批量自动制作档案盒侧封面模版（事务所和行政人员必备必看）

批量自动制作档案盒侧封面模版（事务所和行政人员必备必
看）
由于我的工作是财务方面，很大一块工作内容是代理记账和代理申报纳税。

每个客户都需要建立一个档案盒以便存放该客户的各类资料，平均每个会计小组客户数约300多，有一次公司采购了一批新的档案盒，所有旧档案盒都必须更换，这样需要重新制作所有客户的档案盒侧面封面了，就是下面图1这种蓝色塑料档案盒画红圈部分。

我们一共有将近2000个客户，重新制作并打印档案盒封面的工作量不算小，于是我想了个办法用公式和VBA解决了一下这个问题。

图1
封面制作有2个要求：
1.为了方便查找，字体要尽可能大，所以字数不能太多，最好不超过5个字。

2.封面名称下要加上编号，便于结合电子版台账查找及按顺序在柜子里陈列
先解决第一个要求，我们这儿肯定有所有客户的名称台账，但是名称都是全称，比如”河北某某商贸有限公司“或者”邯郸市丛台区
某某商贸有限公司“，需要人为把公司名称的关键字给截取出来，这个工作量其实不小，得想一个办法解决，既然是截取一段文字中的部分文字，那肯定是用到mid这个文本类函数了。

mid函数很简单，这里就不作讲解了，请读者自行查阅。

为了使用这个函数我需要解决截取的起点，还要确定截取的终点(也可以说成截取的长度)，由于公司的名称千奇百怪，没有固定长度和特定字符可以参考来分隔，截取的起点和终点都是变化的，需要找到一个规律来精准定位。

现在公司名称都有固定格式：区域+字号+行业+组织形式。

其中区域无非就是省名、市名、区县名开头，字号和行业这个太随机没有规律可参考，组织形式也相对比较固定，基本是公司、有限公司、有限责任公司、门市等结尾。

那现在思路就有了，以我所在地为例，公司名称一般都是河北(省)、邯郸(市)某区、某县开头，我只要确定这几个可能出现的字的在公司名称中的位置，并挑出来位置最大的就可以确定起点了。

那就使用find函数即可，结合数组分别查找'省','市','区','县','北'在公司名称中出现的位置(我这里查找'北'是因为我这儿有的客户公司名称是河北开头，而不是河北省开头，如果你是河南省的，可以改为'南'字)，这几个字不一定全都会出现在公司名称里，比如某公司名称为邯郸市丛台区腾飞商贸有限公司，那么'省','县','北'这三个字就无法被找到出现的位置，会返回错误，这里再用一个iferror函数，如果出现错误就返回数值0(因为要确定出现最大的位置，所以这里没出现的直接换成0)，现在iferror和find函数返回一个数组，值为{0,3,6,0,0},现在再用一个large函数，直接返回最大值6，那么我截取的起点就出来了，就是名称第6位字之后开始，就是第7位，公式为=LARGE(IFERROR(FIND({'省','市','区','县','北'},A2),0),1)+1。

见图2
图2
截取终点的操作逻辑是同样的，只是把返回的错误值用100代替了(只要写足够大就可以，1000也可以)，然后large函数换成了与之相对的small函数。

公式为=SMALL(IFERROR(FIND({'有限','公司','门市'},A2),100),1)，见图3
图3
有了截取起点和终点，那么截取长度自然就出来，直接做个减法即可。

然后mid函数必须的几个参数都有了，将上面几个公式组合到一起，就形成一个可以直接截取公司名称关键字的公式了，公式为=MID(A2,LARGE(IFERROR(FIND({'省','市','区','县','北'},A2),0),1)+1,SMALL(IFERROR(FIND({'有限','公司','门市'},A2),100),1)-(LARGE(IFERROR(FIND({'省','市','区','县','北'},A2),0),1)+1))，需要注意的是，输入完公式后不能直接按回车，由于运用了数组，要同时按下ctrl+shift+enter。

接下来解决第二个问题，刚才已经提到过了，我们这儿有客户的名称电子台账，只是这个名称肯定是一行一行显示的，由于封面是坚排文字，所以打印时纸张方向肯定设置成横向，经过测试，一张A4纸横向最多可以打印7列，如果再多字体就会太小了。

这导致名称不能直接复制粘贴，因为复制时是一列多行，而最张是需要做成了多行多列的，无法直接粘贴。

这里我用VBA来解决的，解决的思路是求整数和余数，对，你没有看错，用的是求整和求余来解决的，用求整来确定最终的行号，用求余来确定最终的列号。

用VBA来对名称做一遍循环，依次判断每个名称序号除以7.001之后的整数是多少，再判断该行序号除以7之后的余数是多少。

举例说明：再强调一下，我最终打印页面最多是7列。

比如某公司名称在原台账上是第15行，15除以7.001求整为2，再此基础上加上1，为第3行，15除以7的余数为1，为第1列(a列)，则该公司名称出现在最终打印页面是a3单元格。

也就是说公司名称在台账中的序号除以7.001后的整数再加1就是其
在打印页面出现的行号，序号除以7之后的余数为1到6分别对应a 到f列(第1到第6列),余数为0则为g列(第7列)。

部分代码见图4。

这是我很久前写的，有很多不规范，名称定义很随意，请大家无视。

图4
现在提取公司名称关键字完成了，将提取完的名称关键字选择性粘贴(值)到打印模版上，再填充数字序号，点按一下模版右侧的按钮，公司名称就按要求每行7列瞬间依次排好了，然后将最终打印页面字体和字号按需设置即可，我设置是黑体54号，垂直对齐为分散对齐。

见图5、图6。

图5
图6
图6为了截图方便，我缩放到40%大小了，实际打印出来正好是档案盒侧面的宽度。

本文中一共用到两个模版，一个是截取公司名称关键字的模版，一个是将名称关键字重新坚排的打印模版。

截取关键字如果不满意，可以手工修改，基本90%都会截取满意的，打印模版可以根据自己需求更改，比如改成6列或5列，上面已经讲解了思路，可以直接修改即可。

上文中求整时除的是7.001而不是7，大家可以思
考一下为什么。

本模版适合会计事务所或者客户较多的单位或公司行政人员，想要模版的可以私信把邮箱发给我，我免费发给大家。

有了这个模版，我们2000个客户的档案盒封面全在3分钟内制作完成了，剩下的工作直接交给打印机就可以了。