Word编辑长文档的方法与技巧答辩

Word编辑长文档的方法与技巧

Word是目前应用广泛的文字处理软件，功能十分强大。其中一些用于编辑长文档的功能具有很高的实用价值。试想一下，在编辑一些长达几十或是几百页的文档时，如不掌握一定的方法和技巧，那你将花大量的时间在翻动滚动条上，这样的文档在结构上层次不清，在内容上难于查找，从而使编辑效率大大降低。笔者在此针对长文档的编辑，并以Word97为例，介绍一些方法和技巧，来提高组织和管理文档时的工作效率。

一．用大纲视图使文档层次结构清晰化

用大纲视图来编辑和管理文档，可使文档具有象文件菜单一样能逐层展开的清晰结构，能使阅读者很快对文档的层次和内容有一个从浅到深的了解，从而能快速查找并切换到特定的内容。

首先，新建一文档，并单击“视图”菜单中的“大纲视图”选项或按文档左下方工具条上的“大纲视图”按钮来切换到大纲视图。分别输入各级标题的名称（在每个标题前都有一个“□”记号）。

其次，分别向左或向右拖动“□”记号可使对应的标题升级或降级（也可选中某一标题后，点击大纲工具条上的“升级”或“降级”按钮）。经升/降级后，各标题之间的关系就像一般文件夹那样逐层相套。若某标题以“╋”标示，则表示该标题下是有内容的（即是可以展开的）；若某标题以“□”标示，则表示该标题下是没有内容的（即不可以展开）。另外，可用大纲工具条上的按钮对各标题进行上移、

下移、展开和折叠。

最后，在某个标题按回车，将光标移至下一空行的开头，用“复制”、“粘贴”的方法将特定的内容插入到文档中。在选定这整篇文章内容的前提下，按下大纲工具条上的“降级为正文”按钮，可将其转换成正文内容（即非标题）。如此类似地插入各篇文章的内容，进行整理、编辑后存盘即可。

二.利用书签功能进行迅速查找

Word 97中可将选定的文件、图形等标识为书签，从而可以通过定位功能迅速切换到长文档中书签所在的位置。例如要将“利用书签功能进行迅速查找”这段文字标识为书签，可先将其选中，再单击“插入”菜单中的“书签”选项，在出现的对话框中输入书签的名称后按“添加”即可（在此对话框中也可对已有的书签进行删除）。此时，若“工具”-〉“选项”-〉“视图”中的“书签”项被选定，则文中“利用书签功能进行迅速查找”这些文字会被方括号括出，表示是已被标识为书签。在长文档中按自己需要将一些关键项标识为书签后，可在“编辑”-〉“定位”中的“定位”选项卡中对某一书签进行定位，从而使文档迅速切换到被标识为此书签的地方。此外，在该选项卡中还可对页、节、行、批注、图形、公式等13个项目进行定位，若灵活运用，可大大提高查找、编辑文档的效率。

三.创建超级链接，实现快速切换

上过网的朋友们都知道，超级链接是指一个计算机文档（页面）的特定区域能引入其它文档或程序。鼠标放在超级链接上会变成手

形，点击后即可切换。

Word97中也有相类似的超级链接功能，可将文档中的文字、图像等与本机硬盘或因特网上所设置的相关信息链接起来。

首先，打开一个文档，选择要作为超级链接显示的文字。

其次，单击“插入”菜单中的“超级链接”选项弹出对话框。在“链接到文件或URL”中输入待链接文档（目标文档）的路径。此路径可以是Internet地址（URL）或本机硬盘上的文档。最后确定退出，就完成了一个超级链接的创建。说到这里，我们可以知道，用超级链接组织文稿时，是在多个文档间建立链接关系，这与在大纲视图中组织文档只形成一个文档是有所区别的。在用超级链接查看、切换文档时，还能用工具条上诸如IE中的“前进”、“后退”按钮，十分方便。

四.使用多窗口,查看长文档的不同部分

用多个窗口来显示同一长文档的不同部分，可以使查找、编辑工作变得较为方便。方法有两种：

1.打开文档后，单击“窗口”菜单中的“新建窗口”，再单击“窗口”菜单中的“全部重排”，可打开上下两个窗口来显示文档。

2.将鼠标放在文档右端滚动条的最上方，当鼠标变为“拆分窗口”的记号时双击，可将当前窗口拆分为两个子窗口。上下拖动拆分条可调节这两个子窗口的大小，双击拆分条可取消拆分。

五.用自动滚动功能浏览长文档

像某些读书软件一样，Word也提供了对文档页面的自动滚动功

能，以方便用户阅读文档，免去了用PageUp、PageDown手工翻页的麻烦。要实现自动滚动功能，只要选“视图”—〉“工具栏”—〉“自定义”命令，在弹出的“自定义”对话框中，选中“类别”为“所有命令”，再将“命令”项中的“Autoscroll”拖拽到工具条上即可。以后浏览长文档时，只需点击工具条上的“自动滚动”命令，并使鼠标位于右边滚动条中心位置的上方或下方即可实现上下滚动，鼠标离中心位置越远，滚动越快。要取消自动滚动功能回到正常编辑状态，只需右击鼠标即可。

看了上述关于编辑长文档的方法和技巧，大家是不是有了一点心得？亲自动手试试吧，相信一定会有所收益。

Word长文档的制作技巧

在日常使用Word办公的过程中，长文档的制作是我们常常需要面临的任务。比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划等等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂，内容也较多，如果不注意使用正确的方法，那么整个工作过程可能是费时费力，而且质量还不能让人满意的。

本部分课程专门讨论长文档的制作的方方面面，在介绍合理制作观念的同时，提供长文档制作过程中有助于提高效率的必备技能，如果你能坚持和完成课程中相应的练习，掌握相应的方法和技巧，那么相信你以后再面对长文档的制作任务时，将会倍感轻松。文章中提供处理前和处理后的.doc文件供大家下载参考。

文章导读：

一、应用性任务

(一)如何制作长文档的纲目结构？

(二)如何为长文档设置多级标题编号？

(三)如何在文档中让插图自动编号及交叉引用题注？

(四)如何为长文档编制目录和索引？

二、基本应用能力练习

(一)合理的工作观念

(二)在大纲视图中工作

在大纲视图中建立纲目结构

在大纲视图中调整纲目结构

(三)多级标题编号

(四)插图的编号和交叉引用题注

(五)目录和索引的制作

目录的制作

索引的制作

三、总结

一、应用性任务

(一)如何制作长文档的纲目结构？

文档的纲目结构是评价文档好坏的重要标准之一。同时，若要高效地完成一篇长文档，文档的纲目结构应当是首先完成的工作，大纲视图是构建文档纲目结构的优秀途径，在后面的“在大纲视图中工作”应用能力练习部分，将介绍完成这个任务的具体方法。