全宗卷案卷目录格式
案卷目录(范本)
电梯第3卷
城建档案总目录
项目名称
项目代号
案卷起止号
B20130055-33
*******项目—建筑屋面及防水工程
68
3~5#楼总包第9卷
34
B20130055-34
*******项目—室内给水、排水、中水、热水系统安装工程
132
3~5#楼总包第10卷
35
B20130055-35
*******项目—电气照明工程
152
3~5#楼总包第11卷
36
B20130055-36
保管期限
备注
46
B20130055-46
*******项目—消防系统安装工程
132
消防第2卷
47
B20130055-47
*******项目—通风与空调安装工程
18
消防第3卷
48
B20130055-48
*******项目—建筑智能化工程
16
消防第4卷
49
B20130055-49
*******项目—消防竣工图
构竣工图
46
1、2#楼总包第14卷
22
B20130055-22
*******项目—给排水竣工图
26
1、2#楼总包第15卷
23
B20130055-23
*******项目—电气竣工图
35
1、2#楼总包第16卷
24
B20130055-24
*******项目—室外工程施工管理及技术文件
*******项目—桩基础工程（一）
158
3~5#楼总包第3卷
29
B20130055-29
*******项目—桩基础工程（二）
文书档案案卷目录
文书档案案卷目录新版紫光档案管理软件著录格式及刻盘要求(文书档案)一、档案录入要求1、文书档案传统方法(1)文书档案案卷目录:必著项目:全宗号、目录号、案卷号、档号、年度、题名、责任者、卷内文件份数、文件起止时间、保管期限、分类号、分类名称、总页数著录要求:全宗号:4位，例:0051目录号:2位(不足位的在前面补零占位，下同)例:01案卷号:3位，例:001题名:是卷内文件名称的概括，最大长度为80个汉字，例:鞍山市档案局行政办公会议记录年度:4位，例:1995责任者:指立档单位名称，必须著明全称。
例:鞍山市档案局文件起止时间:录入卷内文件成文日期的起始时间。
8位。
例1995年1月2日，录入格式:19950102至:录入卷内文件成文日期的终止时间。
8位。
例:1995年12月1日录入格式:19951201 保管期限:选择著录，例:永久分类号:分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。
例:01分类名称:根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例:党群总页数:无位数要求，以实际为准。
例:一共为63页，著录格式:63(2)文书档案卷内目录:必著项目:全宗号、目录号、案卷号、页号、档号、卷内顺序号、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、控制标识、保管期限、密级、页数著录要求:全宗号:4位，例:0051目录号:2位，例:01案卷号:3位，例:001页号:为文件所在张页号，用3位数字表示，不足3位前面添“0”占位。
例:001 卷内顺序号:用2位数字表示，不足2位添“0”占位，以卷内文件排列先后顺次编写的序号。
例:01文件编号:指文件制发机关的发文字号，由发文代字+年度+序号三项组成，例:鞍档发,2003,004号,其中,2003,不能录成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004为发文序号，用3位数字表示，不足添“0”占位。
题名:最大长度为60个汉字，例:鞍山市档案局关于XX活动的通知。
(最新整理)全宗卷规范
2.整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件 材料的完整程度及其保存价值，对于有重 要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除
2021/7/26
8
3.卷内文件按形成时间进行系统排列，为便于保 管，卷内文件材料中的每一件文件需加装封面、 封底装订，并在封面上逐件编制件号，编制卷内 文件目录（可通用归档文件目录）后装入卷盒 （即每盒必有卷内文件目录）。
5
三、全宗卷的主要内容
1.综合管理类 2.档案收集类 3.档案检索类 4.档案整理类 5.档案鉴定类 6.档案保管类
2021/7/26
6
7.档案统计类 8.档案编研类 9.档案利用类 10.档案管理信息化建设类
2021/7/26
7
四、全宗卷的整理
1.全宗卷内的文件材料，是随着全宗管理 的延续而逐渐增加的，平时必须要注意积 累，把全宗管理中产生的文件材料，先归 入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数 量时，及时进行整理组卷，数量较多的装 数盒可形成若干卷；
件号章规格按《新疆维吾尔自治区档案馆（室） 档号编制规定》（新档发[1997]55号文件）规 定（下图）
注意：全宗卷无目录号。案卷号即每一个全宗卷 盒的顺序编号。件号即盒内每一份材料的顺序编 号。
2021/7/26
9
件号章格式
全宗号 卷号（盒号） 件号
2021/7/26
10
4.全宗卷一盒为一卷。案卷排列顺序为： 全宗介绍、立档单位大事记和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现 代化管理等方面的文件材料。
注意：全宗卷案卷的排列不是绝对的。一 般初次排列用这种顺序，以后随着文件材 料的形成顺序排列即可，即先形成的先排。
2021/7/26ຫໍສະໝຸດ 11五、全宗卷的管理
全宗卷规范xx
• 全宗内档案情况简介: (a)档案的数量及保管期限：一般先介绍室藏档案的总数（包 括卷/件数和排架长度），再分别介绍各类档案的数量， 最后介绍保管期限的划分情况。 (b)档案的完整程度：主要是说明库存的各类档案中，有无断 年、缺项、少页等现象。 (c)档案的利用价值及鉴定情况：一般先介绍各类档案的利用 情况（含人次、卷次、取得明显效益的突出事例等），再 介绍档案的鉴定销毁情况（包括鉴定时间、方法、结果、 销毁档案的种类和数量等）。 (d)检索工具的配置情况：主要介绍室藏档案检索工具的种类、 数量等。 (e)档案的整理情况：主要介绍室藏档案的分类及各类档案整 理的基本方法。如果每一类档案先后采用了不同的整理方 法，也要一并交待（如，从何年开始实行文书档案立卷改 革，以单份文件为单位归档；从2007年开始所有档案的保 管期限由原来分为永久、长期、短期等改为永久、30年、 10年等）。
档案工作的制度建设
• 《档案法》第十三条规定：“各级各类档案馆、机关、团 体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学 的管理制度……”各单位要依据档案法律、法规、规章以 及行政规范性文件，结合实际情况，建立、健全档案工作 制度。 • 为了促进档案工作规章制度的落实，各单位对于一些需要 全体工作人员周知并贯彻执行的制度，应将其内容以公告 形式或展板形式张挂上墙。 • 档案工作管理网络图 • 档案人员岗位职责 • 档案借阅制度 • 档案保管制度 • 档案保密制度
(d)隶属关系：主要写全宗构成者与其上级主管机关和与其重 要的直属下级机关的组织关系、业务关系。 (e)全宗构成者负责人名录：包括正、副职负责人姓名、职务、 任职时间。 (f)内部机构设置及其各历史阶段演变情况：主要介绍内设机 构的名称及其变化情况。 (g)其它对全宗构成者有重大影响的事件或活动。
3-1全宗卷整理方法及示例
全宗卷整理方法及示例云浮市档案局监督指导科2007年9月一个机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体（一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体）。
苏联对全宗的新解释为“彼此具有历史联系和逻辑联系的交由国家保管的文件综合体”。
这一综合体包括机关(企业、团体、个人)档案全宗、联合全宗、档案汇集、科技文件综合体等。
全宗，法文fonds，最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的，在1841年 4月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。
fonds一词，原为“基金”、“贮量”、“库藏”等意，用于档案学有时附加限定词，如俄文архивныйфонд(档案全宗)。
中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法，1955年后全国统一改为“全宗”。
在汉语中 ,“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思，因而惯称相关事件的一组文书，以至泛称档案，均谓卷宗。
“全宗”的字面意义，就是全部卷宗。
全宗构成条件和立档单位在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个工厂、一个学校所形成的档案应该组成一个全宗；机关内部的组织机构如业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。
形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。
确定档案全宗划分的界限，即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位，通常被称为全宗构成者的条件，或立档单位的条件。
立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。
一般具备下列条件的机构就是立档单位，它所形成的档案即构成全宗：①可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；②是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；③设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
上述三个方面往往互相依存，也有时并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。
案卷目录(填写样例)
*******项目—地基与基础工程和主体结构工程工序检查及质量验收文件（四）：桩钢筋笼安装隐蔽验收记录
总包第卷
案卷目录（填写样例）
序号
档号
案卷题名
页数
保管期限
备注
*******项目—地基与基础工程和主体结构工程工序检查及质量验收文件（五）：分项分部验收、工程质量验收纪要等
总包第卷
*******项目—装修、屋面防水、给排水、电气、室外、节能工程工序检查及质量验收文件：分项分部验收记录、管理文件资料核查记录等
总包第卷
*******项目—电气竣工图
总包第卷
*******项目—变配电施工管理及质量保证文件：
变配电第卷
*******项目—变配电竣工图
变配电第卷
*******项目—消防级通风施工管理及质量保证文件：
消防第卷
*******项目—消防水竣工图
消防第卷
*******项目—消防电竣工图
消防第卷
案卷目录（填写样例）
电梯第卷
*******项目—燃气施工管理及质量保证文件：
燃气第卷
*******项目—燃气竣工图
燃气第卷
*******项目—幕墙施工管理及质量保证文件：
幕墙第卷
*******项目—幕墙竣工图一
幕墙第卷
*******项目—幕墙竣工图二
幕墙第卷
序号
档号
案卷题名
页数
保管期限
备注
*******项目—消防气竣工图
消防第卷
*******项目—通风空调竣工图
消防第卷
*******项目—建筑智能化施工管理及质量保证文件：
建筑智能第卷
*******项目—建筑智能竣工图
全宗卷整理规范
全宗卷规范1范围本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88 文书档案案卷格式GB/T 12967—92 全宗单GB/T 12968—92 档案交接文据格式DA/T 14—94 全宗指南编制规范DA/T 18—1999 档案著录规则DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 22—2000 归档文件整理规则3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1全宗卷 fonds descriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2综合全宗卷synthesize fonds descriptive file由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
3.3全宗属类fonds category馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。
档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。
4全宗卷编制原则4.1 档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。
4.2 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。
4.3 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。
4.4 综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。
全宗卷编制及整理规范
机关档案室全宗卷整理方法为规范机关档案室全宗卷的整理，按照国家档案局制发的《全宗卷规范》(DA/T12_1994、1995_6_12)，结合工作实际，制定全宗卷整理方法：一、关于全宗卷全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。
二、全宗卷的主要内容卷一：档案管理综合材料，主要包括:１全宗指南（全宗介绍）；２档案管理制度汇编；３档案管理体系网络图；４归档范围和保管期限表；５档案机构设置和调整文件；６档案工作人员任免文件；７机关档案工作年检、评估等材料；８档案培训材料；９档案工作计划、总结等。
（１、2、3、4项为必要项）卷二：档案收集，主要包括:１文书、会计、专业、基建、照片、声像、实物等不同门类或载体的档案交接收据；２档案移交目录等。
（1、2为必要项）卷三：档案整理，主要包括：１档案分类方案；２档案整理情况说明等。
卷四：档案鉴定，主要包括:１档案工作鉴定小组成员名单；２鉴定档案分析报告；３销毁档案的请示与批复；４销毁档案清册等。
（如有销毁档案工作1、3、4为必要项）卷五：档案保管，主要包括:1库房安全检查记录；2档案安全检查报告；3档案库房温湿度记录等（3项为必要项）。
卷六：档案统计，主要包括：1各类档案收进、移出统计台账；2档案统计年报等。
（1、2项为必要项）卷七：档案利用，主要包括:１大事记；２组织沿革；３档案借阅登记；４档案利用事例汇编；５利用档案资料出版的书籍、汇编等。
（1、2、3项为必要项）卷八：档案管理新技术的应用，主要包括：１办公自动化开发应用情况；２计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；３档案数字化方案；４档案数字化成果说明；５档案管理软件安装盘等。
全宗卷范例
全宗编制范例一、全宗名称：西安市临潼区人民政府XXX二、全宗号：xx三、全宗机构沿革：西安市临潼区人民政府xxx的名称随着历史变迁，几经更改而来。
2002年8月8日，根据临发［2002］xx号文件通知，成立临潼区xxx室。
2002年11月5日，临字［2002］xx号文件通知，经区委、区政府决定，成立区xxx中心。
2005年12月15日，根据临编发[2005]xx号文件精神，区xxx 更名为区投资服务中心。
2006年2月6日，根据临政办发[2006]xx号文件精神，区投资服务中心挂西安市临潼区xxx牌子（两块牌子，一套人马），列入区对外贸易经济合作局序列。
2008年8月4日，根据临编发[2001]xx号文件精神，成立区人民政府xxx。
四、机构性质沿革临潼区xxx办公室是处级建制。
xxx下设两个中心即：临潼区xxx 中心、临潼区xxx中心均为全民事业单位，副处级建制。
2005年12月，区xxx是科级建制，属于区对外贸易经济合作局的二级局。
区xxx办公室现有在编人员整建制划入xxx中心。
2008年8月4日，区xxx更名为“西安市临潼区人民政府xxx”为区政府直属事业单位，处级建制。
五、内设机构及主要职责2002年成立临潼区xxx办公室。
下设1个科：综合科；2个下属机构：临潼区xxx中心、临潼区xxx中心均为全民事业单位。
副处级建制。
（一）.区xxx办公室主要职责：1、贯彻执行国家有关对外开放和招商引资的方针、政策和法律、法规，会同有关部门研究提出全区对外开放和招商引资工作的具体办法和配套措施，并组织实施。
2、负责全区对外开放和招商引资工作的统筹协调和服务，制定全区对外开放和招商引资工作的总体规划和年度计划。
3、协调全区对外招商引资工作，督促检查各部门改善投资环境工作。
4、协同有关部门组织全区性的对外招商引资活动，协调各部门抓好重大对外引资项目的落实。
5、负责投资环境的评价工作，根据评价结果实行奖惩。
6、负责区投资服务中心和区投资商及企业投诉服务中心的工作。
文书档案案卷目录
新版紫光档案管理软件著录格式及刻盘要求（文书档案）一、档案录入要求1、文书档案传统方法（1）文书档案案卷目录：必著项目：全宗号、目录号、案卷号、档号、年度、题名、责任者、卷内文件份数、文件起止时间、保管期限、分类号、分类名称、总页数著录要求：全宗号：4位，例：0051目录号：2位（不足位的在前面补零占位，下同）例：01案卷号：3位，例：001题名：是卷内文件名称的概括，最大长度为80个汉字，例：鞍山市档案局行政办公会议记录年度：4位，例：1995责任者：指立档单位名称，必须著明全称。
例：鞍山市档案局文件起止时间：录入卷内文件成文日期的起始时间。
8位。
例1995年1月2日，录入格式：19950102至：录入卷内文件成文日期的终止时间。
8位。
例：1995年12月1日录入格式：19951201 保管期限：选择著录，例：永久分类号：分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。
例：01分类名称：根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例：党群总页数：无位数要求，以实际为准。
例：一共为63页，著录格式：63（2）文书档案卷内目录：必著项目：全宗号、目录号、案卷号、页号、档号、卷内顺序号、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、控制标识、保管期限、密级、页数著录要求：全宗号：4位，例：0051目录号：2位，例：01案卷号：3位，例：001页号：为文件所在张页号，用3位数字表示，不足3位前面添“0”占位。
例：001卷内顺序号：用2位数字表示，不足2位添“0”占位，以卷内文件排列先后顺次编写的序号。
例：01文件编号：指文件制发机关的发文字号，由发文代字+年度+序号三项组成，例：鞍档发［2003］004号,其中［2003］不能录成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004为发文序号，用3位数字表示，不足添“0”占位。
题名：最大长度为60个汉字，例：鞍山市档案局关于XX活动的通知。