合同管理员工作规范

合同管理员工作规范

一、合同的管理

1、范围：

<采购合同>和<专柜经营合同>。

2、合同审查：

1）内容完整，不缺项漏项，专柜合同内容须与审批表一致，字迹清晰；文字精练严谨，含义完整明确。

2）代销合同的签定须自营业务分部长审核签名；购销合同须经统配中心经理审核签名；其中，分部长签署的<采购合同>须经主管经理审核签名。经理签署的合同经主管总经理审核签名。<专柜经营合同>须经专柜业务分部长审核签名；其中，租赁类合同必须经主管总经理审核签名。

3）合同加盖的印章必须为合同章或公章，并与合同所书写的名称完全一致。

4）<采购合同>的有效期原则上不得超过一年。

5）合同或协议在审查通过后盖章生效。

3、登记存档

1）<采购合同>应按供货商类别造册存档。

2）<专柜经营合同>应按“专柜分类”造册存档。与合同有关的变更证明，与原合同一同存档保管。

3）补充协议可按供货商代码大小，再按时间顺序存放。

4）<采购合同>在到期日前二个月，由合同管理员通知经办业务员予以续签或终止：<专柜经营合同>须在到期日前三个月，由专柜合同管理员通知经办业务员予以续签或终止。

4、合同的执行：随时检查合同的执行情况，发现问题及时处理并向主管领导报告。

5、失效合同的注销归档：已经失效的<采购合同>和<专柜经营合同>应分大类归档保存。

6、合同（协议）特殊条款须经主管经理，主管总经理审核、签字，合同管理员方可盖章。并将上述生效的合同条款（协议）交财务、商场。

7、向供货商收取<供货商印模存档表>两份，<营业执照>、<税务登记证>各一份。

其中专柜还需要对≤商品商标注册证≥、≤进口商品产地证明≥、≤代理商品委托书≥的索取。

二、订单的出具

1、新订单

业务助手依据各级审批通过的<新商品登记表>和<新品种引进审批表>录入生成电脑审批单，合同管理员根据审核通过的<采购合同>，由审批单生成订货单。

2、补货订单

1）老商品补货，以电脑自动补货订单为主，业务申请为辅，补货数量必须为整包装数，手工补货单代销的须分部长审核签名，购销商品须统配经理审核签字。

2）补货订单的周期，正常是每周一由电脑自动生成订货单，非正常由自营业务分部协商确定。

3）直上柜季单到期日原则上为每季30日前，但兼顾节假日，应在到期日前2天重新出具，传递完毕。

3、过期的订单经业务员同意后方可进行延期。

三、供货商代码的办理

合同管理员必须通过审核<采购合同>或<专柜经营合同>和<办理供货商代码卡协议书>各种需交纳的费用为依据办理供货商代码卡。

四、供货商档案的建立及维护

1、严格按照<办理供货商代码卡协议书>建立办理供货商代码卡。

2、供货商电脑档案的变更必须有供货商的书面证明（加盖公章）。

五、商品质量资料的管理

1、经业务员审查合格的自营商品资料，由合同管理员存档保管。

2、合同管理员每年12月份对商品资料进行抽查。将不合格且商品还在商场销售的商品资料通知业务员，将补办情况进行统计。

3、营运部品质管理分部每月对自营资料的抽查，合同管理员对抽查不合格资料进行跟踪。

六、专柜输单规范

1、涉及新专柜电脑资料的，合同管理员核对审批通过的<××商场设立专柜审批表>、<专柜经营合同>、<××商场进场通知单>无误后，方可录入电脑资料（特殊情况由经理审批）。

2、涉及合同内容变更的，合同管理员核对审批通过的<专柜合同变更表>及<专柜经营合同>的<补充协议>无误后，方可录入电脑资料，变更生效时间要兼顾财务会计期间。

3、按<专柜联营合同>、<补充协议>签定的品牌、品类在“专柜品类管理”中按专柜号录入。其中品类录在备注栏。

4、“电话”、“传真”栏中，如市内电话，直接录入电话号码，如为外地电话，按如下方式录入：区号+电话。

5、专柜相关审批表的操作，审批表在各级负责人已审核完毕，发生改动，经办业务员和统配经理再次签字认可，合同管理员方可进行电脑修改。

七、关于费用的监控：

1、自营类：合同管理员对进场费、条码费、合同续签费等费用把关，并根据合同（协议）及××新商品登记表提及收取的款项进行核对，所有需要交纳的费用交清后方可办理相关业务。（特殊情况须经理审批）

2、专柜类：押金、建设费、更名费，合同管理员根据专柜审批表、专柜合同变更表提及的金额进行核对，交清费用方可办理相关业务。

关于对专柜更名供货商的押金、建设费操作事宜：凡是涉及更名的专柜供货商，在签订新合同的同时，需把原供货商的押金及建设费的收款收据更换成新签合同的供货商名称。合同管理员根据已转换的收款收据办理相关业务。