SAP系统收货和发票校验对会计业务的影响

ＳＡＰ系统收货和发票校验对会计业务的影

响

【摘要】正确理解和掌握SAP系统采购收货和发票校验的集成性对会计业务的影响,可以为物料数据分析和成本数据分析提供有力工具,保证数据真实、完整、实时和丰富,为企业管理者提供决策支持。

【关键词】SAP;采购收货;发票校验;集成;影响

mySAP ERP系统是一种可以实现跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统,讲究账实相符和集成。正确理解和掌握SAP系统采购收货和发票校验的集成性对会计业务的影响,可以为物料数据分析和成本数据分析提供有力工具,保证数据真实、完整、实时和丰富,为企业管理者提供决策支持。

一、关于SAP系统的简要介绍

mySAP ERP系统是德国SAP公司在全球广泛推广的管理软件系统,约有120多个国家的超过19300家集团运行SAP系统。mySAP ERP系统能够使会计的核算监督管理职能和业务紧密联系在一起,从而使计划、预算、监控、分析的触角直接深入企业各个职能部门的终端,为企业的运作提供决策支持。

作为一种企业资源计划系统,SAP系统具备两大特点:一是基于配

置而不是基于开发,最大限度降低实施的风险;二是分模块管理,相互集成。采购收货和基于收货的发票校验功能充分体现了SAP系统物流模块和财务模块的集成关系。

通过基于收货的发票校验,系统可以从采购订单和收货中获取相关数量和金额的信息;完成过账动作时,数据实时自动传入财务会计模块。二者通过一个中转科目“GR/IR”(相当于物资采购科目)对清结转,并要求财务人员完成三单包括采购订单、收货和发票校验的匹配审核工作,加强了内部控制管理机制。

二、采购收货和发票校验模式

(一)采购收货的模式

采购收货按照系统配置的移动类型执行完成,例如通常以编码101作为采购收货的移动类型。

采购订单收货是执行采购订单的一个环节,属于采购和仓储部门的职责范围,系统通过自动记账功能生成会计凭证。

(二)发票校验的模式。收到发票后,通过发票校验实现应付账款挂账。

在SAP系统中,输入发票可以有三种模式:

1.参照采购订单。操作人员只需要输入采购订单号,系统会根据采购收货情况,自动带入发票的数量、金额、税率和付款条款等项目。如果实际收到的发票和默认值有差异,在容差限制额度内可以更改。

2.参照采购收货单。这种方法同(一)的操作相似,不同之处在于输入发票时选择参照收货单号。

3.不做参照,手工在财务模块处理。这种方法不集成,由财务人员手工输入发票项,分别计入总账、存货或固定资产。

本文仅考虑参照采购订单及采购收货单、要求基于收货进行发票校验的模式。

三、影响会计科目的因素

收货及发票校验动作完成后,系统按照预先配置设定的科目自动生成会计凭证。涉及的会计科目主要受以下因素影响:

(一)存货计价方法

SAP比较典型的两种存货计价方法为标准成本价和移动平均价。

(二)收货与发票校验的先后次序

一种为已收到发票未收到货的情况,发票晚于收货,通常称之为GNB;

另一种为已收到货未收到发票的情况,收货晚于发票,通常称之为BNG。

物资采购科目在SAP系统中通常设置为“GR/IR”,主要用于收货和发票校验时的过渡科目。

四、采购收货和发票校验的集成性对财务会计的业务影响

(一)GNB/标准成本价

发票价差是发票价格和采购订单价格之间形成的差异,计入“材料成本差异”会计科目。

(二)GNB/移动平均价

收货时直接按采购订单计入存货价值;收发票时的价差,视库存充足与否影响科目。

1.如果库存充足,系统直接更新库存价值;

2.如果库存低于发票数量,按库存比例追加到库存价值,不足部分计入“材料成本差异”科目。

(三)BNG/标准成本价

收到发票进行校验时,按发票金额计入“GR/IR”;收货时按照标准成本计入存货科目,采购订单与发票之间的差异计入“材料成本差异”科目。

(四)BNG/移动平均价

收到发票进行校验时,按发票金额计入“GR/IR”;收货时按照采购订单价格计入存货科目,采购订单与发票之间的差异计入“材料成本差异”科目。五、现举例说明如下(为账目清晰起见,以下事例均不考虑增值税)

标准成本价:20元/件(初始移动平均价:25元/件)

采购订单价:23元/件发票价格:22元/件

初始库存数量:100件收货:100件发货:120件(一)GNB/标准成本价

收货时:

借:存货20×100=2 000

材料成本差异 3×100=300

贷:GR/IR 23×100=2 300

收到发票校验时:

借:GR/IR23×100=2 300

贷:应付账款—供应商 22×100=2 200

材料成本差异1×100=100

(二)GNB/移动平均价/库存充足

收货时:

借:存货 23×100=2 300

贷:GR/IR 23×100=2 300

收到发票校验时:

借:GR/IR23×100=2 300

贷:应付账款—供应商22×100=2 200

存货 1×100=100

(三)GNB/移动平均价/库存不足

收货时:

借:存货23×100=2 300

贷:GR/IR23×100=2 300

发货时的移动平均价为(25×100+2 300)/200=24元/件借:成本或其他类科目24×120=2 880

贷:存货24×120=2 880

收到发票校验时:

借:GR/IR23×100=2 300

贷:应付账款—供应商22×100=2 200

存货1×80=80

材料成本差异1×20=20

(四)BNG/标准成本价

收到发票校验时:

借:GR/IR 23×100=2 300

贷:应付账款—供应商22×100=2 200

材料成本差异 1×100=100

收货时:

借:存货20×100=2 000

材料成本差异3×100=300

贷:GR/IR23×100=2 300

(五)BNG/移动平均价

收到发票校验时:

借:GR/IR23×100=2 300

贷:应付账款—供应商 22×100=2 200