EXCEL电子表格中四个常用函数的用法

EXCEL电子表格中四个常用函数的用法(2010-01-16 09:59:27)转载▼分类：Excel学习标签：杂谈EXCEL电子表格中四个常用函数的用法现在介绍四个常用函数的用法：COUNT(用于计算单元格区域中数字值的个数)、COUNTA(用于计算单元格区域中非空白单元格的个数)、COUNTBLANK(用于计算单元格区域中空白单元格的个数)、COUNTIF(用于计算符合一定条件的COUNTBLANK单元格个数)。

结合例子将具体介绍：如何利用函数COUNTA统计本班应考人数(总人数)、利用函数COUNT统计实际参加考试人数、利用函数COUNTBLANK统计各科缺考人数、利用函数COUNTIF统计各科各分数段的人数。

首先，在上期最后形成的表格的最后添加一些字段名和合并一些单元格，见图1。

一、利用函数COUNTA统计本班的应考人数(总人数)因为函数COUNTA可以计算出非空单元格的个数，所以我们在利用此函数时，选取本班学生名字所在单元格区域(B3～B12)作为统计对象，就可计算出本班的应考人数(总人数)。

1．选取存放本班总人数的单元格，此单元格是一个经过合并后的大单元格(C18～G18)；2．选取函数；单击菜单“插入/函数”或工具栏中的函数按钮f＊，打开“粘贴函数”对话框，在“函数分类”列表中选择函数类别“统计”，然后在“函数名”列表中选择需要的函数“COUNTA”，按“确定”按钮退出“粘贴函数”对话框。

3．选取需要统计的单元格区域；在打开的“函数向导”对话框中，选取需要计算的单元格区域B3～B13，按下回车键以确认选取；“函数向导”对话框图再次出现在屏幕上，按下“确定”按钮，就可以看到计算出来本班的应考人数(总人数)了。

二、利用COUNT、COUNTBLANK和COUNTIF函数分别统计各科参加考试的人数、统计各科缺考人数、统计各科各分数段的人数我们在输入成绩时，一般情况下，缺考的人相应的科目的单元格为空就可以了，是0分的都输入0。

(一)统计语文科的参加考试人数、缺考人数、各分数段的人数。

1．用函数COUNT统计语文科的参加考试人数。

单击存放参加语文科考试人数的单元格C19，然后按照前面的操作步骤，首先在“函数分类”列表中选择函数类别“统计”，在“函数名”列表中选择需要的函数“COUNT”；其次按照上面“一、3”选取单元格区域的操作方法，选取需要统计的单元格区域(C3～C12)，然后回车确认，单击“函数向导”对话框“确定”按钮，就可以看到计算出来的结果。

2．用函数COUNTBLANK统计语文科的缺考人数。

单击存放语文科缺考人数的单元格C20，然后按照上面的操作方法，在“统计”类别中选取函数COUNTBLANK，并进行需要统计单元格区域(C3～C12)的选取，直到得出结果。

3．用函数COUNTIF分别统计出语文科各分数段的人数。

(1) 统计90分(包括90分)以上的人数(表中为“90分以上”)：单击存放此统计人数的单元格C21，然后选取函数,即选取“统计”类别中的函数“COUNTIF”，然后单击“函数向导”对话框中的“Ragane”右侧的按钮，以选取统计单元格的区域(C3～C12)后，回到“函数向导”对话框中，再输入统计的条件：“$#@62;=90”,如图2。

单击“确定”按钮，就可以计算出结果了。

(2) 统计大于或等于80分而小于90分的人数(表中为“80～89分”)：双击单元格C21进入编辑状态，可以看到统计90分以上的分数段的人数的公式如图3所示是：=COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=90″)，要统计本分数段人数，我们只要双击C22，在其中输入计算公式：=COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=80″)－COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=90″)回车后，即可计算出此分数段的人数。

(3)用同样方法，只要在C23、C24、C25三个单元格中，分别输入公式(可以通过复制粘贴后,修改数字快速完成)：=COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=70″)－COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=80″)=COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=60″)－COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=70″)=COUNTIF(C3:C12,″$#@60;60″)输入完毕后，注意一定要以回车确定，即可分别统计出“大于或等于70分而小于80分”(表中为“70～79分”)、“大于或等于60分而小于70分”(表中为“60～69分”)、“小于60分”(表中为“不及格”)，这三个分数段的各自的人数。

(二)统计其余各科的参加考试人数、缺考人数、各分数段的人数。

如前一期所述，用复制公式的方法，可以快速计算出其余各科的有关数据。

以上已经计算出语文科的应考人数、缺考人数及各分数段的人数，选取范围(C19～C25)，把鼠标指向刚才选取的单元格区域的右下方(即填充句柄)，待光标变为小黑十字时，按下鼠标左键，并向右拖动，至G25松开鼠标，各科要统计的结果都出来了。

前两期对班级成绩，分别作了总分、平均分、最高分、最低分、应考人数、缺考人数、分数段等数据统计,这些数据可以用来衡量这个班的成绩的情况。

这一期，将首先介绍用函数“RANK”以最快的速度把本班的名次排出来，作为衡量学生个人在本班的学习情况；另外再介绍用“MEDIAN”、“MODE”、“STDEVP”函数分别统计出各科成绩的“中位数”、“众数”、“标准差”，以此衡量各科试题的质量(如试题的难易程度、离散程度等)情况。

一、用函数“RANK”对总分排名次(一)单元格区域的命名先打开上期制作的表格（如图1），如果用“总分”来排名次，首先选取所有“总分”数据的单元格区域(H3～H12)，然后单击菜单中的“插入/名称/定义”，在弹出的“定义名称”对话框中，在“当前工作簿的名称”中输入或修改名称为“总分”；在“引用位置”栏中显示的就是刚才选取的单元格区域(H3～H12)，当然也可以通过单击其右侧的按钮重新选取单元格区域。

如果只定义一个名称，则可按“确定”按钮退出；如果还要添加其它区域名称，可单击“添加”按钮，待命名完毕后，再按“确定”按钮结束单元格区域的命名。

在此我们可以比较一下前两期用“选取”和现在用“命名”区域的不同方法及用途：利用“选取”确定区域，预选区域不是固定的，如果需要相对固定的区域，可以利用“命名”，则以后的操作会比较简便，如果对某个区域一旦命名，利用函数的时候，就可以按以下的方法确定单元格的区域，无须再去选取区域了。

(二)选取函数确定排名1．在图1的“平均分”右边的单元格（J2）中输入“名次”。

2．单击选取单元格J3，再选择“统计”类的“RANK”函数，则在弹出的“粘贴函数”对话框中，一切设置如图2(图中的“H3”是存放第一个学生总分的单元格，“总分”则是刚才命名的单元格区域名称。

此时不能在“粘贴函数”对话框中，单击图2中“Ref”右边的按钮去选取单元格区域，否则后面利用复制方法统计其余各人的名次时，单元格的区域会发生变化；利用命名的单元格区域，复制时其区域不会发生变化；如果只看其中一个人的名次，则可以利用“选取”的方法)，单击“确定”按钮，即可得出第一个学生的成绩排名。

然后选取单元格J3,拖动其填充句柄至最后一名学生，马上得出全班的成绩排名。

而且名次是可以动态变化的，如果某人的某科成绩发生变化，所有排名也会随数据的变化而变化。

如果想把名次按从低到高的顺序进行排列，只要先选取范围(J3～J12),然后利用菜单中的“数据/排序”命令，对“名次”进行“递增”排序即可。

二、用“MEDIAN”、“MODE”、“STDEVP”函数分别计算各科成绩的“中位数”、“众数”、“标准差”“中位数”、“众数”、“标准差”是三个“统计类”的函数，也是统计学中三个十分常用的概念，它是分析数据的分布、离散程度等标志的重要依据，下面通过对学生成绩的分布情况，分析每科试题的有关情况。

1．计算“语文”的“中位数”先选取存放数据的单元格C26，然后在“统计”类函数中选取函数“MEDIAN”，在弹出的“粘贴函数”对话框中，单击“Nuber1”右边的按钮，选取需计算的单元格区域(C3～C12)，然后单击“粘贴函数”对话框中的“确定”按钮，就可计算出语文科的中位数(在选取的数据中，中位数是它们的平均数)。

2．计算“语文”的“众数”、“标准差”利用“MODE”、“STDEVP”两个函数，按照上述的方法，即可计算出“语文”的“众数”、“标准差”。

3．计算其余各科的“中位数”、“众数”、“标准差”按照前两期介绍的复制方法，相信各位可以熟练地操作，计算出其余各科的“中位数”、“众数”、“标准差”了，最后结果如图3。

三、数据分析学会使用Excel中的一些常用函数，是为了使我们的工作更科学、更迅速、更轻松。

那么上述对成绩统计出来的数据，如何体现为教学服务呢？下面简单介绍一下Excel中“图表”的应用，以便我们对各科的试题进行分析：在Excel中“图表”是反映表格数据的直观表现，通过图表可以非常迅速直观地对数据产生总体上的认识，这正是统计学中，最常用的对数据分布的表现方式。

(一)使用“图表向导”建立“语文”分数的分布图表1．选取图表类型：可以先选取表格中某个空白的单元格，单击菜单中的“插入图表”，在弹出的“图表向导－步骤1”对话框中，选择一种图表类型和子图表类型，如我们选择“折线图”。

单击“确定”按钮后，进入“图表向导－步骤2”。

2．选择图表源数据：在弹出的步骤2对话框中，单击数据区域右侧的按钮，对话框消失，按前面介绍过的方法选取数据区域(b21～c25),回车确定选取后，单击“下一步”进入“图表向导－步骤3”。

3．设置图表选项：在弹出的步骤3对话框中，可以简单设置如图4，单击“下一步”进入“图表向导－步骤4”。

4．选择图表位置：在弹出的对话框中，需要选择生成图表放置的位置，此时单击“完成”按钮，把图表嵌在当前的工作表中，图5为完成的“语文”分数分布图表。

具体的数据分析留给有兴趣的读者。

下期将用一个货物销售的例子，说明总计(SUMIF)和分类汇总(SUBTOTAL)两个函数的用法。

前面介绍过求和函数(SUM)，它能对选取区域内的数据进行按行(或列)求和，但在实际应用中，经常需要进行有条件的数据汇总。

本期介绍的总计函数(SUMIF)，将为你解决这个问题；另外介绍的分类汇总函数(SUBTOTAL)，可以很容易地计算分类汇总。

这两个函数的作用都十分强大，利用它可以简化条件汇总和分类汇总。

如图1的样表，是某百货公司下属的四个门市部，都销售同样的商品；假设其中的四个售货员，轮流在四个门市部工作，样表是他们在一段时间内的营业销售情况，(其中的“金额”可以用公式计算，方法是在F2中输入公式“=D2＊E2”进行计算，然后按照前面讲述过的拖动进行复制的方法，即可求出各门市部各种商品的销售金额)。