沟通管理程序样板

1.目的：为使公司内部达成对质量、环境管理系统相关承诺之共识、且使内部沟通流畅，并建立与

公司外部相关团体之沟通管道。

2.范围：凡本公司员工及公司外相关团体与供应商、客户等均适用之。

3.权责：

3.1内部意见搜集与处理：管理部

3.2外部意见搜集：品保部、开发部、业务部、厂务部、采购部

3.3外部意见处理：管理部或各相关单位

3.4外部意见回覆：品保部、开发部、业务部、厂务部、采购部

3.5环境政策宣达：总经理

4.定义：

4.1相关团体：泛指客户、环保主管机关、环保团体及一般社会大众等。

4.2沟通方式：各种形式沟通文件、内部公告、e-mail均属之。

5.作业内容：

5.1内部沟通：

5.1.1员工建议事项：

5.1.1.1 公司员工任何有关质量、环境议题之建议，应依循【P25持续不断改善程序】处理。

5.1.1.2 如此项建议事项有助于改善质量、环境管理系统之效益，应纳入管理审查会议中讨论

并决议。

5.1.2 质量、环境议题宣达：

5.1.2.1 总经理应择适当沟通方式及时间宣达公司质量、环境政策、目标与标的，管理方案及

相关法令规定予公司全员了解。

5.1.2.3 内部稽核、相关检讨会议及管理审查会议之结果，应适时传达予相关单位或个人。

5.1.3 内部连络单：

5.1.3.1 时机：部门之间举凡有关质量、环境议题、或重要讯息需传达时。

5.1.3.2 程序：各部门应填写『内部连络单』，递交各单位责任者阅览后签核，其后正本由文

管中心盖章归档，盖章后档案由文管中心拷贝给各签核者存查归档。

5.1.4 总务部公告：

5.1.4.1 时机：总务部、管理部针对全公司举凡有关质量、环境议题、或重要讯息需传达时。

5.1.4.2 一般公告：由总务部填写『公司公告』后，递交执行副总核准，其交后由各部门主管

会签，会签后文件由总务部归档并拷贝给各部门主管。各部门主管需将之

张贴于布告栏以完成公告。

5.1.4.3 全员签阅：由总务部填写『公司公告』后，递交执行副总核准，其后交由各部门主管

会签，会签后档案由总务部归档并拷贝给各部门主管。各部门主管负责该

部门人员会签，会签完成后正本需交回总务部归档。各部门主管可视情况

拷贝一份张张贴于部门布告栏上。

5.2外部沟通：

5.2.1 管理部负责接收外界相关团体有关质量、环境管理之任何建议或关切事项。

5.2.2 接收方式可为电话、传真、信件、口述或其他可行方式，接收时应告知处理流程大约所需

时间。

5.2.3 接收的外部建议讯息应记录于『意见反应表』，并交由相关单位进行处理。

5.2.4 各项外部建议之处理始末，应交付管理部会议进行讨论，并适时将处理情形及结果告知相

关团体或个人。

5.2.5 各项意见之处理结果视为质量、环境管理系统之参考记录，应由管理代表确认后呈总经理

或副总核准，并按规定由文管中心予以保存。

5.2.6 本公司可藉由下列方式，达到外部沟通之效益：

(1)利用文宣、媒体广告。

(2)藉由公益活动、地方集会、说明会等。

(3)登门拜访，并配合文宣信息表达。

(4)发行定期刊物倡导。

5.2.7 沟通之主要内容包括：质量、环境政策、目标／标的、绩效、法规要求事项等。

5.2.8 外部相关团体索取本公司质量、环境政策时，统一由管理部发行。

5.2.9 发生外部抱怨，依本程序书 5.2相关内容执行及【P26矫正与预防措施程序】办理。

5.3供应商与承包商之沟通

5.3.1 厂务部、采购部、开发部须让承揽工程或供货之供应商／承包商，充份了解本公司质量、

环境管理物质规定、环境政策及重大环境考量面要求。

5.3.2 有关厂内之废弃物清理厂商，管理部应使其充份了解本公司质量、环境管系统及重大环境

考量面要求。

5.3.4 由管理部依【P12供应商管理程序】进行供应商及承包商质量、环境管理、环境管理物质管

理状况之了解与调查，借以宣达质量、环境管理之重要性。

5.3.5 供应商与承包商扣款通知：

5.3.5.1针对供应商与承包商质量不良导致公司损失而须对其扣款或要求赔偿时，应由品保部

整理损失数据，经总经理或副总同意后，开立『外部行文』通知公司内部各相关单位，

相关单位需留拷贝本以备存查。

5.3.5.2『外部行文』正本应交与供应商与承包商相关单位。由品保部负责追踪，并将之交予

会计部作帐。

6.相关文件：

5.1供应商管理程序7.相关表单：

7.1意见反应表

7.2内部连络单

7.3外部行文