招标资料归档清单

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建筑工程档案归档目录

建筑工程档案归档目录

建筑工程档案归档目录建筑工程档案归档目录:
1. 招标文件
- 邀请函
- 招标公告
- 投标文件
- 中标通知书
2. 合同文件
- 合同书
- 合同变更通知
- 承包商资质文件
- 合同付款相关文件
3. 设计文件
- 设计合同
- 设计方案
- 工程图纸
- 技术规范
4. 施工文件
- 施工合同
- 施工计划
- 施工许可证
- 施工日志
5. 质量检验记录
- 材料检验报告
- 结构验收报告
- 设备安装检验记录 - 环保验收报告
6. 资料报告
- 工程概况
- 施工现场照片
- 完工验收报告
- 工程竣工图
7. 支付款证明
- 合同支付款凭证 - 付款申请单
- 发票及收据
8. 其他相关文件
- 项目立项批复文件 - 工程问题处理记录 - 安全检查记录
- 现场会议纪要。

工程资料归档目录表

工程资料归档目录表

完工验收材料
1
工程完工总结陈述
2
完工移交证实书
3
完工验收证实书
4
工程款付出证实书
5
工程质量保修书
6
装潢装修完工图
7
工程决算书.审计陈述(对扶植单位)
8
工程决算书(对承包商)
工程材料移交人: 移交日期:
工程材料吸收人: 移交日期:
工程材料归档卷内目次
序号
内容
总份数
原件份数
复印件份数
义务部分

施工技巧治理材料
1
招.投标文件(答疑.工程量清单)
2
中标通知书
3
内部招标文件.定标成果
4
施工合同.各专业分包合同
5
工程概况
6
工程项目治理人员名单
7
施工组织设计.专业施工筹划
8
工程总进度筹划表
9
开工陈述
10
完工陈述
11
工期延期签证

施工阶段工程材料
6
木质板材及格证.检测陈述
7
玻璃产品及格证.检测陈述
8
大理石.花岗岩检测陈述
9
涂料(内.外墙)及格证.检测陈述
10
壁纸.墙布及格证.机能检测陈述
11
通讯电缆.网线及格证.磨练陈述
12
室内电线.电缆检测陈述
13
水.电管材及格证.磨练陈述
14
门窗.灯具.洁具及格证.磨练陈述

施工隐藏工程验收记载
1
抹灰工程
工程测量定位记载
3
分部.分项工程质量验收记载(装潢.电气.给排水等)
4
设计变动单
5

招标代理资料整理和存档措施

招标代理资料整理和存档措施

招标代理资料整理和存档措施
为了保证招标代理工作的准确性和规范性,以及资料的安全性,应采取以下措施进行资料整理和存档:
1. 建立统一的文件归档系统:设立专门的文件归档区域或文件柜,根据不同的项目和文件类型设置归档文件夹,并标注清晰明确的文件名称和编号。

2. 规范整理流程:制定文件整理的具体操作流程和标准,明确各个岗位的职责和操作要求。

确保整理的文件按照一定的顺序和方式进行归档和存放,方便后续查找和使用。

3. 文件标识和归档编号:对每个文件进行标识和编号,方便追溯和管理。

可以使用日期、项目名称、文件类型等信息进行编号,确保编号的唯一性和信息的准确性。

4. 制定文件归档清单:对每个项目的文件进行归档清单的编制,记录文件名称、编号、归档时间等信息,便于掌握文件的存档情况,同时也是后续检索和整理的依据。

5. 定期整理和审查:定期对归档文件进行整理和审查,确保文件的完整性和及时性。

对于过时和无用的文件,及时进行清理和销毁,以减少存档空间和管理成本。

6. 加强安全防护措施:对于重要文件和资料,进行密封和加密存储,确保文件的机密性和安全性。

同时限制查阅权限,保护文件的隐私和机密信息。

7. 数据备份和灾备措施:将重要文件进行数据备份,防止文件的丢失和损坏。

同时建立灾备措施,确保文件在灾害事件中的安全和保护。

8. 培训和监督:对招标代理人员进行培训,使其熟悉整理和存档的相关规定和流程。

同时对文件整理和存档过程进行监督和检查,确保规范操作和结果的准确性。

以上措施可以有效地保证招标代理资料的整理和存档工作的有序进行,提高工作效率和文件管理的质量。

招标资料的整理与归档要求

招标资料的整理与归档要求

招标资料的整理与归档要求1. 引言2. 整理要求2.1 完整性2.2 排序招标资料需要按照一定的顺序进行整理,以便于后续查询和使用。

可以按照时间顺序、文件类型或者项目阶段进行排序。

对于文件夹,可以使用编号或者名称进行标识,以便于快速定位所需文件。

2.3 文件重命名为了更好地管理和识别招标文件,建议对文件进行重命名。

文件名应清晰、简洁、有序,同时要包含相关信息,如项目名称、文件类型和创建日期等。

重命名后的文件名应该与招标资料中的引用一致,以避免混淆和错误的使用。

3. 归档要求3.1 归档位置为了方便使用和管理,招标资料应存放在指定的归档位置中。

可以选择电子归档或者纸质归档,根据实际情况选择适合的方式。

无论是电子归档还是纸质归档,都需要有一个清晰的目录结构和命名规则,以便于查找和访问。

3.2 归档标识对于纸质文件,每个文件夹和文件应标有清晰的归档标识。

可以使用标签或者贴纸,标注文件的名称、项目名称、创建日期等信息。

对于电子文件,应在文件名或文件属性中添加相应的标识信息。

3.3 归档备份为了防止招标资料的丢失或损坏,建议定期进行归档备份。

对于纸质文件,可以制作复印件或者扫描件,并将其存放在安全的位置。

对于电子文件,可以使用云存储或者外部硬盘进行备份,确保数据的安全性和可靠性。

4. 整理与归档步骤4.1 资料整理整理招标资料的第一步是对资料进行清点和确认。

确保每份文件完整,没有遗漏或者损坏。

4.2 文件重命名和归档位置选择根据招标资料的特点和要求,对文件进行重命名,并选择合适的归档位置。

遵循统一规范的文件命名和归档位置,以便于后续的查询和管理。

4.3 文件整理和排序按照一定的规则和顺序,对招标文件进行整理和排序。

可以按照时间顺序、项目阶段或者文件类型进行排序,以便于后续的查找和使用。

4.4 文件归档标识为每个文件夹和文件添加清晰的归档标识,包括文件名称、项目名称、创建日期等信息。

确保归档的文件能够准确、方便地使用和查找。

★工程施工全过程需归档的资料说明★

★工程施工全过程需归档的资料说明★

工程施工全过程需归档的资料说明一、项目中标后经营部应向工程部移交以下纸质版和电子版资料:1、招标文件类资料(招标文件书、购买招标文件的收据发票、工程量清单、招标控制价、施工图);2、投标文件类资料(投标保证金电汇单扫描件、投标资格文件、投标商务文件、投标技术文件),以上资料若经营部没有的,工程部应及时向项目负责人和招标代理单位索取。

工程部应指定专员跟踪参与办理该中标项目的后续事宜并全程监督参与管理该项目的合同履行情况。

二、中标通知书领取时应向招标代理单位提供规定数量的投标文件副本,并按规定向交易中心缴交工程交易费,向招标代理单位缴交招标代理费。

领取中标通知书后,工程部专员应归档以下纸质版和电子版资料:1、中标通知书;2、交易费发票;3、代理费发票。

三、建设工程施工合同应根据招标文件、投标文件、中标通知书中的内容编制,签订建设工程施工合同后,工程部专员应归档以下纸质版和电子版资料:1、建设工程施工合同。

四、施工许可证办理前应按规定参保团体工伤险等保险,还应按福建省质量安全管理部门的规定办理项目部电子印章。

施工许可证办理后,工程部专员应归档以下纸质版和电子版资料:1、建筑工程施工许可证;2、项目部成立文;3、参保团体工伤险等保险的保单和发票;4、项目部实体印章;5、项目部电子印章;6、项目部印章启用文;7、其他有关资料。

五、工程开工后应严格管理各参建人员的劳动用工及工资发放。

项目部相关负责人应将全体参建农民工和管理人员的《劳动合同》填写完整报送公司工程部签订入档,每月将参建人员的工资领取单核实后报送公司工程部入档,工程部专员应实时归档以下纸质版和电子版资料:1、各参建人员劳动合同书和身份证复印件;2、各参建人员工资领取单或领款证明;3、支付各参建人员工资的银行转账凭证;4、其他有关资料。

六、工程开工后应严格管理各材料供应商和设备租赁商与公司签订的经济合同(未签订合同的无需我司人员管理)。

项目部相关负责人应与各材料供应商和设备租赁商商谈出有利用我司的经济合同,报送总经理审批后方可盖章生效。

监理资料归档目录清单

监理资料归档目录清单
27
分项分部工程验收记录
项目部(来自施工单位)
28
工程质量评估报告(桩基子分部、地基基础分部、主体结构分部、单位工程)
项目部
29
单位工程竣工验收资料(报告、会议纪要、验收证书)
项目部(来自建设单位和施工单位)
30
消防、节能、人防等专项验收证书
项目部(来自建设单位)
31
竣工验收备案表(备案后)
项目部(来自建设单位)
项目部
20
工程概况表
项目部(来自施工单位)
21
分包资质报审表
项目部(来自施工单位)
22
图纸会审纪要
项目部
23
设计变更∕工程洽商记录
项目部
24
涉及安全及功能主要材料设备出厂证明汇总清单和检测证书汇总清单
项目部(来自施工单位)
25
工程定位测量记录
项目部(来自施工单位)
26
地基验槽记录
项目部(来自施工单位)
监理资料归档目录清单
序号
归档文件
提供部门
1
监理招投标文件
综合经营部
2
监理合同
综合经营部
3
施工许可证复印件
项目部(来自施工单位)
4
总监及项目监理人员名册
(授权书、项目部信息卡)
项目部
5
监理规划
项目部
6
监理细则
项目部
7
监理月报
项目部
8
监理例会纪要
项目部
9
监理日志
项目部
10
监理项目工作总结
项目部
11
开工∕复工报审表
32
监理决算书
项目部
33

招标项目档案资料管理

招标项目档案资料管理

招标项目档案资料管理一、档案资料招标过程中全部的文字资料(含电子资料)、视频资料都是档案资料的构成部分,在项目达成后都一定整理归档。

企业建立档案室和档案管理员,企业全部项目(含分企业项目)都必须一致归档,分企业项目除未中标人招标文件在分企业就地保留外,其余档案一定由总企业统一归档管理。

分企业撤除时,未到期的未中标招标文件一定一致交到总企业档案室,才能办理撤除手续。

各分企业应付自行保留的档案参照总企业的要求妥当保留,总企业将不按期的对各分企业保留的档案进行抽查。

二、归档及存案时间总企业项目,在项目分红前一定达成档案资料的归档。

分企业项目在签发中标通知书前必须达成除中标通知书外的全部档案资料的归档,在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。

有总企业外派人员的分企业,该外派人员兼任分企业档案管理员,分企业档案管理员应敦促分企业实时将应由总企业一致管理的档案包含电子资料实时交回总企业。

看管机构资料存案时间:序号项目种类看管机构最迟存案时间备注三、档案资料的整理1、电子资料电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”(如: HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“员工之家”房建工程施工招标),全部与本项目有关的电子资料(包含但不限于通告、资格预审文件、招标文件、增补文件、资格审察报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书、招标文件等)都拷贝到该文件夹下,在资料归档前上传到企业FTP 网站(操作方法详见《企业电子档案归档指南》),正式归档前由档案管理员查察后才能办理归档手续。

中央投资项目,资料应上传中央投资项目管理网站,经企业资质管理人员审察确认后才能办理归档手续。

2、除未中标人招标文件外的全部档案资料,资料整理时应注意按过程次序整理,特别是招标过程比较复杂的项目。

档案盒:除未中标人招标文件外的全部档案资料一定装入专用档案盒,档案盒盒脊上贴上相应的标签,保留限期为15 年。

实行时间HNZK11111项招目标名人称名称1/1保留期至:湖南省政府采买项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订,独自装订成册的资料首页设册目录,标明册内编码(用号码机编码),档案盒内资料一般包含以下资料:盒内目录存案资料招标文件招标文件正本中标通知书资料移交登记表客户反应建议表其余资料成册的资料要求胶装(中标通知书、资料移交登记表、客户反应建议表不装订)。

工程施工招投标整理资料

工程施工招投标整理资料

一、项目概况1. 项目名称:室外雨污水工程2. 建设地点:具体地点3. 建设规模:雨污水所有施工图及招标文件规定的所有施工内容4. 质量标准要求:合格以上,必须达到设计及施工验收标准5. 工期要求:工期(中标合同工期)为不超过60日历天6. 招标范围:雨污水所有施工图及招标文件规定的所有施工内容7. 资金来源:自筹8. 资格审查办法:采用资格后审法9. 工程计价式:固定总价总承包10. 投标有效期:60日历天(从投标截止之日算起)二、投标文件组成1. 投标须知前附表2. 工程概况3. 招标范围及承包方式4. 工期要求5. 质量等级要求6. 技术要求7. 投标人资质等级要求8. 项目经理及项目班组规定9. 工程计价方式及编制依据10. 投标文件组成11. 投标保证金及缴纳时间12. 投标活动日程安排13. 开标、评标与定标14. 中标通知书及合同签订15. 履约保证金及缴纳时间16. 施工组织设计17. 其他条款三、投标文件格式1. 投标书2. 投标报价表3. 企业法人营业执照副本4. 企业资质证书副本5. 有关项目经理及项目班组人员的资格证书6. 财务报表7. 业绩证明材料8. 其他相关证明材料四、工程施工资料编制及整理方案1. 工程开工前的准备:图纸会审、培训考核、开工报告、资质报审、施工组织设计方案报审等。

2. 施工过程中的资料整理:各种表格、检验批资料、试验资料、原材料试验报告、见证取样等。

3. 资料归档:按照工程阶段、部位、分项工程进行分类归档,确保资料完整、准确、规范。

五、施工技术资料整理与管理方法1. 建立健全资料管理制度,明确责任分工。

2. 加强施工技术资料的收集、整理、归档工作,确保资料的真实性、完整性。

3. 定期对施工技术资料进行审查、核实,确保资料符合要求。

4. 建立资料信息化管理平台,实现资料的高效查询、共享和利用。

六、注意事项1. 严格按照招标文件要求编制投标文件,确保投标文件完整、准确。

招标文件整理归档资料(3篇)

招标文件整理归档资料(3篇)

第1篇一、前言招标文件整理归档工作是招标过程中不可或缺的重要环节,它关系到招标工作的质量和效率。

为了规范招标文件整理归档工作,提高招标文件管理水平,确保招标工作的顺利进行,特制定本招标文件整理归档资料。

二、招标文件整理归档的目的1. 确保招标文件的真实性、完整性和有效性,为招标工作提供依据。

2. 规范招标文件管理,提高招标文件管理水平。

3. 便于查阅、统计和分析招标文件,为后续招标工作提供参考。

4. 应对招标过程中的突发事件,确保招标工作的顺利进行。

三、招标文件整理归档的范围1. 招标公告及招标文件2. 招标文件接收及递交记录3. 投标人资格审查资料4. 投标文件及投标保证金5. 开标记录及评标报告6. 中标通知书及合同7. 招标工作总结及反馈意见8. 其他与招标相关的文件和资料四、招标文件整理归档的要求1. 分类整理:按照招标文件整理归档的范围,将相关文件和资料进行分类整理。

2. 编号排序:对分类整理后的文件和资料进行编号排序,确保文件顺序清晰。

3. 档案盒标识:使用统一的档案盒,并在档案盒上标明档案名称、编号、页数等信息。

4. 文件归档:将整理好的文件按照编号顺序放入档案盒,确保文件存放整齐。

5. 电子档案:将招标文件整理归档的资料进行电子化处理,便于查阅和传输。

6. 档案保管:按照国家档案管理规定,妥善保管招标文件整理归档资料。

五、招标文件整理归档的程序1. 招标公告及招标文件(1)招标公告发布后,及时收集相关文件,包括招标公告、招标文件等。

(2)对收集到的文件进行分类整理,并编号排序。

(3)将整理好的文件放入档案盒,并标明相关信息。

2. 招标文件接收及递交记录(1)记录投标人递交招标文件的日期、时间、数量等信息。

(2)对递交的招标文件进行分类整理,并编号排序。

(3)将整理好的文件放入档案盒,并标明相关信息。

3. 投标人资格审查资料(1)收集投标人的资格审查资料,包括企业资质、业绩等。

(2)对资格审查资料进行分类整理,并编号排序。

招投标归档资料清单

招投标归档资料清单

13 招标结果备案表 14 合同评审意见表
15 合同章用印审批表
商务部归档清单(非招标) 物资采购计划或技术文件 采购申请 询价文件 报价文件 开评标记录 答疑澄清文件(如有) 二次报价表(如果有) 采购定价请示 降价承诺(如果有) 合同评审表 合同
技术协议(如有) 合同签署超期30天的说明(如果 有)
15 合同评审表
16 合同章用协议
非招标采购文件归档资料清单
序号
文件名称
1 采购方式的请示 2 招投标领导小组会议纪要
3 采购申请备案表
4 询价函 5 报价文件
6 开标汇总表 7 询价采购记录
8 定标的请示
9 定标报告 10 招投标领导小组定标会议纪要
11 中标公示
12 中标通知书
招标采购文件归档资料清单
序号
文件名称
1 公开招标采购申请
2 招标文件评审表
3 招标文件评审会议纪要
4 招标文件
5 招标文件答疑澄清函
6 招标公告
7 投标文件
8 评标过程文件
9 定标请示
10 招标领导小组定标纪要
11 中标确认函
12
中标公示(中标候选人公示及 中标结果公示)
13 中标通知书
14 中标结果通知书

招标代理资料汇编目录

招标代理资料汇编目录

项目资料汇编代理机构名称年月采购项目资料汇编目录(政府采购及自行采购类)项目编号:项目名称:一、项目前期资料1.采购项目批件(复印件)2.*采购需求3.委托代理协议书(复印件)二、招标(采购)公告及报名资料1.招标(采购)公告(网页打印版)2.*购买招标(采购)文件登记表及报名资料3.*出售招标(采购)文件汇总表三、招标(采购)文件1、招标(采购)文件(另附)2、招标(采购)文件确认书(复印件)3、*澄清、答疑、补遗等文件四、开标、评标、定标资料1.招标(采购)人代表签到表及授权委托书2.*监督人员签到表3.抽取评标(审)专家记录表4.专家签到表及承诺书5.投标单位(供应商)截标表6.开标(会议)现场验证情况表7.法定代表人授权委托书8.投标(响应)文件密封情况检查表9.开标(唱价)记录表10.资格审查表11.符合性评审表12.*评标澄清13.*二次报价单14.*专家打分表及打分汇总表15.评标(审)报告五、中标(成交)公告1.交易结果确认书(复印件)2.中标(成交)公示(告)(网页打印版)3.中标(成交)通知书4.采购合同(另附)六、投标(响应)文件(另附)备注:1.带“*”号的归档文件按实际情况决定是否需要归档,项目经理可适当根据项目实际情况对部分内容进行调整。

招标项目资料汇编目录(招标类)项目编号:项目名称:一、项目前期资料1.项目批复、核准文件2.*图审、限价/标底等文件3.招标代理合同二、招标(资格预审)公告及招标(资格预审)文件1.招标(资格预审)公告、邀请函(网页打印版)2.资格预审文件/招标文件(另附)3.招标(资格预审)文件确认书(复印件)4.*澄清、答疑、补遗等文件*三、资格预审开标、评标资料1.招标人代表签到表及授权委托书2.*监督人员签到表3.抽取评标专家记录表4.专家签到表及承诺书5.资格预审申请文件递交时间和密封及标识检查记录表6.资格性及符合性审查表7.*评标澄清8.*打分表及得分汇总表9.资格预审评审报告10.资格预审合格通知书四、(邀请招标)开标、评标、定标资料1.招标人代表签到表及授权委托书2.*监督人员签到表3.抽取评标专家记录表4.专家签到表及承诺书5.投标单位截标表6.开标现场验证情况表7.投标单位法定代表人授权委托书8.投标文件密封情况检查表9.开标记录表10.*资格性审查表11.符合性审查表12.*评标澄清13.*打分、得分排名汇总表14.评标报告三、中标公示(告)1.交易结果确认书2.中标公示(告)3.招标投标情况书面报告4.中标通知书5.施工合同(另附)四、投标(资格预审申请)文件(另附)备注:1.带“*”号的归档文件按实际情况决定是否需要归档,项目经理可适当根据项目实际情况对部分内容进行调整。

招标代理文件归档清单

招标代理文件归档清单

一、前言为规范招标代理业务文件归档工作,确保招标代理业务档案的完整、准确、系统,根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》及有关法律法规,特制定本清单。

二、归档范围1.招标公告及投标邀请书2.招标文件及澄清、修改文件3.投标文件及投标保证金4.投标报价及评标办法5.评标委员会组成人员名单及评标报告6.中标通知书及合同7.招标代理合同8.招标投标投诉处理文件9.其他相关文件三、归档要求1.归档文件应完整、准确、系统,包括纸质文件和电子文件。

2.纸质文件应按照招标代理业务流程分类整理,便于查阅。

3.电子文件应转换为PDF格式,并确保文件完整性。

4.归档文件应标明归档日期、归档人、文件编号等信息。

5.归档文件应进行编号,编号格式为“年份+招标代理项目名称+编号”。

四、归档清单1.招标公告及投标邀请书(1)招标公告及投标邀请书(2)招标公告及投标邀请书修改文件2.招标文件及澄清、修改文件(1)招标文件(2)招标文件澄清文件(3)招标文件修改文件3.投标文件及投标保证金(1)投标文件(2)投标保证金4.投标报价及评标办法(1)投标报价(2)评标办法5.评标委员会组成人员名单及评标报告(1)评标委员会组成人员名单(2)评标报告6.中标通知书及合同(1)中标通知书(2)合同7.招标代理合同(1)招标代理合同8.招标投标投诉处理文件(1)投诉书(2)投诉处理决定书9.其他相关文件(1)招标代理机构内部审核意见(2)招标投标监管部门文件(3)招标投标业务相关会议记录(4)招标投标业务相关培训材料(5)招标投标业务相关法律法规五、归档流程1.招标代理业务完成后,招标代理机构应将相关文件整理成册。

2.归档人根据归档清单对文件进行编号、分类、整理。

3.归档人将整理好的文件提交给档案管理员。

4.档案管理员对归档文件进行审核,确保文件完整、准确、系统。

5.档案管理员将审核通过的文件存档。

六、归档期限1.招标代理业务档案应自归档之日起至少保存15年。

采购项目电子资料存档档案归档模板集合

采购项目电子资料存档档案归档模板集合

15 经评标专家签字的评审表
16 经评标委员会签字的评标报告
17 经确认的采购结果
18 中标候选人公示
19 中标结果公示(如有)
20 中标通知书
21 中标结果通知书
22 招标人发出的澄清或修改文件(如有)
23 投标方澄清文如有)
25 《通信工程建设项目招标投标情况报告表》(如有)
备注
26 产品或系统测试报告(如有)
27 现场考察报告(如有)
28 异议答复及其他有关文件资料(如有)
29 工信部管理平台备案截图
归档情况
份数
核对
备注: 1.可根据归档文件名称的变更等情况修改表格。 2.可根据项目实施环节的增加或减少等情况,相应补充或减少归档文件。 3.可根据投标应答无纸化应用推广情况,仅归档电子文件或减少归档文件。 4.若项目存在流标情况,需归档流标阶段全部对应材料。
采购项目档案归档移交表样例
采购项目编号:
采购项目名称:
ES系统项目编号:
采购方式:公开招标(资格后审)
招标组织方式:自行/委托
采购项目经理(签名):
项目移交人(签名):
项目接收人(签名):
移交时间: 年 月 日
流程环节 序号
文件内容
委托 采购需求 采购方案
采购实施
采购结果
其他 备案
1 采购代理委托书(如有)
2 经决策的需求文件
3 经决策的采购方案
4 招标公告
5 招标文件
6 评标专家抽取过程记录
7
收取投标文件记录表(投标文件密封性检查暨签收/签收 退还表,如有)
8 投标文件
9 公开唱价签到表(如有)
10 开标记录表
11 评标委员会成员签到表

项目文件资料归档清单(业主)

项目文件资料归档清单(业主)


项目管理文件
工程照片(拍摄时间、人员、操作员、施工部位题名) √
施工管支付证书

联系单及变更联系单

整改通知单

图纸
施工图

竣工图

培训手册及培训记录
用户手册

安装手册

备品备件及专用工具清单
验收文件
完工验收鉴定书

完工验收施工管理报告

竣工验收记录

工程竣工验收(自检报告,工程竣工验收申请报告、总 结报告)
移交范围
必选
合同类文件
合同文件
招标文件
投标文件
开工类文件
合同工程开工申请表
合同工程开工批复表
分部工程开工申请表
分部工程开工批复表
前期文件
现场组织机构及主要人员报审

工程项目划分

施工计划(含总项目计划、年度计划、月度计划) √
施工组织设计

各类施工专项方案

技术交底文件

图纸会审

报验材料
原材料/中间产品报验

工程竣工验收证书

工程决算(工程竣工决算报告、决算审计报告及整改确 认等)

收集情况 纸质 电子
情况备注

原材出厂合格证、试验报告、第三方检测

归档载体类型 纸质 电子
设备进场报验

设备合格证、出厂试验报告

工程计量报验单

人员及设备报验(大型设备如吊机、挖掘机)

混凝土开仓报审、实验室检测报告

重要隐蔽、隐蔽

采购与招标档案归档指南

采购与招标档案归档指南

采购与招标档案归档指南一、归档范围达到学校统一采购限额以上的采购项目的采购招标过程资料,包括采购申报材料,采购公告,采购文件,开标、评审、定标材料,中标单位的投标(响应)文件,评审现场录音或录像光盘等。

二、归档文件质量要求1.归档的文件一般应为原件;2.文件的内容必须真实、准确,与实际相符合;3.文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备;4.文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等;5.光盘、磁盘等非纸质档案,要说明内容,包括时间、地点、人物、事件等,同时必须保证载体的有效性;6.文件材料一般一式一份,同一项目文件尽量不要出现重复性材料,重要的和利用频繁的文件可视具体情况增加归档数量。

三、整理流程和要求1.组卷及排列根据采购招标工作特点,必须保持一个项目的成套性,同一项目材料应集中整理组卷,同一项目档案按不超过50mm的厚度组成一本(件)或若干本(件),并根据“XXX招标投标档案—XXX投标文件—XXXX文件(零散材料)—现场录音录像光盘”顺序进行排列。

2.编写页码①以本(件)为单位编制页码。

每本(件)一个流水页号,即每本材料都是从1开始编制页码,若干本不可连续编号。

②页号编写:单面材料,页码书写在材料的右下角;双面材料,正面书写在的右下角,反面书写在左下角。

折叠后的图纸一律写在右下角。

页码统一从目录后第一页开始编写,无目录的从封皮后第一页有字的页面开始编写。

(注:有图有字的一面算一页,无图无字的无需编页码;页码必须使用打号机或黑色签字笔编写,不能用圆珠笔、铅笔、红笔等,不得随意涂黑画×,不得有破损。

)中标单位的投标文件要求其编写页码。

3.编写文件目录若每本(件)材料包含多项内容,需编制文件目录(材料的顺序必须和目录顺序一致),格式如下:4.修整归档文件材料装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。

招投标合同归档规定

招投标合同归档规定

招投标合同归档规定关键信息项:协议双方:甲方(招标单位):名称:____________________________法定代表人(如适用):____________________________联系电话:____________________________地址:____________________________乙方(投标单位):名称:____________________________法定代表人(如适用):____________________________联系电话:____________________________地址:____________________________协议目的:规范招投标合同的归档管理,确保合同文件的完整性、有效性以及便于未来查阅和使用。

归档文件:合同文件:招标公告:____________________________投标文件:____________________________中标通知书:____________________________合同文本:____________________________其他相关文件:____________________________例如:履约保证金收据、验收报告等。

归档资料:投标人资格证明文件:____________________________技术规格书:____________________________评标委员会评审记录:____________________________合同变更记录:____________________________相关往来信函及沟通记录:____________________________归档程序:文件提交:甲方和乙方应在合同签署后的[具体时间,如30天内]将所有归档文件提交至归档部门。

提交的文件应完整、准确、无遗漏。

文件审核:归档部门应在收到文件后[具体时间,如10个工作日内]进行审核。

公司招标整理档案(3篇)

公司招标整理档案(3篇)

第1篇一、引言招标整理档案是公司在进行招标活动过程中,对招标文件、投标文件、评标结果等资料进行收集、整理、归档的重要工作。

规范的招标整理档案有助于提高招标活动的透明度,确保招标程序的合法合规,同时也有利于公司内部管理和外部审计。

本文将就公司招标整理档案的整理方法和注意事项进行详细阐述。

二、招标整理档案的内容1. 招标公告及通知(1)招标公告:包括招标项目的名称、招标范围、招标文件获取方式、投标截止时间、投标保证金、评标办法等。

(2)招标通知:包括招标文件获取方式、投标截止时间、投标保证金、评标办法等。

2. 招标文件(1)招标文件:包括招标公告、招标范围、投标须知、技术规格、合同条款、评标办法等。

(2)招标答疑:包括招标文件中的疑问解答、补充说明等。

3. 投标文件(1)投标文件:包括投标书、技术文件、商务文件、资格证明文件等。

(2)投标答疑:包括投标文件中的疑问解答、补充说明等。

4. 评标文件(1)评标报告:包括评标委员会组成、评标过程、评标结果等。

(2)评标专家意见:包括每位专家对投标文件的评审意见。

5. 合同文件(1)合同:包括合同签订时间、合同内容、合同附件等。

(2)合同变更:包括合同签订后的变更事项、变更原因、变更内容等。

6. 其他文件(1)会议纪要:包括招标投标会议、评标会议、合同签订会议等会议纪要。

(2)相关证明文件:包括招标投标过程中的各类证明文件。

三、招标整理档案的整理方法1. 分类整理根据招标整理档案的内容,将其分为招标公告及通知、招标文件、投标文件、评标文件、合同文件、其他文件等类别,便于查阅和管理。

2. 编号管理对招标整理档案进行编号,编号规则可参照公司内部档案管理规定,确保档案的统一性和可追溯性。

3. 纸质与电子并存将招标整理档案分为纸质档案和电子档案两部分,纸质档案用于存档和查阅,电子档案用于存储和传输。

4. 档案归档将整理好的招标整理档案按照类别、编号、存档期限等进行归档,确保档案的有序存放。

招标资料归档整理实施方案

招标资料归档整理实施方案

招标资料归档整理实施方案一、背景。

随着企业的发展壮大,招标活动日益频繁,招标资料的管理和整理成为了一项重要的工作。

良好的招标资料归档整理实施方案能够提高工作效率,保证招标过程的顺利进行,对于企业的发展具有重要意义。

二、目标。

本方案的目标是建立一套科学、规范的招标资料归档整理制度,确保招标资料的准确、完整、便于查找和利用。

三、实施步骤。

1. 制定归档整理标准,确定招标资料的分类标准和归档流程,包括招标文件、投标文件、评标文件等各类资料的归档标准和要求。

2. 建立档案管理制度,明确档案管理的责任部门和人员,建立档案管理的工作流程和责任制度,确保每份招标资料都能够得到妥善管理和归档。

3. 资料整理与归档,对已有的招标资料进行整理和归档,按照制定的标准进行分类、编号和归档,确保每份资料都能够被准确地归档和存档。

4. 档案管理系统建设,建立电子档案管理系统,实现招标资料的电子化管理和检索,提高档案管理的效率和便利性。

5. 培训与推广,对相关人员进行档案管理知识和技能的培训,推广归档整理制度,确保全员参与和遵守。

四、保障措施。

1. 资源投入,确保招标资料归档整理工作所需的人力、物力和财力资源的充分投入,保障工作的顺利进行。

2. 监督检查,建立档案管理的监督检查机制,定期对归档整理工作进行检查和评估,及时发现和解决问题。

3. 审计评估,定期对档案管理工作进行审计评估,发现问题并提出改进意见,不断完善和优化整理实施方案。

五、预期效果。

通过本方案的实施,预期能够实现以下效果:1. 招标资料的归档整理工作得到有效规范和管理,确保资料的安全和完整性。

2. 提高招标资料的检索和利用效率,节约工作时间和成本。

3. 降低招标过程中因资料丢失或混乱而导致的风险,保障招标活动的顺利进行。

4. 建立良好的档案管理制度和文化,为企业的可持续发展提供有力支持。

六、总结。

招标资料归档整理实施方案的制定和实施,是一项具有重要意义的工作。

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招标资料归档清单
No:
注:此表归档时一并归入档案
建设单位(委托工程招标代理的招标代理机构)应当收集、整理、归档的招投标文件材料包括以下内容,并按下列顺序装订成册:
(一)工程建设项目发包初步方案,并附项目立项审批文件或备案文件复印件;
(二)邀请招标或直接发包的项目,应附可邀请或直接发包的有关审批文件和说明材料;
(三)委托招标代理的工程招标代理委托合同、授权委托书和工程招标代理项目组组成人员情况表;
(四)单独委托编制施工标底的标底编制委托合同;
(五)招标公告或投标邀请书;
(六)资格预审的获取资格预审文件或招标文件一览表;
(七)资格后审的获取招标文件的潜在投标人名单;
(八)资格预审的资格预审文件及中标单位的资格预审申请书;
(九)资格预审合格通知书与资格预审结果通知书及其发放、确认的记录;
(十)资格预审报告;
(十一)招标文件以及招标文件澄清或者修改的内容(含招标答疑或投标预备会纪要);
(十二)招标文件及答疑纪要等发放、签收的记录;
(十三)设有标底的工程施工招标标底;
(十四)开标过程中投标文件签收、评委签到等记录;
(十五)清标情况报告;
(十六)评标委员会的评标报告(含评委评分、评议等过程资料);
(十七)招标人提交的招标投标情况的书面报告(包括招标范围、招标方式、资格审查、开评标过程和确定中标人的方式以及理由等。

已提交过的内容,可引用,不必重复提交。

);
(十八)中标结果公示表;
(十九)中标通知书;
(二十)中标人的投标文件正本;
(二十一)合同副本;
(二十二)委托招标代理的工程招标代理评价意见表;
(二十三)备案流程表;
(二十四)行政监督意见书;
(二十五)未中标人的资格预审申请书、投标文件正本;
(二十六)需要存档的其他材料;。

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