酒店新的公文格式

备忘录

备忘

由：总经办领导批示：

至：总经理总经办销售部财务部

工程部人事部厨务部餐务部

前厅部客房部娱乐部保安部

事宜：关于酒店新的公文格式的相关事宜

呈报：集团董事会

抄报：酒店各部门

日期：2011年12月1日

编号：MGO【2011】001

关于酒店新的公文格式的相关事宜

酒店各部门经理：

为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，从12月1日起，酒店实行新的公文格式，新的公文格

式说明如下：

一、总则

为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。

二、行文规则

１、各部门严格按照文件种类性质行文；

２、部门报总经办文件，冠以姓名职务；

３、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；

４、总经办下发文件，其种类用“决定、通知、备忘”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘”等；

５、部门报总经办文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门；

６、部门之间重要行文，应抄报总经办；

７、部门之间可以联合行文；

８、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；

９、所有须总经办 (总经理、副总经理)审批的文件，均须审批后执行；

１０、所有部门经理级人事任免，均有总经办发出。

三、文件格式

文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日

期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。

四、文件流通顺序

1、外部重要文件处理

对外文件、文稿处理

部门——总经办——总经理审批——发出

外来文件、文稿处理

总经办——总经理阅批——有关部门

2、内部文件处理

通告

执行部门——总经理审批——颁布

总经理指示

总经办——部门——执行反馈——总经办——总经理

申请报告

部门——总经办——总经理审批——部门

部门致部门

部门——部门

3、酒店合同、协议处理

部门——财务审核——总经理审批——总经办盖章——存档

五、文件编号

文件编号由三部分组成，具体如下：

部门缩写/文件类别/年份/文件序号

1、部门缩写

总经理——GM 副总经理——DGM 驻店经理——RM

总经办——GMO 财务部——FD 人事部——HRD

工程部——ED 营销部——S&M 娱乐部——RED

房务部——HSKP 前厅部——FO 餐饮部——F&B

厨务部——采购部——PD 保安部——SD

2、年份：四位数字编写加[]号，

3、文件序号：001开始的三位数

例如：GMO[2011]001

即：总经办2011年一号文件

六、文件的存档和销毁

１、已处理完毕的文件，总经办和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年1月31日前归档完毕；

２、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；

３、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理档案，必要时交总经办长期保存。

４、以上条例由总经办负责解释。

附件一备忘格式

附件二通知格式

附件三文件流转单

执行时间：2011年12月1日起。

特此通知

总经办

2011年12月1日

附件一

备忘

由：××××领导批示：

至：总经理总经办销售部财务部

工程部人事部厨务部餐务部

前厅部客房部娱乐部保安部

事宜：

呈报：集团董事会

抄报：××××××

日期：2011年×月×日

编号：（部门英文缩写，如MGO）【2011】001

（前四位为年份，后三位为部门发文编号）

（正文）

如有附文则标明《附件名称》

妥否，请批示。

或“特此通知”

（此处为亲笔签名）

×××∕职务

附件二

通知

由：××××领导批示：至：总经理总经办销售部财务部

工程部人事部厨务部餐务部

前厅部客房部娱乐部保安部

事宜：

呈报：集团董事会

抄报：××××××

日期：2011年×月×日

编号：（部门英文缩写，如MGO）【2011】001

（前四位为年份，后三位为部门发文编号）

（正文）

如有附文则标明《附件名称》

妥否，请批示。

或“特此通知”

（此处为亲笔签名）

×××∕职务

附件三

文件流转单编号：GMO[2011]001

发文部门/日期：总经办/2011.11.30

内容：关于…….通知

相关部门意见总

经

办

总经理签字：

副总经理签字：

总经办主任签字：

保安经理签字：

销

售

部

经理签字：

财

务

部

经理签字：

工

程

部

经理签字：

餐

饮

部

经理签字：: 房

务

部

经理签字：

娱

乐

部

经理签字：