召开国际会议的具体流程

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会中工作： 6. 机场、码头、车站：专人、专车分 批分时段按要求接站。 7. 会议酒店现场：会议秘书分发会议 资料，来客接待。 8. 会议秘书协助会场布置及会场的会 务服务。 9. 会议秘书在会议接待（报到）处协 助会务组确认和分发房间，确认 VIP用房及整理记录有关信息。协 助分发会议礼品及房间派送水果等 会务工作。 10. 确认用餐时间、菜单、标准、形 式、酒水及主次桌和其他相关安 排等工作。
Keynote speaker :
18: 00-20: 00
Dinner party
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Thank you
模拟国际学术会议的详细步骤
外国语言文化学院
顾乾毅
首先向各位来宾和 同学们介绍这次课（三 节课）将要做的事情， 通过PPT的形式向大家 汇报本学期所学国际学 术会议的内容和知识并 如何运用到实际操作中 去：模拟国际学术会议 的筹办和主持。
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• 第一张幻灯片显示： • 某地某届某个主题的 国际学术会议 • 主办机构名称 • 会议召开的日期 • 会议召开地点
• 注意：需要介绍两个组委会主席的背景：名字 学历，职称，单位，职务，研究方向，贡献等 （均为虚拟）。其他只要列出名字和单位。
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2. 写出具体的征集大会学术论文的通知
• 内容包括以下各项（语言表述参阅教 材内容以及各相关任务所列的典型句 子） • A) Theme and/or background • 可以考虑向来宾介绍确定此次会议主 题的一些思路： • 1、 Hot spots of society (社会热点) • 2、 Contentious issue in the community • 3、 Issues of common concern in a certain field • 4、 Controversial issues in a certain field • 5、 According to the characteristics or properties of certain kinds of products
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• b) 接受论文的通知函 • c) 论文打印的要求
Authors are invited to submit full papers (in Camera-Ready form), up to six pages, with the authors’ names and affiliations（单位）, complete address (including email, fax and phone number of the corresponding author), before March 1, 2011, by email to hsdp07@zsu.edu.cn (Prof. Minghui Xiong). The language is Chinese or English. The papers will be reviewed by the program committee based on content, presentation and suitability for the conference. The papers must be in an MS Word or Latex format (A4, single space, Songti, 10 points if in Chinese, or Times New Roman, 12 points if in English). More detailed information will be available on the web page: http://logic.zsu.edu.cn.
After March 30, 2011 USD 350.00 USD 400.00 USD 80.00
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H) Contact Information 参阅以下内容： • Contact information: • Minghui Xiong • Email: hsdp07@szu.edu.cn • Tel: (025) 44816640 • Fax: (025) 44817656
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• B) Conference objectives
• C) Topics to be discussed （Suggested topics include but are not limited to:）
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D) Papers and submissions
• 具体要求： • abstract submission deadline • acceptance notification • full paper submission • 明确以上各个阶段的时间
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参阅以下内容：
• a) Papers and Submissions: • Deadlines (tentative)
January 1, 2011 February 1, 2011 March 1, 2011 Submission of Abstract Acceptance Notification Submission of Camera-Ready Manuscripts
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E) Time and venue (the place for the conference)
参阅以下形式： • Zhongshan Hotel, 307 Zhongshan Donglu, Nanjing, Jiangsu, China • Tel: +86-25-44818888, • Fax: +86-25-44809209 • http://jszshotel.com）
Register （Baiyun international conference center front desk ）
O peni ng Cerem ony（Baiyun international conference center
9: 30 9: 45 10: 00-12: 00 12: 00-14: 00
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• 在确定这些主题时也要考 虑到以下一些方面：
1、Clearly express the purpose of the meeting 2、Forward-looking (前瞻性) 3、Sustainability (可持续性) 4、Acceptable for the majority of participants
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会后工作： 17. 会务服务的总结、评估、会 议代表的意见反馈及处理工 作。 18. 会议资料、领导讲话稿、代 表发言稿、新闻报道资料的 汇总结书工作及印刷代表通 讯录。 19. 与会议主办者的费用结算工 作。 20. 欢送代表工作。
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4. 会议议程 （Agenda）
会议各项议程的具体安排，用表格的形式表示出来
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• • • • •
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G) Registration Fee
• 参阅以下内容： • Registration Fees (tentative)
Conference (May 7-8, 2011) Member Non-Member Student
Before March 30,2011 USD 300.00 USD 350.00 USD 50.00
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3. 其他的一些行政方面负责 的工作 举办国际学术会议需要 准备一系列会议的组织、 策划、布置、灯光音响、 电视屏幕墙、摄影摄像、 多媒体连接、同声翻译等 会议前的工作。
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会前工作： 1. 制定会议接待策划方案和报价。 2. 实地考察会议举办场所。 3. 确认会议接待方案和接待标准。 4. 在会议举办前制定会议工作人员 服务标准条例及会议接待手册。 5. 准备会议资料。 （含代邀请相关领导、新闻媒体、 新闻通稿、接待资料、会议配套 的商务服务及公关礼仪、翻译、 通讯及文秘服务。）
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F) Organizing institution and committ （包括主办方和承办方）
• 参阅以下内容：
• Organizing Institution: Institute of Logic and Cognition (Key Research Institute of Humanities and Social Sciences in Universities), Sun Yatsen University, China Organizing Committee: Honorary Chair（名誉主席）: Jialong Zhang, Institute of Philosophy, Chinese Academy of Social Sciences, Chair of Chinese Institute of Logic （中国逻辑学会主 席） Chair: …… Committee: Zhuanghu Liu, Department of Philosophy, Peking University ……
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注意：确定会议地点时，要向来宾介绍确定该地 点的原因，可以考虑从以下几个方面讲： • • • • • • • • • 费用与便利性 是否邻近机场 充足的停车空间 接送车辆情况 旅游景点 气候状况 当地的形象 安全保障
a. Expense and Convenience b. Close to the airport c. Enough parking space d. Shuttle bus e. Tourist attractions f. Weather conditions g. The image h. Safety guarantee etc.
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• 第二张幻灯片： • 召开此次会议的主题 和背景
• 第三张幻灯片： • 此次会议将要探讨的 话题
4Байду номын сангаас
以后的若干张幻灯片将介绍在筹办此次会议 前所做的一些筹备工作：
• 1. 组成两个组委会 • Conference Organizing Committee 和 Conference Academic Committee 明确以下成员（具体人员的名单）及 其各自的责任： • for the conference organizing committee • chairman, vice-chairman, members and a secretary general • for the conference academic committee • advisors, a chairman, vice-chairman, members and secretaries
May 15
Ti m e 12: 0017: 00
Program s
Airport pickup （Check in Hilton Hotel, baiyun district, guangzhou ）
19: 0020: 00
Banquet
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May16
Ti m e 9: 00 Program s
first lecture hall )
Cal l ed to order by the presi di ng offi cer
Keynote speech
Lunch Break
Keynote speech
14: 30-17: 00 Subject ：
Keynote speech Subject ： Keynote speaker :
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11. 提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、 娱乐场所及消费和付费的方式。 12. 确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的 吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程 安排、房餐车导游等安排）。 13. 确认并保障会议期间会场防盗、消防等安 全工作、参会代表的人、财、物等安全工 作。 14. 确认特殊客人（含领导、少数民族代表、 VIP、残障代表及家属等）的安排及接待 工作。 15. 协调会议期间的交通工具的安排。 16. 代办会议代表返程及他程的交通票务及其 他委托代办服务。