提高办公打印效率(11种方法设置打印参数)

提高办公效率：11种方法设置打印参数

每当对打印参数进行设置时，许多人都会将目光聚焦在页面设置上，或者打印纸张的选型上，而其他一些打印参数由于很少用到，因此常常会容易被人忽视掉；其实这些不常用的打印参数里隐藏着很深的奥妙，本文下面的内容会向你介绍如何活用这些打印参数，来使自己的打印工作更加方便、更加快捷。

一、定时打印设置法

听说过定时打印吗？其实也很简单，就是让打印机按照大家事先设定的时间来执行打印任务，这种定时打印设置法在网络打印中经常出现，而且这种设置方法必须在Windows 2000/XP系统中才能生效，因此许多单机用户没有听说过或者不关心这种打印设置法也属情理之。大家知道打印机按普通设置来打印时，一般在稍微延迟后，打印纸张就能慢慢地从打印机中输出了。而定时打印设置还可以对打印的时间进行设定，比方说在某个时刻，打印机会收到来自局域网中许多不同工作站发送过来的打印任务，这样往往会引起网络打印堵塞甚至造成打印机死机；要是大家在给每一个打印任务分配一个合理的打印时间，让这些众多的打印任务在各自指定的时间再进行打印操作的话，就能有效缓解打印机的压力和网络的运行状况，从而确保网络打印更有效、更高效。要是打印机就在自己身旁时，你可以利用这一功能来减少打印噪音对自己工作的影响。那么大家该如何为打印任务分配打印时间呢？按照下面的设置步骤，你就能很轻松地完成定时打印：

1、在应用程序中，大家可以依次执行“文件”/“打印”命令，来打开打印机的“属性”对话框；

2、在该对话框中，大家用鼠标单击其中的“高级”标签，在随后出现的标签页面中选中“使用时间从”选项，并在其中设置好打印的起止时间；

3、再用鼠标单击设置对话框中的“确定”按钮就能使设置的参数生效了，以后大家可以随时增加打印文件到打印队列中，但是在设定的打印起始时间之前，不会有任何文件进行打印；不过，大家需要注意的是，在设定的打印时间内，要确保执行打印任务的打印机要处于处于开机状态；

4、除了能对当前的打印任务设置定时打印的时间，大家也可以对打印队列中的某一文件指定其打印时间，而不需要对所有队列中的文件都一一设置；

5、设置这种打印时间时，可以用鼠标双击“打印机”或者“打印机和传真”窗口中的指定打印机图标，随后系统将弹出一个标题为“打印队列”的设置界面；

6、双击队列中需要进行定时打印的一个任务文件，随后大家将看到一个与该打印任务对应的“文档属性”对话框；

7、单击该对话框中的“常规”标签，并在后面出现的标签页面中，找到“时间安排”设置项目，然后将该项目中的“仅从”选项选中，再在其中指定该打印任务的打印起止时间就行了。

上面的设置法常适用于网络打印，而且在Windows 2000/XP系统环境下大家才能进行这样的设置。

二、闪电打印设置法

许多人在执行打印任务时，常常按部就班，先打开对应任务的应用程序，然后在该程序界面中打开需要的任务文档，并在应用程序界面中依次执行“文件”/“打印”命令，等到文档打印完毕后再关闭对应的应用程序。要是大家希望减少鼠标的点击和按键次数的话，可以尝试一下闪电打印法，这样方法可以将打印文档的内容直接发送到打印机中，从而避免了许多中间环节的操作，以便于快速提高打印速度，下面就是这种方法的具体设置步骤：1、首先在系统的桌面上打开Windows资源管理器，并在该窗口中找到需要打印的一个或多个文档内容；

2、选择好需要打印的文档内容后，大家再单击一下鼠标右键，从随后弹出的快捷菜单中选择“打印”命令；

3、对于多数的文档类型，其关联的应用程序将会自动打开，然后系统会把文档发送到打印机进行打印；

4、等到打印完毕后，对应的应用程序不需要人工干预，就能自行关闭。

很显然，这种闪电打印将打开应用程序以及关闭应用程序的步骤省略了，打印速度比普通的打印方法提高了将近30%左右。

三、多功能输出打印设置法

大多数用户手头也许只有一台打印机，但有时您可能希望打印机按照不同的打印方式来打印，例如要想在打印时让当前系统正在运行的应用程序以较高的速度来运行，就需要将打印机设置成按后台方式来处理；要是希望文件打印的速度能快一点的话，就应该让打印机工作在高速状态下；要是希望打印机能够在指定的时间内进行打印的话，就必须设置打印机按照定时方式来打印。每次按照不同方式来打印时，就需要每次重新设置不同的参数，这样会大大降低打印工作效率的。为此，笔者特意向大家推荐一种多功能输出打印设置法，它能使大家不需要每次修改打印设置，就能随时打印任何指定的文件。其实这种设置方法也很简单，就是对于一个打印机同时安装几个打印图标，让每个打印图标代表一种自己事先设定的打印方式，该方法的具体实现步骤是：

1、在系统桌面上依次双击“我的电脑”、“控制面板”、“打印机”或者“打印机和传真机”图标，来打开打印机窗口，并用普通的方法设置好该打印机的相关参数；

2、然后，选择刚刚设置好的打印机图标，按“F2”键后，输入一个可以提醒此图标所代表功能的名称(例如，后台打印)即可；

3、继续点击“添加打印机”图标，在Windows XP系统中，点击窗口左侧“打印机任务”列表的“添加打印机”链接。然后，再运行一次打印机的安装程序。当安装程序给出“要保留现有的驱动程序还是使用新的?”提示时，选择“保留现有的驱动程序”选项，然后点击“下一步”按钮；

4、当系统给出输入打印机名称的提示时，再挑选一个与设置相符的名称，例如，直接打印。然后点击“下一步”按钮，按照系统提示完成安装程序即可。现在，选定刚刚创建的图标，按照前面的步骤给这一快捷方式设置相应的功能参数；

5、这样，当您再次打印时，就可以在打印机列表中看到您自己定制的打印机名单，并选择合适的打印机来打印不同的文档了。选定需要的打印机后，进行其他的设定后，点击“确认”或者“打印”按钮即可。

最后笔者要提示各位用户的是，这种多功能输出打印设置法对于Windows 2000的网络打印机无效。

四、缩略图打印设置法

在文稿还没有正式定型之前，人们往往会进行一些草稿打印，以便来分析整个文档的结构或者检查文档存在的问题；要是当前文稿包含的内容很多的话，那么草稿打印可能需要白白浪费许多纸张。倘若，我们能对打印的内容进行缩小显示，让更多的内容显示在有限的纸张上面的话，不但能节约纸张，也有利于对整个文档的结构进行分析，而缩略图打印设置

法就是实现这样的目的的。在打印机支持的情况下，缩略图打印允许用户在一张纸上一次打印几页的内容，具体的设置方法为：

1、在应用程序界面中，执行打印命令来打开“打印”设置对话框，并在“打印机名称”列表中选择一个打印机，然后选择“属性”按钮；

2、在随后出现的打印属性界面中，要是包含了“布局”标签，大家就应该选中它。然后，在该标签页面中的“每张纸打印的页数”下拉列表中，按照您的意愿选择每张纸打印的页数，通常的选项包括1、2、4、6、9和16；

3、大家可以在该对话框中预览页面布局的结果，设置完毕后，点击“确认”或者“打印”按钮即可。