档案检索
档案的检索
识的过程。
分类标引：就是赋予档案分类号的过程，使用《档
案分类标引规则》和《中国档案分类法》。
主题标引：就是赋予档案主题词的过程，使用《档
案主题标引规则》、《中国档案主题词表》。
（二）编制检索工具
在档案存储阶段，著录标引之后就是编制检索工具。
即对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各
种检索工具，或输入计算机，建立计算机检索数据
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申新纺织企业联合全宗 （全宗号 Q193）
荣宗敬、荣德生从1915年创办申新一厂起，先后创办了沪申新二厂、 无锡申新三厂、汉口申新四厂、沪申新五、六、七、八、九厂，由申新 纺织总公司管理。1937年日军占领上海后，除申新二、四、九厂维持 生产外，均被日方控制。抗战胜利后，各厂逐步恢复生产，但申新纺织 总公司仅控制申新一、六、七厂，申新二、三、五厂归荣德生于1948 年成立的申新二、三、五厂总管理处管辖，申新四、九厂则基本独立。 1950年5月，申新一、二、五、六、九厂协议成立申新纺织厂总管理处， 次年申新三厂和广州纺织二厂加入，直至1956年公私合营。
库。
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常用的档案检索工具： 1. 案卷文件目录 案卷文件目录又称全引目录，是以全宗为单位将案卷目录与卷 内文件目录相结合按一定次序编排而成册。
2. 分类目录
分类目录是依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一
种档案目录。
3. 主题目录
主题目录是依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的
2，《中国档案主题词表》 是一部由反映档案内容的主题词和词间关系组成的 规范化词典，是进行档案主题标引和主题检索的词 语控制工具，主要供档案馆（室）及文书处理部门 标引和检索档案、文件、资料之用。
第八章___档案检索
第二节 《中国档案主题词表》
《中国档案主题词表》是由表达档案内 容主题的自然语言中优选出的语义相关、族 性相关的科学术语所组成的规范化词典。
一、《中国档案主题词表》的选词原则与选 词范围 （一）选词原则 （二）选词范围
二、《中国档案主题词表》的结构体例 （一）主表 （二）词族索引 （三）范畴索引 （四）附表——人名表、机构名表
第八章 档案检索
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 第六节 第七节 档案检索概述 中国档案分类法》 《中国档案分类法》 中国档案主题词表》 《中国档案主题词表》 档案著录 档案标引 档案检索工具与目录中心 档案的计算机检索
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二、档案检索工具的种类 （一）按检索范围分 1.全宗范围 2.档案馆（室）范围 3.若干馆范围 4.专题范围
（二）按载体形式分 1.纸张式检索工具 2.缩微式检索工具 3.机读式检索工具
（三）按编制方式分 1.目录 2.索引 3.指南
（四）按排检方法分 检索工具按排检方式分为分类和主题 两大类。
第七节 档案的计算机检索
一、档案计算机检索的特点 （一）检索速度快 （二）检索点多，检出率高 （三）能满足多元检索需求，检索效果好 （四）利于实现资源共享 （五）服务方式灵活多样
二、计算机检索系统的基本结构 （一）硬件 （二）软件 （三）数据
三、计算机检索系统的流程 （一）档案信息的输入（存储） （二）档案信息的输出
一、档案标引方式 （一）标引工作按照工作方式分为人工标引和 机器标引 （二）标引工作按照检索体系区分为分类标引 和主题标引 （三）标引工作按提供检索标识的数量可分为 浅度标引和深度标引
档案的检索
层累制的优点在于它能够清楚地现实类目之间的从属和并列关系，但由于每一级只能使用9 个数字表示9 个同位类，而无法表示同位关系较多的类目，所以，档案分类表采用了两种变通的编号方法是（ ）和（ ）。
1、八分法
其办法是只有1-8 八个数字来标记同位类，当同一级类目的号码顺序超过8 时，不用9，而用91、92、93……来标记。例如：
二、《中国档案分类法》的结构与使用方法
《中国档案分类法》由编制说明、基本大类、主表、辅助表四个部分组成。 主表是分类的正文和主体，由词汇、符号体系和注释组成。
（二）符号体系
档案分类表采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制，用一个字母表示一个大类，以字母的顺序反映大类的顺序。 在“工业”类等若干大类中采用了双字母制，如NA 地址、NB 石油.…..字母之后，用数字表示下属类目的划分。 类号编制采用层累制原则，即用字母和数字的位数代表类目的级位，一位字母或数字代表一级类，二位代表二级类，依此类推
（一）作为概念转换的依据 （二）揭示检索标识之间的逻辑关系 （三）对检索标识进行系统化排列
档案检索语言的含义和作用
（一）作为概念转换的依据
在使用分类法和主题法检索档案时，必须以检索语言作为概念转换的依据，由此而形成的检索标识才能明确而规范化。 检索语言的单义性，可以保证对同一概念在存储和查检时采用一致的表达形式，以提高检全率和检准率。
工作内容
档案信息存储，是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的全过程；档案信息查找，是指利用检索工具或档案数据库实际搜取所需档案的过程。存储是查找的前提，查找则是存储的目的。 档案信息存储工作的内容有： （1）著录标引。 （2）编制检索工具。
档案检索利用与编研基础知识
档案编研工作的原则
1．存真性原则 2．实用性原则 3．可行性原则
大事记的编写
第一，观点正确，用材真实。 第二，大事突出，要事不漏，小事不要。 第三，系统条理，简明扼要。
组织沿革的编写
组织沿革是系统地记载一个机关、地区或专业系 统的体制、组织机构和人员编制变革情况的档案 参考资料。组织沿革主要包括如下内容：地区、 专业系统或机关的历史概况、行政区划、建制变 更情况；机关成立、合并、撤销的时间、原因， 机关名称的变更，办公地点的迁移；机关的性质、 任务、职权范围、隶属关系以及领导人的任免情 况；机关内部组织机构的设置及变化情况，职权 范围，机构负责人的姓名、任职情况；机关及内 部组织机构的人员编制的扩大或缩小情况。
专题目录
专题目录是指超越年度、全宗的界限， 按照一定题目，将涉及同一专题的档案 著录成卡片条目，集中组合而成的检索 工具。其针对性强，便于迅速查找专门 需求的档案材料。编制程序大致为：选 题、选材、制卡，按问题、部门、时间、 地域或其他特征设置类别体系，各类和 类内再依照一定顺序系统排列。
文号目录
检索语言概况
检索语言也称为标引语言，是在文献标引和 检索过程中所使用的一种人工语言，它是根 据检索的需要而创立的一种专门语言。检索 语言是档案标引和检索的工具，是将档案主 题概念转换为检索标识的依据。
档案检索语言的作用
（一）对文献内容及某些外表特征给予准确 标引。
（二）能集中和揭示内容相同及相关的文献 信息。
著录与标引是建立档案检索系统的基础和前 提。档案经过著录标引才能形成条目和组 织检索工具，把具有检索意义的档案信息 存贮起来，为建立档案检索系统奠定基础。 其次，任何检索工具要有效地发挥存贮和 查找功能，都必须依赖于著录项目的完备 和标引的准确与深度。档案著录标引的质 量对档案检索工具的质量和效率有着决定 性影响。
档案检索名词解释
档案检索名词解释
档案检索是指通过特定的检索工具或方法,从大量档案中检索出与特定主题或关键字相关的档案信息的过程,是档案管理的重要组成部分。
档案检索工具通常包括档案检索表、档案目录、索引、检索工具等。
其中,档案检索表是一种用于检索档案内容的表格,通常包含一组有序的字段,用于描述档案中的各种信息,如年代、类型、名称、作者、主题等。
档案目录是一种用于指示档案内容的有序列表,也是通过档案检索表进行检索的基础。
索引是一种用于在档案中查找关键词或主题的数据库,可以加速档案检索结果的返回。
检索工具则是一个可视化的界面,用于输入检索条件和查询结果的展示,方便用户进行快速高效的档案检索。
档案检索的应用场景非常广泛,包括政府机构、企事业单位、档案馆、学术研究机构等。
在这些场景中,档案检索人员需要使用档案检索工具来查找与特定主题或关键字相关的档案信息,如历史档案、人事档案、财务档案等,以便进行更深入的研究、管理或利用。
除了使用传统的档案检索工具外,随着数字化档案的普及,档案检索技术也在不断发展。
例如,现代计算机可以使用自然语言处理技术来生成档案检索表和索引,还可以通过机器学习算法来进行档案主题和关系的自动分类和关联发现,进一步提高档案检索效率和准确性。
档案检索是档案管理的重要组成部分,对于提高档案管理的效率和精度具有重要意义。
随着数字化档案的普及和发展,档案检索技术也在不断进步,未来档案检索将更加便捷和高效。
第六章 档案的检索
查全率
检索出的有关档案 全部有关档案
100%
2.查准率（检准率）
是指满足利用者要求的准确程度，即检索出 来的有关档案与检索出来的全部档案的百分比。 与之相对应的是误检率，即检索出来的不相关档 案与检索出来的全部档案的百分比。
查准率
检索出的有关档案
100%
检索出的全部档案
注意：查全率和查准率之间存在着一种互 逆关系，即如果放宽检索范围，以求得较好的 查全率，那么，查准率就会下降；反之亦然。
二、档案检索在档案工作中的地位
档案检索是开发档案信息资源的必要条件，保 证利用工作顺利进行的基本手段。
1.检索是提供利用的先期工作
2.检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手
段
3.检索形成了档案业务中一个独立的重要环节
三、档案检索效率
1.查全率（检全率）
是指检索结果满足利用者要求的全面程度，即检 索出来的有关档案与全部有关档案的百分比；与之对 应的是漏检率，即未检索出来的有关档案与全部有关 档案的百分比。
TB552［12］+SA321［12］ 412403 2-4-31-12 天津市污染气象要素的研究= Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin/ 孙奕敏(天津市气象科研所副研 究员)；王长有，铁学熙(天津市气象科研所助理研究员)［等］.—正 本.—永久.—19821105-19851031.—8卷.—责任者还有边海；李檬；陈 英；刘学军.—19881011获天津市科技进步二等奖 通过大气边界层中的湍流与气象特征来研究大气污染物质的输送和 扩散稀释规律，为大气污染的预报提供了科学依据。本课题为“六五” 期间国家攻关项目《天津市城市生态系统与污染综合防治研究》课题中 所属的大气专题项目。 大气污染 气象要素 大气边界层 天津
档案管理规定的档案检索与利用
档案管理规定的档案检索与利用档案是组织或个人在活动过程中产生的一切书面、照片、录音、录像等信息载体的集合，具有重要的历史、政治、经济、文化价值。
为了确保档案的顺利检索和有效利用，各个机构和组织都应该遵守档案管理规定，建立科学合理的档案检索与利用制度。
一、档案检索的原则档案检索是指通过一系列方法和手段，找到所需档案材料的过程。
为了确保档案的检索工作能够顺利进行，需要遵守以下原则：1. 存储有序性原则：按照一定的层级和规律，对档案进行分类、编号和归档，形成有序的存储体系，方便检索工作的进行。
2. 知识连贯性原则：档案的分类和编号应该与实际活动密切相关，能够反映实际情况和关联性，以确保不同档案之间的信息能够连接起来。
3. 检索有效性原则：档案检索应该既要满足检索的全面性，又要确保检索过程的高效性和准确性，能够快速找到所需档案材料。
4. 保密性原则：在档案检索的过程中，需要严格遵守保密制度，确保档案信息的安全性和隐私性。
二、档案检索的方法为了提高档案检索的效率和准确性，可以采用以下方法：1. 目录检索法：编制精确的目录，将档案按照一定的分类和编号规则进行归纳，通过查找目录中的关键词或关键信息，找到所需档案材料。
2. 索引检索法：根据档案的关键词和主题，编制索引，以便于快速定位所需档案。
3. 电子检索法：利用计算机数据库和信息技术手段，建立电子化的档案管理系统，对档案进行数字化处理和存储，提供多样化、智能化的检索功能。
4. 交叉检索法：通过将档案按照不同的分类标准进行交叉组合，形成多个检索维度，提高档案的检索范围和准确度。
三、档案利用的方式档案利用是指通过档案材料对特定问题进行研究、分析和评估的过程，可以采用以下方式进行：1. 学术研究利用：将档案作为重要的历史资料，用于学术研究、专题调查和学术论文的撰写，以促进学术交流和知识创新。
2. 决策咨询利用：将档案作为决策依据，为政府和企事业单位提供重要的决策参考和咨询服务，帮助决策者做出科学合理的决策。
档案的检索
误检率= 未检出的相关档案
检出的全部档案
x100%
4
例
某利用者要求查阅党纪党风方面的文件，机关档案室 保存相关专题文件40件，检索时检出30件，有10件漏检， 那么这一过程的
检全率=30∕40 x100%= 75% 漏检率=10∕40 x100%=25%
某一利用者要求查找有关离退休干部待遇方面的档案， 机关档案室共检索出30件，利用者查阅后认为其中20件 是相关的，10件是不相关的，那么这一检索过程的
……
双位制
NK 电子 11 电子材料 12 电子元件 13 电子器件
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附注符号（辅助符号）
1、“+”并列符号：用来把两个或三个互相排列的类号组 配起来
“A251+B325”表示整党和干部审查两个并列概念
2、“：”关联符号：用来把两个或三个相互关联的类目组 配起来，表示两个或三个相交概念。
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属分关系：是指概念上具有隶属关系的一系列主 题词之间的关系。属概念词即上位词，分概念即 下位词。
统一战线属概念（上位词） F 爱国统一战线
国际统一战线 民族统一战线
爱国统一战线分概念（下位词） S 统一战线属概念（上位词）
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相关关系：是指主题词之间不存在等同关 系和属分关系，而具有其他密切的关联， 在标引和检索时需要参考的一种相互参照 关系。 民主人士 C 民主党派工作
5、“（ ）”世界各国和地区复分号。依世界各国和地区 表对有关类目进行复分时用。
例如：日本首相对我国进行国事访问为E214（113）
6/“〔〕”中国地区复分号。依中国地区表对有关类目进行 复分时用。
例如：河北省政协主席会议为FAB〔13〕
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四、《中国档案主题词表》简介
第八章档案的检索
实施意见全无
国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求
各地区部门制定改革措施。北京市有关单位提出实施意见。
毕业生分配 高等院校 教育改革 制度 通知
12.5cm
2、案卷级条目著录：
I108042
D00112
12-6-345
76-2
江口市各县干部教育情况报告.—永久.—19821205—19830201
▪ 8.3.3.3 密级与保管期限项 ▪ 1、密级* ▪ 根据“GB 7156-1987文献保密等级代码”：
对已升、已降、解密文件，应著录新密级，公开级、国 内级可不著录。密级前加“. －”
▪ 2、保管期限*
▪ 分永久、定期（30年、10年）。其前加 “：”，若已改，应著录新的保管期限。
▪ 8.3.3.4 时间项
案之间的百分比。与之相对应的是漏检率。其 公式：
检索出的相关档案
▪
查全率=
x100%
检索出的相关档案
▪ 2、查准率：检索出的相关档案与检出的全部 档案之间的百分比。其公式：
检索出的相关档案
▪
查准率= 检索出的相关档案 x100%
例
▪ 在一次检索中，共检出档案100篇，经过专家判定， 其中与提问相关的为60篇，其余的40篇为误检档案，那 么；另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关文献由 于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查 全率和查准率。
▪
重于泰山，轻于鸿毛。01:45:2001:45:2001:45Thursday, November 19, 2020
▪
不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11.1920.11.1901:45:2001:45:20November 19, 2020
档案检索
标题词：检索用的经过规范化的自然语言的语词标志
2、种类：主标题词
副标题词：起说明和限制作用的
3、特点：
（1）必须采用规范的，检索用的，语词标志
（2）采用定组方式
（3）采用二元组配
第四章 主题检索及《中国档案主题词表》
§2 标题词法和单元词法
4、优缺点：
优点：配组固定，组配误差较小
第四章 主题检索及《中国档案主题词表》
§3 序词法
D（代）：由正式主题词指向它代替的非正式主题词 等级关系： F（分）：由上级正式主题词指向下级正式主题词 S（属）：由下级正式主题词指向上级正式主题词 参照关系： C（参）：相关关系的正式主题词相互指向
§4 《中国档案主题词表》
储存是查找档案信息的前提和基础，查找是存储档 案的目的
第一章 档案文件检索概述 §1 档案文件检索的含义和构成
二、档案文献检索的形式 1、数据检索：直接回答利用者所需要的有关特定主体
的查询，检索出的结果是数据、公式、图表等——确 定型检索
2、事实检索：直接回答利用者所需要特定的确定型检 索，检索出的结果是某种事实，
第三章 分类检索语言及《中国档案分类法》 §2 分类表的编制和管理
6、编制通用复分表 7、再次做总体的审查和修改 8、试标引 9、修改定稿 10、编制检索 二、分类表的管理 1、必要性 （1）体系分类表是列举式的 （2）随着文献资料的增加，要求分类表不断加细 （3）人们岁客观事物认识是不断发展的，分类观点也
多个责任者之间
，
用于相同职责身份相同
+
用于附件之前
[]
著录内容两端，年度
档案管理学之档案的检索工作
档案管理学之档案的检索工作档案管理学是一门涉及管理、保管和利用档案的学科，其核心是对档案进行有效的管理和利用。
在档案管理学中，档案的检索工作是至关重要的一环，它涉及到如何迅速、准确地找到所需的档案信息，以满足用户的需求。
档案检索的概念和意义档案检索是指根据一定的检索要求，通过检索系统或手段从大量档案信息中准确、快速地找到目标信息的过程。
档案检索的主要目的是方便用户获取所需信息，提高信息利用效率，保证信息的准确性和完整性。
在档案管理中，档案检索是档案管理工作的重要环节，也是实现档案管理目标的重要手段。
档案检索的方法1. 手工检索手工检索是最基本的检索方法，通常通过查阅目录、索引等手段，直接在纸质档案中找到所需信息。
这种检索方法简单直接，适用于档案量较小的情况，但效率较低，容易出现遗漏或错误。
2. 电子检索电子检索是一种利用计算机或其他电子设备进行档案检索的方法。
通过建立电子档案库和检索系统，用户可以通过关键词、日期、属性等方式快速、准确地找到目标信息。
电子检索具有检索速度快、准确性高、信息容量大等优点，是目前档案检索中使用较多的方法。
3. 智能检索智能检索是利用信息检索技术和人工智能技术对档案信息进行智能化检索的方法。
通过自然语言处理、数据挖掘等技术，智能检索系统能够理解用户的查询意图，提供更加精准的检索结果。
智能检索在提高检索效率和准确性方面具有显著优势，是档案检索领域的研究热点。
档案检索的流程档案检索的流程通常包括以下几个步骤：1.确定检索需求：明确用户的检索目的，确定检索范围和检索要求。
2.确定检索策略：根据检索需求选择合适的检索方法和关键词，制定检索策略。
3.进行检索操作：按照检索策略进行检索操作，找到符合要求的档案信息。
4.评价和整理检索结果：评价检索结果的准确性和完整性，整理并输出检索结果。
5.结果反馈和优化：根据检索结果的反馈对检索策略进行调整和优化，提高检索效率和准确性。
档案检索的技术与挑战在信息化时代，随着信息量的爆炸式增长和信息形式的多样化，档案检索面临着新的挑战和机遇。
第六章 档案的检索
查准率
检索出的有关档案 检索出的全部档案
100%
注意：查全率和查准率之间存在着一种互逆关 系，即如果放宽检索范围，以求得较好的查全 率，那么，查准率就会下降；反之亦然。
（二）档案著录规则
1.著录项目：是指用以揭示档案的内容和形 式特征所需要的记录事项。包括以下项目：
（1）题名与责任说明项，该项包括正副题名、文 件编号、责任者、附件等项目。
（2）稿本与文种项，该项目包括稿本和文种两个 单元。
（3）密级与保管期限项，该项包括密级和保管期 限两个单元。
（4）时间项。
（5）载体类型及形态项，该项包括载体类型、数量 及单位、规格三个单元。
有关档案
检出档案
A
未检出档案
C
检全率 A 100% AC
无关档案
B D
检准率 A 100% A B
例
❖ 在一次检索中，共检出档案100篇，经过专家判定， 其中与提问相关的为60篇，其余的40篇为误检档案， 那么；另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关 文献由于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这 次检索的查全率和查准率。
著录
标引
选择著录项目和信息
形成主题概念
转换为检索语言
记录在载体上
一、档案著录
（一）档案著录的含义和作用 1.定义：档案著录是指在编制档案目录时，对档 案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过 程。 内容特征是指档案的主题，表现为档案的分 类号、主题词、摘要等； 形式特征是指档案的标题、作者、形成时间、 档号、文种、载体等。 2.作用：档案著录时形成档案目录的基础。由著 录项目形成的档案条目就是以后人们利用档案时 查找的信息线索。
第八章 档案的检索
8.4 档案标引
8.4.1 含义
是指在档案著录中，对档案内容进行分析和 选择，并赋予其规范化检索标识的过程。 其中赋予主题词的过程为主题标引，赋予分 类号的过程为分类标引。
8.4.2 分类标引
8.4.2.1 分类标引的依据 《中国档案分类法》是进行档案分类标引的 基本依据。 8.4.2.2 程序和方法 1、熟悉《中国档案分类法》和《档案分类标 引规则》等规范化文件。 2、深入分析文件或案卷的主题内容。分类标 引的结果应能充分揭示档案主题内容。 3、将文件或案卷归入恰当的类目，给予恰当 的分类号。 4、认真审核校对标引结果。
对已升、已降、解密文件，应著录新密级，公开级、国 内级可不著录。密级前加“. －”
2、保管期限* 分永久、定期（30年、10年）。其前加 “：”，若已改，应著录新的保管期限。
8.3.3.4 时间项 分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加 “. －”。 1、时间项一律用8位阿拉伯数字。历史纪年照原文著 录外，还需附公元纪年，加“（）”标注。 2、没有形成时间的，应据内容、形式特征考证出时 间著录，并加“〔〕” 3、文件时间不完整的，仍注原时间，不清楚部分以 “口”补之，将考证出的时间附后，并加“〔〕”。 4、考证不出时间的，著录为“. －口口口口口口口 口”，也可注首问世间、审核时间、印发时间，但应在 附注项中说明。 5、起止时间注法：用“—”连接。
8.3.3.6 附注和提要项 1、附注* 此项著录需要解释和补充的内容。依各项目 顺序著录。每一条附注均以“—”分隔。 2、提要* 对文件和案卷内容的简介，应反映主要内容 和重要数据。附注后另起一段写，一般不超过 200字。
8.3.3.7 排检与编号项 1、分类号 依据《中国档案分类法》和GB15418—1994 的有关规定著录。 2、档案馆代号* 依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》 的代码著录。 3、档号 档号中各号之间以“—”相隔。
档案检索基础知识培训
档案检索基础知识培训一、什么是档案检索档案检索是指根据一定的规则和流程，在档案馆、图书馆或其他档案管理机构的档案库中，通过相关的检索工具和方法，找到用户所需要的档案信息的过程。
档案检索是档案管理中非常重要的一个环节，它可以帮助用户快速地找到所需的信息，提高工作效率。
二、档案检索的基本原理档案检索的基本原理包括索引化和检索化两个方面：1.索引化：在进行档案管理过程中，需要对档案进行索引化处理，即建立相应的索引表或数据库，包括档案的题名、责任者、关键词等信息。
索引化是档案检索的基础，它直接影响到检索的效率和准确性。
2.检索化：通过制定检索策略、选择检索工具和方法，将用户提出的检索需求转化为可操作的检索命令，从而找到符合要求的档案信息。
检索化是档案检索的核心环节，需要根据用户的检索需求调整检索策略和方法。
三、档案检索的工具和方法档案检索可以利用多种工具和方法，常见的包括：1.检索工具：档案管理系统、数据库系统、检索软件等。
2.检索方法：主题检索、著者检索、标题检索、关键词检索等。
3.检索策略：根据检索需求制定合理的检索策略，包括选择检索字段、确定检索词、组合检索词等。
四、档案检索的步骤进行档案检索时，一般可以按照以下步骤进行：1.确定检索需求：明确用户对档案信息的需求，包括检索对象、检索范围、检索条件等。
2.选择检索工具：根据检索需求选择合适的检索工具和方法。
3.制定检索策略：根据检索需求制定合理的检索策略，包括选择检索字段、确定检索词等。
4.执行检索命令：按照制定的检索策略在相应的检索工具中执行检索命令。
5.检索结果评价：对检索结果进行评价，判断检索的效果是否符合用户的需求。
五、档案检索的注意事项在进行档案检索时，需要注意以下几点：1.准确性：检索时应确保检索词语准确无误，避免输入错误的检索词。
2.完整性：检索时应确保检索范围完整，避免漏检或误检。
3.及时性：检索应及时进行，避免信息的过时性影响检索结果。
档案管理规定的档案检索与查询方法
档案管理规定的档案检索与查询方法档案管理规定的档案检索与查询方法是确保档案能够被快速、准确地找到和利用的重要环节。
有效的检索与查询方法能够提高档案管理的效率和质量，确保相关信息的及时共享和利用。
本文将介绍几种常见的档案检索与查询方法。
一、手工检索方法手工检索方法是传统的档案检索方式，它依赖于人工的辅助工具和参考指南。
下面是几种常见的手工检索方法：1. 目录检索法：目录是一种系统化的将档案按照一定规则组织、分类和排序的清单。
通过目录，用户可以快速地找到所需的档案。
目录检索法对于档案目录的编制和维护要求较高，但在有限的资源下仍然是一种有效的检索方法。
2. 索引检索法：索引是根据档案的内容、特点和属性编制的索引表，通过关键词或主题的索引，可以迅速定位到具体的档案。
索引检索法对于索引的编制和查询的标准化要求较高，但能够提供更精确的检索结果。
3. 卡片检索法：卡片是档案管理中常用的辅助工具，通过将档案信息整理成卡片的形式，可以方便地进行检索和查询。
卡片检索法对于卡片的编制和整理有一定的技巧和规范，但能够提供较高的查询效率。
手工检索方法虽然需要较多的人力和时间成本，但在某些特定场景下仍然具有一定的实用性和必要性。
二、电子检索方法随着信息技术的发展和应用，电子检索方法在档案管理中得到了广泛的应用。
电子检索方法通过计算机和相关软件来实现对档案的检索和查询。
下面是几种常见的电子检索方法：1. 关键词检索：在电子档案系统中，用户可以通过关键词来检索和查询相关档案。
关键词检索方法通常能够提供快速和准确的检索结果，但需要对档案进行合理的关键词标注和索引。
2. 全文检索：全文检索是一种基于文本内容的检索方法，通过对档案全文进行索引和查询，用户可以在档案系统中搜索到含有特定关键词或短语的档案。
全文检索方法能够更全面地查询相关档案，但需要对大量数据进行索引和存储。
3. 数据库检索：数据库是一种专门用于存储和管理档案信息的电子化工具。
档案的检索
2、案卷文件目录 案卷文件目录又称全引目录，是将全宗或全 宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检 索工具。
案卷文件目录表
案卷号 题名 起止日期 卷内页数 保管期限
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ备注
3、全宗目录
全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况 的检索工具。它的内容包括全宗的名称、全宗 号、全宗内案卷数量及起止年代。全宗目录适 合于档案数量较大、全宗较多的大中型档案馆。
6、专题目录
专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关 某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具， 其功能与主题目录有相似之处。但专题目录不受 分类法和主题法的约束，更具灵活性。可以编制 某一专题苟录，将与该专题有关的所有档案集中 起来。
7、文号索引
文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的 一种检索工具它提供了一条按文号检索档案的途径。文 号索引一般采用表格形式。 文号索引适用于机关档案室和地、县级档案馆，省 以上档案馆一般不需要设此索引。文号索引应按年度、 发文机关分别编制，即将同一年度同一发文机关的文件 编一张表，然后将所有的表装订成册。
8、人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指 明出处的一种检索工具。人名索引包括人名 和档号两部分，即把人名引向所在档案的档 号，利用者通过索引的指引，可以查到记载 某一人物的材料。
四、档案计算机检索
档案计算机检索的特点： 档案计算机检索的特点：
1、信息储存量大； 信息储存量大； 2、检索速度快，检索效率高； 检索速度快，检索效率高； 3、检索途径多元化； 检索途径多元化； 4、检索灵活方便； 检索灵活方便； 5、音、像、意结合，直观生动； 意结合，直观生动； 6、对计算机检索系统的依赖性。 对计算机检索系统的依赖性。
第九章_档案的检索
二、档案标引工作 三、《中国档案分类法》和 《中国档案主题词表》
一、档案著录工作
档案著录就是在编制档案检索工具时，对档 案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 著录工作是编制检索工具的前提和基础，此外， 还具有档案登记，介绍、报道和交流馆（室）藏的 作用。 按照国家标准《档案著录规则》的规定，档案 著录工作主要包括著录项目、标识符号、著录格式、 著录级别、著录项目细则等内容。
段落符号式条目著录格式将著录项目分为四个段落
著录条目实例 A1
M33+P13 462001
8172-39 83-45 [奏为请饬川省筹拨银两以济甘民采买籽种情由并与左宗棠 接交篆务事]/(清)穆图善(署理陕甘总督).—副本： 录副奏 片 .—永久 .—同治8年2月18日(18690330) .—朱批时间同 治8年3月29日(18690510) 筹拨银两 采买籽种 交接篆务 左宗堂 四川省
代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。
？ 用于不能确定的著录内容，一般与“[ ]”号配合使用。 用于下列著录内容之间：
日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。
… □ 用于节略内容。 用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证
出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。
（三）著录格式
第一段 分类号、档号
第二段 题名与责任说明、稿本与文种、密级与保 管期限、时间、载体类型及形态、附注
NW57
2-13-18-3 12-011-15
05022
36-21
关于批转《××市环境保护实施办法》的通知：×环 字［1998］16号／××县环保局＋××市环境保护实 施办法 ． — 通知． — 内部：长期． —19981112.—4 页： 260mm×184mm （提要略） 环境保护
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任务10
（4）著录条目的形式为卡片时，卡片尺寸为12.5cm×7.5cm，著录时 卡片四周均应留1cm空隙。如果卡片正面著录不完，可接背面连续著录， 并在正面右下角用“（）”注明“接背面”。背面著录时原顺序、格式
著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。《档案著录规 则》中规定了案卷级和文件级两种条目著录格式。案卷级条目著录格式 及文件级条目著录格式，如图10-2及图10-3
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任务10
(1)著录用文字必须规范化。汉字必须是规范化简化汉字,外文与少数民 族文字必须依照外文与少数民族文字书写规则。文件编号项、时间项、 载体类型与形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。图形及 符号应照录，无法照录时可改为其他的相应内容，并加“［
(2)档案的著录信息来源于被著录档案。单份文件或一组文件著录时主要 依据文头、文尾，一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件 目录、备考表等，被著录档案本身信息不足时可参考其他有关档案材料。
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任务10
根据“扬人字〔2007〕15号”文件的特点，适合采用段落符号式条目格 式进行著录，根据著录项目逐条分析文件的内容与形式特征，按照以下
（1 （2 （3）文件编号：扬人字〔2007〕15 （4 （5
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任务10
（1 （2
（1 （2
时间：20070412
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任务10
5 （1）它分为甲骨、金石、简犊、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、
（2 （3 6 （1）附注项。它指档案中需要解释和补充说明的地方。有则录，无则
（2）提要项。它是对文件和案卷的简介和评述，简明扼要，准确清楚， 文字流畅，一般不超过200
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任务10
（2 （3）档号：由全宗号—案卷目录号—案卷号— （4）电子文档号：是档案馆（室）管理的电子文件的一组符号代码。 （5）缩微号：档案馆（室）赋予档案缩微制品的编号，如果文件未作
（6）主题词：集团 、资源、
根据以上内容和形式特征就可按规定格式制作著录卡片，如图10-4所示。
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任务11
模块5 档案检索
1 任务10 档案著录 2 任务11 档案检索工具
任务10
◆ ◆
◆ ◆
档案室的工作人员为了编制档案目录，需要根据国家的有关标准对公司 的“扬人字〔2007〕15号”发文进行著录（见附录22
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任务10
准确规范的档案著录是编制档案检索工具的基础，此项工作必须按1999 年发布的国家行业标准《档案著录规则》（DA/T18—1999）进行。要 想准确规范地著录，必须首先分析文件的内容与形式特征。这是扬帆集 团的一份内部发文，同时有纸质和电子文件两种形式，文件的内容与形 式较为规范，段落符号式条目格式的著录格式。为今后查找方便，应将 文件的具有检索价值的特征详细著录。掌握了著录项目、著录符号及使
指揭示档案内容和形式特征的记录事项。它包括题名与责任 说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附
1
（1）正题名。它是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案
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任务10
（2）并列题名。它是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题 （3）副题名及说明题名文字。副题名是解释或从属于正题名的另一题
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任务10
（1 （2）数量及单位：2 （3）规格：A4纸型（210mm×297mm
（1 （2）提要项：决定成立星月实业集团人力资源部，同时任命×××为
星辰实业集团综合办副主任兼人力资源部经理，并规定了星月实业集团
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任务10
（1）分类号：根据《中国档案分类法》和“GB/T 15418—1994”的有
—”
（4
（5 （6
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任务10
《档案著录规则》中规定一般使用段落符号式的条目格式。实际工作需 要时也可以使用表格式条目格式。
1 （1）段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。档案著录段落
符号式条目格式，如图10-1 （2）实际工作中需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式 （3）无论著录对象是单份文件、单个案卷，还是一组文件或一组案卷，
◆ ◆
◆ ◆
档案室的工作人员为了查找档案资料，开展档案的提供利用工作，需要
名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文 （4）文件编号。它包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类 （5）责任者。也称作者，指对档案内容进行创造、负有责任的团体和 （6
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任务10
2 （1）稿本。它包括草稿、定稿、手稿，草图、原图、底图、蓝图，正 （2 3 （1）密级。文件的保密等级，其名称与代码见表10-1 （2）保管期限。根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为 4
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（1）分类号。根据《中国档案分类法》和“GB/T 15418—1994”的有 （2）档案馆代号。根据《编制全国档案馆名称代码的实施细则》对本 （3）档号。它是档案室（馆）在整理和管理档案过程中以字符形式赋 （4）电子文档号。它是档案馆（室）管理的电子文件的一组符号代码。 （5 （6
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任务10
2 实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式的条目格 无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按以
上两种格式依次著录。著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为 12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙，如卡片正面著录不
任务10
1 为了便于识别各著录项目、小项及其内容，著录时必须添加如下规定的
标识符（见表10-2 2 （1）除了“题名与责任者项”“排检与编号项”之外，各项目连续著
—”号，如遇回行不可省略，但各项目另起段落
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任务10
（2
—”占两个格，回行时不宜拆开；其他标识符只占一格。
（3）当某一项目缺少第一小项时，应将现在位于首位的小项的原规定