档案管理借阅制度

公司档案管理及保密制度

第一条:总则

本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、销售合同、音像资料。包括:国家政府部门重要公文、销售合同、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其她档案(人事档案由人事部自行管理)。公司对档案实行集中管理。

第二条:档案管理架构

公司档案管理由办公室主管,并设有档案室

档案室由办公室档案管理员负责管理。

档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职

档案保管员负责档案的收集、整理与移交工作。

第三条:档案分类

文书类档案

政府部门各类文件

公司对外、对内各类正式发文

法律公文

项目文件

工程技术类

工程档案

销售档案

开发档案

财务类档案

公司各类证照

第四条:归档工作流程

一、档案工作分为七个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、

检索、统计。各部门以工程项目为单位,按档案分类要求,

在第一时间将文件、证照原件整理后,负责移交至公司档案

室归档。

二、各部门按要求建立档案,做好档案登记目录,经部门负责人

审签后,及时交送公司档案室备查,并依据要求将档案原件

移交公司档案室。如部门确需留存原件的,应与公司档案室

办理借阅手续。

第五条、归档要求

一、归档文件必须完整齐全。

归档文件必须按规定分类整理、编目。

档案编目

文书类档案:年度+(项目)部门+案卷号

二、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形,就先补整、裁切、

折叠,使其整齐划一。

第六条、档案借阅、移交

一、档案借阅者必须做到:

1、爱护档案、保持整洁、严禁涂改。

2、注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

二、内部借阅程序

1、各部门经办人根据业务需要借阅档案时,就填写《档案

申请借阅单》,经其部门主管、办公室主任、副总核准

后向主管档案人员借阅。

2、档案管理人员接到《档案申请借阅单》,经核查后取出

该项档案,并于《档案申请借阅单》上注明其借阅时间,

将档案交于借阅人员,《档案申请借阅单》由按归还日

期先后整理以备催还。

3、在档案室当场借阅者,免填《档案申请借阅单》。

4、档案归还时,经档案管理人员核查无误后,档案归入档

案夹。《档案申请借阅单》由档案管理人员留存备查。

5、《档案申请借阅单》以一案一号为原则,借阅时间最长

以一周为限,如有特殊情况就延长借阅期限时,应按借

阅程序重新办理。

6、借阅人员对于所借档案,不得抽换增损,如有拆开必要

时,亦须报明原因,请管理档案人员负责处理。

7、借阅人员借阅档案,应于规定期限内归还,如有其她人

员借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自接受。

8、借阅档案限与经办业务有关,如借阅与经办业务无关之

案件,应经相关部门主管同意。

9、各部门只能借阅本部门形成档案,若跨部门借阅,须经

各主管部门负责人批准。

三、外部借阅程序

1、公司档案室档案原则上不得外借其她单位,如确需外借,

需经公司主管总经理批准。借阅档案、证照一律办理借

阅手续,档案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、复印及

转借她人。

四、移交

公司档案管理人员在调离岗位、或离职时,由办公室主作

负责监督办理档案交接工作,将档案移交表填写清楚。

第七条、保管与保密制度

1、存放档案的档案柜排放整齐:采用统一档案盒,且要求

标识明确。档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、

防鼠、防潮。

2、档案的保密严格执行档案保密制度,采取相应保管措

施。销毁档案要由专人监督,防止泄密。

3、节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。

4、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级

档案原则上禁止借阅。

5、档案保管期限,分为长期,指15年以上,较长期,指10

年,分为短期,指3年以上。

6、经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对将批准

的《公司档案资料销毁审批表》与将要销毁的档案资料

做好登记,并归档,登记表要永久保存。

7、在销毁公司档案资料时,必须由总经理或副总或办公室

主任指定专人监督销毁。

第八条、附件

《公司档案资料销毁审批表》,《公司档案资料销毁登记表》, 《公司档案资料归档登记表》,《档案借阅申请表》。

附件一:

档案资料借阅流程图

档案管理借阅制度

附件二: 合同档案资料归档登记表

公司档案资料销毁审批表

附件五:公司档案资料销毁登记表