中组发(2009)12号关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知

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干部人事档案材料收集归档规定

干部人事档案材料收集归档规定一、总则。

为规范干部人事档案材料的收集和归档工作，保障档案材料的完整性、真实性和安全性，提高档案管理的效率和质量，特制定本规定。

二、收集范围。

1. 干部人事档案材料的收集范围包括但不限于个人基本信息、学历学位、工作经历、考核评价、奖惩情况、培训情况、个人申报材料等。

2. 收集的材料应当真实、完整、准确，不得有虚假记录或隐瞒事实。

三、收集方式。

1. 干部人事档案材料的收集应当由相关部门负责，采取书面、电子等方式进行收集，确保信息的及时性和准确性。

2. 对于涉及个人隐私的材料，应当严格保密，遵守相关法律法规的规定，不得随意泄露或传播。

四、归档管理。

1. 收集到的干部人事档案材料应当及时进行归档管理，建立档案库，确保档案的安全和完整。

2. 归档管理应当按照一定的分类和标准进行，便于查阅和利用，做到信息的便捷和高效。

3. 对于重要的干部人事档案材料，应当加强备份和保护措施，防止意外损坏或丢失。

五、档案利用。

1. 干部人事档案材料的利用应当遵循相关规定，确保合法合规，不得随意泄露或篡改档案信息。

2. 在档案利用过程中，应当注意保护个人隐私，不得违反法律法规和职业操守。

六、监督检查。

1. 对于干部人事档案材料的收集和归档工作，应当进行定期的监督检查，确保工作的规范和有效。

2. 对于发现的问题和不足，应当及时整改和改进，确保档案管理工作的健康发展。

七、附则。

本规定自颁布之日起正式执行，如有需要修订，应当经过相关部门的审批和公告。

以上就是干部人事档案材料收集归档规定的内容，希望各部门和同事们能够严格遵守，确保干部人事档案工作的顺利进行。

干部人事档案数字化建设的探索与实践——以山东省济南市中级人民法院为例

干部人事档案数字化建设的探索与实践——以山东省济南市中级人民法院为例文/济南市法官培训中心　李晓丽干部人事档案是记录干部个人成长和组织培养管理过程中形成的材料，记载着干部的基本信息，体现干部的基本诚信，反映组织人事部门管理水平，是历史地、全面地考察了解、选拔任用和管理监督干部的重要依据，因此做好干部人事档案工作极为重要。

近年来，干部人事档案实现数字化，已成为当今经济发展和社会进步的必然趋势。

因此，我院开展干部人事档案数字化建设成为顺应时势、做好干部人事档案工作的必然要求。

一、干部人事档案数字化建设的重要意义开展干部人事档案数字化建设有以下几个方面的现实意义：（一）减少对纸质档案的损害，延长纸质档案的寿命。

我院干部档案主要来源于军转安置人员、调入人员和新录用公务员。

军转安置人员的档案很多，由于部队干部档案审核整理标准、方法与地方有很大差异，很多档案转来时，有的装订侧已经存在很多孔洞，有的甚至一件被分成了很多页，按照中组部的要求，整理装订后已经比较脆弱。

在日常管理中，经常要查阅档案、复印档案材料，一次次翻阅和拆卷复印等会损害纸质档案，导致纸质破损、老化，也容易丢失，而实现数字化后，若无特殊需要，查阅打印数字化档案就可以满足查询和利用需要，这将极大地保护纸质档案，延长纸质档案的寿命并保证纸质档案的安全。

（二）提高干部人事档案的查阅和利用效率。

我院机关及法官培训中心、司法技术中心和审判保障中心三个直属事业单位（无管档权）的档案都由我院政治部组织人事处集中保管，档案数量众多，在职人员、离退休人员和已故人员的档案接近1000卷。

人员类别复杂，包括员额法官、法官助理、行政人员、机关工勤、事业单位技术人员、事业单位管理人员、工人改套在专业技术岗位、事业单位工人等等。

在日常管理的过程中，查询和利用的频率很高，但查阅利用纸质档案费时费力。

通过数字化档案，可以精准高效地查找到某名干部的档案，通过目录索引，很快查找到所需材料，并直接打印，比查阅纸质档案、拆卷复印的效率要高很多。

中共重庆市委组织部、重庆市人力资源和社会保障局、重庆市档案局

中共重庆市委组织部、重庆市人力资源和社会保障局、重庆市档案局印发《关于加强全市干部人事档案工作的意见》的通知【法规类别】档案机关工作综合规定【发文字号】渝组发[2013]1号【发布部门】重庆市政府重庆市人力资源和社会保障局重庆市档案局【发布日期】2013.01.10【实施日期】2013.01.10【时效性】现行有效【效力级别】地方规范性文件中共重庆市委组织部、重庆市人力资源和社会保障局、重庆市档案局印发《关于加强全市干部人事档案工作的意见》的通知（渝组发〔2013〕1号）各区县（自治县）党委组织部、政府人力资源和社会保障局、档案局，市委各部委、市级国家机关各部门、各人民团体组织（干部、人事）处（部），市属国有重点企业、高等院校党委组织（人事、党群工作）部：现将《关于加强全市干部人事档案工作的意见》印发给你们，请结合本地、本部门、本单位的实际情况，认真贯彻执行。

中共重庆市委组织部重庆市人力资源和社会保障局重庆市档案局2013年1月10日关于加强全市干部人事档案工作的意见干部人事档案工作是组织人事工作的重要内容，是坚持公道正派选人用人的重要基础。

为提高干部人事档案工作水平，根据《干部档案工作条例》和中央组织部的有关规定，结合我市实际，现就加强全市干部人事档案工作提出如下意见。

一、明确指导思想和目标要求。

加强干部人事档案工作，要坚持以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，按照党管干部、党管人才原则，紧紧围绕全市工作大局和组织工作中心任务，切实加强干部人事档案管理，不断提高干部人事档案质量，更好地为各级领导决策服务，为干部工作、人才工作服务，为经济社会发展服务。

今后一个时期干部人事档案工作的目标要求是：认真贯彻《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》，以改革创新为动力，以干部人事档案工作目标管理为载体，以干部人事档案审核和干部人事档案数字化为重点，积极开发利用干部人事档案信息资源，努力提高干部人事档案工作队伍的专业化水平，大力推进干部人事档案工作制度化、规范化和信息化建设。

干部人事档案用纸规格等问题探讨

干部人事档案用纸规格等问题探讨作者：李清肖太桃严建南来源：《管理观察》2011年第30期摘要：2009年中组部的《干部人事档案材料收集归档规定》，容许干部人事档案材料可以用16开纸，也可以用A4纸，这为减少人事档案整理的劳动量，提高人事档案的管理效率，开辟了道路。

如何实现两种纸型的兼收，是人事档案管理中的很重要的实际问题。

根据干部人事档案工作实际情况，我们提出一种可能的解决方案，供同行专家研究，供中组部决策参考。

关键词：《干部人事档案材料收集归档规定》档案装具档案技术标准化一、干部人事档案用纸“兼收”问题的提出2009年中央组织部的《关于印发﹤干部人事档案材料收集归档规定﹥的通知》（中组发〔2009〕12号），容许干部人事档案材料可以用16开纸，也可以用A4纸。

这一规定是对此前实行的干部人事档案用纸规定的修正。

1991年中组部和国家档案局联合印发的《干部档案工作条例》第五章第二十六条规定：“干部档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸。

”中组部1996年《干部人事档案材料收集归档规定》第四章归档要求第三十一条规定：“干部人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2-2.5厘米装订边。

”1、人事档案用纸“兼收”的实际意义。

2009年的新规定，有很重要的实际意义。

一方面，新规定为减少人事档案整理的劳动量，提高人事档案的管理效率，创造了重要的条件。

以一个4500名教职员工（不含聘用制、合同制、集体所有制等）的大学为例，干部人事档案每年新增考核表、工资表等材料会达到万份以上，遇到工资改革等大事，新增材料则可多达两、三万份。

要把这些大多用A4纸做出来的文件变成16开纸型装进各人档案，单裁切这一项工作所花费的人力与精力就相当可观。

可以预见，容许用A4纸，今后的裁切量将大幅度减少，这是将来人事档案管理工作发展的大势所趋。

另一方面，新规定可以使人事档案用纸与其他办公用纸逐步实行一致的规格。

干部人事档案材料收集归档规定新旧版本比较

干部人事档案材料收集归档规定新旧版本比较人事档案是在组织人事工作管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的原始记录。

它是国家档案的重要组成部分，和会计档案、科技档案等同属专门档案性质。

建国以后，人事档案一直发挥着不可替代的作用，为人事调动、人员聘用、转正定级、干部提拔、专业技术职务晋升以及离退休、养老、医疗保险手续办理等工作提供了很多便利和帮助。

是发现人才、使用人才、管理人才的重要依据，在人力资源开发、人才预测和人才政策制订方面具有十分重要的作用。

标签：人事档案；归档；分析2009年7月，中共中央组织部下发了修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》。

较之1996年下发的规定，修改了很多条款。

这也是随着社会经济的发展，时代不断进步，根据新形势，新任务需要制订的法规性文件。

本次修改后的规定，摒弃了旧糟粕，增加了新理念。

以下就依条款之序，对两份文件做一一比较。

1 第一章，总则（1）2009版新规定（以下简称09版）第一条加入了“为维护干部的合法权益”，这一点是对干部人事档案作用的诠释。

某些时候，人事档案中的材料可以作为法律依据。

（2）09版规定所依据的法律法规较96版有所扩充。

新增了《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》。

（3）09版规定中，归档工作的原则是“真实、全面、及时、规范”。

这比96版中提到的“实事求是”更进了一个层次。

对档案收集归档工作提出了更高的要求。

（4）09版中增加了第四条，明确了本规定的适用范围。

而96版中未提及这一点。

从本条款可以看出，因为依据的法律法规不同，工作人员和管理依据不同，单位性质可以分为三大类。

这三大类单位的人事档案管理工作都要参照此规定执行。

2 第二章，归档范围09版规定中所提及的归档范围，显然更具有可操作性。

并且摒弃了以前带有明显时代特色的文件，增加了更适应新时代发展需求的文件材料。

浙江省人才市场流动人员人事档案管理服务标准化手册

浙江省人才服务机构流动人员人事档案管理服务标准化手册（讨论稿）一、范围本手册规定了流动人员人事档案的接收、信息录入、材料归档、查阅、整理、数字化加工、库房管理、出具各类人事证明、转出等业务的内容、流程及要求。

本手册适用于浙江省省、市、县人才服务机构流动人员人事档案管理管理服务业务。

二、政策依据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》（组通字[1991] 13号）中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发[1996] 118号）中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）中组部《干部档案整理工作细则》（组通字[1991]11号）中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅关于印发《浙江省流动人员人事档案工作服务规范》的通知（浙人社发[2013]3号）中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅浙江省教育厅《关于加强流动人员人事档案规范管理的通知》（浙人社发[2013]204号）三、工作内容及要求（一）档案接收1、档案接收工作应由省、市、县人才服务机构（以下简称各服务窗口）进行，由专人负责接收工作。

2、各服务窗口应在服务场所醒目位置公示《告知单》（见附录A），提供业务咨询服务，根据需要提供《服务指南》（见附录B）等。

3、接收人员应按照档案接收工作流程（见附录）及档案接收制度（见附录），进行人事档案的接收审核及登记。

（二）档案信息录入1、档案信息录入工作由各服务窗口或后台录入部门进行，由专人负责信息录入工作。

2、信息录入人员应根据档案材料记载内容和档案信息录入内容要求（见附录E），如实录入档案数据库。

3、信息录入人员应认真负责，避免差错和遗漏。

录入完成后应进行核对，确保档案信息的完整准确。

（三）材料归档1、材料归档工作由各服务窗口受理，由专人负责材料归档工作。

2、材料接收人员应按照档案材料归档工作流程（见附录 C. 2）及材料收集归档制度（见附录）、鉴别归档制度（见附录），对归档材料进行审核登记。

立足档案收集做好事业单位干部人事档案的管理工作

立足档案收集做好事业单位干部人事档案的管理工作文／新华报业传媒集团人力资源部贺武征【摘要】新形势下事业单位各项改革措施的深度推进对干部人事档案管理工作提出了更高的要求。

虽然档案管理工作涉及收集、审核、整理、保管、转递、统计、利用等多个环节。

但档案收集环节无疑是整个档案管理工作的起点、重点和难点，也是干部人事档案能否有效服务于事业单位改革的关键。

本文以国家印发的相关法规为依据，针对档案收集实际工作中存在的难题，探讨严把档案收集关口、夯实基础数据的重要性，从而切实推动档案管理工作的发展。

【关键词】干部人事档案；档案收集归档；开发；利用一、事业单位干部人事档案管理和收集工作的相关规定根据新形势、新任务的需要，为继续充实、完善干部人事档案内容，中组部于2009年7月再次印发了《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号，以下简称《新规定》）。

《新规定》共分五章四十二条，提出干部人事档案的归档工作应遵循真实、全面、及时、规范的原则，明确本法规的适用范围，国有企业和事业单位的干部人事档案材料归档工作需参照执行。

《新规定》进一步明确了对各种材料进行归类、鉴别、审核的程序，为确保公道正派地选人用人提供全面真实可靠的档案信息，为维护干部合法权益提供了可靠依据。

二、事业单位规范开展档案材料收集工作的困境（一）干部人事档案材料收集不完整，真实性和完整性不强。

外部社会环境的剧烈变化和各种改革制度的试行，以及工作人员流动加大给档案收集工作带来了很多难题，很容易导致收集不全。

就事业单位内部而言，和国家规定接轨的相关人事档案收集归档制度显然有些滞后，难以按照《新规定》的要求实施。

在现存的干部人事档案材料中，反映个人初始学历、工资变动、职称评聘、党团组织等材料比较齐全，而反映个人培训经历、工作能力、技术专长、健康状况等方面的材料较少，评价材料形式雷同、套话空话较多，满足不了选拔使用人才的实际要求。

（二）干部人事档案材料收集时效弱，现实性和动态性难以维护。

干部人事档案材料收集的基本要求

干部人事档案材料收集的基本要求一、概述干部人事档案材料收集是组织管理干部队伍的重要环节，对于干部选拔任用、考核评价和干部队伍建设具有重要意义。

本文将围绕干部人事档案材料收集的基本要求展开讨论，以帮助各级干部机关和组织更好地开展工作。

二、档案材料收集的目的1.了解干部的基本情况：通过收集干部的个人资料、学历背景、工作经历等信息，可以全面了解干部的基本情况，为干部的选拔任用提供参考依据。

2.形成干部发展的历史记录：收集干部的档案材料可以形成干部发展的历史记录，为干部的考核评价和职务晋升提供依据。

3.保障干部队伍的稳定性：通过收集干部的档案材料，可以及时掌握干部队伍的情况，为干部的调整、调配和培养提供依据，保障干部队伍的稳定性。

三、档案材料收集的基本要求1.材料真实准确：收集的档案材料必须真实准确，不得有虚假、夸大、隐瞒等情况。

应通过多种渠道核实材料的真实性，确保材料的可靠性。

2.材料全面完整：收集的档案材料应全面完整，涵盖干部的个人资料、学历背景、工作经历、培训情况、考核评价等方面。

不得有遗漏或缺失的情况。

3.材料规范整理：收集的档案材料应按照一定的规范进行整理，确保材料的可读性和易查性。

可以采用文件夹、袋子等形式进行分类存放，同时在材料上注明干部的姓名、单位和时间等信息。

4.材料保密安全：收集的档案材料应严格保密，不得外泄。

应制定相应的保密措施，确保干部的个人隐私和单位机密不受泄露。

5.材料及时更新：干部的档案材料应及时更新，保持与干部实际情况的一致性。

在干部有重大变动时，应及时调整和更新相关材料。

6.材料合理利用：收集的档案材料应合理利用，为干部选拔任用、考核评价和职务晋升提供依据。

同时，可以通过分析档案材料，总结干部的成长经验和问题，为干部的培养和发展提供参考。

四、档案材料收集的工作流程1.制定工作计划：根据干部队伍的实际情况，制定档案材料收集的工作计划，明确工作目标、任务和时间节点。

2.收集档案材料：根据工作计划，组织干部填写个人信息表、工作经历表等材料，并收集相关证明材料，如学历证书、工作证明等。

员工人事档案管理办法

员工人事档案管理办法第一章总则第一条为加强公司员工人事档案管理，有效地保护和利用档案，促进员工人事档案收集、查阅、转递等各个环节有章可循，逐步提升人事档案工作制度化、规范化、科学化。

根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）有关规定，制定本规定。

第二条公司员工人事档案是公司行政、人事、业务等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据。

第三条公司员工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。

任何个人不得查阅或借用本人档案。

第二章档案的管理第四条员工人事档案统一托管在就业和人才服务局，并由公司人事部人事专员负责办理托管手续。

第五条所有与公司签订劳动合同的员工都必须将其人事档案转移至公司人事档案托管地。

员工转正后,公司人事专员持介绍信到就业和人才服务局办理调档手续,由对方提供调档函给原单位。

对于人事档案不在人才交流市场或工作单位的特殊情况，参照《进一步规范公司—1—人事档案管理工作的通知》执行。

第六条人事任免、奖惩、鉴定、职称等人事资料的变动由人事部出具正式文件，人事专员带单位介绍信到就业和人才服务局办理人事资料归档手续。

第七条员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，人事专员在一个月内，将员工离职手续等资料转交就业和人才服务局保管，待员工另就业后，由所在单位办理档案调出手续。

第八条档案的查阅只能由公司人事部提交查阅说明，经总经理批准后综合部出具介绍信，人事主管领导及人事专员负责到就业和人才服务局办理查阅手续。

第三章附则第九条本制度由人事部负责制定、修改并解释，自印发之日起实施。

附件：干部人事档案转递审核表—2—附件：干部人事档案转递审核表备注：1.转递干部人事档案前，须对档案进行认真审核。

２.对出生日期等信息档案记载前后不一致或涂改的，以及档案材料无法查找补充完善的，须在“档案遗留问题或需要说明的情况”栏说明。

干部人事档案材料收集归档管理规定

干部人事档案材料收集归档规定第一章总则第一条为了规范干部人事档案材料收集归档工作，确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》和《干部档案工作条例》等法律法规，制定本规定。

第二条干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。

第三条干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。

收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第四条本规定适用于各级党委、人大、政府、政协、纪委、人民法院、人民检察院和各民主党派、人民团体机关的干部人事档案材料收集归档工作。

国有企业和事业单位的干部人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。

流动人员人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。

第二章归档范围第五条履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。

第六条自传材料：自传和属于自传性质的材料。

第七条报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

第八条考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

第九条审计材料：经济责任审计结果报告。

第十条学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

干部人事档案材料收集归档规定-2009年7月16日

干部人事档案材料收集归档规定2009年7月16日第一章总则第一条为了规范干部人事档案材料收集归档工作，确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》和《干部档案工作条例》等法律法规，制定本规定。

第三条干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。

收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第四条本规定适用于各级党委、人大、政府、政协、纪委、人民法院、人民检察院和各民主党派、人民团体机关的干部人事档案材料收集归档工作。

国有企业和事业单位的干部人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。

流动人员人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。

第二章归档范围第五条履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。

第六条自传材料：自传和属于自传性质的材料。

第七条报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

第九条审计材料：经济责任审计结果报告。

流动人员档案服务指引

流动人员人事档案管理服务指南一、流动人员人事档案是人事档案的重要组成部分，其范围主要包括：1.非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；2.辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员的档案；3.与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；4.未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；5.自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案；6.外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案；7.自由职业或灵活就业人员的档案；8.其他实行社会管理人员的档案。

二、流动人员人事档案作用概括为：1.招聘和录用。

可以为用人单位提供应聘人员的学历、经历、奖惩等各类背景信息，辅助企业做好员工的招聘录用。

2.选拔和使用。

帮助用人单位了解员工在教育培训、工作经历、业绩考核、职称评定、奖惩等方面的信息。

3.政审和考察。

为机关企事业单位提供存档人员录用（聘用）考察、因公出国（境）政审，为部队提供存档人参军政审，为党组织提供入党政审等。

4.协助办理社保和退休。

办理社会保险过程时，通常通过查阅人事档案来核实视同缴费年限等情况，5.出具相关证明。

发挥人事档案材料凭证、依据和参考作用，依据记载为存档人员出具相关证明。

三、流动人员人事档案基本公共服务的主要政策依据有:1.中共中央组织部、人事部关于印发《流动人员人事档案管理暂行规定》的通知（人发〔1996〕118号）2.中共中央组织部人力资源社会保障部关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知（人社部发〔2014〕90号）3.人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知（人社厅发〔2016〕75号）四、流动人员人事档案基本公共服务内容包括：流动人员人事档案基本公共服务包括档案的接收和转递;档案材料的收集、鉴别和归档;档案的整理和保管；为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务;依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明;为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）等政审（考察）服务;党员组织关系的接转等7个方面内容。

高校学生个人档案材料收集规范

高校学生个人档案材料收集规范作者：宋文超来源：《办公室业务（上半月）》 2018年第9期【摘要】学生档案材料是干部（工人）人事档案形成的基础，其收集工作至关重要。

本文介绍了学生档案材料收集相关法律法规，指出其中不足。

针对收集工作中遇到的问题，从工作实践出发提出规范学生个人档案材料收集的途径。

【关键词】高校；学生档案；收集；规范学生档案是干部人事档案的原始材料，是不可再生的宝贵资源。

收集工作则是档案管理工作的基础，九层之台起于累土，缺少这一环节，档案管理工作将成为无米之炊。

学生档案材料收集工作，是保证学生档案真实、完整、全面、规范的关键，是学生档案管理的重要环节，也是干部人事档案管理的基础环节。

在具体的收集工作中，因缺少相应法规指导遇到了种种问题，学生档案管理相关法律法规亟待完善。

基于此，本文积极探索学生个人档案材料收集规范，为制定更为完善的高校学生档案管理办法抛砖引玉。

一、学生档案材料收集相关法律法规2008年，由教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》，即通常所指的27号令，第十五条规定了学生档案材料收集的范围：主要包括高中档案、高校入学登记表、学籍档案、奖惩材料、党团组织材料、高校毕业生登记表等。

且其中的“高中档案”没有明确是否必须包含成绩单等重要材料。

2009年7月颁布的新的《干部人事档案材料收集规定》（中组发〔2009〕12），以及2012年6月中共中央组织部印发的《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》组通字〔2012〕28号，都对干部人事档案材料的收集范围作了规定。

鉴于高校学生档案是干部人事档案的前身，在收集学生档案材料时，可援引以上两法规作为参考。

由此可见，对于学生档案材料收集，现有法律法规过于笼统，缺少标准化、规范化的指标体系，对具体操作的指导性不强。

二、收集工作中常见问题（一）内容不完整。

造成档案材料内容不完整的原因主要有：1.材料形成部门未按照规定制作相关材料，例如诸多高校本科毕业生无学士学位证明。

市事业单位工作人员人事档案数字化工作实施方案【模板】

XX市事业单位工作人员人事档案数字化工作实施方案根据中共绵阳市委组织部《关于印发〈市级部门管理的干部人事档案数字化工作实施方案〉的通知》精神，结合我市工作实际，就事业单位工作人员(含机关工勤人员，下同)，人事档案数字化工作制定如下实施方案：一、工作目标进一步加强和规范人事档案管理工作，以提供更加准确、方便、快捷、优质的电子化干部阅档服务为方向，对事业单位工作人员人事档案进行数字化管理，2019年6月底前完成全部事业单位干部人事档案数字化工作，并形成常态化工作机制。

二、职能分工（一）首次档案整理和数字化扫描教体文广新、卫计系统的人事档案由主管部门管理，其他事业单位工作人员档案由XX市人才服务中心统一管理。

职能分工如下：1.市委组织部：牵头研究事业单位干部人事档案管理办法，组织协调事业单位人事档案数字化工作；2.市人社局：具体实施事业单位人事档案数字化工作。

负责事业单位人事档案管理场地、设施设备建设；指导各乡镇、各事业单位主管部门对入档材料归集和档案进行整理；负责组织档案专审、规范化整理、数字化扫描等档案管理工作；承办政府购买服务招标采购工作；指导教体文广新局和卫计局人事档案的数字化工作。

3.市财政局：负责事业单位人事档案数字化工作的财政资金保障；4.教体文广新和卫计局：负责按照《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部数字档案标准（试行）》的规定对所管理的人事档案进行规范化和数字化管理，按全市的进度和质量要求完成本系统人事档案规范化整理和数字化工作。

5.各乡镇和其它事业单位主管部门：负责清理、完善所有事业单位人员的档案，入档资料的收集、初审、整理等工作，按规定的时间要求统一移交市人才服务中心，按《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部数字档案标准（试行）》的规定报送入档材料目录，同时报送事业单位人员名册。

（二）常态化入档材料整理及数字化工作1.市委组织部：负责建立全市人事档案规范管理联席制度，督导事业单位人事档案数字化常态化管理工作；2.市财政局：负责将事业单位人事档案数字化工作所需要经费纳入每年的财政预算；3.市人社局：负责组织入档材料档案专审，将审核后的入档材料归集入个人人事档案，负责常态化档案整理、数字化扫描工作、档案管理和人事代理工作，并指导教体文广新和卫计局的人事档案日常化管理工作。

人才服务机构流动人员人事档案管理服务标准化手册(X42页)

本手册适用于浙江省省、市、县人才服务机构流动人员人事档案管理管理服务业务。

2、各服务窗口应在服务场所醒目位置公示《告知单》（见附录A），提供业务咨询服务，根据需要提供《服务指南》（见附录B）等。

3、接收人员应按照档案接收工作流程（见附录C.1）及档案接收制度（见附录D.1），进行人事档案的接收审核及登记。

（二）档案信息录入1、档案信息录入工作由各服务窗口或后台录入部门进行，由专人负责信息录入工作。

2、信息录入人员应根据档案材料记载内容和档案信息录入内容要求（见附录E），如实录入档案数据库。

3、信息录入人员应认真负责，避免差错和遗漏。

录入完成后应进行核对，确保档案信息的完整准确。

（三）材料归档1、材料归档工作由各服务窗口受理，由专人负责材料归档工作。

2、材料接收人员应按照档案材料归档工作流程（见附录C. 2）及材料收集归档制度（见附录D.2）、鉴别归档制度（见附录D.3），对归档材料进行审核登记。

中组发〔2009〕12号-关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知

中共中央组织部文件中组发〔2009〕12号关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知各省、自治区、直辖市党委组织部，各副省级城市党委组织部，中央和国家机关各部委、各人民团体组织人事部门，新疆生产建设兵团党委组织部，解放军总政治部干部部，武警总部政治部，部分国有重要骨干企业党组(党委)，部分高等学校党委：为了进一步加强干部人事档案材料收集归档工作，充实、完善干部人事档案内容，更好地为干部人事工作服务，现将修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》印发给你们，请认真贯彻执行。

干部人事档案材料是反映干部情况的基本凭证和重要依据，是干部工作、人才工作的重要信息。

各级组织（人事）部门要根据修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，抓紧完善工作制度，规范材料收集归档范围，严肃工作纪律，确保干部人事档案的真实可靠。

本通知下发前，已按我部有关规定归档的材料予以保留。

中共中央组织部2009年7月16日干部人事档案材料收集归档规定第一章总则第一条为了规范干部人事档案材料收集归档工作，确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》和《干部档案工作条例》等法律法规，制定本规定。

第三条干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。

收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第四条本规定适用于各级党委、人大、政府、政协、纪委、人民法院、人民检察院和各民主党派、人民团体机关的干部人事档案材料收集归档工作。

国有企业和事业单位的干部人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。

干部人事档案管理规定

干部人事档案管理制度干部人事档案管理工作制度一干部人事档案材料收集制度1.严格按照中组部干部人事档案材料收集归档规定,明确收集范围,认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作;2.档案工作人员要积极主动地与干部人事档案材料形成部门取得联系,及时掌握形成干部人事档案材料的信息,主动地索要应归档的人事档案材料;3.干部人事档案材料的形成部门,应在形成正式材料后的一个月内,将材料送交校档案馆人事档案室归档;4.档案工作人员对收集的干部人事档案材料,要认真进行核对,对缺少的材料要逐一进行登记,及时催要,对不符合归档要求的材料,要及时通知形成档案材料部门补送材料或补办手续,形成材料的部门要按规定认真办理;5.对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门;二干部人事档案材料鉴别、归档制度1.严格把好干部人事档案材料“入口关”,对收集的档案材料要认真鉴别,严格审核;2.归档材料必须是办理完毕的正式材料;3.归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备,有承办单位的签章或个人署名,有形成材料的日期;需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后方能归入档案;4.残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料,不能归入档案,不属于归档范围的材料不得擅自归档;5.干部人事档案材料应统一使用16开纸19×厘米,材料左边应留出2—厘米的装订边,不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写,不得用计算机打印签名;6.凡属于应归入干部档案的材料,应按照中组部干部档案整理工作细则进行整理立卷,零星档案材料每两年装订入卷一次;三干部人事档案查借阅制度1.查借阅干部人事档案必须是中共党员,并填写查阅干部档案审批表,由查阅单位负责人签字,档案馆领导审批后,方可查借阅;2.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案;3.查借阅档案时,档案工作人员应根据规定,确定是否提供或是确定提供材料的范围,凡与查阅内容无关的材料,不得翻阅,并对提供查阅的档案进行登记;4.查阅人员必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外散布档案内容;5.查阅人员未经许可,不得擅自摘录或复制档案内容;6.查阅人员必须爱护档案,严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案;违反者应视情节轻重,予以批评教育,直至纪律处分;假公济私者,按违犯中华人民共和国档案法处理;7.档案一般不外借,特殊情况须借用时,要说明理由,经档案馆领导批准,严格履行借阅手续,方可借出,借阅档案一般不超过15天,并不准擅自复制、抄录及转借他人;不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友;四干部人事档案转递制度1.转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全;2.干部因工作调动或职务变动档案转出,档案工作人员在接到调档函后,经人事处签章及档案馆领导审批后,一个星期内将档案转给新的主管单位;3.转出的档案必须完整齐全,并按规定进行认真的检查、整理装订,不得扣留材料或分批转出;4.转递档案必须按统一规定的干部档案转递通知单的项目详细登记,严密包封;5.干部档案应通过机要交通转递或派专人送取,严禁邮寄或交本人自带;6.转出的档案逾期一个月未收到回执的,应发函或打电话询问,以防丢失;7.收到转递来的档案,经检查核对无误后,应在回执上签名盖章退回发档单位;五干部人事档案检查核对统计制度1.建立档案工作台帐登记制度,做到勤检查、勤核对,每年全面检查核对统计一次档案,发现问题及时解决;2.提供利用后的干部人事档案,入库前要认真检查,仔细核对,确认无误后方可入库;3.干部档案转出或转入时,要认真对照目录检查核对,防止张冠李戴放错卷或缺少材料;4.整理好的干部人事档案入库前,还要逐卷逐份逐页进行检查核对,发现差错及时纠正;六干部人事档案的保管、保密制度1.严格遵守党和国家的保密法规,认真履行职责,严格照章办事,做好干部人事档案的保管保密工作;2.非档案工作人员一律不得进入库房;3.档案工作人员要严格执行查借阅档案审批手续,不得擅自扩大档案的利用范围,不得将档案私自带出档案室或私自借给他人：4.认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;5.严禁吸烟,保持库房的清洁和库内适宜的温湿度温度14℃—24℃、相对湿度为45% —65%;6.坚持库房检查制度,每周检查一次,防止不安全因素发生,发现异常情况,应及时采取措施,确保档案安全;7.坚持值班制度,下班前档案要入库,关好门窗,切断电源;8.严禁个人私自保存任何人的档案材料;9.档案工作人员调动时,必须严格履行交接手续;10.对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人,应视情节轻重,根据中华人民共和国档案法第二十四条规定给予处罚;七人事档案管理人员职责1.热爱本职工作,忠于职守,认真负责保管好教职工人事档案,为国家积累档案史料;2.建立人事档案台帐,及时收集、鉴别、整理干部档案材料,及时报送省管干部档案材料;3.严格执行档案管理规章制度,认真办理人事档案的查借阅和转递;4.及时登记教职工职务、工资变动情况;5.为学校及有关部门提供教职工情况;6.维护人事档案的完整与安全,做好人事档案的保密保护工作;7.调查研究全校人事档案工作情况,制定和修订规章制度,搞好人事档案的业务建设和业务指导;8.完成领导交办的其他事项;八送交人事档案材料归档制度1.人事档案材料的形成部门应指定一名档案联系人,负责收集送交本部门的人事档案材料;2.人事档案材料的形成部门,应在材料形成的一个月内,由档案联系人将材料主动送交校档案馆人事档案室归档;3.人事档案工作人员应与档案联系人保持密切联系,主动地了解档案收集情况,保证收集材料的渠道畅通;4.任何部门与个人,不得以任何理由积压、滞留应归档的材料;5.档案人员对未能按时送交档案材料的部门,应及时催要,发现不符合归档要求的,应及时通知补送或补办;干部人事档案管理八项制度一、干部档案管理人员职责干部档案管理人员具体职责如下：1、认真贯彻国家档案法、干部档案工作条例,建立健全干部人事档案工作规章制度,做到干部人事档案工作有法可依,违法必纠;2、不断增强保密意识,切实加强对干部人事档案工作的管理、保护和利用;定期作好清点和统计工作;3、要切实管理好本单位、本部门负责保管的干部人事档案,积极采取新技术,不断提高干部人事档案的科学化、规范化管理水平;4、解决干部人事档案管理中的问题,包括人员、设施、用具等,按照“六防”要求不断改善干部人事档案管理条件;5、要加强业务培训,不断提高政治、业务素质,增强保密意识;6、人员调动时要做好干部档案的交接工作;二、干部人事档案查借阅制度查借阅干部干部档案要按照规定的审批程序并遵循以下要求：1、必须是有利用资格的单位,隶属各单位党组党委、各直属单位干部人事部门;其他部门不得直接到同级和上级干部人事部门查借阅干部档案;2、符合下列情况之一的,可以查阅干部档案;1凡因干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等原因需要查阅本人档案的;2与他人案件有密切的联系,而该干部已经去世或因病不能口述和书写,无法直接提供情况以及其他特殊原因,须查阅档案取得证明材料的;3编史、修志、写人物传记等不得查阅干部档案;可直接向本人采访;如该干部已经去世或因年迈丧失记忆、因病不能口述、书写,也只可查阅其履历和自传部分;4干部子女或亲属入党、入团、升学、参军、参加工作、进行政审,不得查阅档案,可由干部所在单位党组织根据规定,提供有关情况;3、利用者必须是中共党员干部;非党领导干部因工作需要了解下属干部情况时.可提供该干部的简历、学识、德才表现和工作实绩等方面的情况,一般不直接查阅或借用干部人事档案;4、利用干部人事档案,必须填写查借阅干部档案审批表,严格履行审批手续,公安、保卫或其它部门,因工作需要、确需了解干部人事有关情况时,应从严掌握.控制提供内容;5、档案一般不外借;如必须借出使用时,要说明理由,经主管部门负责人批准,并严格履行登记手续,限期归还两周,不得擅自转借;6、任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案;7、利用档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,爱护档案并注意保持档案的清洁;严禁涂改、圈划、抽取、增添、污损、撤换档案材料;不得泄露或擅自向外公布档案内容;违犯者应视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分;8、利用档案的单位或个人.不得擅自拍摄复制档案内容;因工作需要从档案中取证的,必须经干部人事档案主管部门审查、批准后才能复制、拍摄;涉及干部考察、鉴定、优缺点的材料不能复制;9、未经领导批准授权,任何人不得私自利用同级或上级干部的档案;三、干部人事档案材料收集工作制度干部人事档案材料收集工作,是干部人事档案工作的起点、重要的基础工作;是一项长期的根本的任务,不做好收集工作就没有完整的干部人事档案;分单位内和单位外收集：一单位内收集1、单位内各部门之间在工作中形成干部的任免、调动、工资待遇、出国、考察、考核、军转等方面的材料;2、后备干部材料;3、干部政审材料;4、教育培训材料等;集中到干部人事档案管理部门;二单位外收集是向上下级单位和部门之间档案材料的索要与转递;1、指干部在工作中形成一些应送交其上级主管单位干部人事档案管理部门的材料;如奖励、待遇、学历、科研学术材料,要由干部档案主管部门向单位索要和各单位主动送交;2、下级部门必须及时、完整、安全地转递,尤其是在管干部与管理档案不一致时,要做好宣传和协调工作,材料的转递也必须与档案转递一样,填写转递通知单,或开列清单,接收部门和接收人要签字或盖章;3、材料收集是经常性的工作,要重视整理前的集中收集,对缺少的材料,逐人逐份登记追收补齐在集中整理干部档案之前,要全面填写一次干部履历表;整理后要随时做好补充归档工作;四、干部人事档案材料鉴别归档制度干部人事档案材料归档,必须鉴别准确、取舍得当、去伪存真;鉴别材料应按以下七个方面进行：1、判断材料是否属于干部人事档案材料;2、判断材料是否属于干部本人的人事档案材料;3、审查每份材料是否齐全完整;4、鉴别材料手续是否完备,是否处理完毕;5、鉴别材料是否真实和有无涂改、伪造有改动的材料不要归档;6、鉴别材料的主题、观点是否鲜明准确;7、鉴别收集的材料书写是否合乎要求;通过以上步骤,把好干部材料的入口关;五、干部人事档案保管保密制度中组部、国家档案局颁布的干部档案工作条例明确的规定;1、干部人事档案管理部门,要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房,配置铁质的档案柜;库房面积每千卷需20至25平方米;库房内应设置空调、去湿、灭火等设备;2、库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查;要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度要求：温度14C一24℃,相对湿度45—65%;3、保管干部档案,应建立登记和统计制度;每半年全面检查核对一次档案,发现问题及时解决;4、干部档案管理部门,要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开,距离不能太远;5、要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术,逐步实现档案管理工作的科学化、现代化;6、干部档案要严格执行安全保密规定;六、干部人事档案检查核对制度根据中组部的有关规定,对接收的干部人事档案材料要进行全面审核验收,这是保证干部人事档案质量的真实性,必须高度重视,要有专人认真做好这项工作;检查验收主要包括以下几方面：1、归档材料是否符合有关要求;2、材料的鉴别分类是否正确;3、有无缺少材料或张冠李戴;4、材料分类、排列是否准确合理;5、历史遗留的问题是否得到妥善处理;6、近期形成的干部人事档案材料是否全部归档;7、目录登记是否符合要求,是否编写了分类号、顺序号、页码;8、目录与档案内容是否相符;9、所有金属物是否彻底清除;10、技术加工是否认真仔细,符合要求;11、干部档案材料的文字内容方向是否一致;12、装订是否四面整齐,有无掉页未装材料;七、送交干部人事档案材料归档工作制度干部人事档案材料经过收集、鉴别后,应及时归档;1、形成材料部门在材料形成一个月内应主动将材料送交主管部门归档;2、归档的材料必须是办理完毕的正式材料;材料应完整、齐全、真实,文字清楚,对象明确,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期;3、归档的材料,凡规定由组织人事部门审查盖章的,须有组织盖章,规定要同本人见面的材料如审查结论、复查结论、处分决定或意见,组织鉴定等,一般应有本人的签字;特殊情况下,本人见面后未签字的,可由组织注明;4、干部人事档案的载体一般应使用16开规格的办公用纸,材料左边留出厘米装订线,文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写;不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写;八.干部档案转递工作制度干部在调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位;转递干部档案应遵守下列规定：l、干部档案应通过机要交通转递或派专人送取,不准邮寄或交干部本人自带;对条条管理单位来说一般采用专人送达;2、县级或相当于县级以上各级组织、人事部门,方可机要转递干部档案;3、转出的档案必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出;4、转递档案必须按统一规定的干部档案转递通知单的项目详细登记,严密包封;5、收到档案的单位,经核对无误后,应在回执上签名盖章立即退回;逾期一个月未退回者,转出单位应及时催问;6、对“无头档案”应认真查转;对确属查不到干部下落的档案材料可移交干部原籍档案馆保存;。

人事档案管理规定

人事档案管理规定第一篇：人事档案管理规定人事档案管理规定第一章基本原则第一条为了规范干部人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部人事档案有关规定，特制定本办法。

第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。

它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处集中统一管理。

第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章体制、任务和人事档案干部第五条人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条人力资源处人事档案管理工作的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章人事档案材料的收集范围与归档要求第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人力资源处根据中共中央组织部《干部档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）有关要求，经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。