文件归档要求

项目监理资料归档管理办法

一、主要依据：

1、建设工程监理规范（GB50319-2000）。

2、建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）。

3、公司“监理资料档案管理规定”（YJL/OD-2001-02）。

公司“监理文件标识规定”（YJL/OD-2001-08）。

4、项目所在地城建档案管理机构对监理文件归档要求。

二、基本要求

1、本办法所称建设项目监理资料，是指具体的各监理项目的管理工作资料。将作为公司对项目总监和人员监理的考核指标之一。监理文件归档工作由公司每年12月份进行监督考核。

2、建设项目监理工作资料，是监理项目人员对项目实施监理过程中直接形成的，具有保存价值的各种形式的原始记录，各项目总监应予足够重视，及时收集、整理、保存，待交公司存档、管理。

3、公司对资料的管理工作实行总工程师负责制，由总工程师指定专人，建立档案室，并完善、健全工作制度。各监理项目的资料管理工作由项目总监负责，并指定专人具体负责收集、整理、立卷、归档。

4、工程档案收集、整理、编制的份数及要求应于项目第一次工地会议前与建设单位和城建档案管理部门共同商定。

5、监理文件必须与工程进度同步完成，并于竣工验收后3个月内移交公司档案室，经验收合格后办理移交手续（外交资料若有特殊情况则可顺延）。

6、监理文件在公司归档时程序如图一。

7、档案保存期间需要查阅时应办理借阅和归还手续。

8、对超过保存期限的监理档案，按图二程序进行销毁。

监理文件归档程序图（图一）

监理文件销毁程序图（图二）

N

三、监理文件档案的质量要求

（一）监理档案应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚作假，擅自涂改原始记录，违者将按有关规定处理。

（二）档案资料的形成必须按基本建设程序，遵循工程档案的自然形成规律，保持卷内报批文件、设计文件、技术文件、施工及验工验收文件、竣工图之间的有机联系，符合专业特点，便于保管和利用。

（三）1、监理档案应按单位工程和施工的时间先后顺序整理，分类立卷装订，每页要有编号，每卷要有目录。2、同一事项请示与批复，主件与附件（如施工组织设计报审表、开/复工报审表、监理工程师通知单／监理工程师通知回复单等）不能分开，并按批复在前，请示在后，主件在前，附件在后的顺序排列（既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸排后）。3、每卷单独编号，每页从“1”开始，位置正面于右下角，背页于左下角，封面、目录不编号（目录、各考表、封面、脊背格式按GB/T50238-2001附录B、C、D、E）。4、归档文件均应为原件，且应用耐久性书写材料（如不易褪色的碳素墨水），字迹清楚，图案清晰、图表精确、签字盖章手续齐全、幅面统一采用A4纸。5、每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、合同号、建设单位、总承包单位、建设日期、完成日期和总监理工程师

审核签字。

四、监理文件的归档

（一）工程文件划分为：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件共五个部份。建设单位负责工程准备阶段、竣工验收阶段文件的整理、立卷和验收移交。监理单位负责监理文件的收集、整理、立卷并移交建设单位和公司档案室。施工单位负责施工文件、竣工图的收集、整理、立卷并移交建设单位，最终由建设单位汇总审核后移交城建档案管理部门和业主档案管理部门。

（二）监理文件归档范围和保管期限分两个部份：

1、向建设单位移交部份：

按城建档案管理部门和业主档案管理部门有关规定执行。

2、向公司档案管理部门移交部份：

根据相关规范和监理行业有关规定，为加强公司监理文件归档管理工作，建立完善的监理信息管理体系，各项目归档除按（表一）、（表二）要求的顺序目录进行书面资料的归档外，尚须按（表三）内容进行电子文档的归档。

监理资料公司归档目录

（表一）工程书面资料

（表二）业绩书面资料

（表三）电子文档部份

注：电子文档请用软盘或U盘拷贝至公司存档

监理档案验收移交单