工作中邮件使用注意事项(2011.08.19)
工作中邮件使用注意事项(2011.08.19)
工作中邮件使用的注意事项1.主题：1.1首先邮件主题明确，主题是正文的中心思想的提炼，一眼可辨识内容，也方便日后查找，让收件人知道你要他们知道的事情，以便他们决定该如何处置。
无用或引人误解的主题非常讨人厌。
2.邮件内容2.1称呼：明确邮件是发给谁的，如果只是发给少数几个人，请有对应的称呼，如果是发给大家，即很多个人，方可使用“DEAR ALL”,不要任何邮件均是“DEAR ALL”，对应的窗口要明确！2.2正文：根据邮件主旨将邮件内容展开说明，①告知收件人某件事情，须有四要素：时间、地点、人物、事情。
邮件内容需确实，不要随便将不确定的内容写在邮件中②告诉厂内相关单位某个异常，要遵循5E2H原则！③需要相关单位配合所做事项，需注明责任人及完成时间2.3附件: ①如果邮件正文主要在一个附件里，那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的是什么的中心思想，避免邮件查看人不知道附件是什么，这对以后邮件的存档查找很重要；②邮件发送前，务必检查一下邮件究竟有无将需要插入的附件插入！2.4文法、错别字在拼写的时候容易出现错别字、英文单词拼写错误，语句的文法错误，为避免以上错误，邮件书写完毕后仔细阅读一下，确认没有上述低级错误！2.5邮件心情：邮件中切勿出现情绪化的字样、更不要通体红色！不要使用邮件发过来发过去的吵架！有些事情邮件里面无法讲明白的，请及时召开会议解决！邮件里无法讨论明白的，有些文字也是无法表达清楚的，就要有讨论会，不要邮件摞了10层楼了还没解决就要赶紧开讨论会。
2.6背景色：背景颜色跟字体最好不要是同一个色系，避免看起来较吃力！2.7字体等细节:当邮件中有些内容需要重点强调时可将此部分内容的字体颜色或者背景色改成醒目颜色！把字体变大也是一种加强阅读效果的方法，可以把需要强调的地方的字体加大，变成多大要看实际需要，不要太夸张即可。
同理，下划线和也是一种办法。
2.8重要性程度：可以根据邮件的重要性程度，将邮件分为重要性高或者低，部分重要邮件可以适当添加提醒，及时提醒收件者及时处理！3.签名档记得在发邮件时加上自己的签名档，务必包含：部门、姓名、联系方式（若是第一次发给相关人员尤其是外单位的请务必加上单位及地址），另一方面，你不需要提供完整的个人历史，包括出生地、最喜欢的颜色和紧急联络人等信息也可免。
使用邮件的10条注意事项学习
使用邮件的10条注意事项学习
1、邮件在职场上是一个非常严谨的沟通方式之一，是可以当作证据。
沟通诚信的一个书面
记录。
2、邮件该发送、抄送的人员不能遗漏，不该发送的人员不能发，以免造成不必要的工作打
扰。
3、抄送的层级：原则上抄送给收件人的上一级领导为止，要不要越级抄送，这个取决于事
态的大小，事情的严重程度，以及本人对职场的理解把握度
4、邮件的内容要礼貌，不卑不亢，有礼有节地描述一件事情。
有逻辑，有条理的表达清楚，
不能参杂个人感情色彩，更不能有语言上的攻击。
不要用红色的字体和夸大的字体，邮件是用来工作沟通的，不是用来吵架的。
5、邮件的沟通，大家要抱着解决问题的态度去沟通。
6、邮件在发出之前，要认真逐字检查至少两遍，才能发送出去，不能有语句不通、错别字
等存在......, 在细节方面需体现出，我们团队的专业和严谨性，养成良好的职业习惯。
7、邮件一般原则下，半小时之内需收查一次邮件，做到重要事情第一时间收悉与处理，厂
内各部门的邮件，一般要在四小时内及时回复。
客户的邮件要第一时间内回复，做到及时回应。
8、当天下午五点半之前的邮件，必须当日处理完。
9、邮件附件的大小，一般情况下控制在5MB的范围内，确保客户能够收的到邮件（客户
现在很多都是在外移动办公，例如手机接收等; 有的公司有限制，会进行拦截），
若有大文件放送，可进行压缩处理后再发送。
10、重要的邮件要保存好，以便后期追溯。
不重要的文件要及时删除，释放邮箱存储空间。
邮件注意事项
邮件注意事项
1. 注意邮件的格式和排版，避免出现错别字、语法错误、拼写错误等，保证语言规范、简洁明了。
2. 在邮件主题中简要概括邮件内容，便于读者快速了解邮件主题和内容。
3. 每封邮件都要明确收件人和抄送人的身份及相关信息，并进行正确分类、分组。
4. 确认邮件发送前是否适合发送邮件，避免在敏感时间段和敏感情况下发送邮件。
5. 遵循礼貌和文明的原则，使邮件内容显得亲和、有礼貌、合理信，让读者感受到你的尊重和关怀。
6. 遵守机密和保密协议，确保邮件的机密性和保密性，并以正确的方式传递信息。
7. 关注邮件回复及反馈速度，并确保信息沟通的连续性和有效性。
8. 不发送涉及有争议或违法行为的邮件内容，并确保没有轻率相信、使用恶意软件、涉及诈骗或黑客攻击。
9. 针对不同的收件人，采用适合的、生动的邮件语言方式，并确保信息与目标群体口味保持一致。
10. 遵守邮件通信的规章制度，确保邮件信息的合法性和合规性，也利于监督和管理。
公司电子邮件使用规定
公司电子邮件使用规定公司电子邮件使用规定尊敬的全体员工，为了规范公司内部邮件的使用，提高工作效率和沟通效果，特制定以下公司电子邮件使用规定，请各位员工严格遵守：1. 邮件主题：- 邮件主题应简明扼要地概括邮件内容，方便收件人快速了解邮件主旨。
- 邮件主题中请勿使用过于宽泛或模糊的词汇，如“重要”、“紧急”等，以免引起误解或忽略。
2. 收件人：- 在选择收件人时，请仔细考虑邮件内容与收件人的关联性，避免不必要的抄送。
- 如果需要将邮件抄送给多人，请使用密送功能，以保护各个收件人的隐私。
3. 邮件内容：- 邮件内容应简洁明了，重点突出，避免冗长的叙述和重复信息。
- 请使用清晰、准确的语言表达，避免使用含糊不清或具有歧义的词汇。
- 邮件内容中请勿使用粗俗、侮辱性或歧视性的语言，保持礼貌和尊重。
4. 附件：- 如果邮件需要附带文件，请确保附件的格式正确，并且文件大小适中，以免给收件人带来不必要的麻烦。
- 如有需要，可以在邮件正文中对附件进行简要说明或总结。
5. 回复和转发：- 如有需要回复邮件，请及时回复，并在回复中引用原始邮件的部分内容，以方便对话的连贯性。
- 在转发邮件时，请先核实邮件的重要性和适当性，并在转发前删除不必要的内容。
6. 电子邮件的保密性：- 请注意保护公司和个人的隐私，不要将敏感信息通过电子邮件发送。
- 如有需要发送敏感信息，请使用公司内部安全加密系统或其他安全通信工具。
以上规定是为了提高公司邮件的质量和效率，希望各位员工能够认真遵守。
如有任何疑问或建议，请随时与人力资源部门联系。
谢谢合作！人力资源部门。
工作邮件的规范与注意事项
工作邮件的规范与注意事项工作邮件的规范与注意事项一、行为准则员工在工作中应当遵守以下行为准则：1. 严格遵守公司一切规章制度及工作守则；2. 工作中尽忠职守，服从领导，团结同事，保守业务秘密；3. 平时爱护公司财物，不浪费，公私分明；4. 不做任何有损公司声誉的行为。
二、行为细则员工务必仔细阅读以下行为细则并严格遵守：1. 员工应按规定时间上下班，不得无故迟到、早退，上班时间须配戴胸卡；2. 员工在工作时间内不得随意离开工作岗位，如需离开应向主管请示；3. 员工每天应注意保护自身和同事的安全与健康，维持作业、办公等区域的清洁和秩序；4. 员工不得私自携带公物离开公司，如因工作原因确须携带，须征得主管人员的同意；5. 员工在工作时应尽忠职守，服从上级安排，听从上级的工作批示和指导；6. 员工在工作时间应全神贯注，努力提高工作效率，严禁-看与工作无关的书籍、报刊、杂志；7. 员工在上班时间内禁止吸烟、打电话聊天、上网聊天、玩游戏、看电影、听音乐、吃零食或做其他一切与工作无关的事情；8. 员工不得在办公场所大声喧哗，打电话时声音应尽量不影响其他人工作；9. 员工无论在上班或休息时间都应尊重其他同事，未经许可不得翻阅或挪用他人的物品和文件（特殊工作、紧急情况除外）；10. 不得经营与本公司类似及职务上有关联的业务，或兼任其他同行企业的职务；11. 员工应严格遵守公司的制度规定、办事程序，绝不泄露公司的机密；12. 员工不得打听同事的考绩结果和薪酬收入；13. 员工应爱惜并节约使用公司的一切财产物品。
三、着装着装应相对正式，不得太花哨或太暴露。
1. 男士不得穿背心、沙滩裤、凉鞋或拖鞋上班；2. 女士不得穿背心、吊带装、超短裙、休闲短裤或拖鞋上班。
四、员工礼仪员工礼仪应符合通常公共场合之礼仪规范。
1. 接听电话时，应在电话铃声响3遍之内接听，外线应首先说：“您好！**事务所”。
内线应首先说：“您好!XXX（指自己姓名/部门）”；同事不在但电话铃声响，周围同事应代为接听，问清对方姓名，来电事项以便转告。
邮件使用规范管理制度
邮件使用规范管理制度尊敬的各位同事，为了提高我们公司的办公效率和保护信息安全，特制定了邮件使用规范管理制度，希望大家能严格遵守并配合执行。
以下是具体规定内容：一、邮件发送原则1. 邮件主题应准确反映内容，避免与实际内容不符，造成误解或混淆；2. 邮件内容应清晰简洁，避免冗长废话或引起误解；3. 遵守礼貌用语，尊重接收者，绝对禁止使用粗鲁、侮辱性语言或不当言论；4. 避免发送无关紧要、重复、低效信息，节约工作时间和邮件空间；5. 不得发送政治、宗教、黄色暴力等不当内容邮件，维护工作环境和企业形象；6. 发送有附件的邮件前，应在邮件正文中说明附件内容或目的，确保接收者了解；7. 避免误发邮件，特别是重要邮件前，请确认收件人邮箱地址准确无误；8. 非工作时间或假期发邮件，应注明是否需要紧急处理或回复，避免影响接收者休息。
二、邮件接收与处理原则1. 及时查收邮件，遵守工作时间内30分钟内处理一次邮件的要求；2. 遵循优先处理原则，在收到紧急重要邮件时，要立即回复或处理；3. 不得删除未阅读邮件，可能涉及重要信息、决策或任务；4. 不得私自删除或修改邮件内容、附件，维护邮件真实性和完整性；5. 避免集中发送一天大量邮件，应分散发送，避免造成接收者困扰；6. 定期清理邮件，删除废弃或已处理邮件，避免占用邮件空间和阻碍工作效率；7. 不得转发、复制、传播公司内部及个人隐私信息邮件，保护信息安全及隐私权；8. 做到慎用回复所有功能，避免引发无关人员关注或困扰。
三、邮件管理注意事项1. 邮件密码保护严密，不得轻易泄露给他人，确保信息安全和私密性；2. 邮件备份和归档定期进行，确保邮件数据不丢失或破坏；3. 发送重要邮件前，应确认接收方的信任性、保密性及本人真实性；4. 不得私自设置自动回复，避免误导或冲突信息；5. 发现邮件系统漏洞或异常情况，应及时向信息技术部门汇报，并停止使用邮件功能；6. 涉及保密、商业秘密或機密信息邮件，严格按照公司保密制度处理，不得外传或泄露。
工作邮件使用的五大守则
---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------工作邮件使用的五大守则工作邮件使用的五大守则,关键词是守则,邮件,工作, 最近，沪上某大公司内出了则大八卦———据说，有个职员在跳槽前夜给所有同仁以及客户发了邮件，控诉公司的种种不是。
这件事震动了公司高管，他们召开紧急会议，不惜花费巨额资金更新网络系统，监控邮件。
电子邮件，已成了办公室里隐藏的地雷。
守则一：不要随便“回复所有人”阿康外企职员千万不要在回复邮件时随便点击“回复所有人”———这是我从我那倒霉的客户那里学来的“血的教训”。
那次接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上班头一件事，就是和对方互通邮件、打探进展。
那段日子，老板盯、对方拖，搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。
直到有一天，在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函，上面有这家公司讨论我们公司的报价的详细经过，包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格，还有准备对付我们的具体计划。
这下好了，掌握了对方的底线，后面的事情做得极其顺利。
那个项1 / 10目谈完，老板对我刮目相看。
我心里有鬼。
冷静之后仔细研究了这封邮件的来龙去脉，终于发现：发给我这封邮件的人一定是在某次疏忽之下按了“回复所有人”，才把信不小心传到了我手里。
也真怪不得他，之前我们往来的邮件实在过多，而且所有的邮件题目都是一长串“RE：RE：RE……”，看起来极其相似。
我的邮件发给他、他的老板后，他老板回复给了他，还有他们公司的财务、我以及更多人。
之后他们内部还讨论了很多问题，他就沿用那些几经回复的信件，继续发给我询问。
这个倒霉蛋初期一直把这项工作做得有条不紊，哪些人在“收件人”一栏里，哪些人在“抄送”栏里，从不混淆，直到有一次，在这么多个类似标题的邮件里，他终于“迷失”了，一点“全部回复”……守则二：沟通重要事件时，最好使用邮件，如果你光打电话，对方可以耍赖大卫物流管理在我还是新人时，吃过一次这样的亏。
邮件使用规范
邮件使用规范
公司邮箱作为各部门的主要沟通手段，由于事务增多，往来邮件增加，为了避免资源浪费，提高办事效率，更好的发挥邮件的快捷沟通及存档查阅功能，特制定邮件使用规范。
一、邮件使用过程中避免出现以下几个问题：
1.收件人、抄送人不分，事件分不清责任人。
2.主题不明，一件事情分多个邮件发送，或多件事情在一个邮件中带过，
导致往来邮件频繁主次不分。
3.紧急事件过多依赖邮件，而忽视当面或电话沟通。
二、邮件编写规范
1.主接收人和抄送人
1)邮件必须有主接收人，主接收人一定是责任人，是发件人希望处理邮件
的人员。
如果同时需要几个主接收人，必须在邮件中明确每个主接收人
需要完成哪些事件。
2)抄送人是需要对该事件关注的人，一般情况下，发件人并不希望抄送人
答复邮件。
2.邮件主题
1)为区分邮件事由及是否需要回复，在邮件主题前添加：【通知】【发布】
【分享】【报告】以上不需要回复；【工作安排】【问询】【申请】以上必须回复。
2)主题必须简洁明确，一事一题。
3.邮件的处理
1)能直接当面沟通和电话沟通的，尽量当面沟通和电话沟通，紧急事件发
送邮件后也需要电话沟通一次。
2)一个邮件针对一个事情，出现三次以上的回信，发信人应牵头组织会议，
立即解决问题。
3)应内控的要求，部门间所有需要审批的文件都必须以纸质形式传递，有
相关负责人签名。
需要以邮件发送时必须有签字的PDF文件作为附件。
4.签名档
部门/姓名
公司
地址：
邮编：
手机：
传真：
网址：
XX公司
X年X月X日。
职场邮件礼仪
职场邮件礼仪电子邮件已经普遍应用于当代社会，大大小小的事情都需要用上邮件，尤其是在职场，工作中发收邮件是最平常不过的事情了。
发送邮件时要留意的礼仪1、准时回复email收到他人重要邮件后，即可回复;抱负回复2小时内(紧急重要邮件)。
不是每封邮件都马上处理，占用时间太多，对于一些优先级低的邮件可集。
冗杂邮件不能准时准确回复时，不要让对方苦苦等待，准时做出相应，哪怕只是确认一下收到了并正在处理等。
2、针对性回复当回复问题列表邮件时，应把问题单抄上，并逐一附上答案。
进行必要阐述，让对方一次理解;避开反复沟通，铺张资源。
3、回复仔细对待对方发来一大段邮件时，回复字数不能过少，“是的”、”对的“、“好的”、“收到”、“感谢”等字眼，特别不礼貌。
4、不要同一问题盖高楼假如RE太多，说明沟通不畅，没说清晰。
此时应电话沟通后在做推断。
5、较冗杂问题，多个收件人频繁回复发表看法后，应马上对商量结果小结，删减瘦身，突出有用信息。
6、区分Reply和Reply All假如只需一人知道，Reply;假如发信人提出的要求需要有结论，Reply All。
假如你对发件人提出的问题不清晰或有不同看法，不要当着全部人的面不停的RE，应于发件人单独沟通，有结果后再告知大家。
不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
7、主动掌握邮件往来。
8、避开将详情性商量看法发给top Manager，特殊是可以预见的top Manager不能深化了解的'业务详情。
邮件主要功能1、使全部参加方对于所商量的论题、事实依据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。
2、能精确准时地记录事项进程、商量内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功。
3、充当看法不和、起争端时的证明。
Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他独特和工作风格上的差异，并以合理的方式解决看法不和以及争端。
关于邮件拟订、发送原则原则：敬重他人时间。
在职场交往中要敬重一个人，首先就要懂得替他节约时间。
公司电子邮件使用规定
公司电子邮件使用规定公司电子邮件使用规定尊敬的员工，为了提高工作效率和保护公司的信息安全，我们制定了以下公司电子邮件使用规定，请您遵守并严格遵循：1. 保持专业和礼貌：在撰写邮件时，请使用专业和礼貌的语言，避免使用粗俗、冒犯或不当的言辞。
请牢记，您的邮件代表着公司形象。
2. 遵守法律法规：在发送邮件时，请遵守当地和国家的法律法规，不要发送任何涉及诽谤、歧视、色情、暴力或其他违法违规内容的邮件。
3. 保护公司信息：请确保您的邮件内容不包含任何敏感的公司信息，如客户数据、财务数据、商业机密等。
如果需要发送此类信息，请使用加密方式或通过安全的内部通信渠道。
4. 慎用抄送和密送：在发送邮件时，请仔细选择收件人。
避免不必要的抄送和密送，以免造成信息泄露或不必要的信息堆积。
5. 注意邮件格式：请使用清晰、简洁的邮件格式，包括主题、正文和附件。
确保邮件内容易于阅读和理解。
6. 控制邮件数量：请避免发送过多的邮件，尽量将多个相关主题合并到一个邮件中，以减少邮件负荷和信息混乱。
7. 尊重隐私权：请尊重员工的隐私权，不要在未经对方同意的情况下将个人信息或私人事务发送给其他人。
8. 及时回复和处理：请尽量及时回复邮件，特别是对于重要的邮件或需要紧急处理的邮件。
如果无法及时回复，请提前告知对方。
9. 定期清理邮件：请定期清理您的邮箱，删除不再需要的邮件和附件，以减少存储空间的占用。
我们希望通过以上规定，能够确保公司电子邮件的使用规范和安全。
如有任何问题或疑问，请随时联系人力资源部门。
谢谢您的合作！人力资源部。
职场电子邮件礼仪
职场电子邮件礼仪职场电子邮件礼仪2篇职场电子邮件礼仪1一、标题要提纲挈领，切忌用词含糊不清添加邮件主题是电子邮件和信笺的不同之处，在主题栏里用短短的几个字概况出这跟个邮件的内容，便于收件人衡量邮件的轻重缓急，分别处理。
尤其是回复的信件，要注意添加，或者更换邮件的主题，最好写上来自XX公司，年，月，日等方便对方一目了然和便于储存。
二、忌不写称呼许多人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是你应该知道我是谁；有时至多用个你好这些都是不礼貌的做法。
正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）；如果不清楚职位，可用姓氏+先生/小姐。
当然十分熟悉的情况下，可以用双方都习惯的称呼方式，而这种情况仅限于非正式邮件。
值得注意的是，通常用您好比用你好更有礼貌，除非确定自己是上级或长者。
三、忌乱用称呼比较忌讳的是有些人管所有人都叫经理。
普通员工当然高兴了。
但是会冒犯比经理职位高的人。
通常称呼他人可省去副字，但尽量不要跳级，更不可给人降级，例如对方是副经理，可以称呼姓氏+经理；但不要称呼姓氏+总；而如果对方是副总裁，则不可称呼对方为经理或总经理。
四、忌全文使用英文大写字母这样写邮件太强势，甚至暗示寄件人懒得使用标准的文法，这还是种文字沟通方式，遵守尺度的文书规范是一种职业礼貌。
五、理清回复的内容比如有位女士收到过这样一封邮件，其中包括了辗转收送的十二个人之姓名，他其实没有必要知道这些讯息。
留意回答题目的技巧，当回件答复题目的时候，最好只把相关的题目抄到回件，然后附上谜底。
也不要仅仅以“是的”二字回复，那样太生硬了。
而且让读的人摸不着头脑。
六、忌人名不排序收件人（包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。
最讲礼仪的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排，但重要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。
七、忌不分段有的人整篇邮件从头至尾写成一大片，象小说一样，给人眉目不清晰的感觉，不想看下去，从而自然影响处理的效率。
工作中需要注意的邮件工作规范
工作中需要注意的邮件工作规范一：注意邮件基本规范（有些外企公司邮件超过三次无标题，忘记附件就要受罚的）1发送和抄送，发送邮件要分清楚收件人和抄送人甚至密送（个人不赞成使用密送，除非对公司外群发邮件避免泄露邮件地址），收件人一般应该回复邮件，抄送人起旁听作用可回可不回邮件；2主题，邮件一定要有主题，而且主题是正文的中心思想的提炼，否则日后查找该工作比较费劲；3)正文，如果邮件正文主要在一个附件里，那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的是什么的中心思想，避免邮件查看人不知道附件是什么，这对以后邮件的存档查找很重要；4)落款，邮件一定要有落款的姓名，谁写的邮件，因为如果邮件来回几次摞了几楼后就不知道哪一楼是谁的意见（靠看发件人就费劲了）；5) 邮件要注意存档，最好是几年前的工作邮件都保留下来，每次重装电脑时候注意备份下来；6）私密尽量不要邮件，财务工资、私密话题，尽量不要用邮件，因为邮件转发很方便（秘书门的经验教训），如果要转发他人的邮件，在增加新的收件人或者抄送人的时候要看看整体内容是不是适合给增加的人查看，如果不适合要做稍微的删除处理，有些邮件内容只适合决策层面看，查看人要分得清不能随便转发。
邮件的好处：1、存档和转发方便，随时有可被转发，同时发邮件时就要想好可能被转发，适合存档、有稽可查（可以保存几年前的工作历史记录，公司在发展几年后这个历史过程很重要的），可以一对多，回复多对多，即时（我们用的微软的Exchange Server是即发即收，比较快），邮件还不受时间和空间限制，看到回复就行了。
2、邮件适合的工作：指令性及工作结果性工作，上级给下级下达工作指令，可以是给一个下级，也可以是给多个下级，下级完成提交工作结果；协作性、讨论性、决策性工作，需要多个人，邮件的收件人和抄送人都可以同时有多个对象，相关人不用聚集到一个会议室，大家看到回复自己的意见或者做自己该做的工作就行了，对决策性的，相关人回复完意见，上级最后综合决策就行了，也可以不听相关人的意见，因为上级有决策权，决策完后大家就要按照决策去执行，不能再按照自己的想法单独行事。
公司电子邮件使用规范
公司电子邮件使用规范一、引言随着电子邮件的普及和使用的增加，电子邮件已成为了人们沟通和交流的主要方式之一、然而，由于电子邮件的便捷和灵活性，也带来了许多潜在的沟通障碍和不当使用。
因此，为了规范公司电子邮件的使用，提高工作效率和沟通质量，制定一套公司电子邮件使用规范势在必行。
二、邮件格式1.邮件主题应简明扼要，准确表达邮件内容的要点；2.邮件正文应分段落，每段落描述一个具体的内容或问题；3.使用简洁、明确、专业的语言，避免使用口头语言和缩略语；4.邮件结尾应有礼貌用语，如“谢谢”、“祝好”等；5.在适当的情况下，可以使用格式、颜色等方式来突出重要信息。
三、邮件接收和回复1.频繁检查邮件，及时处理重要邮件；2.在收到邮件后三个工作日内回复，除非特殊情况；3.若需要更长时间处理邮件，应及时回复并说明原因和预计完成时间；4.回复邮件应尽量简洁明了，回复所有相关问题，并用适当的语气表达；5.避免回复所有人的邮件，除非所有人需要了解回复内容；6.在回复邮件时引用适当的原文内容，以方便其他人理解邮件内容。
四、邮件抄送和密送1.仅在必要的情况下使用抄送和密送功能；2.抄送邮件应让抄送人明确知道他们所需要了解的信息；3.密送邮件应谨慎使用，只在特定情况下使用密送功能；4.抄送或密送的人员需要说明为什么需要抄送或密送邮件。
五、邮件保密与安全1.邮件中不得泄露公司内部的重要信息和个人隐私；2.禁止将机密文件作为附件发送，除非附件经过加密；3.避免在邮件中分享个人账户密码和敏感信息；4.非法获取、篡改他人邮件的行为是严格禁止的；六、邮件礼仪1.使用专业和礼貌的语言，尊重邮件接收者；2.不使用大写字母，为避免给人以强调、咆哮或冷淡的感觉；3.避免使用过于正式或过于亲密的称谓；4.避免使用表情符号或带有个人情感的词句；5.避免使用整段话或邮件全文使用“回复全部”功能；6.邮件中的图片和附件应合理使用，避免发送不必要的附件。
电子邮件使用注意事项
电子邮件使用注意事项现在，电子邮件已经成为我们日常工作和生活中不可缺少的一部分。
如何正确使用电子邮件，受到越来越多的关注。
下面我将就电子邮件使用的注意事项展开探讨，希望对大家有所帮助。
一、合理使用附件在发邮件时，如果需要发送附件，请确保附件的数量和大小合理。
一封邮件中若附有太多的附件，会降低用户的使用体验，同时也会使邮件更容易被认为是垃圾邮件。
此外，在附件的文件命名中，应当注重简洁明了，便于收件人快速了解附件的内容。
二、恰当使用抄送和密送在发送邮件时，我们通常需要加上抄送或密送。
在使用这两个功能时，要注意选择合适的收件人，将邮件转发给不必要的人只会增加收件人的负担和时间的浪费。
尤其在公共邮箱或者组织邮箱中，应当特别注意使用。
三、注意邮件格式在撰写邮件时，我们通常需要注重邮件格式的整洁和规范性。
邮件通常应该采用简洁明了的格式，选择合适的字体和字体大小，将重要信息突出。
同时，在邮件正文中我们还需要注意段落分明，使邮件整洁明了，便于阅读。
四、正确使用邮件签名当我们发送邮件时，邮件签名也是非常重要的一部分。
邮件签名应当突出我们的提供者身份，分享我们的联系方式，以及在某些情况下需要使用的其他信息。
选择适当的邮件签名可以大大提高我们的专业性，同时增加用户信任度。
五、及时回复邮件在接收到邮件的同时，我们也需要注意及时回复邮件，否则会导致收件人焦虑和困惑。
在回复邮件时，我们还需要关注回复内容的准确性和及时性。
特别是在商业合作和项目合作中，回复邮件的及时和准确可以直接影响我们与合作方的合作效率，甚至会影响合作的后续。
六、注意邮件安全在使用电子邮件时，我们还必须注意邮件安全。
尤其在收到来自陌生人的附件和链接时，我们需要更加谨慎。
我们需要保持警惕，避免陷入“钓鱼邮件”的漏洞，以保障我们的账户和数据的安全。
总之，正确使用电子邮件不仅能够提高我们的工作效率和专业性，同时也可以帮助我们维护良好的人际关系。
因此，我们需要认真学习电子邮件使用的注意事项，将它们实践到我们的日常生活中。
公司内部邮件使用规定
公司内部邮件使用规定为了规范公司内部邮件的使用行为，保障企业信息安全，提高邮件使用效率，特制定以下规定：1.邮件内容（1）邮件主题应简明扼要，符合实际内容，避免使用无关内容和虚假信息。
（2）邮件正文应明确表达意图，突出重点，让读者一目了然。
（3）邮件内容应遵守法律、法规以及行业规定，严禁出现危害国家安全、社会稳定，侵害他人合法权益等不良内容。
（4）对于机密、保密信息，必须通过加密等安全措施进行保护，禁止随意流传。
2.邮件附件（1）邮件附件应为必要文件，避免无用信息的附带。
（2）附件内容应符合法律、法规和行业规定，不得含有违法、不良信息。
（3）对于机密、保密信息的附件，必须加密并设置阅读权限，授权人员可查阅。
3.邮件发送人（1）发送人应当真实、准确填写发件人信息。
（2）发送邮件前，应仔细检查邮件内容和附件是否符合相关规定。
（3）发送人不得盗用、篡改他人邮箱地址或发送虚假邮件。
4.邮件接收人（1）接收邮件后，应及时确认邮件内容和附件是否正常，如发现异常情况应及时汇报。
（2）不得随意删除、泄露、篡改邮件内容和附件。
（3）对于机密、保密信息，需严格保密，不得随意转发邮件。
5.邮件回复（1）对于重要邮件，必须及时回复，避免耽误工作进度。
（2）回复内容应准确、明了、简明扼要。
（3）回复内容应符合发送人的邮件需要，不得混淆、误导。
6.邮件保存（1）对于需要保存的邮件，应存档备查。
（2）保存期限应符合国家和企业规定。
（3）机密、保密邮件的保存和查阅必须按照相关规定进行。
以上是公司内部邮件使用规定，各部门和岗位人员应当严格遵照执行，如有违反，将根据公司规定严肃处理。
积极做好公司信息安全和工作效率，共建和谐愉快的工作环境。
工作中发邮件的注意事项
工作中发邮件的注意事项
1. 一定要明确邮件主题啊！就像给邮件穿上一件显眼的外套，让人一眼就知道它讲的啥。
比如说你要请假，邮件主题就写上“请假申请”，这多清晰呀！否则别人打开邮箱满眼都是没主题的或者主题模糊的邮件，谁知道你的邮件重不重要呀，搞不好就被忽略了。
2. 注意称呼要恰当！对领导不能直呼其名吧，得加上职位啥的，要尊敬点呀。
你想想，你要是喊领导“老张”“小李”的，那像话吗？比如“尊敬的王经理”，这样多礼貌。
3. 邮件内容别啰嗦！简单明了地把事儿说清楚就行，别啰里啰嗦绕半天。
就像走在路上，直着走很快就到目的地了，你偏要绕来绕去，多浪费时间啊！直接说重点，让别人一下就能明白。
4. 别乱用表情符号呀！工作邮件又不是和朋友聊天，搞那么多表情符号干啥。
这又不是在卖萌，可不是随便用的哦。
你想想要是一个很严肃的工作汇报邮件里全是各种表情符号，那多奇怪呀。
5. 认真检查错别字！这可不能马虎，就像你出门不能穿反衣服一样。
要是邮件里有错别字，那多尴尬呀，别人还以为你不认真呢。
发之前多读几遍，检查检查。
6. 记得添加附件呀，哥！别写了半天邮件说有附件，结果忘加了。
就像你说要给人带个东西，结果到地方了两手空空，这咋行呢！
7. 最后啊，邮件发出去就别后悔啦！所以发之前一定要好好想想有没有啥问题。
可别邮件发出去了，才一拍脑袋“哎呀，忘了说那个了”，那可来不及咯！
我的观点结论就是：发邮件看似简单，其实有很多要注意的小细节呢，大家可不能马虎呀！。
电子邮件使用规范
电子邮件使用规范电子邮件（Email）作为一种重要的电子通信工具，已经成为我们日常工作和生活中不可或缺的一部分。
然而，由于电子邮件的便捷性和广泛使用，有时候我们可能会在使用电子邮件时犯一些不当行为，或者产生一些不良后果。
因此，为了有效地管理和使用电子邮件，制定和遵守一套电子邮件使用规范是很有必要的。
1. 尊重邮件收发双方在撰写和回复电子邮件时，我们应该始终尊重邮件的收发双方。
尊重他人的时间和精力，使用礼貌和友善的语言表达自己的意思。
避免使用过度冗长或复杂的语句，以及过多的缩写和网络用语。
同时，及时回复重要的电子邮件，并在邮件的主题中体现邮件内容的要点，方便对方快速理解邮件的主旨。
2. 确保电子邮件的准确性和清晰性在撰写电子邮件时，我们应该尽量确保电子邮件的准确性和清晰性。
在填写收件人的邮箱地址时要仔细核对，以免发送错误。
另外，使用简明扼要的语言，明确表达自己的意思，避免使用含糊不清或歧义的表达方式。
当需要附加文件时，确保附件的正确性和完整性，并在邮件中进行明确的说明。
3. 注意电子邮件的机密性和保密性电子邮件往往包含着各种敏感信息和机密资料，我们应该对电子邮件的机密性和保密性给予足够的重视。
在发送包含敏感信息的邮件时，可以考虑使用加密功能，防止他人未经授权访问邮件的内容。
此外，避免在邮件中明确或隐晦地透露个人或他人的隐私信息，保护自己和他人的权益。
4. 谨慎处理垃圾邮件和钓鱼邮件垃圾邮件和钓鱼邮件是电子邮件的常见问题，我们应该谨慎处理这些邮件，以减少安全风险和不必要的麻烦。
首先，避免点击垃圾邮件中的链接或附件，防止被恶意软件或病毒感染。
其次，不轻易泄露个人信息，特别是在回复钓鱼邮件时要保持警惕，确保自己的账户和信息不受到损失。
5. 合理管理和组织电子邮件由于电子邮件的使用频繁，我们可能会面临电子邮件堆积的问题。
因此，合理管理和组织电子邮件对于高效使用电子邮件至关重要。
可以根据邮件的紧急程度和重要性设置不同的邮件文件夹，及时归档和清理不需要长期保存的邮件。
工作邮件使用的五大守则
工作邮件使用的五大守则电子邮件，已成了办公室里隐藏的地雷。
规则一：不要“回复所有人”阿康外企职员回复邮件时千万不要点击“回复所有人”——这是我从不幸的客户那里学到的“血的教训”。
那次接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上班头一件事，就是和对方互通邮件、打探进展。
那段日子，老板盯、对方拖，搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。
直到有一天，在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函，上面有这家公司讨论我们公司的报价的详细经过，包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格，还有准备对付我们的具体计划。
现在，我已经掌握了对方的底线，以后的事情做得非常顺利。
谈论完这个项目后，老板用新的眼光看着我。
我心里有鬼。
冷静之后仔细研究了这封邮件的来龙去脉，终于发现：发给我这封邮件的人一定是在某次疏忽之下按了“回复所有人”，才把信不小心传到了我手里。
难怪他说以前我们之间的邮件太多了，所有的邮件标题都是一长串的“re:re:re……”，看起来非常相似。
在我的电子邮件发送给他和他的老板后，他的老板回复了他，以及他们公司的财务、我等等。
之后，他们还在内部讨论了很多问题。
几封回信后，他继续给我写信。
一开始，这个倒霉的家伙一直在有条不紊地做这项工作。
他从不混淆谁在“收件人”栏，谁在“抄送”栏。
直到有一次，在这么多类似标题的电子邮件中，他终于“丢失”和“全部回复”守则二：沟通重要事件时，最好使用邮件，如果你光打电话，对方可以耍赖大卫物流管理在我还是新人时，吃过一次这样的亏。
那是一个做事非常拖拉、工作极为马虎的客户，每次交接，都需要我无数次催促、反复提醒。
电子邮件使用注意事项
电子邮件使用注意事项一、电子邮件的作用：1.方便沟通，提高办公效率，节约成本；2.传递信息方便、快速、安全；二、为什么要学习电子邮件的注意事项：1.节约他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人；2.通过合理使用电子邮件，减少工作中不必要的麻烦，提高工作效率；三、邮件使用注意事项：1.主题1）不要使用空白标题，这样是不礼貌的；2）主题要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
3）回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题（主题与内容相匹配）；2.收件人1）确认传达讯息的对象，并将人数降至最低。
2）发送电子邮件之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。
3）不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人；3.称呼和问候1）恰当地称呼收件者，拿捏尺度；2）称呼全名是不礼貌的；3）Email开头结尾最好要用问候语，礼多人不怪；4.正文1）正文要简明扼要，行文通顺；2）注意论述语气；3）多用1234之类的列表，以清晰明确；4）一次邮件交代完整信息，不要重复发邮件；5）尽可能避免拼写错误，注意检查；6）合理提示重要信息，用颜色标示或粗体等；7）合理利用图片、表格等形式来辅助阐述；5.附件1）正文里面提示收件人查看附件；2）附件文件应使用有意义的名字命名；3）正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；4）附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；5）附件内容如需打印，请提前设定好打印格式，以免给他人造成麻烦；6.结尾签名1）签名信息不宜过多，一般不超过4行（一般包括部门、姓名、联系方式、职务等）；2）签名档文字应选择与正文文字匹配；3）签名信息避免使用卡通、动漫图片；7.回复技巧1）及时回复Email；如果正在出差或休假，应该设定自动回复功能；2）进行针对性的回复；3）不要就同一问题多次回复讨论；同一问题交流回复超过3次，只能说明交流不流畅，应采用电话沟通等其它方式；4）要区分“单独回复”和“全部答复”；如果不是有必要让所有人知道回复内容，尽量不选择使用全部回复功能。
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工作中邮件使用的注意事项
1.主题：
1.1首先邮件主题明确，主题是正文的中心思想的提炼，一眼可辨识内容，也方便日后查找，让收件人知道你要他们知道的事情，以便他们决定该如何处置。
无用或引人误解的主题非常讨人厌。
2.邮件内容
2.1称呼：明确邮件是发给谁的，如果只是发给少数几个人，请有对应的称呼，如果是发给大家，即很多个人，方可使用“DEAR ALL”,不要任何邮件均是“DEAR ALL”，对应的窗口要明确！
2.2正文：根据邮件主旨将邮件内容展开说明，①告知收件人某件事情，须有四要素：时间、地点、人物、事情。
邮件内容需确实，不要随便将不确定的内容写在邮件中②告诉厂内相关单位某个异常，要遵循5E2H原则！③需要相关单位配合所做事项，需注明责任人及完成时间
2.3附件: ①如果邮件正文主要在一个附件里，那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的是什么的中心思想，避免邮件查看人不知道附件是什么，这对以后邮件的存档查找很重要；
②邮件发送前，务必检查一下邮件究竟有无将需要插入的附件插入！
2.4文法、错别字
在拼写的时候容易出现错别字、英文单词拼写错误，语句的文法错误，为避免以上错误，邮件书写完毕后仔细阅读一下，确认没有上述低级错误！
2.5邮件心情：邮件中切勿出现情绪化的字样、更不要通体红色！不要使用邮件发过来发过去的吵架！有些事情邮件里面无法讲明白的，请及时召开会议解决！邮件里无法讨论明白的，有些文字也是无法表达清楚的，就要有讨论会，不要邮件摞了10层楼了还没解决就要赶紧开讨论会。
2.6背景色：背景颜色跟字体最好不要是同一个色系，避免看起来较吃力！
2.7字体等细节:
当邮件中有些内容需要重点强调时可将此部分内容的字体颜色或者背景色改成醒目颜色！把字体变大也是一种加强阅读效果的方法，可以把需要强调的地方的字体加大，变成多大要看实际需要，不要太夸张即可。
同理，下划线和也是一种办法。
2.8重要性程度：可以根据邮件的重要性程度，将邮件分为重要性高或者低，部分重要邮件可以适当添加提醒，及时提醒收件者及时处理！
3.签名档
记得在发邮件时加上自己的签名档，务必包含：部门、姓名、联系方式（若是第一次发给相关人员尤其是外单位的请务必加上单位及地址），另一方面，你不需要提供完整的个人历史，包括出生地、最
喜欢的颜色和紧急联络人等信息也可免。
4.收件人员的添加：
4.1收件人：与邮件内容相关的直接人员。
4.2抄送：与邮件内容相关的直接人员的主管以及发件人自己的主管
4.3秘密抄送项：向多人发送通知类或共享类信息资料，用秘密抄送功能，防止泄露邮件地址；
4.4添加时机：最好是在邮件撰写完毕后添加收件及抄送人员，防止在邮件没有写完的情况下误发送出去！
4.5发送和抄送：发送邮件要分清楚收件人和抄送人甚至密送，收件人一般应该回复邮件，抄送人起旁听作用可回可不回邮件；
5.邮件的答复与转发：
5.1收件后的阅读：收到邮件时，将整封邮件仔细研读，有任何疑问时，及时电话询问对方！以确保自己能了解邮件的主要内容！不要出现断章取义，造成不必要的麻烦！
5.2回复：在收到邮件后，直接发给自己的邮件务必及时回复发件人！切勿置之不理，以免给别人造成不尊重对方的想法！
5.3邮件的转发：其它人发的邮件需要转达至其他单位时做好直接转发，不要新建，以便于收件人了解邮件的来龙去脉。
除非有些内容你不想让收件人知道，例如很多内部邮件不宜转发至客户端及厂商端！
5.4收件者确认：
①转发、答复邮件时切记要根据邮件的内容注意邮件的收件者及抄送者，尽量确保，每一个收件者自己都知道是谁，切勿将内部邮件发给厂商及客户，也不要将部分不可以给厂商或者客户的讯息误发送出去。
②如果要转发他人的邮件，在增加新的收件人或者抄送人的时候要看看整体内容是不是适合给增加的人查看，如果不适合要做稍微的删除处理，有些邮件内容只适合决策层面看，查看人要分得清不能随便转发。
6.邮件的发送
6.1发送后的确认：邮件发送给收件人后，若是非常重要、紧急的邮件请及时电话沟通一下，确认对方是否收到邮件！以免收件人没有及时收到邮件，造成双方不便
6.2关机前的确认：有的时候是在快下班前会发送最后一封邮件，这样的邮件往往比较紧急，因此在关机前务必确认邮件究竟有没有发出去！避免出现由于邮件发送缓慢，在关机的时候邮件还未发出！因此，关机前请确认发件箱中是否有没有发送出去的邮件！
7.邮件的其它功能
OUTLOOK除了方便发送、接收邮件等基础功能外邮件还有以下诸多功能：
①约会：当自己与别人有什么重要约会，为避免自己忘记，可以新建一个“约会”，简略记录一
下约会的时间、地点、约会对象及约会内容等！同时设定一下提前通知的时间，以便在约会前做好充分的好准备。
约会功能还可以发出一个约会邀请，设定好提醒时间，发送给预约的对象！
②会议要求：当有些问题需要多人或多部门开会商讨时可以发送一个会议邀请，为了会议的顺利
进行，发送会议邀请的时候一定要将会议的主要讨论事项及需要准备哪些资料及时告知告诉需参会人员！会议的时间及地点务必写明确！另外会议要求还有提醒功能，一般默认会提前15分钟定点提醒！当然也可以根据参会者的距离等等因素自己更改提醒时间！
③任务：自己有诸多重要的事情在后续的工作安排中，为了防止忘记，可以新建一个任务，概述
一下内容，然后根据自己安排的时间设定提醒时间！
④任务要求：“任务要求”与“任务”的提醒功能大致一样，区别在与任务要求是可以提醒别人！
⑤便笺：电子版的便签,可以放在桌面任何地方提醒自己！
以上诸多功能的使用建立在OUTLOOK开启的情况下，
8.其它注意事项：
8.1邮件要注意存档，最好是几年前的工作邮件都保留下来，每次重装电脑时候注意备份下来，当然也需要及时整理邮箱，一些没有存档价值的邮件及时删除，以免占用有限的储存空间！
8.2私密尽量不要邮件，财务工资、私密话题，尽量不要用邮件，因为邮件转发很方便!不要将自己的“罪证”发给别人
8.3要学会利用邮件汇报自己的情况。
曾经有一段时间，我被主管说一直埋头干自己的工作，虽然结果不错，但是过程却让人不清不楚。
而怎么能让别人知道你一直在努力工作呢？可以通过邮件。
在一定的时刻（比如项目完成了某个必要的阶段）给主管和同事发个邮件介绍一些自己的情况，就能让大家了解你在努力。