采购部-采购管理手册

采购部-采购管理手册

目录

第一部分采购管理制度 (2)

第二部分采购付款流程 (9)

第三部分物料需求管理制度 (12)

第四部分低值易耗品管理流程 (14)

第五部分供应商管理制度 (16)

第一部分采购管理制度

第一条目的

为了使本公司的采购管理有章可循，围绕采购准时达成、采购成本下降、供应来料品质管理和供应商管理开发的目标开展工作，达到采购适时、适价、适质、适量，确保生产和销售需要，特制定本管理细则。第二条采购人员守则

1、适用范围：全体采购人员必须遵守诚信、诚实做人的道德规范，实行廉洁问题一票否决，不接受

供方任何形式的商业贿赂。

2、严守公司的商业秘密，不向任何单位和个人泄露公司的技术、经营以及一切有可能对公司的利益

造成侵害的信息和机密。

3、具备良好的团队合作精神，善于沟通、协调公司部门之间和部门内部的各项工作。

4、规范执行采购作业流程，有效防范公司采购运作的风险；

5、提高业务素质和与供应商谈判的技巧，使采购过程管理体现价值和效益，努力实现公司利益最大

化目标。

6、倡导尽心尽责做事的工作作风，以选择和培育交期、品质、价格、服务、创新、管理能符合本公司发展需求的供应商为己任。

7、自觉服从工作纪律的约束和考核管理，对过错、过失造成公司的经济损失和名誉损害承担责任。第三条采购作业策略

1、根据各项采购物料的不同，划分请购部门。

1.1生产使用物料由采购部按订单需求实施采购。

1.2生产设施、设备及基建物料由公司统筹请购。

1.3耗材类物料由使用部门提出需求，定期由采购部门请购

2、根据采购材料品质要求、用量大小、采购频率、竞争态势、性价比及货款结算期限长短等因素，

选择对本公司最有利的采购方式。

2.1集中计划采购，对于常规和批量对效益影响明显的采购物料，按经济批量下单采购。

2.2划分适用竞投标采购物料的范围，只要可实行招标采购的物料，全部实行投标方式采购，使本

公司充分享受到供方之间的竞争所带来的实惠。

3、做好供应商开发，掌握选择供应商的主动权，保障采购达成，实现采购的比价格、比质量、比服

务。

3.1利用供应商之间同类物料的价格差，适时调整订单份额。

3.2注重培育综合型供应商，将一些产业相近、结构相似的采购物料作适度集中，使供应商扩大规

模效益，从而达到降本的目的。

4、定期评估供应风险，保障供应来料交期、前置供应品质管理，提升供应来料质量水平，避免和减

少因供应商交期异常、来料品质异常对生产、销售造成的影响。

5、严格执行采购的定时、定量原则，减轻库存压力，规避库存呆滞风险。

6、加强市场信息的收集、整理和分析，使采购耳聪目灵，提高对市场变化的前瞻性。

第四条供应商开发、评估及考核

1、新产品开发或供应商质量、价格、交期、管理等无法满足本公司发展需要，应拟定新供应商开发

计划。

2、新产品开发需求物料的供应商开发，由销售中心提出需求计划，报采购部长批准后实施。

3、其他开发计划，由采购部根据市场需求实施。

4、基建原辅材料及设施、生产设备采购的供应商开发计划，由公司统筹安排，报总经理批准后实施。

5、新供应商开发，由采购主导，协同技术、品质、工艺等部门组成供应商评估考核小组。在通过供

应商资格初选后，确定被审核对象，组织评估考核小组成员对被审核对象的管理体系、采购管理、质量体系、设备配置、生产制程等相关项目内容进行实地考察评估，并根据考察情况签注结论意见，考评分能达65分及以上的供应商，报管理者代表或总经理（授权人）批准，录入《合格供应商名

录》。

6、采购的各类物料，应尽量保证两家以上的供应商可供选择，与各供应商相关的资料及合作期间的

资料应存档备查。

7、供应商因来料质量、交期、品质、价格、服务合作无法满足本公司发展要求，无力整改或整改不

力的，出现重大质量事故，造成严重不良后果的，由供应商管理小组讨论处理，若撤消合格供应商资格的，由采购部主导按供应商淘汰流程实施淘汰。

8、新开发供应商，评估方法详见《供应商纳入审核表》。

9、供应商的绩效考评详见《供应商月度考核表》。

第五条询价、议价和定价

1、常规产品配套物料的采购，一般签订两年采购合同，在落实采购计划时下达采购订单，其它物料的采购，或虽已签订长期合同但既定价格有变的，均应先行询价。

1.1由采购部参考过去采购记录，或供应商的信息资料，拟定询价对象。非独家经营或原厂零部

件其他厂家无法替代的物料，应同时向三家以上供应商询价。

1.2采购员应要求报价供应商填写《成本分析表》和《供应物料报价表》，作为采购询价、比价、

议价、定价的基础资料。

1.3采购员应书面告知供应商询价回复的截止日期，并及时跟催报价进度。

1.4接到报价的相关资料后，采购员应对供应商报价列支的成本可信度进行核查和咨询。

2、根据供方的报价、市场行情及综合可对比成本分析后，拟定本公司的目标价位和议价策略，由采

购部与预选供应商进行议价。

2.1初选进入议价程序的供应商，除必须是原厂专用的物料或客户指定的供应商外，其他物料采购，

应同时预选三家以上供应商。

2.2核价、定价人员要熟悉并掌握所议价物料的制造工艺、材料成本及市场同比价格的信息，使核

议价时，争取目标价位和更有利的货款结算条件有理、有据。

2.3适质、适用，区分产品的不同档次，进行不同的价格定位，把握包材、配件的合理搭配，不盲

目追求高成本配置而造成浪费。

2.4当面议价无法面决，或以函件传递议价的，采购人员应及时跟催供方回复，对于交期紧迫的物

料，减少议价时间挤占采购周期。一般情况下，新品物料报价、议价应两个工作日完成，非新

品物料一个工作日完成。

3、当供方回复的价格已达到本公司的目标价位，或报价已能为本公司所接收，承办采购员将议价情

况书面知会采购部长，由采购部长对报价供应商按确保交期、满足质量要求，性能价格比的比较顺序进行筛选，由采购部长选定核准供应商后，由承办采购员下单落实采购。

第六条采购合同管理及订购实施

1、采购合同管理

1.1订立采购合同时，应对供方的工商营业执照、经营范围、法定代表人身份、资信状况及纳税人

类别等相关内容进行鉴别审查，避免和杜绝出现履行主体不明的无效合同。

1.2为便于管理和检索，采购合同实行统一编号。

1.3采购合同的内容要表达完整，描述规范、准确，条款应具体化。

1.4严格限制办理货款预付。对于少数紧缺、急需的采购物料，预付款要控制在标的额的30%以内。

1.5对于标的额巨大，或预付款金额较大，以及本公司认为有必要进行公证的采购合同，可申请增

加公证程序。

1.6签订采购合同和预付货款时，应按照采购承办人、采购部长、财务总监、

总经理或授权人的审批权限执行审批程序。

2、采购合同的履行和订购实施。

2.1采购合同签订生效后，即具有法律约束力，供需双方都要履行合同规定的义务。

2.2按照限时限量的采购原则，确保交期、定量入库。采购部将每一项目的物料采购指定采购人

员，跟踪约定交期，掌握供方生产进度和履约动态。