文件与资料管理程序
01文件与资料管理程序
01文件与资料管理程序文件与资料管理程序一、引言在现代社会中，文件和资料管理是各个组织和机构必不可少的一项工作。
良好的文件和资料管理程序可以提高工作效率，保护机构的利益，确保信息的准确性和完整性。
本文将介绍一种高效的文件与资料管理程序，旨在帮助组织和机构更好地管理和利用文件和资料。
二、程序概述文件与资料管理程序是一个完整的管理体系，包括文件的创建、分类、存储、检索、保护和销毁等环节。
下面将详细介绍每个环节的具体内容。
1. 文件的创建文件的创建是文件与资料管理的第一步。
在创建文件时，应注意以下几点：- 确定文件的名称和编号，以便于后续的分类和检索。
- 根据文件的内容和用途，选择合适的文件格式，如纸质文件、电子文件等。
- 在文件中标明创建日期和作者，方便追溯和归档。
2. 文件的分类文件的分类是为了方便管理和检索。
可以根据文件的内容、用途、部门等因素进行分类。
一般可以采用以下几种分类方式：- 按照文件的主题进行分类，如财务文件、人力资源文件等。
- 按照文件的用途进行分类，如合同文件、报告文件等。
- 按照文件的部门进行分类，如销售部文件、市场部文件等。
3. 文件的存储文件的存储是保证文件安全和可靠性的重要环节。
可以采取以下几种存储方式：- 纸质文件存储：将文件存放在文件柜、文件夹或文件盒中，按照分类和编号进行归档。
- 电子文件存储：将文件保存在电脑硬盘、服务器或云存储中，建立良好的文件夹结构和命名规范。
4. 文件的检索文件的检索是在需要使用文件时能够快速找到所需文件的关键环节。
可以采取以下几种检索方式：- 纸质文件检索：通过文件编号、文件名称、文件分类等信息，在文件柜中进行检索。
- 电子文件检索：通过文件夹结构、文件名称、关键词等信息，在电脑或服务器中进行检索。
5. 文件的保护文件的保护是确保文件安全和机构利益的重要措施。
可以采取以下几种保护方式：- 纸质文件保护：使用密封袋、文件夹或保险柜等物理措施保护文件的安全。
AN-DCC-QP-001《文件与资料管理程序》
质量体系程序文件文件编号：AN-DCC-QP-001分发号：文件与资料管理程序第A版，第0次修订制订日期：2014-5-20 实施日期：2014--中山市爱纳电器有限公司文件与资料管理程序文 件 变 更 记 录1. 目的本程序对与质量管理体系有关的管理性和产品技术性文件（包括相关外来文件）进行控制，旨在确保使用部门能及时得到正确、有效的文件。
2. 适用范围适用于与质量管理体系有关的管理性、产品技术性文件的控制。
3. 职责和权限3.1 总经理负责质量管理体系文件与制度的批准。
3.2 管理者代表负责质量管理体系文件的策划和审核，组织有关人员对文件的评审。
3.3 文控中心负责质量管理体系管理性文件及技术性文件的控制和管理。
3.4 其他部门负责本部门职责范围内文件及资料和记录的使用、收发和保存管制，以确保本部门文件及资料为最新有效，得到正确地使用和执行。
4. 术语和定义4.1 管制文件：为确保文件为最新有效，对文件制订、修改、作废、回收及发行皆须依规定执行并加以管制的文件。
4.2 非管制文件：仅供参考使用，不作为工作执行之依据，变更时无需回收不作管制之文件。
4.3 记录：是文件的特殊型态，是提供符合质量管理体系所要求及有效运作的证据。
4.4 资料：指非文件资料以及各类记录的通称。
4.5 技术资料：与图纸、标准、规格等相关的资料。
4.6 外来文件：指取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
5. 程序细则5.1文件的分类5.1.1文件分为以下几类：a. 管理性文件：质量手册、程序文件和有关管理制度、规定等（包括相关记录）；b. 技术资料：包括图纸、BOM表、产品规格书、工艺文件等；c. 外来文件：包括各类外来标准、法律法规及客户、供应商提供的技术资料等；d. 其他类文件：包括质量计划、管理方案、试行条例、通知等。
文件与资料管理程序资料
文件与资料管理程序编号：JIS－QP－01 日期：2007.03.28版本： 1 页数：第1页共9页版本小结当前版本更改描述始发者部门日期1 始发荣芳品质部07.03.28版本历史更改描述编写者部门日期总经办生产部工程部开发部品质部ＰＭＣ业务部仓库部行政部采购部起草：审核：批准：分发部门□总经办□生产部□工程部□开发部□品质部□ＰＭＣ□业务部□仓库部□行政部□采购部□财务部□ＩＱＣ□ＩＰＱＣ□ＯＱＣ文件与资料管理程序编号：JLS-QP-01 日期：2007.03.28版本： 1 页数：第 2页共9 页1．目的：对文件的使用方式加以规范，进行协调统一的管制，使品质系统能正确有效的运作。
2．范围：本公司品质系统运作中，和产品的生产、服务等有关的文件，以及外来文件（客户资料、供应商资料及外来标准）均须依本程序的规定管理，文件与资料可以用文书或电子媒体方式呈现或储存。
3．参考文件：3．1 【品质记录控制程序】JLS-QP-06；3．2 【工程变更程序】JLS-QP-21；3．3 【LCM开发文件图档存放管理规则】JLS-QP-19。
4．定义：4．1 文件结构：本公司品质系统文件分为四个阶层，其结构和文件类别如下：4．1．1 一阶文件：质量/环境手册。
4．1．2 二阶文件：程序文件。
4．1．3 三阶文件：作业指导书，包括使用手册、技术文件、作业标准、检验规范、环境作业指导书、办法等。
4．1．4 四阶文件：表单格式，例如:校正记录﹑测试／报告﹑保养记录﹑训练记录等。
4．1．5 外来文件：客户资料、供应商资料与外来标准。
4．2 文件：规范工作要求（标准）或规范工作进行时的权责与步骤的文件，如：品质手册、程序文件与工作指示等内部文件，工作标准、合约文件、客户图纸等外部文件。
4．3 记录：将工作执行的结果填写于表单上，而此结果（记录）仅供日后分析、存档备查或提供证明使用。
4．4 受控文件：经文管盖“受控文件”章的文件均为受控文件。
IATF16949文件与资料管理程序
文件制修订记录1.目的：为保证本厂在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以确保文件的正确性。
2.范围：适用于本厂质量管理体系有效运行的所有文件和资料的编号、编制、核准、发放、更改和归档等的控制。
3.权责3.1内部文件与资料之制订、废止与收发管制权责表：3.2外部文件资料,由各对口权责部门收集,经管理代表核准后由品质部进行收发管制.3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4.定义：4.1一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书；4.4四阶文件：质量记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书；4.5外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。
5.工作程序：5.1文件的制订、修订、废止作业：5.1.1文件制订作业：5.1.1.1文件需要制订时,由需求部门填写『文件制订、修订、废止申请单』进行制订申请，管代表核准后，需求部门方可进行制订，品质部按文件编号原则对新文件进行编号。
5.1.2文件修订作业：5.1.2.1若文件不符合现实要求需修订时,由需求部门提出修订原因,填写『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，交原制订部门研议修订，修订内容填写于文件首页之“修改记录表”中；5.1.2.2修订后之文件经审核与核准后由品质部发行。
5.1.3文件废止作业：5.1.3.1文件不适宜须废止时,需由提出部门提出『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，由品质部执行废止作业，原编号列入管制，不得重复使用。
5.1.4文件制订、修订以及废止之作业流程按“文件管制流程图”（附件一）进行。
5.2文件的编号原则：5.2.1一、二阶文件之编号规则：XXX -- XX -- XXX5.2.3三阶文件之编号规则：XM – XX -- XX -- XXX 文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码部门简码5.2.4四阶文件编号规则：XXX -- XX -- XX -- XXX文件流水号001.002…部门代码文件类别代码工厂代码5.3工厂代码：工厂代码用大写英文字母“EVK”表示东莞市依维柯电子有限公司。
SP管理(控制)程序
SP-01
编制人：日期：
审核人：日期：
批准人：日期：
1.0目的
对本公司与质量/环境/职业健康相关的文件和资料进行控制，以保证在质量/环境/职业健康体系运行的各个场合所使用文件和资料的有效性。
2.0适用范围
适用于本公司的质量/环境/职业健康体系文件以及外来文件和资料。
3.0职责
3.1外来文件和资料由各使用部门自行收集、整理，文控负责登记、发放。
5.0相关文件
6.0相关记录
《文件一览表》SP-01-B04
《文件发放范围》SP-01-B03
《文件更改/修订审批表》SP-01-B02
《文件分发/回收登记表》SP-01-B01
记录管理程序
SP-02
编制人：日期：
审核人：日期：
批准人：日期：
1.0目的
对所有质量/环境/职业健康记录进行控制，以便为是否达到规定要求和有效运行提供证据。
4.1.1四级文件：质量/环境/职业健康记录、附件
4.1.2三级文件：作业指导类文件，包括作业指导书、规程、检验标准、图样、规定等
4.1.3二级文件：程序文件
4.1.4一级文件：质量/环境/职业健康手册
4.2文件书写规则：
4.2.1三级文件、附件在首页要有拟制人、审核人的签名及日期。
4.2.2程序文件封面应有拟制人、审核人、批准人的签名及日期。
4.2.3质量/环境/职业健康手册文件的封面应有拟制人、审核人、批准人的签名及日期。
4.3文件的归档管理
4.3.1各部门使用的受控文件由该部门负责人指定专人管理本部门的受控文件，并每月定期检查本部门受控文件。文控每半年向各个部门发行《文件一览表》，以供使用部门核对是否为最新版本。
文件与资料管理程序
1.目的爲有效地管理各项文件与资料，以便指导各项活动，特制定本程序。
2.范围凡指导各项活动之内外部文件与资料，均属本程序管理范围。
3.权责内部文件管理权责：3.1.1 系统文件由管理代表拟定，副总经理核准发行；3.1.2 程序文件由各部门制定，经各部门讨论会签，由管理代表审查，副总经理核准发行；3.1.3 工程技术类作业指导书由工程部制定，主管审核发行；3.1.4 表单各部门制定，主管审核发行。
外部文件管理权责：3.2.1 接收：香港营业部、工程部、发货部；3.2.2 转换：工程部。
4.定义内部文件：依据公司内部活动行爲特徵或依据外来文件需要而産生的文件。
外部文件：凡来自国际国家标准机构、国家法律、行政机构、客户等标准、法规、要求性文件等均爲外来文件，此类文件将规范指导或影响公司行爲活动。
系统文件：阐述系统活动总体政策，公司经营宗旨，并爲此描述总体架构之纲领性文件。
程序文件：规定某一要素活动实现的流程、活动时机与目的、担负管理与实施之责的部门等指导性文件。
指导书：爲实现某项活动而详细描述其步骤、方法的文件。
表单：规定用於记录活动内容、状况或结果之文件。
5.作业内容文件与资料管理流程图(见附件一)；各部门因工作而需制定活动文件，或接收外来文件且须进行相应文件转换时，由相应权责部门産生相关文件。
文件应依规定之权责人员进行审查核准，如爲程序文件, 需各部门主管进行讨论、会签，审查、会签、核准之记录应体现在<文件制定、修改、废止申请单>中。
制定部门应将核准文件连同<文件制定、修改、废止申请单>一并交文控中心，由其依据以下规则统一编号：□□- □□- □- □□□- □□文件版本01 ~ 99文件流水序号001 ~999文件类别公司简称: YH 部门代号5.4.1 部门代号：总经理室－GM 工程部－PE 品管部－QC生産部－PR 采购部－PU 仓管部－MC发货部－DC 人力资源部－MR5.4.2 文件类别：系统文件－S 程序文件－P 指导文件－W表单文件－R 外部文件－E5.4.3 版本说明：文件之版本由01~99依次改版，初版爲01，改版依此爲02、03、04．．．；表单版本直接於编号中予以体现，爲最後两位码，其他文件则单独显示其版号码。
IATF16949文件和资料管理程序
编制部门
6.2.3文件更改
a. 质量手册、程序文件采用换版更改，以版本号（采用A、B、C „标识）加修订状态来区分；每次修改的内容需用斜体字注明修改 部分； b. 其它文件采用换版更改，区分方式采用直接在原文件编号后加 版本号（采用A、B、C„标识）。
技术部 质量部 技术部
6.2.4文件再发放
6.2.4.1 按6.1.5执行； 6.2.5.1 过期、失效或作废的文件应及时从使用现场撤出、收回， 并标识其所处状态以防误用； 6.2.5.2 文件的更改应在《文件更改状态一览表》中加以记录。
6.1.4文件标识
第3页，共6页
文件和资料管理程序
担当部门 作业流程
编
号：
版本号：C
工作内容或标准
技术部 6.1.5文件发放
6.1.5.1 总装配明细表发质量部、生产部各组长、生产部仓库、采 购部、财务部；零件图纸发质量部、采购部；组件图纸发质量部、 生产部；作业指导文件发执行部门；其它文件按确定的发放范围发 放； 6写《文件、资料发放与回收记录表》； 采购部 6.1.5.4 发放到供方的受控文件如（图纸、技术规范等），由采购 部负责发放、登记及回收等管理工作，对需要更改的由采购部及时 收回，更改后再发放或以更改后的新文件调换原文件。 6.1.6.1 建立部门《文件资料归档清单》； 6.1.6签收/登录 质量部 6.2、受控文件更改/回收/销毁/再发放流程 6.2.1.1技术文件的更改按QP07-08执行； 多功能小组 执行部门
6.2.1申请
接收部门
6.1.6.2
建立《受控文件清单》。
6.2.1.2其它文件的更改由执行部门提出并填写《文件更改审批表 》； 6.2.1.3 新申请或使用者丢失文件后，应填写《文件遗失重领申请 表》办理领用手续；
GP文件及资料管理程序
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GP文件及资料管理程序
1.0 目的：
确保绿色管理系统规定的文件、记录及资料能有效的制定、应用、储存及保管﹐并能适时地取得正确有效的文件。
2.0 范围：
绿色管理系统规定之文件、记录及资料皆属之。
3.0 定义：
2.1 RoHS：《电气、电子设备中限制使用某些有害物质指令》即：
Restriction of the use of certain Hazardous Substances in
electrical and electronic equipment Directive。
共包括下面六类物质：
铅及化合物（Lead(Pb) and its Compound）
镉及化合物（Cadmium(Cd) and its Compound）
汞及化合物（Mercury(Hg) and its Compound）
六价铬及化合物（Hexavalent Chromium(Cr6+) and its Compound）
多溴联苯，PBBs（Polybrominated Biphenyls）
多溴联苯醚，PBDEs（Polybrominated Dipenyl Ethers）
3.2 HS：有害物质，即：Hazardous Substance：在IECQ-HSPM体系的定义更多免费资料下载请进：好好学习社区。
文件与资料控制程序
文件与资料控制程序编号：ZB-QESP-011、目的对管理体系所要求的文件予以控制，确保在使用处可获得适用文件的有关版本，防止使用失效或作废的文件。
2、适用范围适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。
3、职责3.1人力行政部为本程序主管部门，负责公司行政文件管理、管理手册、程序文件修改、发放的管理控制。
负责归档文件的管理。
3.2工程部负责技术文件，包括适用标准规范的管理。
3.3工程部负责环境和职业健康安全相关文件，包括适用法律法规和其他要求的管理3.4 各部门负责相关文件的编制、及本部门使用文件的保管。
4、内容与要求4.1文件的分类（1）按文件类别分：见《管理手册》3.3.3；（2）按文件来源分：内部文件、外来文件；（3）按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。
4.2文件编号4.2.1文件的编码（1）管理手册的编号ZB-QESM-1XX-XXXXXXXXXXXXXXX有限公司的缩写QESM—质量环境职业健康安全管理手册的英文缩写；1.0—版本号，1.0版。
（2）程序文件的编号例：ZB-ZB-QESP-02ZB-ZB-QESP-02—第二个程序文件；1.0—版本号，1.0版。
（3）三层次文件（国家/行业/地方标准延用原有编号）：ZB-WI—XXWI—三层次文件名称中的关键词的拼音缩写。
XX－按顺序编号4.3 文件编制和审批（1）《管理手册》由管理者代表组织有关部门或人员编制并审核，总经理批准；（2）作业指导性文件，由各职能部门组织编制，部门负责人审核，管理者代表批准；（3）行政管理性文件，由各职能部门按管理职责编制，主管领导和人力行政部负责人审核，总经理批准。
4.4 文件发放及控制（1）管理体系文件（手册、程序文件），由人力行政部发放。
发放时标注分发号、受控状态；（2）作业指导文件、各部门编制的专业管理性文件由各部门发放，发放时标注分发号、受控状态；行政管理文件由人力行政部发放；（3）文件发放部门填写“文件发放记录”。
001文件与资料管理程序OK
1.目的:使品质系统所有文件与资料得以管制，以确保各相关部门能够及时获得正确有效的文件与资料。
2.范围:与本公司品质系统相关的公司内外提供的相关文件与资料均适用。
3.权责:3.1内部文件与资料制订、废止与收发管制权责表：3.2外来文件与资料，若为客户提供之承认书、图纸与相关技术资料由工程课长审核，且于工程课保存（除图纸外），其它资料由管理代表审核，由文管中心保存。
3.3文件审核过程中发现问题，如有手改现象，由审核人在手改处签名确认。
4.定义:4.1一阶文件：品质手册，说明品质系统原则与管理重点之系统指导文件。
4.2二阶文件：程序文件，供管理者控管跨部门作业流程之文件。
4.3三阶文件：作业规范，规范作业者行为工作标准或指导书。
4.4四阶文件：品质记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书。
4.5外来文件：外来标准、法规及有关的技术资料。
5.作业内容:5.1作业流程图(如附件一)。
5.2文件制作规范：本规定限于二阶文件适用。
5.2.1封面制作规范：封面必须包括(见附件二)。
5.2.1.1中英文厂名：至一制品实业有限公司Mind Well Design Mfr. Ltd；5.2.1.2文件名称：一、二阶文件名称；5.2.1.3文件编号：详见文件编号规则(5.5)；5.2.1.4制订单位：见5.5.2部门代码中单位名称；5.2.1.5版本／次：详见5.6相关内容；5.2.1.6总页数：详见5.6相关内容；5.2.1.7制订日期：制作文件的时间；5.2.1.8发行日期：以所盖文件发行章的日期为准；5.2.1.9核准、审核及制订人签名：核准、审核人必须签名或盖章作实。
5.2.2内页制作规范：必须包括(见附件三)：5.2.2.1厂名：必须注明，位于外框最左上角，使用黑体20号粗体字。
5.2.2.2文件名称：位于正文及厂名之间左端，使用黑体22号粗体字。
5.2.2.3文件编号，版本/次及页次位于正文及厂名之间右端，使用黑体14号字。
文件及资料管理制度
文件及资料管理制度第一章总则第一条为了规范文件及资料管理工作，保障机构和个人信息安全，提高信息利用效率，根据国家有关法律法规，制定本制度。
第二条文件及资料管理制度适用于我单位所有部门及人员。
第三条文件及资料管理要严格遵守国家相关法律法规，严格保守机密，确保信息安全。
第四条文件及资料管理工作按照便利、规范、安全、完整的原则开展。
第五条文件及资料管理工作责任落实到每个管理者和工作人员，任何人员不得私自改动文件或篡改资料。
第二章文件及资料的管理范围第六条文件及资料的管理范围包括纸质文件、电子文档、磁盘、光盘、录音带、录像带等所有形式的文档和资料。
第七条文件及资料的管理涉及机构业务活动和管理运作中产生的所有资料和数据。
第三章文件及资料的管理流程第八条文件及资料的管理流程主要包括文件的产生、传递、利用、保管和销毁等环节。
第九条文件及资料的管理流程要求清晰、规范，确保信息的传递和使用顺畅。
第十条文件及资料的管理流程需要严格按照相关规定执行，不得擅自改变或违反相关规定。
第四章文件的产生和传递第十一条文件的产生应当符合机构规定的文件格式和内容标准，确保文件的真实性和合法性。
第十二条文件的传递要按照规定的传递路径和程序进行，确保文件及相关信息的安全。
第五章文件及资料的利用第十三条文件及资料的利用要按照规定的权限和程序进行，不得超越权限和私自使用。
第十四条文件及资料的利用需要保障信息的安全和完整性，防止信息泄露和损坏。
第六章文件及资料的保管第十五条文件及资料的保管应当分类管理，按照相关规定归档和储存，确保信息的完整和安全性。
第十六条文件及资料的保管单位应当定期检查和维护文件和资料，防止信息遗失和破坏。
第七章文件及资料的销毁第十七条文件及资料的销毁应当按照相关规定和程序进行，不得私自销毁或外传。
第十八条文件及资料的销毁要求进行记录和备份，确保信息不丢失和泄露。
第八章文件及资料的安全保密第十九条文件及资料管理要强化安全保密管理，确保机构和个人信息的安全。
文件与资料管理程序
广州金鹏集团有限公司企业标准Q/JP92.105.002.023文件与资料管理程序2004年12月8日发布 2004年12月8日实施金鹏集团企业管理部发布文件与资料管理程序文件与资料管理程序1.目的为规范公司的工作流程，使公司所有部门都能及时地获得有效的最新文件，提高办事的效率，确保本公司文件与资料能迅速、准确地流通。
2.范围本程序适用于质量管理体系的运行中有关质量活动的文件的控制和管理。
3.权责4定义4.1文件与资料：本程序的文件与资料是指和质量体系相关的文件和资料。
4.2质量手册：质量手册是系统文件的一部分，提纲掣领地说明公司质量系统的规定要项，并勾划出公司质量系统的概况。
4.3程序文件：程序文件是执行质量系统运作的流程步骤，它将国际标准条文的精神与公司的实际作业情况相结合并加以规定。
4.4作业指导书：每一质量程序文件规定的流程步骤均可合理地执行，但必要时，也可视其复杂程度，将某些流程、步骤的细节规定，例如作业指导书、检验规范等。
4.5表单：表单是为了有效地记录程序文件所规定的关键作业，或作业指导书的执行参数，并考虑执行权责的设定，所建立的供使用的明确格式。
4.6外来文件：凡外部所提供的文件资料，如：图面、标准、技术资料等。
5作业内容5.1文件的制订、修改、作废与文件的分发5.1.1文件的制订、修改、作废操作见流程图（一）；当组织结构和产品进行大的调整或质量管理体系版本升级时，各部门文件修改较大，企业管理部将对体系文件重新进行策划，管理者代表审批后，各部门将按批准后的计划进行文件修改不填写《文件修改、制订、作废申请单》。
5.1.2文件的分发、回收操作见流程图（二）；5.1.3质量方针、目标的制订、修改：5.1.3.1公司质量方针、目标的制订见《质量手册》；5.1.3.2各部门将公司的质量目标分解后，填写在《质量目标管理表》上，报管理者代表审查，主管副总裁批准；5.1.3.3当部门质量目标需要修改时，由责任人填写《文件修改、制订、作废申请单》，报管理者代表审查，主管副总裁批准。
IATF16949文件管理程序
1.目的:为使文件与资料处理迅速、正确流通、应用及管理，以确保各相关单位能适时获得适当且有效之最新文件。
2.范围:本厂内部外部联系或客户／供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。
3.权责:参阅〈文件审核权责表〉（如附件一）4.定义:本厂文件类别区分四阶4.1 文件阶码如下：M：一阶文件P：二阶文件WI：三阶文件FR：四阶文件E：外来文件(客户检验标准、客户技术图纸（也称技术性文件）等。
4.2 系统文件:环境手册、质量健康安全手册为本厂第一阶文件。
4.3 程序文件:管理审查、内部品质稽核、品质制度、文件管理等，依品质手册所订之各项程序，为本厂第二阶文件。
4.4 指导书文件:作业标准书、作业细则、作业办法、规范、通则，为本厂第三阶文件。
4.5 制造文件:制造工程图、承认资料、模具资料、治具资料、作业指导书、检具资料，作业工艺卡、操作规范、检验规范等凡在制程上需使用之资料文件皆属之，为本厂第三阶文件。
4.6 记录：校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、三阶所衍生的记录资料等为本厂第四阶文件。
4.7 外来文件与资料：从天成以外获得技术标准性文件、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图等。
4.8 承认资料：本厂客户承认资料，或零件承认资料，及其它书面（如正式订单即代表已承认）、书面改写等项。
4.9 治具资料：本厂生产用治具制作的图面及相关等资料。
4.10 作业指导书：生产作业所依据的操作方法及动作流程之标准资料。
4.11 检具资料：客户要求实际装配之检具及检查用量具或相关资料、图面等。
4.12 质量过程管理体系文件均按该程序控制执行。
4.13 字体要求：各阶文件的题目英文和数字统一使用中文简体宋体20号，文件内容用字体12号，行距用固定值20磅。
5.作业内容：5.1 文件与资料管制程序流程（附件二）。
5.2 各阶文件编号5.2.1手册编码原则7码第1-2码公司简称CX ；第3码为中杠；第4码手册简称M；第5码-7码文件流水码，由体系工程统一编号。
文件与资料管理程序
4.3机密文件的申请使用管理:文件编号: 制定日期: 修定日期:5.1.2.2体系审核确认后根据文件的涉及单位决定文件必须的会审部门，由体系提请相关部门传阅会审或 会议会审。
1.1.3 内部文件批准：文件必须经相关权责人员批准。
详见4.1职责。
1.1.4 内部文件编号：经批准后的文件交文管。
文管根据《文件撰写架构细则》附录一:【内部管理性文件编号对照表】的规定进行编号，并录入于【文件总览表】。
1.1.5 内部文件分发、借阅：1.1.5.1 重新打印（此时有受控编号）经批准后的文件和【文件制修废审批表】交文管。
文件的生效日期以右上角“受控章”内的日期为准，文件首页及各单页的制修定日期则代表文件初定稿未签核前 的日期。
相关印章详见本程序附录一。
1.1.5.2 生效文件由文管依体系指定的分发部门及份数（各作业场所均能得到相应文件的最新版本）制作副本，分发到相关部门，并在【文件分发回收记录表】签收，相关信息登录于【文件总览表】中。
1.1.5.3 文件补发：当分发份数不够或相关部门提出需求申请时，由文管依管理者代表批准后的需求申请补发文件并签收记录。
1.1.5.4 对外分发文件由负责对外之单位代签。
1.1.5.5 表单不需加盖“受控章”，原件由体系于背面签字，文管将最新版电子档存放于固定区域，并通知 相关使用单位，各部门自行取用自行管理。
1.1.5.6 借阅时于【文件借阅记录表】上登录。
1.1.6 内部文件使用管理：1.1.6.1 文管须每半年在【文件总览表】中整理出【文件最新版次一览表】并分发传达至相关部门。
1.1.6.2 文件应分类存放注意防潮防湿，必须保持文件清晰、易于识别。
1.1.6.3 文件破损、模糊不清时，可持该文件向文管申请换发。
1.1.6.4 经文管发行加盖红色“受控章”之文件均为管制性文件，如须复印须向文管申请，不得自行复印。
1.1.6.5 文件原稿由文管保存，原稿不盖发行章。
1.1.6.6 机密文件管理依相关规定执行。
文件与资料管理程序
（例如：操作指引、检验标准）
4.4.第四阶文件(指使用表单)：
用于记录各项活动的经过、结果或证据。(例如：检查表、检验报告、培训记录等)。
4.5.外来文件：非本公司制定的，且用于执行和参考的标准或资料。
5.内容：
5.1文件制订、修订、废止管理
5.1.1.3.1文件编号依【文件编号管理指引】规定办理。
5.1.1.3.2所有文件应有统一封面（附件一）。
5.1.1.3.3文件格式标准详见附件.
5.1.1.4版本之制订：第一次制订为版本〝A0〞
5.1.1.5轻微修订（字面上修改、个别条款修改和增删等非系统修改）时，提升数字版本，如：由“A0”提升为“A1”）
5.5.4各类发行文件未加盖〝受控文件副本〞者视为无效文件。
5.5.5接受文件单位，应在[文件签收记录表]签名确认。
5.5.6由于部门扩增等原因，文件需要申请补发时，须填写[文件增/补申请单]向文控中心提出申请。发放后须在[文件签收记录表]上备注原因。
5.5.7暂行文件由责任单位制定，经文控中心盖“暂行：”（上填写终止日期）盖发行，有效期限一个月，若超过有效期限，文件仍有需求时，请发行单位以[内部联络单]形式通知文控和相关部门，若不再需求，则由发行单位通知文控收回，作废。
b)质量手册作废后正本保存二年，程序文件作废后正本保存二年，作业指导文件与表格作废后正本保存一年。
c)技术性文件（如设计图纸）作废后正本保存二年；
5.7.3发行文件其作废、销毁作业，由文控中心以碎纸机销毁或在正面打╳当回收纸使用，并在[文件回收记录表]中备注销毁。
5.8文件档案记录/保存管理：
5.8.1各类别文件保管：
QB-GC-005文件与资料管制程序
5.3.2各阶文件首次制订时不需。
5.3.5文件废止作业：
(1)文件废止申请、审查、核准、颁布作业同文件修订作业。
(2)文件废止后，原文件编号应列管，不可再重复使用。
(3)文件如有制修订者,匀需记录于《文件制修订记录表》内。
5.4文件分发、收回作业：
5.4.1经颁布发行的文件，应由文件管制中心以《文件总览表》列帐管理，经管理代表确认影印份数，加盖“受控文件”章与部门别编号（原稿不需），依拟案单位所拟文件分发给相关单位，并请收文单位于《文件分发、回收记录表》上签名。
4.5外来文件：凡不是本公司制定的文件均属外来文件。
5.作业内容：
5.1文件管制作业流程：（如附件一）。
5.2文件编号系统：各类文件制订、修订均需由文件管制中心依文件编码系统编号管理。
5.2.1文件编码原则：
□□－□□－□□□
文件类别部门别流水号
部门类别：总经理（GM）、厂务（CW）、行政部（XZ）、采购部（CG）、业务部（YW）、工程部（GC）、品保部（PB）、制造部（ZZ）、资材（ZC）,环境管理(HJ)
6.相关文件：
6.1品质手册
6.2品质记录管制程序
6.3图面、技术资料管制程序
6.4工程变更程序
7.相关表单
7.1文件制定／修订／废止申请单
7.2文件总览表
7.3文件分发、回收记录表
7.4外来文件总览表
7.5文件制修订记录表
QP-001文件与资料管理程序(品质验厂)-通用版本-二级文件
▲表格流水号：以两位数字表示，从“001”开始编号，002,003 依此类推；版本：仅限于表格
使用，用小写英语字母表示，从“a”开始，修订后为“b，c”依此类推。
5.6 一、二、三级文件版本/版次及页次管理
5.6.1 第一次制订之原版以 A/0 表示，A 版第一次修订为 A/1 版，依此类推。
5.6.2 为避免版次修订太多影响文件之真实内容，凡版次经 5 次修订后，或文件修订后总页数有变
4.3.1 各部门共通性：管理办法类文件。
4.3.2 单位专属性：图纸、检规、零件表、作业指示、技术资料﹑操作说明、其它。
4.3.3 外来文件及其它标准。
4.4 四级文件（品质记录）: 用来记录执行结果（客观事实）的表格或报告书，如：单、记录、校
验记录﹑矫正记录﹑测试／报告﹑保养记录﹑培训记录等。
5.作业内容:
“FM”代表其它文件类别 “XX”部门代码 “□□□”代表部门文件流水号 ａ代表版本号
5.5.5 部门代码:
品质 部门
部
业务 工程 生产 行政 仓 采购 管理
ISO 文控
财务部
部
部 部 部 库 部 代表
小组 中心
代号 Q
F
E
P
HWZ
S
CW ISO C
▲文件流水号：以两位数字表示，从“001”开始编号， 002,003…依此类推。
5.7.2 修订及废止时，旧版本失效之文件于新文件发行时回收，回收份额与发行份额数量一致，内
容完整，若有遗失，记录于《文件分发回收记录表》备注栏。若各部门需保留旧版废文件时,文
«公司名称»
编 号： 版 次：
QP-001 A/0
文件名称
生效日期： «生效日期»
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----受控文件均进行编号，并填写在《受控文件一览表》中。文件发放时，收文单位应在《文件分发表》中签名确认收到。
----文件应保持清晰、可辨，易于识别。质量管理体系文件应单独存放，以保持受控状态。
----收集与产品和服务有关的外来文件清单。凡不是本公司编制的使用文件，均属外来文件，包括从书店购买的、上级发文、国家或地方政府、协会发文等。应使用外来文件的最新有效版本文件，列入受控文件清单中。适用的外来文件需要评审OK后（评审报告记录存档），再转交文控中心进行编写分发号并加盖“受控章”，以进行有效的受控管理。要控制外来文件的发放（发放范围经管理者代表审批）。
----记录，阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件；
----工程技术文件，流程卡、作业指引等，FMEA、控制计划、流程图、图纸。
5.2质量管理手册
5.2.1质量管理手册是规定本公司质量管理体系的纲领性文件。
5.2.2质量管理手册的主要内容有：
----质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理性；
文件与资料管理程序
文件编号WE-QP-H-001(IT)
版本版次C/0
制订部门文控部
制订日期2020.05.05
制订
审核
批准
温馨提示：本文件为本公司机密文件，未经许可，不得私自外借或复印！
修订记录
制定/修订日期
修订内容摘要
页次
版本/版次
总页数
2019-06-24
首次发行
--
A/0
7
2020-03-01
5.3.5对工程规范的文件管理，当工程标准/规范更改导致产品图纸更改时，如:客户提议的更改，功能、性能/耐久性的更改，工程技术人员应在10个工作日内完成，应注明生效或实施日期。
a 更改应对客户要求进行确认，并在部应该在生产实施之前，从客户处获得形成文件的批准或者弃权；
5.3文件控制
5.3.1文件控制，指对质量管理体系文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再批准和标识、回收、作废等全过程活动的管理。
5.3.2本公司质量管理体系文件控制的主要内容如下：
----文件发布前，应得到其适宜性和充分性的批准。质量管理手册与程序文件由管理者代表审核；由总经理负责批准；其他文件由公司部门主管审核，管理者代表批准。
c 若带有嵌入软件的产品，工程部应对软硬件的版本级别形成文件，作为更改记录的一部分。
d 对工程更改影响的其它技术文件，如FMEA、控制计划与作业指导书应及时变更。
6.0相关记录
6.1《文件发行申请表》
6.2《受控文件一览表》
6.3《文件发放记录表》
7.0相关文件
7.1《记录管理程序》
8.0流程图
附件（一）
----为质量管理体系编制的形成文件程序的引用；
----质量方针和目标；
----质量管理体系过程之间相互作用的表述。
5.2.3手册的结构、详略程度和格式编排，应结合本公司的类型、规模及产品或过程的复杂程度、文化和风格进行编制，标准并未作统一规定。
5.2.4公司的质量管理手册由管理者代表编制与审核，报总经理批准后发布实施。
----在文件实施中，由于各种原因发生变化时（例如公司的组织结构、产品范围、工作流程和适用法律法规发生变化时），应对文件原文进行评审，确定是否需要更改。本公司的管理体系文件在每年最少评审一次（在管理评审会议中进行），由管理者代表牵头，各职能部门对所管理的文件进行评审。如果需要更改，应报公司相关的责任人对更改后的文件进行再批准。
储的数据。
4.6非电子数据：指以纸张文件、音像(TAPE、CD、VCD、VIDEO)等方式存储的数据。
5.0工作程序
5.1文件概念
文件是指信息及其承载媒体。媒体的形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、标准样品或其他电子媒体及其组合等。质量管理体系文件是质量管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。
三级文件/规范文件: 代码为SQP
四级文件/表单文件: 代码为QR
外来文件： 代码为WL
B.部门代码为：
行政部：代码A 市场部：代码B
品质部：代码C 物料部：代码D
生产部：代码E 工程部：代码F
管理层：代码G 文控中心：代码H
C. 流水号为同类别文件发行的流水号从001到999。若属外来文件应优先使用其原编号，无原编号的外来文件，按以上编号原则再编文件编号。
----各部门所持有的文件要编制的《受控文件一览表》，即把所使用文件的最新有效版本文件（含外来文件，法律法规等）写入清单中
----要确保在各使用场所都能得到适用文件的有效版本并标识，填写分发号（包括外来文件）。撤出过期、作废的文件，经管理者代表批准后销毁，销毁文件清单存档，如需保留，需经管理者代表批准，并盖“作废文件”印章或“保留文件”的标识。
----识别所有文件的修订状态。文件修订的方法分为划线式修改（在文件原文上划线修改，在旁边写好修订后的内容）换页和换版三种。修订由公司文控中心统一组织，修改申请人填写《文件修改申请单》，经相关责任人审核，管理者代表批准后，由文控中心对受控文件统一修改。
----文件的版本用大写英文字母“A、B、C，……”表示；若文件只作小部分修改时，可填写《修订记录》作划线式修改或者换页修改（如果划线式修改超过三分之一需要换版发布），发行时为0次（即：A/0版），第一次修改为1次（即：A/1版），依此类推，当修改超过8次时，无论修改多少，均要换版发布，如有重大调整和变更可直接换版。
----程技术资料的评审由相关事业部技术部门完成，评审的时间不得超过10个工作日，对于更改的评审，，与其相应的技术类文件，如FMEA、控制计划亦相对应更新。
5.3.3文件编号规则如下：
QTBJ-XX-XXX
公司代码 - 类别代码 - 流水号
A.文件类别代码为:
一级文件/质量手册: 代码为QM
二级文件/程序文件: 代码为QP
本公司的质量管理体系文件的范围包括：
----形成文件的质量方针和目标；
----质量管理手册；
----ISO9001:2015、ISO14001:2015、IATF16949:2016标准规定程序文件；
----确保对过程的有效策划、运行和控制所需要的文件，例如质量计划、程序文件和相关的规范、标准以及“规定”、“安排”、“方式”等文件；
4.2程序文件：规定某一要素活动实现的流程、活动时机与目的、担负管理与实施职责的部
门之部门关联性文件。
4.3作业规范：为实现某项活动而详细描述其步骤、方法的文件。
4.4(记录)表单：规定用于记录活动内容、状况或结果之证明性文件。
4.5电子资料：指在计算机服务器、计算机硬盘、光盘、软盘以及其他移动式存储媒体中存
架构、流程优化全面更新升版
ALL
B/0
7
2020-05-05
IATF重新修订发行
ALL
C/0
7
1.0目的
对质量管理体系文件进行控制，确保在使用场所均能得到适用文件的有效版本。
2.0适用的范围
适用于本公司对质量管理体系所使用的文件的控制。
3.0职责
3.1行政部文控中心是本程序的编制、修改并实施归口管理的部门；
3.2各部门均是本程序的配合并实施的单位；
3.3管理者代表负责编制与审核质量管理手册，最高管理者（总经理）负责质量管理手册的批准；
3.4各部门负责编制程序文件，管理者代表负责审核程序文件，总经理负责程序文件的批准。
4.0定义
4.1系统文件(手册):阐述系统活动总体政策、经营宗旨,并为此描述总体架构性文件。