浙江省公路工程竣工文件编制办法(修订版)

浙江省公路工程竣工文件编制办法

（修订稿）

第一章总则

第一条为使我省公路竣工文件编制统一、规范、系统、完整和准确，根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002和交通部《公路工程竣工验收办法》(交通部令2004年第3号)、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》(交办发［2001］390号)，结合我省实际制定本办法。

第二条本办法适用全省新建、改建公路工程。公路大、中修工程可参照执行。

第三条竣工文件是指公路工程在“预可”、立项、“工可”、勘察设计、招投标、施工、交竣工验收及后评价等全过程中所形成的反映项目真实面貌、具有保存、查考、利用价值的各种形式和载体的历史记录。

第四条竣工文件是竣工验收的基础资料，必须始终重视资料的积累与管理，要与工程建设同步进行，以保证资料的真实、准确。竣工文件必须按统一标准和要求进行编制，坚持高标准、高质量。

第五条各级交通、档案行政主管部门应根据统一领导、分级管理的原则，依法对所辖范围内公路工程竣工文件材料立卷归档工作进行监督的指导。根据《国家重点建设项目档案管理登记办法》和《浙江省重点建设项目档案管理管理登记办法》规定，及时填报国家和浙江省《重点建设项目档案管理登记表》，并抄送厅档案室。

第二章职责和分工

第六条建设项目在招标、投标和签订设计、施工及监理合同、协议时，应当设立专门条款，明确约定有关方面提交竣工文件的套数、费用、时间、质量要求，以及对竣工文件的整理、归档责任。

第七条编制单位应将竣工文件编制纳入工程建设项目的管理之中，建立竣工文件编制及管理领导人责任制，明确一位分管领导并建立相应的管理机构和管理网络，配备专职的技术人员或档案人员负责竣工文件的编制工作，确保竣工文件的真实、完整、准确和系统，质量符合归档要求。编制人员要保持相对稳定。

第八条竣工文件资料应随工程建设进度同步积累与整理，工程竣工时竣工文件也应编制完毕。设计、施工和监理单位在项目完成时应按本办法的要求向建设单位提交有关项目竣工文件。

第九条竣工文件编制遵循“谁形成，谁编制”的原则。建设、设计、施工、监理等单位，根据各自的职责以施工、监理合同段为单位分别编制竣工文件，具体分工见附件1。

建设单位会同各参建单位编制项目申报文件、设计文件、工程管理文件及竣（交）工验收文件、科研文件。建设单位要对工程档案进

行集中统一管理，负责竣工文件工作的组织、协调和指导。

设计文件由建设、设计单位负责编制。

施工文件和竣工图表、竣（交）工验收文件由施工单位编制，监理单位负责检查审核。

监理文件由监理单位负责编制，并负责监督、检查项目建设中文件收集、积累的完整、准确情况。

第十条重点工程档案按照交通部、省有关规定必须进行档案专项验收。项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

档案专项验收申请，应严格执行《国家行政机关公文处理办法》的规定，按照厅一贯的行文关系办理。凡交通部批准初步设计的重点工程建设项目，申请文件由建设单位的主管部门（市交通局或省公路局、港航局、交通集团公司，下同）报厅，由厅转报交通部档案馆组织（委托）验收；由省发改委批准初步设计的重点建设项目，申请文件由建设单位的主管部门报厅，或者主送厅、抄送省档案局。由厅与省档案局联合组织验收（委托验收）。

公路工程交、竣工验收时，交通主管部门档案机构和档案行政管理部门应派人参加。

第十一条建设单位在项目通过竣工验收后三个月内按附件2的归档要求向有关单位办理移交手续，并在项目档案交接签证单(接收签证单见附件3)上签字，交接双方各执一份，作为接收凭证永久保存。

属于国家重点工程建设项目（交通部批准初步设计）的竣工档案，按交通部进馆要求向交通部档案馆移交相关的档案。

属于省重点建设项目的竣工档案，还需向省公路局移交第三部分工程管理文件、第六部分科研文件材料、第七部分竣工图表、第八部分竣(交)工验收文件。

移交竣工文件同时附科技档案归档目录(见附件4)一式二份和文件级、案卷级数据库光盘一份。

第三章编制内容和要求

第十二条竣工文件分九部分编制，第一部分：项目申报文件，第二部分：设计文件，第三部分：工程管理文件，第四部分：施工文件，第五部分：监理文件，第六部分：科研文件材料，第七部分：竣工图表，第八部分：竣(交)工验收文件。第九部分：特种载体（声像、实物等）档案。竣工文件具体内容要求见附件5。

第十三条竣工文件内容及编制要求中，带“*”号的内容必须在交工验收(质量鉴定)前整理好，并先行组卷。竣工文件根据归档范围分别装订成卷。正本归建设(业主)单位。

第十四条竣工文件的排列顺序按工程进度顺序产生文件的顺序排列，做到完整、准确、系统，竣工文件应符合相应的质量要求，做到清晰、耐久、规范。

第十五条特种载体的归档按照《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档及管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》等有关规范和标准的相关规定执行。特种载体档案与纸

质档案一并移交归档。

第十六条照片档案以册为保管单位，照片与文字说明（包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者）一同整理存放，照片档案装具应统一。数码照片要求冲印一套5或6寸照片装册，与定期刻录的光盘一一对应一并保存。

第十七条附属设施本办法已包括的按本办法执行，没有明确包括内容的，则按相关行业规范标准进行编制整理后统一归档。

第十八条施工、监理文件中各类表格、表式详见浙江省交通厅工程质量监督局编制的《浙江省公路工程施工统一用表》。

第四章格式

第十九条案卷编目

案卷构成的顺序依次为外封面、内封面、卷内目录、文件材料、备考表(详见附件6A、B、C、D)。

文件材料幅面原则为A4纸(210mm×297mm)。

打印文字材料原则采用3号仿宋体，表头标题原则采用20号仿宋体，表格文字、数据原则采用5号标准仿宋体。

1、页号

单页书写的文件材料在右下角编写页号，双页书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号，且与目录相对应。图样页号编写在标题栏外。保管单位之间不连号。

成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组卷的，应排在卷内文件材料最后，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。

2、案卷封面和脊背

案卷封面须填写档号(指档案分类号和案卷顺序号)、项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等项目。

案卷内封面须填写案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、档号等项目。

案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件内容。主要包括公路工程建设项目的起讫里程、单位工程(含分部、分项)名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。项目名称以初步设计的批复为准。

编制单位，是指案卷形成单位。

编制日期，是指案卷形成日期。

卷脊应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。

3、卷内目录由顺序号、文件材料题名、文件编号、责任者、日期、页次、备注等项组成。

顺序号，填写文件材料排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次