会议室管理制度

会议室管理制度

会议室管理制度「篇一」

一、总则：

为规范公司会议室的管理与使用，提高各部门会议效率，保障会议室的正常使用状态，现面向公司内部实施会议室使用管理制度，具体事项如下。

二、权责：

2.1由公司行政全面负责会议室日常管理。

2.1.1会议室使用接收、审核及相关协调工作。

2.1.2会议室物资准备。

2.1.3会后会议室整理。

三、会议室申请

3.1各部门使用会议室，需提前一天在公司系统登记会议室使用申请表。

3.2先申请，后使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。遇涉及客户的重要的会议，应先让客户会议使用。

四、会议室审批

4.1公司行政在接到系统申请后应及时协调审批，以保证会议顺利进行。

4.2当同一时间同一地点有多个会议申请时，应提前通知相关申请人，请申请部门内部协商解决，防止会议发生冲突。原则上优先级为客户会议>涉及外部会议>公司内部会议。

五、会议准备与交付

5.1会议开始前行政人员应确保会议室环境整洁，空气清新。

5.2因会议类型不同，行政人员需按申请部门要求提前准备会议物资，确保会议顺利开展。

5.3针对会议需使用的电子设备，如投影仪，音响等须提前测试性能，保证正常使用。

5.4会议开始前将准备完毕的会议室交予申请部门检验。

六、会议时使用

6.1会议室使用人员须爱护设备和物品，人为损坏要按价赔偿。

6.2部门及个人应按预约的时间内使用完毕，如需延长使用时，请及时通知行政部，以便公司做出协调安排。

七、会议结束整理验收

会议室使用完毕后，关闭电子设备，整理会议室环境，方便后续使用。

会议室管理制度「篇二」

1．范围

本制度规定了现场会议的管理要求。适用于河南华中星科技电子有限公司工程项目。

2．职责

2.1河南@有限公司工程项目部（以下简称为项目部）负责现场会议的明确工作。

2.2工程承包方项目部负责现场会议的会务工作。

2.3监理单位按照分工负责主持相关现场会议，并检查、督促会议纪要的落实工作。

3．管理要求

3.1召开工程例会时间：每周二下午15：00-17：00，各单位参会人员应提前到会议现场，超过15：00即为迟到，迟到两次计一次缺席；工地例会持续的时间为——工程项目开工之日至工程竣工验收结束；在施工过程中，项目部根据需要随时可以召开工地会议。会议前各单位应在周一上午11时之前以统一的文本格式把本单位的周生产情况、周施工组织计划和需要协调的事宜上报至监理单位，监理单位整理汇总后，于周一下午3时前上报项目部。例会上只协调解决平时解决不了的问题，凡是例会之前未进行沟通协调解决的问题，在会上不予协调。其目的是为了提高会议效率，加强平时沟通。

3.2会议由监理单位总监主持，参加人员：建设单位：项目部项目负责人等有关人员。监理单位：总监理工程师，现场监理工程师。施工单位：项目经理、土建技术主管、安装主管、材料员、资料员。

3.3例会的主要目的是沟通工程建设情况，协调解决工程建设中各单位存在的各种问题，同时对各参建单位的工作进行检查、督促。

3.4会议内容和发言顺序

3.4.1监理单位：总监总结上周会议提出问题的解决及工作安排的落实情况，提出下一步工作意见。总结上周施工情况，就工程安全、质量、进度以及其他有关方面的内容进行分项总结并提出监理意见。

3.4.2施工单位：施工单位项目经理汇报上次例会议定事项的落实情况，分析未完成事项原因。施工单位项目经理汇报上一周施工项目的工程质量，分析出现质量问题的原因以及采取的相关措施。土建技术负责人、安装技术负责人作补充。施工单位项目经理汇报上一周施工项目的工作进度，对照上一周进度计划和总进度计划，分析未完成项目进度计划的原因，以及采取的相关措施。土建技术负责人、安装技术负责人作补充。施工单位项目经理汇报上一周原材料检测情况及材料检测报告取出情况。资料员等相关人员作补充。施工单位项目经理汇报上一周安全施工、文明施工情况、汇报上周施工计划、进度等完成情况，主要汇报上周计划项目未完成的原因以及拟采取的措施，汇报下周施工计划要点，并提出施工中需协调解决的问题等，在会上进行综合协调，落实责任单位及完成时间。

3.4.3项目部：对相关单位提出的问题给予协调答复。

3.5监理单位负责记录和整理会议纪要，经项目部审阅、确认后由总监签发。会议纪要格式详见附表。

3.6现场专题会议

3.6.1需多方协商、讨论、研究才能解决的专题，提出问题的一方可向监理单位申请召开专题会议。监理单位审核后认为可行时，与项目部相关部门沟通后，由监理单位通知各方，说明会议的目的、内容、时间和地点，同时对参会各方需携带/或编制的文件等提出要求。

3.6.2现场专题会议由监理单位主持，必要时由项目部主持。会议记录由主持单位负责。

3.7其它要求

3.7.1会议纪要中所达成的结论性意见应注明完成日期，对采取的措施应落实责任单位或责任人。

3.7.2如果会议的任何结果影响了在此之前签订的协定或合同，则这种结果必须用正式文件确认。正式文件的确认须由双方授权代表正式签署。

3.7.3监理单位负责跟踪“会议纪要”中待落实的内容，并以适当的方式对落实结果进行记录。会议纪要应分发到参加会议的各方并留有分发记录。

4．会议须知

4.1工地例会将加强对所有施工单位管理人员的管理，所有参会人员均应按时参加工地例会。施工单位参会人员缺席超过三次者，除采取罚款措施外，项目部有权要求施工单位更换相关管理人员。工地例会召开期间禁止吸烟，酒后不准参加例会。会议所要求的参加单位必须准时到会，无特殊情况不得迟到早退。

4.2开会期间将手机（手机可设置震动）或其它声音信号的通讯设施关掉。会上严禁谈论与会议主题无关的内容，会议主持人应严格掌握。

4.3会议纪要作为检查工作落实情况的依据，由会议主持单位负责整理、编写，要求在会议次日下班前分发到有关单位（包括网上信箱）。对会议布置的工作，各单位要认真落实，并按要求及时汇报完成情况。

4.4要求施工承包商项目经理必须参加各类会议，特殊情况必须事先向会议主持人请假并派代理人开会。