发货单签收管理办法

北京突破电气公司

文件拟制/更改/审批单

文件名称：《发货单签收管理办法》

文件编号：公司字号

拟制人：刘晓伶、由荔

发放范围：网上发布、抄送外地办事处人员及各城市经理

需会签部门：无

审批人：财务总监

提出日期：2011-09-28

希望完成日期：201-09-30

审批人：□√同意□无修改□不同意时间：

□√已修改（请画√）

发布时间：开始执行时间：

发货单签收管理办法

公司字号 2011年，第版

1目的：确保公司发出货物安全到达客户，清晰公司货物资产状态，及时开出客户发票，加快应收账款周转，同时保证应收账款的准确性，制定本办法。2目标：

2.1定期跟踪需要签收的发货单是否签收。

2.2定期跟踪已经签收，有拒收的发货单是否办理了退货手续。

2.3定期跟踪已经退货到客户退货在途库的是否已经收到实物。

3操作流程：（签收流程图见附件1，操作指导书见附件2）

客户部物流跟单员根据客户确认收货的验收单（各种体现客户收货的单据或客户签字的发货单）做U8发货单签收。

3.1对于客户全部确认收货的单据，签收确认为“全部签收，没有拒收”

3.2对于客户有拒收部分货物的情况，签收确认为“部分签收，有拒收”，

对于拒收的货物直接根据发货单生成退货单：

3.2.1拒收货物已经实际收到，退货仓库选择发货时的仓库或“不合格品

库”，库房收货人按实际收到的货物，进行单据审核

3.2.2拒收货物尚未实际收到：

3.2.2.1退货仓库选择“在途退货库”，并保存审核单据

3.2.2.2实际收到全部拒收货物时，签收实际收回数量，由客户服务

部填写调拨单，部门为“客服部—物流组”，调出仓库为在途

退货库，调入仓库为实际仓库。

3.2.2.3实际收到部分货物，部分损失的情况时，，签收实际收回数量，

由客户服务部填写调拨单，部门为“客服部—物流组”，调出

仓库为在途退货库，调入仓库为实际仓库；对于损失的货物，

填写“其他出库单”，出库类型为“运输损失，同时进行实际

收货及损失货物的签收（变更）。

3.2.2.4客服部负责对在途退货库进行管理，对其库存货物的收回负

责，定期出具相应的报表。

3.3正常退货

3.3.1对于实际已经收到货物的情况，根据退货申请单，填写U8退货单，

仓库直接选择实际仓库，录入退货的品种和数量。

3.3.2对于没有实际收到货物的情况：

3.3.2.1根据退货申请及客户出具的退货单，填写U8退货单，仓库选

择“在途退货库”，录入退货的品种和数量。

3.3.2.2实际收到货物时，签收实际收回数量，由客户服务部填写调

拨单，调出仓库为在途退货库，调入仓库为实际仓库。

4 由财务结算人员对发货单据的签收进行跟踪报表，对于未能及时按规定进行

签收的财务有权给予每单10—100元的处罚。

5此文件自2011年10月1日起执行。

文件最终解释权为财务结算中心及财务总监。

文件不完善或不明确的后续补充。

北京突破电气有限公司2011-09-28

附件1：

发货单签收流程图

发货签收流程描述

1.重点监控内容：

1．定期跟踪需要签收的发货单是否签收（是否有签收人和签收日期）

2．定期跟踪已经签收，有拒收的发货单是否办理了退货手续（发货单列表拒收数量是否等于累计退货数量）

3．定期跟踪已经退货到客户退货在途库的是否几经收到实物（发货单列表拒收数量是否等于收回数量

2.单据设置方案

2.1档案设置

1.表体自定义项1（文本60字符）名称：签收状态

定义档案：未签收；全部签收；部分拒收

2．表体自定义项3（文本60字符）名称：是否完成

定义档案：未完成，完成

3．表体自定义项5（数值，小数0）名称：拒收数量

4．表体自定义项6（数值，小数0）名称：收回数量

5．表体自定义项11（文本，120）名称：原发货单号

6．表体自定义项13（整型）名称：报损数量

7．表头自定义项2（文本，20）名称：托运单号

8．表头自定义项3（文本20字符，名称：计费方式

档案与原出库类别重复，需要手工输入

9．表头自定义项4（日期）名称：签收日期

10．表头自定义项11（文本120字符）名称：退货类型

增加定义档案：01签收损失，02正常退货

11．表头自定义项16（数字，小数2位）名称：运费

2.2单据设置：

发货单：

表头自定义项2：托运单号（手工输入）

表头自定义项3：计费方式（手工输入）

表头自定义项4：签收日期（手工输入）

表头自定义项16：运费（手工输入）

表体自定义项1：签收状态（默认值：未签收）

表体自定义项3：是否完成（默认值：未完成）

表体自定义项5：拒收数量（默认值：0）

表体自定义项6：收回数量（默认值：0）

表体自定义项13：报损数量（默认值：0）

退货单：

表头自定义项11：退货类型

调拨单：

表体自定义项11：原发货单号（手工输入）

其他出库单：

表体自定义项11：原发货单号（手工输入）

3.流程图

4.重点操作步骤描述

4.1发货部分

填写发货单流程与原流程一致，表体上增加了自定义项内容

1．签收状态：自动带出未签收，

2．是否完成：自动带出未完成，

3．拒收数量=0，

4．收回数量=0

5．损失数量=0

填写流程与以前一样，新增加的自定义项内容在第一次填写时不用填写

4.2签收部分

发货流程与原流程一致，收到客户的签收回执后在系统中变更对应的发货单（此时发货单已经审核出库，不能弃审修改，只能变更）

签收分情况处理：

第一种：全部签收，没有拒收

操作步骤：

1。在表头签收日期处修改签收日期

2．变更表头相应内容，如计费方式，托运单号，运费等信息，如果与签收不同步，可以进行多次变更

3．在表体签收状态处修改为：全部签收

4．在表体是否完成处修改为：完成

修改后保存数据，签收结束

第二种：部分签收，有拒收情况

发货单变更操作步骤：