如家连锁酒店---采购部采购流程汇总P7---如家连锁酒店

采购部采购流程一：项目概算审批项目开发前期或调整概算，由工程部高级项目经理根据开发部开发总监提供的项目信息登记表制作项目概算和项目设计与改造方案说明。

项目概算制作时在电子表格“工程概算”中输入项目数量。

项目名称，单位，价格预先设定，工程金额由电子表格自动计算。

工程部高级经理邮件递交项目设计与改造方案说明及项目概算至总工程师及资深副总裁进行审批，同时抄送采购部经理，工程总监/工程总监助理。

二：方案的审批对于煤气接入，化粪池清运及改建，水电增容，新风系统，消防强排烟，锅炉，电梯，中央空调，钢结构，大堂门，彩钢工程，有线电视接入，广告灯箱，厨房设备等该类货品。

1）由项目经理递交采购申请邮件，邮件中需注明品名，数量，要求到货时间，收货联系方式。

2）到高级项目经理3）到工程部总监/助理4）到总工程师5）到资深副总裁审批6）转采购专员进入采购流程。

三：采购申请的邮件申请和审批一、由项目经理递交采购申请邮件，邮件中需注明品名，数量，要求到货时间，收货联系方式。

二、到高级项目经理审批三、到采购。

四：采购平台生成采购订单1）项目经理在平台登陆订单，同时递交采购申请邮件，邮件中需注明品名，数量，要求到货时间，收货联系方式。

2）高级经理在采购平台上审批订单，同时邮件审批；3）采购专员在采购平台上核价，生成采购订单；4）之后，采购专员发送邮件至采购部经理审批，将采购订单作为邮件附件，邮件注明项目名称，供应商，申报金额，概算均价，付款方式，订单号。

i．对于全国性采购，在审批邮件中注明采购合同号。

5）采购部经理审核数量，单价，总价，概算。

i）对煤气接入，化粪池清运及改建，水电增容，新风系统，消防强排烟，锅炉，电梯，中央空调，钢结构，大堂门，彩钢工程，有线电视接入，广告灯箱，厨房设备等类别以及超概算项目，再递交采购订单由资深副总裁邮件审批。

ii）授权采购部经理审批合同类别：涂料；地板、地毯，窗帘、客房家具；餐厅家具、行李架、客房椅、床垫、房号牌；木门、防火门、电子门锁；水泵、不锈钢水箱；客房配电箱、楼层配电箱；五金、浴帘、洁具；开关面板、灯具、消防灯具；空调、空调装饰管；暖气工程；消防工程；综合布线；塑钢门窗。

VP直接审批合同类别：煤气接入；化粪池清运及改建；水电增容；新风系统；消防强排烟；锅炉；电梯；中央空调；钢结构；大堂门；彩钢工程；有线电视接入；广告灯箱；厨房设备。

iii) 对于申购审批流程到采购经理的大类的工程，由采购部经理邮件审批。

该类超过概算的由VP审批。

对于申购审批流程到VP大类的工程均由VP审批。

6）最终审批人连同附件采购订单回复审批邮件至财务经理，抄送高级项目经理，工程总监，采购部经理，项目经理、采购专员、工程副总裁、资深副总裁、财务部总监、首席财务官。

五：签合同、发送订单和收货1）全国供应商已经签有框架采购合同，不要再签单店采购合同；地方供应商按审批邮件签单店采购合同。

2）采购专员收到经邮件审批的采购订单后，通过邮件或传真和将采购订单发送给供应商。

3）除公共事业采购，供应商均需回复确认订单收到。

供应商邮件（或传真）回复采购专员订单收到，邮件由采购专员保管。

4）项目经理与供应商直接联系，以确保供应商及时到货并到店。

当项目经理确认收货（安装）数量及质量合格后，在采购平台系统中确认收货结束，并在采购平台系统内关闭订单。

I）采购平台系统中订单审批后，不能对其进行任何修改及删除操作。

II）工程部的项目经理如减少订货，按需要数量通知供应商,在采购平台系统填写实际收货数量，并关闭订单。

III）工程部的项目经理如增加订货，采购平台内收货数量不可超过订单数量，需生成新的差量订单，遵循新订单流程。

5）甲供材料均直接送至各项目工地。

项目经理或施工队组长/经理对照打印的审批授权人发送的采购订单进行验收，主要检验收到货物与采购订单数量，型号是否一致，货物质量是否合格，并在送货单上签字，保留一联送货单。

6）每季度末，项目经理将已入库未付款的甲供材料通过电子表格递交高级项目经理，高级项目经理汇总后递交工程总监审批，由工程总监提供给总部财务部作为暂估依据。

六：供应商档案维护1）供应商资料录入采购平台系统I）采购部文员填写供应商采购平台录入申请单，送交采购部经理审批。

采购部经理审批供应商采购平台录入申请单后，采购部文员依据供应商采购平台录入申请单在采购平台系统内录入新供应商资料。

包括供应商名称，供货内容，供货价等。

II）由采购部文员负责在采购平台系统内供应商资料进行输入/修改/增加无效标志，然后由采购专员/项目采购经理对其输入/修改/增加无效标志的内容进行复核，并在相关修改依据上签字确认。

2）采购部文员每半年从采购平台系统中导出供应商资料清单，检查并标记出异常供应商：i)重复的供应商信息；ii)6个月内未发生交易的供应商，且不再进行交易的供应商提出添加无效标志申请，递送采购部经理审批。

iii)采购部经理审核供应商资料清单，以检查a: 所有供应商资料变更均被及时更新；b: 没有重复的供应商；c: 对6个月内未发生交易的供应商的处理方式，并签字批准。

3) 供应商将供应商基本资料的更改通过邮件/传真发送给采购部专员，由其转交采购部文员。

采购部文员根据供应商邮件/传真，或者供应商清单检查结果填写采购平台变更申请单，采购部经理进行审批；如为价格上涨，采购经理还需递交资深副总裁和CFO邮件审批。

审批后，采购部文员对系统内供应商资料进行修改。

3）采购部经理对甲供材料供应商评估进行审批，确定不合格供应商，作为采购部文员在采购平台系统为不合格供应商添加无效标记依据。

采购部付款流程：工程进度付款：一、项目经理根据施工合同约定及项目进度情况，递交付款申请邮件，写明付款金额、付款条件、承包商；二、到高级经理审批；三、到工程总监或工程总监助理审批；四、到采购部付款专员复核，（包括核对发票、经审批的付款审批邮件及施工合同，以确保项目和金额正确。

）五、到采购部经理审批；六、采购部付款专员打印付款单及相关邮件，采购部经理签字，资深副总裁签字。

七、付款申请单需详细填写申请人，部门，申请日期收款单位，合同号，项目，付款内容，合同总价，已付金额，本次付款额，欠款余额，收款单位帐号等信息。

八、采购部付款专员将付款单据转财务部。

工程材料设备付款：一、项目经理按合同在原始申购邮件的基础上申请，写明付款金额、付款条件、供应商；二、到高级经理审批；三、到工程总监审批；四、到采购专员复核付款金额、付款条件、供应商、订单号五、到采购部付款专员复核，（包括复核项目经理平台录入收货情况、邮件金额、订单总金额等）六、到采购部经理审批；七、采购部付款专员打印付款单及相关邮件，采购部经理签字，资深副总裁签字。

八、付款申请单需详细填写申请人，部门，申请日期收款单位，合同号，项目，付款内容，合同总价，已付金额，本次付款额，欠款余额，收款单位帐号等信息。

九、采购部付款专员将付款单据转财务部。

采购部退换货流程一：提出申请1）由工程项目经理与供应商联系后，邮件提交申请至高级项目经理；2）高级经理审批后提交至工程总监\工程总监助理审批；3）至采购部经理审批；4）至资深副总裁进行审批；5）资深副总裁审批后，回复项目经理，并抄送总部财务。

二：退换货处理退换货申请经审批后，工程部文员根据经审批的邮件填写连号的退货单或换货单，并递交总部财务部。

1）对于换货：i）项目经理接到审批邮件后，通过邮件（并电话）与供应商联系，同时抄送采购部经理和采购专员。

并在采购平台系统中删除原订单。

ii）按甲供材料订单流程生成新订单。

新订单生成后，采购经理按正常的申购流程通知财务部将预付款转至新订单条目中。

2）对于退货：i）项目经理接到批准邮件后，项目经理和采购专员一起通知供应商。

ii）财务部收到退货款后通知采购专员和项目经理可以退货，由项目经理删除订单。

新供应商引进流程：一）寻找供应商i．中央采购：采购专员通过收集市场信息等途径寻找合适的供应商。

ii．地方采购：项目经理通过收集市场信息等途径寻找合适的供应商。

二）接收报价单i. 全国性采购：供应商将报价单邮寄至采购专员。

报价单由采购专员保管。

a：对于已有供应商的产品，采购专员与已用供应商价格进行对比。

b：对于新产品选择供应商，采购专员接受2家以上供应商报价。

ii．地方性采购，供应商将报价单邮寄至项目经理。

项目经理对价格质量进行综合比较后，通过邮件发送2份报价单至高级项目经理，高级项目经理发送至采购专员。

报价单由项目经理保管，开业后移交店长。

（涉及市政方面政府垄断项目的直接报送一家报价给采购部审核。

）三）比价、谈判i．全国性采购：采购专员/采购经理会与供应商进行面谈，走访工厂，通过文字说明+与老供应商及产品进行各性能比较的表格方式, 递交采购部经理审批。

采购部经理发送邮件将供应商报价情况递交管理层审批。

（资深副总裁，CFO依次对报价邮件进行审批。

）审批结束后，采购专员与供应商联系，完成合同初稿，并填写合同审批单，递交至授权审批人。

a.全国性供应商试用期间签署普通的单店采购合同。

b.全国性供应商签署框架采购合同。

ii. 地方性采购：采购专员通过电话与供应商进行联系，以文字描述（供应商联系方式、初始报价金额等）的邮件形式递交采购部经理审批。

采购部经理按采购流程与申购邮件一起审批（按流程需上报资深副总裁审批的有资深副总裁审批）。

地方供应商签署普通的单店采购合同。

采购部工程招标流程：1）项目开发后期，资深副总裁通过采购部经理通知采购专员准备招标。

2）采购专员通过电话与负责房屋租赁的开发部经理及工程设计室联系，了解项目信息，拟定邀标函。

3）邀标函通过邮件发给长期合作的承包商。

一般回标时间为5天。

4）接到供应商的投标书后，采购专员将招标汇总邮件发送至采购部经理，至少两家以上施工队参加竞标。

i 投标内容包括竞标单位，房间数，施工工期，设计周期，设计费，闭口报价，项目经理姓名，自报质量，已建项目，在建项目，其他优势及优惠条件等。

5）采购部经理与工程总监/工程总监助理讨论后，将招标汇总及推荐承包商邮件递交资深副总裁，CEO审批。

6）CEO批准后，采购部经理给中标承包商发出中标通知书。

7）签署施工合同。

采购部新承包商引进流程：A．一般由公司内部员工推荐。

B．审查该承包商营业执照上的资质（一般高于2级）。

C．.获取其他相关资料，如承包商曾承包业务的介绍等。

D．将以上讯息邮件递交至资深副总裁审批。

E． CEO邮件审批。