管理员应根据国家或者公司制度规定,定期对社保业务档案进行分类、整理、审核和鉴定,根据审定的结果及时进行销毁处理。
2.社保业务档案应按照规定的程序进行销毁,并注销档案登记。
3.社保业务档案的销毁应当留有痕迹,且销毁人员应该签字确认档案被销毁的事实。
四、档案管理岗位职责1.档案管理员负责公司社保业务档案的存储、保管、整理、归档和销毁,并对档案的完整性、保密性、安全性负责。
2.档案管理员根据工作需要,负责对社保业务档案的输入、整理以及精简等工作。
3.档案管理员在协调各部门之间社保业务档案的流转过程中,负责处理操作流程和问题。
五、制度执行1.公司内部规章制度应当司法化。
社保所业务档案管理办法

社保所业务档案管理办法
一、概述
社保所是负责管理社会保险事务的机构,为保障社会稳定和社会保障政策有效实施起到重要作用。
社保所业务档案管理是社保所日常工作的重要组成部分,管理好业务档案能够提高工作效率,确保业务运作的准确性和安全性。
本文档旨在明确社保所业务档案管理的相关办法,包括档案分类、存储、归档、借阅等方面的规定,以确保社保所业务档案管理工作的规范性、科学性和高效性。
二、档案分类
社保所业务档案按照不同的业务进行分类,以方便日后的查阅和管理。
常见的档案分类包括参保人档案、参保单位档案、社保费收缴档案等。
各类档案需要妥善保管,防止丢失或损坏。
三、档案存储
1. 档案室的选择和布局
社保所应当设置专门的档案室,提供适当的存储空间以容纳各
类档案。
档案室应具备良好的环境条件,如温度、湿度等要符合档
案保存的要求。
档案室内的货架、文件柜等存储设备应当合理布置,方便档案的存取。
2. 档案柜和文件袋的使用
档案柜是档案存储的主要设备,社保所应当选用质量可靠、防
潮防火的档案柜,保证档案的安全性。
同时,档案应尽量使用文件
袋进行包装,以便于管理和查找。
四、档案归档
社保所要求工作人员按照规定将已经处理完毕的业务档案及时
归档,确保档案的顺利存储和管理。
归档时需要按照档案分类的要求,将档案放置到对应的存储位置,并做好相应的记录。
五、档案借阅
社保所允许合法的档案借阅,前提是借阅人具备相应的权限并
经过授权。
借阅人需要提供有效的借阅申请,并在借阅登记表上签。
北京市《社会保险业务档案管理规定(试行)》实施办法

来源:问法网法律数据库颁布机构:北京市人力资源和社会保障局北京市档案局2010-04-19北京市人力资源和社会保障局、北京市档案局关于印发《北京市<社会保险业务档案管理规定(试行)>实施办法》的通知京人社保发〔2010〕109号各区、县人力资源和社会保障局,各区、县档案局:为了贯彻人力资源和社会保障部和国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定》第3号令的精神,落实北京市社会保险业务档案工作,加强经办机构业务档案管理,根据人力资源和社会保障部和国家档案局颁布的《社会保险业务档案管理规定》,制定《北京市<社会保险业务档案管理规定(试行)实施办法》。
现予以发布,请遵照执行。
附件:1.北京市《社会保险业务档案管理规定(试行)》实施办法2.北京市社会保险业务材料归档范围与保管期限北京市人力资源和社会保障局北京市档案局北京市《社会保险业务档案管理规定(试行)》实施办法第一条为了规范社会保险业务档案管理,维护社会保险业务档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,根据《中华人民共和国档案法》及国家人力资源和社会保障部、国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定(试行)》(以下简称《规定》)等相关法律文件,结合本市实际情况,制定本实施办法。
第二条本市各级人力资源和社会保障行政部门所属经办各项社会保险业务的社会保险经办机构(以下简称社会保险经办机构)及其管理的社会保险业务档案,适用本办法。
第三条本办法所称社会保险业务档案,是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录。
第四条北京市人力资源和社会保障行政部门负责全市社会保险业务档案管理工作的组织领导。
北京市档案行政部门负责全市社会保险业务档案工作的监督指导。
人力资源和社会保障行政部门与档案行政部门应加强相关工作的沟通与配合。
各级社会保险经办机构负责本机构社会保险业务档案管理工作,并接受本级和上级人力资源和社会保障行政部门的领导和同级档案行政管理部门的业务指导。
社会保险档案管理规范(试行)

社会保险档案管理规范(试行)第一章总则第一条为规范全市社会保险档案(以下简称社保档案)管理,更好地为参保单位和参保者提供服务,充分发挥社保档案在社会保障体系建设中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动法》及《青岛市档案管理条例》等法律法规,制定本规范。
第二条本规范所称社保档案是指全市各级社会保险管理、经办机构(以下简称社保机构)办理基本养老保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险过程中直接形成的具有保存、利用价值的各种载体形态的历史记录及其数字信息。
第三条社保档案是社保机构业务工作的真实记录,是维护参保者切身利益的凭证,是国家档案的重要组成部分,各级社保机构都有保护社会保险档案的义务。
第四条社保档案管理工作应遵循统一领导、分级管理的基本原则,确保各类档案的完整、准确和安全,实现档案有效利用。
第五条各级社保机构应加强对社保档案工作的领导,将其纳入单位发展规划和工作计划,建立健全工作制度,指定相关机构和人员,负责社会保险档案的管理,切实解决档案管理中遇到的各种问题,并接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门的监督指导。
第二章社保档案的积累、整理与归档第六条各级社保机构应根据有关规定和本单位工作实际,制定文件材料归档制度,根据《社会保险业务文件材料归档范围和保管期限》(见附件)进行归档,做到齐全、准确、完整。
第七条社会保险文件材料应根据形成规律和特点进行分类整理。
(一)社保业务档案以“卷”为单位进行整理。
分基本养老保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险五类,每类一般包括登记管理、保费征缴、待遇核付、业务统计、稽核监督五部分。
其中业务统计中年度统计报表,稽核监督中稽核工作总结、分析报告,归入文书档案管理。
1、登记管理类文件材料⑴区分养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险。
⑵区分年度。
⑶区分文件材料种类,按照办理时间一般以“月”为单位装订成卷。
2、保费征缴类文件材料(同上)3、待遇核付类文件材料(同上)4、业务统计类文件材料⑴区分养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险。
社会保险业务档案规范管理

社会保险业务档案规范管理原文作者:施小兰社会保险业务档案规范管理是社会保险工作的一个重要内容,也是社会保险管理最基础的工作之一,它全面反映了参保人员履行社保缴费义务、享受养老待遇的最原始最真实记录,是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件。
随着社会保险制度改革的不断深化和《社会保险法》的颁布实施,社会保险的覆盖面越来越广,参保人数越来越多,社保经办机构的业务量和档案数量也越来越大,加强社保业务档案的规范管理,实现社保业务档案管理的科学化、规范化已成为社会保险经办机构的一项重要任务。
社会保险业务档案规范管理概况社会保险业务档案是各级社会保险经办机构在办理养老、医疗、失业、生育和工伤保险等“五险”业务中形成的,具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同门类和载体记录的总和,它真实地记录了各级社保经办机构从事社保管理与服务工作的过程。
实践工作中,社保业务档案的收集、整理与保存管理内容,也主要包括社保经办部门所从事的“五险”业务。
其主要特点有下述“五性”:一是广泛性。
随着社会保险体制改革的不断深化,特别是近几年新农合、新农保制度的推行,我国参与社会保险的对象已从城镇职工延伸拓展到广大农村和城镇居民,并最终惠及到社会所有成员。
而每个人在办理社会保险时都会形成社保业务档案。
社保对象的广泛性决定了社保业务档案的广泛性。
二是动态性。
每个社会成员参与社会保险后,社保档案都会随着人员的流动而发生关系转移,各项险种的缴费情况也会依据人员收入的增减而发生相应变化,这些情况都要在其社保档案中形成相应的记录。
这种动态变化决定了社保档案的动态性。
三是权益性。
社会保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录,是确定参保人享受社会保险待遇的重要依据,是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件,也是维护参保对象个人权益的重要依据,因此具有明显的权益性。
四是规范性。
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20090701社会保险业务档案管理规定试行【发布单位】人力资源和社会保障部、国家档案局【发布文号】人力资源和社会保障部、国家档案局令第3号【发布日期】2009-07-23【生效日期】2009-09-01【失效日期】-----------【所属类别】国家法律法规【文件来源】中国政府网社会保险业务档案管理规定(试行)(人力资源和社会保障部、国家档案局令第3号)人力资源社会保障部和国家档案局制定了《社会保险业务档案管理规定(试行)》,现予公布,自2009年9月1日起施行。
人力资源社会保障部部长尹蔚民国家档案局局长杨冬权二〇〇九年七月二十三日社会保险业务档案管理规定(试行)第一条为规范社会保险业务档案管理,维护社会保险业务档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规,制定本规定。
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构),管理社会保险业务档案,适用本规定。
第三条本规定所称社会保险业务档案,是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中,直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作,并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所,确保档案的安全,并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求,保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放,严防毁损、遗失和泄密。
第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据,按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档,确保归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改。
第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点,以方便归档整理和检索利用为原则,采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理,并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。
负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管,并及时编制索引目录。
第九条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。
定期保管期限分为10年、30年、50年、100年,各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。
社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。
社会保险业务档案的保管期限,自形成之日的次年1月1日开始计算。
第十条社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。
第十一条社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。
鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员,以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短,有必要继续保存的,应当重新确定保管期限。
第十二条社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案,编制销毁清册,报同级人力资源社会保障行政部门备案,经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。
监督人员要在销毁清册上签名,并注明销毁的方式和时间。
销毁清册永久保存。
第十三条社会保险经办机构按照有关规定,将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。
第十四条社会保险经办机构有下列行为之一的,限期改正,并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;给参保单位或者个人造成损失的,依法承担赔偿责任:(一)不按规定归档或者不按规定移交档案的;(二)伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的;(三)玩忽职守,造成档案遗失、毁损的;(四)违规提供、抄录档案,泄漏用人单位或者个人信息的;(五)违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。
第十五条各类社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料,国家有特别规定的,从其规定。
第十六条本规定自2009年9月1日起施行。
附件社会保险业务材料归档范围与保管期限一、社会保险管理类(一)参保单位登记材料。
包括参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料……………………………〔永久〕(二)参保人员登记材料。
包括缴费单位职工和退休人员,以家庭为单位或个人身份参加社会保险的城镇无业居民、农村居民、个体工商户、城镇灵活就业人员办理参保、社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时,填报的登记表单及相关审核材料………………………………〔100年〕(三)社会保险个人账户管理材料。
包括养老、医疗保险个人账户对账、个人账户修改等相关材料………〔100年〕(四)社会保险登记证管理材料。
包括社会保险经办机构向参保单位核发社会保险登记证、对已核发的社会保险登记证验证换证、对遗失社会保险登记证的单位补证时的登记表单及相关审验材料…………………………〔10年〕(五)社会保险卡(证、手册)管理材料。
为参保人员办理社会保险卡(证、手册)首发、补发、收回等管理的登记表单及相关材料…………………………………..〔50年〕(六)社会保险待遇领取资格验证材料。
包括对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关审核材料………………………………〔50年〕(七)退休人员社会化管理服务材料。
包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料……〔50年〕(八)异地安置登记材料。
包括异地安置应享受社会保险待遇人员和长期派驻异地工作的参保人员,办理安置地或派驻地享受各项社会保险待遇所填报的核定表、备案表及相关材料………………………………………〔50年〕(九)服务协议管理材料。
包括与基金收付款协议银行、定点医疗机构、定点零售药店、工伤协议医疗康复机构、工伤协议辅助器具配置机构、网络通信运营商、附加保险承保单位等签订的协议书、考核材料、终止协议材料……〔10年〕二、社会保险费征缴类(一)社会保险费征缴核定材料。
包括缴费基数核定以及工伤费率确定、中断缴费、恢复缴费、补缴费、预(补)缴费、退费、加收滞纳金、加收利息等申报核定业务表单及相关审核材料……………………………〔100年〕(二)收款凭证、会计账簿、会计报表等,按《会计档案管理办法》确定保管期限。
(三)社会保险基金征缴明细表和汇总表.…….〔50年〕(四)社会保险基金征缴年度汇总表……………〔永久〕(五)催缴材料。
包括社会保险费补缴通知书、补缴协议……〔10年〕(六)缴费证明材料。
包括为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及相关材料………………………………〔10年〕三、养老保险待遇类(一)养老保险待遇核定材料。
参保人员基本养老金、养老金领取人员死亡后供养直系亲属及其抚恤金待遇、养老金领取人员丧葬费、养老保险其他一次性待遇核定、养老保险待遇调整、养老保险待遇更正、养老保险待遇补支付、养老保险待遇减支付等申报核定业务表单及相关审核材料……〔50年〕(二)养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料………………………………………〔50年〕(三)劳动能力鉴定材料。
包括参保人员劳动能力鉴定结论通知书及相关文书和审核材料………………..…〔50年〕(四)养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等,按《会计档案管理办法》确定保管期限。
(五)养老保险支付明细表和汇总表………〔30年〕(六)养老保险基金支付年度汇总表……………〔永久〕四、医疗保险待遇类(一)门诊特殊病登记材料。
包括门诊特殊病参保人员登记表单及相关审核材料……………………………〔10年〕(二)就医登记材料。
包括参保人员办理住院、家庭病床、转诊转院登记表单及相关审核材料……………〔10年〕(三)医疗保险住院待遇核定材料。
包括住院医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料…………………〔10年〕(四)医疗保险门诊待遇核定材料。
包括门诊医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料…………………〔10年〕(五)医疗保险付款凭证、会计账簿、会计报表等,按《会计档案管理办法》确定保管期限。
(六)医疗保险支付明细表和汇总表…………〔30年〕(七)医疗保险基金支付年度汇总表……………〔永久〕五、失业保险待遇类(一)失业备案材料。
包括失业保险待遇享受资格审查登记业务表单、失业人员名单及相关失业证明材料………………………………〔10年〕(二)失业人员失业保险关系转移材料。
包括领取期限、待遇标准等相关材料…………………………………〔10年〕(三)失业保险待遇核定材料。
包括失业保险待遇申报核定业务表单及相关审核材料………………………〔10年〕(四)促进就业补贴核定材料。
包括失业人员职业培训、职业介绍补贴申报核定业务表单及相关材料………〔10年〕(五)失业保险付款凭证、会计账簿、会计报表等,按《会计档案管理办法》确定保管期限。
(六)失业保险支付明细表和汇总表…………〔30年〕(七)失业保险基金支付年度汇总表……………〔永久〕六、工伤保险待遇类(一)工伤备案材料。
包括工伤事故备案登记表单及相关材料…………………………………………………〔10年〕(二)工伤认定材料。
包括工伤认定决定书及相关文书和审核材料…………………………………………〔50年〕(三)工伤人员登记变动材料。
包括工伤职工登记、工伤保险信息变动登记表单及相关材料………………〔50年〕(四)工伤保险伤残工亡待遇核定材料。
包括一次性伤残补助金、伤残津贴、生活护理费、一次性工亡补助金、工亡人员丧葬补助金、工亡人员供养直系亲属及其抚恤金等工伤保险待遇申报核定表单及相关材料……〔50年〕(五)工伤保险医疗待遇核定材料。
包括工伤人员因工伤发生的医疗、康复、配置辅助器具、劳动能力鉴定等费用申报核定业务表单及相关材料………………………〔10年〕(六)工伤预防费用核定材料。
包括参保单位工伤预防费用申报核定业务表单及相关材料…………………〔10年〕(七)工伤保险付款凭证、会计账簿、会计报表等,按《会计档案管理办法》确定保管期限。
(八)工伤保险支付明细表和汇总表…………〔30年〕(九)工伤保险基金支付年度汇总表……………〔永久〕七、生育保险待遇类(一)妊娠登记材料。
包括女职工办理妊娠登记申报核定业务表单及相关材料………………………….……〔10年〕(二)并发症登记材料。
包括计划生育手术并发症等申报核定业务表单及相关材料………………………….〔10年〕(三)生育保险待遇核定材料。