秘书案例分析介绍

秘书案例分析介绍

案例分析题属于综合性较强的题目类型，考察的是高层次的认知目标，有做过秘书学的案例分析题吗?下面WTT小编给大家介绍关于秘书案例分析的相关资料，希望对您有所帮助。

秘书案例分析

全国统一鉴定考试秘书职业资格四级试卷案例分析题共有两道，合计50分。两题均为观看一段录像，然后回答问题。案例分析题答题并不难，技巧是关键。笔者根据多年的教学经验，试对案例分析题的答题方法和注意事项加以阐述。

一、认真观看录像

考生在观看录像时，应特别注意以下内容。

(一)注意礼仪表现

1.着装配饰。着装的基本原则：要与场合相适应，要明确目的，要符合自己的社会角色，要适合自己的条件。佩戴首饰的原则：要与服装风格相配合，要符合自身的特点。女士职业装要淡雅，不可浓妆艳抹，补妆要避人。

2.接打电话。接打电话的基本要求：态度礼貌友好，声音亲切自然，通话简洁高效。一般来说，电话机应放在容易拿到、方便使用的地方。电话铃响三声之内拿起话筒，应答的第一句话应是问候语，通话时间一般控制在三分钟之内。

3.引见握手。为他人作介绍：先把职位低者、年轻人、男士、来访者介绍给职位高者、年长者、女士、主人。握手：职位高者、年长者、女士先伸手，目光注视对方的眼睛，握两三秒钟即可。

4.互递名片。一般来说，来访者、男士、身份低者应先向被访者、女士、身份高者递名片。名片上的文字应正面朝向对方。接名片者应站立双手接过，表示谢意并认真拜读，不可立刻放进口袋。

礼仪常识部分几乎每次考试都有，以四级考试为例：20xx年6月的试卷涉及礼仪常识的有20分。20xx年9月的试卷涉及礼仪常识的有14分。20xx年5月的试卷涉及礼仪常识的有16分。

(二)注意特写镜头

观看录像时要注意其中的每一个特写镜头，它们都是要求作答的内容。20xx年11月四级考试的第二段录像是关于请客就餐，其中有4个特写镜头：一是钟苗的办公桌很整洁;二是两位客人谈论就餐环境;三是钟苗用自己的筷子给客人夹菜;四是一边接电话一边记录。20xx年11月四级考试的第一段录像有3个特写镜头：一是一份打好的通知;二是复印机预热;三是更换复印机供纸盒中的纸。20xx年11月四级考试的第二段录像有2个特写镜头：一是钟苗的办公桌很整洁;二是使用刻录机的过程。20xx年11月三级考试的第一段录像有3个特写镜头：一是秘书穿高跟鞋;二是记录领导指示;三是文件的封面是皮质的。20xx年5月三级考试的第二

段录像有4个特写镜头：一是阳光直射电脑屏幕;二是办公桌整洁;三是简报报头;三是使用跟踪卡。这些特写镜头，是提醒考生要特别注意的部分，考生要根据所学知识迅速作出判断。

(三)注意人物对话

录像中的人物对话，考生尤其要认真倾听，许多问题的答案

就在其中。20xx年5月四级考试的第二段录像中，钟苗说：“我说怎么这么凉呢，温度都到15度以下了，以后设到20度左右就

可以了。”“会议文件的清退不那么着急。”这道题的有些答案

就在这些对话中：空调应设置为26度，文件清退应当及时，钟苗所说都是错误的。有时其他人对秘书说的话也应特别注意，如这

段录像中苏经理批评钟苗说：“你那份第三季度会议计划编得有

问题。你把七、八、九三个月的会议计划各放在一个栏目中，是

对的;但是看不出第几周开会，也看不出让谁去开会。你叫领导怎么根据这个计划来安排时间?”一般来说，领导批评秘书的话就是需要指出的错误点，表扬秘书的话就是需要指出的正确点。

二、情景分析

分析近几年的试卷，案例分析题常涉及以下知识。

(一)会议活动

会议工作分会前筹备、会中服务和会议善后三个阶段。

1.会前筹备。秘书人员必须至少提前10分钟到达会场。首先检查会议用品包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空

调设备、投影和音像设备等是否齐全有效;其次安排好与会人员的

座位，摆放席卡;再次准备好要发放的会议资料，如有文件须在会后清退还应附上一份清退目录。20xx年5月四级考试的第二段录像中，钟秘书与初秘书一起在会前对会场进行检查并索要座位图是对的，但晚于规定的时间是不对的。

2.会中服务。首先是做好会议记录。记录人员既要做好录音，又要做好笔记。做笔记是为了防备录音设备出现故障，做录音是为了弥补笔记的缺失。秘书还要了解与会人员的座位情况，便于记录时准确识别发言人。其次是确保会议期间的信息畅通，包括做好会议信息的收集、传递和反馈等工作。再次是做好会议的值班和保卫工作。20xx年5月三级考试案例分析题的第一题，20xx年11月四级考试的第二题，20xx年11月四级考试的第二题，20xx年5月四级考试的第二题都考到了这方面的内容。

3.会议善后。首先是做好会议文件的清退、立卷、归档工作。要求落实到人并限时做好，该保密的还应做好保密工作。

20xx年5月四级考试的第二段录像中，钟秘书不仅没有及时做好会议文件的清退，而且在初秘书传达苏经理催促清退文件的指示时还说：“会议文件的清退不用那么急。”这是不对的。其次是做好会后总结工作。20xx年5月三级考试的第一题就涉及会后总结工作。

(二)办公效率和时间管理

秘书要合理安排日常工作及领导临时交办的工作，学会有效利用时间，精密安排时间，有条不紊地做事。当诸多工作压身

时，一是要妥善分配给下属(同事)去做;二是要分清主次、轻重、急缓，合理安排，以取得最佳效益。20xx年5月四级考试的第二段录像中，钟秘书就没有处理好办公效率与时间管理的矛盾，以致延误了工作。录像中还反映领导要钟秘书编制“第三季度会议时间表”的问题。这实际上也属于提高办公效率、加强时间管理的范畴。

(三)办公设备使用

秘书人员如何正确使用电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、照相机等办公设备，这部分内容在以往考试中所占的分值较高，以后仍将是重点。

电脑中储存有公司的重要文件，秘书要有这方面的保密意识;在使用办公设备时不可以带电拔插设备;使用电脑时，应该先开外部设备，然后开主机;等等。20xx年11月四级考试的第一段录像中，钟苗的做法是错误的：电脑显示屏斜摆在办公桌上，正对着门，来人一进门就能看见屏幕，说明钟苗缺少保密意识。

打印文件应先使用“打印预览”功能查看打印效果，然后打印。使用复印机，正确的操作步骤是：一开机预热;二检查原稿，即查看原稿的尺寸、数量等;三放置原稿;四选择复印纸尺寸;五设置缩小或放大;六调节复印浓度;七设定复印份数;八开始复印。用数码相机拍照应靠近被拍摄物体，但距离太近又会使图像变形，另外数码相机不适合拍摄自然风光。用传真机传递文件，应先打