旅游投资开发有限公司办公室管理制度

XX旅游投资开发有限公司办公室管理制度第一章总则一、为了加强办公室管理，明确办公室和人员职责，使内部管理更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

二、本制度适用于办公室所有成员并必须严格遵守各项规定。

三、切合办公室实际情况，根据不同岗位设置和人员编制以及具体职责做出规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证内部办公事务有序有效开展。

第二章职责范围一、负责公司文书管理，档案资料管理，固定资产购置、登记及管理，办公用品采购和管理，办公经费管理，公章管理，会议管理，接待管理，公司人员考勤等工作。

二、负责公司和办公室相关规章制度的起草编写，公司一般性文书的起草和整理汇编，资料信息收集编撰，文件资料、传真邮件的收发和打印复印等文字和文秘方面工作。

三、负责物业管理、车辆管理、食堂管理、职工宿舍管理、卫生管理等后勤保障工作。

四、负责各类合同、协议的审查，为公司提供法律服务。

五、负责协调各部门间的关系，为各部门工作的开展提供服务。

维护和改善公司对内外的公共关系，做好接待工作。

收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令、通知，及时做出整理，当好领导参谋。

六、协助其他部门工作，完成上级交办的其他工作。

第三章岗位设置和职责一、主任（一）岗位设置：办公室主任是办公室的主要负责人，全面负责办公室各项工作和事务并作出计划安排，对办公室进行全面管理，直接上级为公司经理。

（二）岗位职责：1.负责管理办公室全面工作和事物，并协助经理工作；2.主管文秘档案工作、后勤保障工作、车辆管理工作；3.负责公司固定资产的登记及管理工作，办公经费的使用与管理工作；4.对各部门签订的合同、协议进行审查，为公司提供法律服务；5.对办公室各岗位人员进行管理和工作安排；6.上级领导交办的其他工作。

二、副主任（一）岗位设置：办公室副主任是办公室的负责人之一，具体负责办公室个别工作和事务，协助好主任工作，主任不在时负责代为管理工作。

（二）岗位职责：1.负责物业、机关餐厅的前期筹备和管理工作；2.负责职工宿舍的分配和管理工作；3.负责固定资产的采购工作；4.负责机关卫生和小区保洁工作和管理；5.领导交办的其他工作。

三、档案、资产管理员（一）岗位设置：档案、资产管理员是办公室设置的专门对公司和办公室各类档案资料的收集、整理、存档、借阅等进行管理和对固定资产与办公用品的采购、分配、保管等进行管理的人员。

（二）岗位职责：1.负责对公司和办公室的各类文字、图纸等打印和电子资料档案进行收集整理归档；2.保管好档案资料，分类归档，登记造册并编号，方便查阅；3.负责档案资料的借阅工作，帮助查找调取档案并做好借阅登记；4.负责公章的保管、使用登记等工作；5.参与固定资产购置工作，并做好登记；6.建立固定资产明细台账和使用标签；7.定期对固定资产进行清查核对；8.保管、维护固定资产；9.负责办公用品的采购工作，并登记造册；10.负责办公用品的保管、领用并做好登记；11.领导分配的其他工作。

四、文员（一）岗位设置：文员是办公室设置的专门对公司和办公室制度、文书、文字资料进行撰写编辑，对信息资料进行收集整理、编辑、打印复印等工作的人员。

（二）岗位职责：1.负责公司和办公室规章制度、文件、文字资料和各类文书的撰写编辑；2.负责公文、信件邮件、报刊杂志、传真等的收发、整理等工作和文字资料的打印复印等工作；3.接听、转接电话，接待来访人员；4.内刊投稿的撰稿和宣传工作；5.负责办公室考勤和每月公司各部门的考勤汇总统计工作；6.负责公司和办公室各类会议的筹备、布置和记录及会议纪要的撰写；7.负责新员工入职手续办理的相关工作；8.领导分配的其他工作。

五、食堂会计（一）岗位设置：食堂会计是办公室设置的专门对公司食堂的采购、财务、餐卡系统等进行管理的人员。

（二）岗位职责：1.严格遵守财务规定和纪律，负责公司食堂的总账、分类账的登记，做到账物相符、账款相符，并保管好账本和票据；2.负责食堂每天采购物品的账务登记、报销结算等工作；3.按月对食堂进行盘点并编制报表及时准确的上报；4.负责餐卡办理、注销、充值等工作和餐卡系统的维护管理；5.来客就餐登记的相关工作；6.领导分配的其他工作。

六、司机（一）岗位设置：司机是办公室设置的专门对公司车辆进行维护保养、驾驶、保管的人员。

（二）岗位职责：1.严格遵守交通法规，安全驾驶公司车辆；2.听从领导安排，做到随叫随到；3.爱惜公司车辆，平时注意车辆的清洁，定期对车辆进行保养，经常检查车辆的主要零部件，保证车内外整洁美观和车辆性能安全；4.每次出车前对车辆进行检查，确保行车安全，用完车后将车停放在指定地点；5.按时加油，按照规定及时报销加油费用；6.做好车辆使用登记，严禁公车私用；7.协助办公室进行采购工作；8.领导分配的其他工作。

七、食堂厨师（一）岗位设置：食堂厨师是办公室设置的专门对食堂各类食品进行采购、保管，对食堂设备用品进行使用、保管，烹饪食物，管理就餐的人员。

（二）岗位职责：1.服从领导安排，严格遵守操作程序，确保食品安全质量；2.采购食品原材料做到新鲜、安全、物美价廉；3.每天及时准确的将采购食品报食堂会计处进行登记报销；4.保持食堂卫生和设施用具的干净整洁，注意穿着和个人卫生；5.每周制定食谱，丰富饭菜品种，加工菜肴必须做到无泥沙、无虫、无草、无黄叶烂叶和其他杂物；6.爱护食堂设施用具，每天剩余食物原材料和剩菜剩饭妥善保管和处理；7.负责就餐打卡工作，做到准确无误；8.领导分配的其他工作。

八、维修管理员（一）岗位设置：维修管理员是办公室设置的专门负责公司和办公室设施设备维修、花草树木管理工作的人员。

（二）岗位职责：1.负责公司和办公室设施设备的维修和维护工作；2.对上下水管道、卫生洁具等进行检查维护；3.定期对办公区域内的花草树木进行浇水、喷药、养护等工作；4.定期对办公区域的卫生进行清洁整理；5.领导分配的其他工作。

九、报建联络员（一）岗位设置：报建联络员是办公室设置的专门对公司项目开发和工程建设的各种事项、手续与政府行政主管部门和其他相关单位进行协调、联络的人员。

（二）岗位职责：1.负责协调项目开发和工程建设政府主管部门和其他相关单位，办理各种具体手续，保证项目计划顺利实施；2.负责协调与政府有关部门关系，确保市政配套设施符合公司开发项目的需要，及时、有效地反馈政府政策法规、决策意见，协调好与各相关单位和部门的关系；3.完善项目开发和工程建设所需的各种手续、证件等；4.及时整理并保管好报建资料；5.领导分配的其他工作。

第四章文件文书管理制度一、文件管理制度（一）管理要点1.使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2.文件管理范围：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3.制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。

4.根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

（二）制度规范1.文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2.公司上报下发正式文件由办公室统一管理，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3.公司各部门对内、外需发文，由各部门负责起草、审核和打印，经董事长或总经理签署意见，由办公室统一下发。

4.凡寄发至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录，并及时报相关领导批阅或送达相关部门。

5.办公室文员对一般性文件进行分类管理并及时归档，定期整理并制作相关报表提交给办公室主任，机密文件由董事长指定保管。

6.各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级的文件，需经董事长或总经理批准后方可借阅。

7.档案管理员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8.按时间、内容、部门、名称等对文件进行分类整理，附件、批件、定稿等资料收集完整，存档备案。

9.根据存档时间和必要性对文件进行销毁，需上报领导批准，并按相关规定处理。

（三）文件管理流程1.内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批和签发→打印文件→下发文件→文件存档→文件销毁2.外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件传阅→清退→文件存档→文件销毁二、文书管理制度（一）管理要点文书管理范围：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、计划总结等）、行政人事方面发文文书（学习资料、各类简报等）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

（二）制度规范1.根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书。

2.按时间、内容等分类整理归档，做好记录登记，对过期文书进行及时销毁。

3.办公室文书管理人员为第一责任人，若发现文书损毁、丢失，必须及时查明原因，如实向主管领导报告，若未查明原因，则责任自负。

（三）文书管理流程起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁第五章档案管理制度一、管理要点（一）提高档案管理质量和效率，维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更加科学化、规范化、专业化。

（二）档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

包括纸质打印版和电子版两种类型。

（三）根据文书类别和文件编号进行整理，对相应资料进行归档、整理、备注，档案放置在分类档案盒或档案袋中并存入专门的档案文件柜保管。

二、制度规范（一）应归档的文件、文书、合同协议、图纸资料等由档案管理员负责收集归档，份数要齐全，包括附件、批复、定稿等。

（二）所有归档文书资料都要认真整理，根据一定顺序归档并进行编号登记，制作粘贴标签，做好目录与索引工作。

（三）需要存档的文件资料必须及时归档，以免损坏、丢失。

（四）各部门需借阅相关档案，必须由办公室主任签字同意后方可借阅，保密档案不得抄录、复制或借出。

（五）档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司证照及重要合同、协议等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

（六）档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

（七）定期对档案资料进行整理，对过期档案及时销毁。

三、档案管理流程（一）档案管理流程：收集需要归档的资料→排序整理和编制编目→存档→借阅→清退→销毁（二）档案借阅流程：提出申请和办理手续→批准→登记借阅→清退→存档第六章固定资产和办公用品管理制度一、管理要点1.加强固定资产和办公用品管理，规范固定资产和办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

2.固定资产和办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。