工程建设档案管理办法

中国移动通信集团公司工程建设档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强集团公司工程建设档案管理,充分发挥工程建设档案在工程建设、生产经营、设施维护与改建扩建中得作用,根据《中华人民共与国档案法》及相关规定,按照《中国移动通信集团公司档案管理办法》中得具体要求,结合工程建设得实际情况,特对《中国移动通信集团公司工程建设档案管理办法》(中移综[2003]52号)进行修订。

第二条本办法适用于中国移动通信集团公司(以下简称:集团公司)、中国移动通信有限公司(以下简称:有限公司)、国际信息港建设中心、研究院、管理学院。各省、自治区、直辖市公司,设计院可参照实行。

第二章归档范围

第三条本办法所指工程建设档案,包含:土建阶段所形成得文件材料,通信设备及软件安装阶段所形成得文件材料,通信线路建设阶段所形成得文件材料。

第四条土建阶段所形成得文件材料包含:工程准备期文件、监理文件、施工文件、竣工图、验收文件、审计文件。

(一)准备期文件:项目审批文件;建设用地、征地、拆迁文件;勘察、测绘、设计文件;招投标文件;技术协议或补充协议、委托代理协议、通知书;意向书;代理授权书;合同文本及附件;施工单

位资质认证等。

(二)监理文件:监理规划;监理月报;监理会议纪要;监理大纲;监理细则;监理竣工移交证书;监理合同;监理工作总结等。

(三)施工文件:土建建筑与结构工程;电气、给排水沟、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程;室外工程;设计变更洽商文件等。

(四)竣工图:综合图;专业竣工图等。

(五)验收文件:验收记录;初验、终验报告及批复;声像、电子文件材料等。

(六)审计文件:财务报表;审计报告及证书等。

第五条通信设备及软件安装阶段所形成得文件材料包括:计划选购期文件、监理文件、开箱验收文件、安装调试文件、验收文件、审计文件。

(一)计划选购期文件:项目申请及可行性研究报告审批文件;设计文件;招投标文件;技术协议或补充协议、委托代理协议、通知书;意向书;代理授权书;合同文本及附件;谈判备忘录、附录;重要来往函件、电文;施工单位资质认证等。

(二)监理文件:监理规划;监理月报;监理会议纪要;监理大纲;监理细则;监理竣工移交证书;监理合同;监理工作总结等。

(三)开箱验收文件:进口设备入境得各种单据及证明等;装箱单;开箱验货报告;软件使用许可证;进口设备得商检及索赔文件等。

(四)安装调试文件:施工组织计划;安全技术措施;开工报告;停、复工报告;设计变更洽商文件;已安装得设备、主材明细表;

安装交验或交工报告;系统测试报告;工程质量整改通知单;工程质量事故报告单等。

(五)验收文件:初验、终验报告及批复等。

(六)审计文件:财务报表;审计报告及证书等。

第六条通信线路建设阶段所形成得文件材料,其归档范围参照土建阶段。

第三章工作职责

第七条在工程建设过程中,计划部门、建设部门、财务部门、审计部门按照职责,分别负责与工程建设项目相关得各类文件材料得收集、整理工作。即:计划部门负责收集、整理土建阶段得工程准备期文件与通信设备及软件安装阶段得计划选购期文件;建设部门负责收集、整理土建阶段得监理文件、施工文件、竣工图、竣工文件与通信设备及软件安装阶段得监理文件、开箱验收文件、安装调试文件、验收文件;财务部门负责配合审计部门收集各项财务报表;审计部门负责收集、整理审计文件。

第八条计划部门在招投标过程结束后,按照档案管理要求,负责整理招投标文件,移交档案管理部门,并办理移交手续。

第九条建设部门应明确参建单位(包括勘察、设计、施工、监理等)工程建设档案交验要求,将工程建设文件材料得归档要求纳入到合同中。

第十条建设部门在工程建设项目竣工验收后,按照档案管理要求,负责牵头相关部门向档案管理部门移交档案(不含招投标文件与审计文件),并分别与档案管理部门办理移交手续。

第十一条审计部门按照档案管理要求,负责整理审计文件,移交档案管理部门,并办理移交手续。

第十二条档案管理部门负责档案业务指导,档案接收、保管,并提供利用工作。

第四章质量要求

第十三条工程建设档案得案卷质量标准为国家技术监督局颁布得《科学技术档案案卷构成得一般要求》(GB/T11822-89)。归档材料应统一使用A4纸或按A4(297mm X 210mm)规格折叠,字迹清晰,图面整齐,不得使用易褪色得书面材料书写、绘制。

第十四条案卷内得文件材料必须准确反映工程建设项目得真实情况。竣工图要按国家建委《关于编制基本建设工程竣工图得几项规定》([82]建发施字50号)得要求编制,并加盖竣工图章。竣工图章得基本内容应包括:“XXX竣工图”字样、编制人、审核人、技术负责人、编制单位、编制日期等。

第十五条工程建设档案中得各类图纸要装订成册,其厚度不得超过60mm。

第十六条工程建设档案应遵循工程建设项目得形成规律,保持卷内文件得有机联系,以便于利用。

第五章整理规则

第十七条工程建设档案按全宗划分,分为:以集团公司名

义立项工程所形成得工程建设档案,属于集团公司档案全宗,全宗号为“02”;以有限公司名义立项工程所形成得工程建设档案,属于有限公司档案全宗,全宗号为“04”。

第十八条“项目编码”就是建设项目在立项后产生得编码标识,就是用字母与阿拉伯数字组合生成得序列号。

第十九条“件号”就是以阿拉伯数字排列得卷内文件材料得顺序号。

第二十条工程建设档案以项目编码为分类原则,以件为管理单位。装订成册得材料,其每册作为1件。

第二十一条档号就是以字符形式赋予档案实体得用以固定与反映档案排列顺序得一组代码。工程建设档案得档号标识为:“全宗号”—“项目编码”—“件号”。

第二十二条档号要以加盖归档章形式(见附件),标识在每件工程建设档案得右上角空白处。

第二十三条工程建设文件材料在整理立卷时,须著录件标题。

第二十四条工程建设档案必须为各类文件材料得原件。

第二十五条工程建设档案中得招投标文件在整理时,须填写项目名称,并加注项目编码,确保本工程建设档案间得有机联系。

第二十六条工程建设档案中得协议及合同文本等,按照《中国移动通信集团公司合同档案管理办法》(中移综发[2010]8号)进行整理,归入合同档案类。在填写项目名称时加注项目编码,确保与工程建设档案间得有机联系,如果合同文本就