档案检索
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
上一页 下一页 返回
任务10
ຫໍສະໝຸດ Baidu
著录项目是指揭示档案内容和形式特征的记录事项。它包括题名与责任 说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附
1
（1）正题名。它是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案
上一页 下一页 返回
任务10
（2）并列题名。它是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题 （3）副题名及说明题名文字。副题名是解释或从属于正题名的另一题
上一页 下一页 返回
任务10
2 实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式的条目格 无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按以
上两种格式依次著录。著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为 12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙，如卡片正面著录不
◆ ◆
◆ ◆
档案室的工作人员为了查找档案资料，开展档案的提供利用工作，需要
模块5 档案检索
1 任务10 档案著录 2 任务11 档案检索工具
任务10
◆ ◆
◆ ◆
档案室的工作人员为了编制档案目录，需要根据国家的有关标准对公司 的“扬人字〔2007〕15号”发文进行著录（见附录22
下一页 返回
任务10
准确规范的档案著录是编制档案检索工具的基础，此项工作必须按1999 年发布的国家行业标准《档案著录规则》（DA/T18—1999）进行。要 想准确规范地著录，必须首先分析文件的内容与形式特征。这是扬帆集 团的一份内部发文，同时有纸质和电子文件两种形式，文件的内容与形 式较为规范，段落符号式条目格式的著录格式。为今后查找方便，应将 文件的具有检索价值的特征详细著录。掌握了著录项目、著录符号及使
上一页 下一页 返回
任务10
（4）著录条目的形式为卡片时，卡片尺寸为12.5cm×7.5cm，著录时 卡片四周均应留1cm空隙。如果卡片正面著录不完，可接背面连续著录， 并在正面右下角用“（）”注明“接背面”。背面著录时原顺序、格式
著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。《档案著录规 则》中规定了案卷级和文件级两种条目著录格式。案卷级条目著录格式 及文件级条目著录格式，如图10-2及图10-3
（2 （3）档号：由全宗号—案卷目录号—案卷号— （4）电子文档号：是档案馆（室）管理的电子文件的一组符号代码。 （5）缩微号：档案馆（室）赋予档案缩微制品的编号，如果文件未作
（6）主题词：集团 、资源、
根据以上内容和形式特征就可按规定格式制作著录卡片，如图10-4所示。
上一页
返回
任务11
名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文 （4）文件编号。它包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类 （5）责任者。也称作者，指对档案内容进行创造、负有责任的团体和 （6
上一页 下一页 返回
任务10
2 （1）稿本。它包括草稿、定稿、手稿，草图、原图、底图、蓝图，正 （2 3 （1）密级。文件的保密等级，其名称与代码见表10-1 （2）保管期限。根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为 4
上一页 下一页 返回
任务10
（1 （2）数量及单位：2 （3）规格：A4纸型（210mm×297mm
（1 （2）提要项：决定成立星月实业集团人力资源部，同时任命×××为
星辰实业集团综合办副主任兼人力资源部经理，并规定了星月实业集团
上一页 下一页 返回
任务10
（1）分类号：根据《中国档案分类法》和“GB/T 15418—1994”的有
任务10
1 为了便于识别各著录项目、小项及其内容，著录时必须添加如下规定的
标识符（见表10-2 2 （1）除了“题名与责任者项”“排检与编号项”之外，各项目连续著
—”号，如遇回行不可省略，但各项目另起段落
上一页 下一页 返回
任务10
（2
—”占两个格，回行时不宜拆开；其他标识符只占一格。
（3）当某一项目缺少第一小项时，应将现在位于首位的小项的原规定
上一页 下一页 返回
任务10
(1)著录用文字必须规范化。汉字必须是规范化简化汉字,外文与少数民 族文字必须依照外文与少数民族文字书写规则。文件编号项、时间项、 载体类型与形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。图形及 符号应照录，无法照录时可改为其他的相应内容，并加“［
(2)档案的著录信息来源于被著录档案。单份文件或一组文件著录时主要 依据文头、文尾，一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件 目录、备考表等，被著录档案本身信息不足时可参考其他有关档案材料。
7
（1）分类号。根据《中国档案分类法》和“GB/T 15418—1994”的有 （2）档案馆代号。根据《编制全国档案馆名称代码的实施细则》对本 （3）档号。它是档案室（馆）在整理和管理档案过程中以字符形式赋 （4）电子文档号。它是档案馆（室）管理的电子文件的一组符号代码。 （5 （6
上一页 下一页 返回
—”
（4
（5 （6
上一页 下一页 返回
任务10
《档案著录规则》中规定一般使用段落符号式的条目格式。实际工作需 要时也可以使用表格式条目格式。
1 （1）段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。档案著录段落
符号式条目格式，如图10-1 （2）实际工作中需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式 （3）无论著录对象是单份文件、单个案卷，还是一组文件或一组案卷，
上一页 下一页 返回
任务10
5 （1）它分为甲骨、金石、简犊、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、
（2 （3 6 （1）附注项。它指档案中需要解释和补充说明的地方。有则录，无则
（2）提要项。它是对文件和案卷的简介和评述，简明扼要，准确清楚， 文字流畅，一般不超过200
上一页 下一页 返回
任务10
上一页 下一页 返回
任务10
根据“扬人字〔2007〕15号”文件的特点，适合采用段落符号式条目格 式进行著录，根据著录项目逐条分析文件的内容与形式特征，按照以下
（1 （2 （3）文件编号：扬人字〔2007〕15 （4 （5
上一页 下一页 返回
任务10
（1 （2
（1 （2
时间：20070412
任务10
ຫໍສະໝຸດ Baidu
著录项目是指揭示档案内容和形式特征的记录事项。它包括题名与责任 说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附
1
（1）正题名。它是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案
上一页 下一页 返回
任务10
（2）并列题名。它是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题 （3）副题名及说明题名文字。副题名是解释或从属于正题名的另一题
上一页 下一页 返回
任务10
2 实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式的条目格 无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按以
上两种格式依次著录。著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为 12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙，如卡片正面著录不
◆ ◆
◆ ◆
档案室的工作人员为了查找档案资料，开展档案的提供利用工作，需要
模块5 档案检索
1 任务10 档案著录 2 任务11 档案检索工具
任务10
◆ ◆
◆ ◆
档案室的工作人员为了编制档案目录，需要根据国家的有关标准对公司 的“扬人字〔2007〕15号”发文进行著录（见附录22
下一页 返回
任务10
准确规范的档案著录是编制档案检索工具的基础，此项工作必须按1999 年发布的国家行业标准《档案著录规则》（DA/T18—1999）进行。要 想准确规范地著录，必须首先分析文件的内容与形式特征。这是扬帆集 团的一份内部发文，同时有纸质和电子文件两种形式，文件的内容与形 式较为规范，段落符号式条目格式的著录格式。为今后查找方便，应将 文件的具有检索价值的特征详细著录。掌握了著录项目、著录符号及使
上一页 下一页 返回
任务10
（4）著录条目的形式为卡片时，卡片尺寸为12.5cm×7.5cm，著录时 卡片四周均应留1cm空隙。如果卡片正面著录不完，可接背面连续著录， 并在正面右下角用“（）”注明“接背面”。背面著录时原顺序、格式
著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。《档案著录规 则》中规定了案卷级和文件级两种条目著录格式。案卷级条目著录格式 及文件级条目著录格式，如图10-2及图10-3
（2 （3）档号：由全宗号—案卷目录号—案卷号— （4）电子文档号：是档案馆（室）管理的电子文件的一组符号代码。 （5）缩微号：档案馆（室）赋予档案缩微制品的编号，如果文件未作
（6）主题词：集团 、资源、
根据以上内容和形式特征就可按规定格式制作著录卡片，如图10-4所示。
上一页
返回
任务11
名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文 （4）文件编号。它包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类 （5）责任者。也称作者，指对档案内容进行创造、负有责任的团体和 （6
上一页 下一页 返回
任务10
2 （1）稿本。它包括草稿、定稿、手稿，草图、原图、底图、蓝图，正 （2 3 （1）密级。文件的保密等级，其名称与代码见表10-1 （2）保管期限。根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为 4
上一页 下一页 返回
任务10
（1 （2）数量及单位：2 （3）规格：A4纸型（210mm×297mm
（1 （2）提要项：决定成立星月实业集团人力资源部，同时任命×××为
星辰实业集团综合办副主任兼人力资源部经理，并规定了星月实业集团
上一页 下一页 返回
任务10
（1）分类号：根据《中国档案分类法》和“GB/T 15418—1994”的有
任务10
1 为了便于识别各著录项目、小项及其内容，著录时必须添加如下规定的
标识符（见表10-2 2 （1）除了“题名与责任者项”“排检与编号项”之外，各项目连续著
—”号，如遇回行不可省略，但各项目另起段落
上一页 下一页 返回
任务10
（2
—”占两个格，回行时不宜拆开；其他标识符只占一格。
（3）当某一项目缺少第一小项时，应将现在位于首位的小项的原规定
上一页 下一页 返回
任务10
(1)著录用文字必须规范化。汉字必须是规范化简化汉字,外文与少数民 族文字必须依照外文与少数民族文字书写规则。文件编号项、时间项、 载体类型与形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。图形及 符号应照录，无法照录时可改为其他的相应内容，并加“［
(2)档案的著录信息来源于被著录档案。单份文件或一组文件著录时主要 依据文头、文尾，一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件 目录、备考表等，被著录档案本身信息不足时可参考其他有关档案材料。
7
（1）分类号。根据《中国档案分类法》和“GB/T 15418—1994”的有 （2）档案馆代号。根据《编制全国档案馆名称代码的实施细则》对本 （3）档号。它是档案室（馆）在整理和管理档案过程中以字符形式赋 （4）电子文档号。它是档案馆（室）管理的电子文件的一组符号代码。 （5 （6
上一页 下一页 返回
—”
（4
（5 （6
上一页 下一页 返回
任务10
《档案著录规则》中规定一般使用段落符号式的条目格式。实际工作需 要时也可以使用表格式条目格式。
1 （1）段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。档案著录段落
符号式条目格式，如图10-1 （2）实际工作中需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式 （3）无论著录对象是单份文件、单个案卷，还是一组文件或一组案卷，
上一页 下一页 返回
任务10
5 （1）它分为甲骨、金石、简犊、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、
（2 （3 6 （1）附注项。它指档案中需要解释和补充说明的地方。有则录，无则
（2）提要项。它是对文件和案卷的简介和评述，简明扼要，准确清楚， 文字流畅，一般不超过200
上一页 下一页 返回
任务10
上一页 下一页 返回
任务10
根据“扬人字〔2007〕15号”文件的特点，适合采用段落符号式条目格 式进行著录，根据著录项目逐条分析文件的内容与形式特征，按照以下
（1 （2 （3）文件编号：扬人字〔2007〕15 （4 （5
上一页 下一页 返回
任务10
（1 （2
（1 （2
时间：20070412