地产集团项目工程设计档案管理制度

项目工程设计档案管理制度

1 目的

为加强档案管理，保存好工程设计全过程的档案资料，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定，结合本公司实际情况，特制订本规定。

2 适用范围

本规定适用于本公司的所有项目工程设计的文件和资料的归档。

3 职责

办公室负责归口管理档案资料工作，具体由档案资料管理人员实施。

项目负责人负责将与本工程有关的需归档的资料归档。

4 管理内容与要求

4.1 工程设计归档内容与要求

4.1.1 工程设计的文件、资料和记录应及时按照规定收集、整理和归档。

4.1.2 工程设计档案按设计阶段归档，设计阶段一般可分为规划、方案设计、初步设计和施工图设计。

4.1.3 工程设计在规划、方案设计阶段完成后，下述文件必须归档：

a) 主管部门的批准文件；

b) 设计任务书或招标书、中标通知书；

c) 规划部门批准的用地范围（用地许可证）及红线图；

d) 规划/方案设计产品文件；

e) 项目管理体系中有归档要求的项目记录；

f) 其他有关文件。

4.1.4 工程设计在初步设计阶段完成后，下述文件必须归档：

a)主管部门的方案批准文件；

b)公司对方案的修改意见；

c)初步设计审批意见书；

d)初步设计产品文件；

e)概算文件；

f)项目管理体系中有归档要求的项目记录；

g)其他有关文件。

，下述文件必须归档：

a)主管部门的初步设计批准文件；

b)规划、抗震、消防、环保、交通、卫生、供电、环卫、水、燃气、电话、人防

等部门的审核单；

c)地质勘察报告；

d)施工图设计产品文件；

e)预算文件（如合同中包含预算内容时）；

f)项目管理体系中有归档要求的项目记录；

g)其他有关文件。

4.1.6 归档文件必须完整，字迹清晰；不得使用铅笔、圆珠笔等字迹不牢固的书写工具书写，亦不得使用涂改液；各级责任者应签署齐全。

4.2 工程设计归档程序

4.2.1 工程完成后二个月内，设计项目负责人应将归档的文件资料及时收集齐全，图形文件需分专业及子项刻成光盘，并填写《设计文件归档目录单》（格式见附录A、B、C）后交档案资料管理人员存档。

4.2.2 档案资料管理人员接到档案材料时，应清点检查档案材料的完整性，查证后在设计文件归档目录单上签字确认。如有不符合归档要求的归档文件，应要求有关人员限期改正，改正后才能归档。

4.2.3 档案资料管理人员在收到归档的文件后一个月内，应对工程设计图纸和文字材料进行分类整理编目，编制档号，装订成册，登录入库。

4.2.4 不符合归档要求的工程项目，由档案资料管理人员通知总师室和经营管理科，该工程项目按未完成处理。

4.2.5 设计文件归档后，在施工过程中发生设计更改时，所形成的有关文件均应及时补充归档。

4.3 工程设计档案保存期限

4.3.1 根据工程设计档案文件保存的不同需要，工程设计档案文件的保存期限分为永久保存、长期保存。其中长期保存期为15~50年。

4.3.2 工程设计档案文件的保存期限按下表执行：

4.3.3 工程设计档案的保存期限，应在档案材料编制形成，且归档后的次年第一个月算起。分期分批归档的，以最后一批档案材料的编制和归档时间为准。

4.4 工程设计档案的贮存、保护和处置

4.4.1 档案管理人员要做好档案的贮存和保护工作，包括档案资料的防丢失、防火、防潮、防霉等工作。要每天观察和记录库房的温度、湿度情况，并对不适宜的温湿度采取措施予以调整。

4.4.2 本公司工作人员需要查阅档案资料，应办理调阅手续，需经总师室同意并签字。

4.4.3 已过保存期限或作废的档案，应按照《项目记录管理制度》中第4.5节的规定进行鉴定，并造具清册，即《档案文件销毁记录》（格式见附录E），经董事长批准后，由档案管理人员会同监销人予以销毁，并共同在销毁记录上签署。

5 记录

咨询报告/规划/方案设计文件归档目录单

初步设计文件归档目录单

施工图设计文件第一次归档目录单

施工图设计文件第一次归档目录单（续页）

施工图设计文件第二次归档目录单档案文件销毁记录

附录A