秘书基础篇ppt

秘书基础篇ppt第1章文书基础文书的含义文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。

文书是人们在处理各类事物的过程中形成的具有特定现实效用和惯用体式的书面信息记录。

文书是一种普遍的社会现象，并且广泛应用于人类社会生活的各个方面。

文书的作用1、传递信息。

这是文书的首要作用。

人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。

2、凭证依据。

文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。

主体的权威性影响凭证依据的三个因素：内容的真实性载体的合法性从文书的形成者和使用范围划分:公务文书和私人文书我国迄今发现最早的公务文书是：殷商王朝时期的甲骨文书1、使用领域：通用文书和专用文书2、发文方向：上行文书、下行文书、平行文书3、涉密程度：绝密文书、机密文书、秘密文书4、办理时限：特急件、急件、平件5、内容性质：规约性文书、领导指导性文书、报请商洽性文书、知照性文书、契约性文书公文是文书家族体系中最为重要的组成部分也是文书中的精华部分。

公文是法定的机关与组织在处理公务的过程中，按照特定体式和一定的处理程序制成的具有法定权威和现行效力的文书文件，是管理党政机关工作的重要工具。

基本含义：公文是在公务活动中形成的公文的形成者是各类社会组织公文以文字为信息表达方式公文是国家进行管理得一种重要工具。

1、含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的文件是（）A、绝密文件B、秘密文件C、机密文件D、内部文件2、把公文分为上行文、下行文和平行文是按（）A、使用领域划分B、发行问方向划分C、涉密程度划分D、办理时限划分3、公文是按照统一体式，经过一定（）程序制发的信息载体。

A、管理B、处理C、发文D、收文4、公文的最紧急程度为（）A、特急B、加急C、急件D、限时送达5、公文的办理期限分类中通常不包括（）。

A、特急B、急件C、普急D、平件根据2000年8月24日国务院发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》的规定，我国现行公文文种共有13种，具体包括：1、命令（令）。

适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。

2、决定。

适用于对重要事项或者重大行到做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、公告。

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4、通告。

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5、通知。

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6、通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7、议案。

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8、报告。

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

9、请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

10、批复。

适用于答复下级机关的请示事项。

11、意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12、函。

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13、会议纪要。

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

应用文书：（1）行政公文（2）事务文文（3）商务文书三种文书的区别行政公文产生于行政管理过程中，具有法定的效力和规范的文本。

事务文书主要用于处理日常事务。

商务文书处理商务活动。

按照行文方向可将行政公文分为：1、上行文：下级机关向上级机关报送的公文。

如：请示、报告2、下行文：上级机关向下级机关发出的公文。

如：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复。

3、平行文：同级机关或不相隶属机关之间的公文。

2、事务文书——处理日常事务所使用的文书。

主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。

3、商务文书——处理商务业务所使用的文书。

主要包括：意向书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。

练习：下列属于行政公文的是（）A通知、决定、报告、会议纪要B 通知、决定、调查报告、会议纪要C通知、决议、调查报告、会议纪要D 通知、决定、总结、会议纪要既可以用于上行文、下行文，又可以用于平行文的文种是（）A请示B批复C通知D意见答案：D文书、公文、文件的关系文书的制发过程（一）通用公文的发文流程草拟—审核—签发—注发—复核—缮印与校对—用印或签署—登记—分发（分装、发出）—对外催办1、草拟，亦称“拟稿”，是秘书接受领导的发文意图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程。

2、草拟是发文的第一个环节。

3、要求：（1）符合国家的法律、法规、及其他有关规定。

（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（3）人名、地名、数字、引文准确。

（注意引文的格式）外文应注明中文含义。

EG：长沙经济技术开发区建设用地按照《国务院办公厅关于湖南长沙经济技术开发区的复函》（国办函21号）有关规定执行。

（4）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”,第四层为“（1）”。

（5）应当使用国家法定计量单位。

EG：斤（错）、千克（对）（6）文内使用简称，应当先用全称，并注明简称。

EG：国务院办公厅（以下简称“国办”）（7）公文中的数字。

除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

EG：七上八下、第一、三言两语、25年2、审核也称核稿，是指文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。

审核的重点是：（1）是否确需行文（补充）；（2）行文方式是否妥当；（3）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，（4）公文格式是否符合《办法》的规定等。

3、签发就是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。

签发是发文处理过程中最重要的一个程序，是决定文稿能否生效的环节。

签发的原则：以本机关名义制发的上行文，有主要负责人或主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。

（EG：公安局所发的上行文应由局长签发；以公司名义发文一般由总经理或总裁签发）4、注发：对文稿注明缮印和制发要求，他直接关系到印制公文正本以及传递、运转和处理公文的许多细节问题。

注发项目：发送对象、紧急程度、秘密等级和保密期限、发文字号、主题词、文件格式要素、发送方式、印刷分数、印刷时间。

5、复核：公文在正式印制前，文秘部门对其进行复查审核。

复核是发文过程的最后一道把关环节。

审核重点：（1）审批、签发手续是否完备（文书的程序）（2）附件材料是否齐全（文书的形式）（3）格式是否统一、规范（文书的形式）6、缮印与校对（书P58）：缮印是指采用手工誊写或机械印制的方法制作公文文本的环节。

缮印而成的公文，经过校对后即成为最后成品，它将代表本机关对外发生法定效率。

因此，缮印和校对工作必须保证质量、精益求精。

做到：文字准确，字迹工整清晰，符合规定体式，页面美观大方，装订齐整牢固，以便于收文机关阅读、处理和保存。

（1）文书稿本的主要称法：草稿：文书的原始稿本定稿：正式文书的依据稿，经领导、上司审阅核准后签发的，或是经过会议讨论通过的稿本，也就是草稿经过签发和复核后形成的稿本。

正本：根据定稿印制或编写的并向外发出的文本。

正本具有法定实效。

副本：又叫抄本，根据正本另行复制的文书。

存本：存本是发文机关留存的印制本，是正本的留查样本，存本一般可以不加盖公章。

检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。

检查版式是否与文种格式相统一，有无需要调整和改版之处。

B、校对的方法：看教：只看校样不看原稿的校对。

对校：适用于定稿上改动较多的情况。

操作要领：将定稿置于校对者左方或上方，校样置于右方或下方。

读校：主要适用于定稿内容浅显简单，生僻字、专用名词术语较少，格式变化不大的情况。

折校：适用于定稿整洁、改动不多的情况。

操作要领：将定稿置于校对者左方或上方，校样置于右方或下方，逐字逐句核对。

C、校对的工作程序1、准备好原稿和校样2、选定校对方法3、核对校正7、用印或签署:用印是指在印好的公文上加盖公章。

签署是指领导人在公文落款处亲笔签名或代以签名章。

8、登记指文件用印之后分发之前，对文件主要内容进行登记检查的环节，其作用主要是为了便于对发文的管理、统计和核查。

分发指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送。

练习：1、公文中的数字一般应当用阿拉伯数字，但必须使用汉字的是（）（2005年/5多选）A发文字号中的发文年份C缩略语B部分结构层次序数D百分比数字2、决定公文文稿能否生效的环节是()。

2005/5(A)拟办(B)审核(C)签发(D)批办（单选）3、（）属于上行文。

A报告、请示B通告、请示C请示、通知D通知、报告4、（）属于正式公文中的文书。

A秘书处起草人B秘书处审核人C办公室负责人D机关领导人答案：D草拟事务文书、商务文书的制度发程序事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，没有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。

但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。

不需要登记的文件有：（1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5）已经被其他综合性质的文件包括的文件。

收文处理程序4.审核5.分发与传阅6.拟办。

秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。

7.批办。

机关领导人或综合办公部门负责人的重要职责。

领导的决策行为。

8.承办。

就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。

9.催办。

就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检查与催促，防止文件处理被延误。

二、撰写文书的基本要求（三）怎样安排文书结构1、公文格式秘书起草文书要符合国家公文管理规范。

根据《中华人民共和国国家标准（GB/T9704--1999）》---《国家行政机关公文格式》的规定，公文格式划分为眉首、主体、版记三个部分二、撰写文书的基本要求（三）怎样安排文书结构1、公文格式眉首（1）公文份数序号（2）秘密等级和保密期限（3）紧急程度（4）发文机关标识（5）发文字号（6）签发人（会签人）（7）红色反线二、撰写文书的基本要求（三）怎样安排文书结构1、公文格式主体:（1）公文标题（2）主送机关（3）正文（4）附件（5）成文日期（时间）（6）公文生效表示（印章或签署）（7）附注二、撰写文书的基本要求（三）怎样安排文书结构1、公文格式版记:（1）主题词（2）抄送机关（3）印发机关和印发日期（时间）（4）版记中的反线二、撰写文书的基本要求（三）怎样安排文书结构2、文书结构要素主要包括（1）开头（开宗明义）（2）结尾（简明扼要、画龙点睛、深化主题；“意尽言止”）（3）层次（并列式、递进式、因果式、总分式）（4）段落（自然段）（5）过渡（承上启下；词语、句子、段落过渡）（6）照应（文书内容的前后关照和互相呼应。