会议管理办法

延川LNG会议管理办法

1、目的

为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于天然气液化厂延川站召开的各类会议。3、职责

3.1 综合部负责公司会议统筹协调及本制度的执行监督；

3.2综合部负责会议组织、会议考勤工作，并有权对违反本制度的行为进行处罚；

3.3 会议记录人员做好会议的记录、整理、发放、归档；

3.4 会议决议项的跟进人员要在规定期限内跟进、汇报。

4、会议纪律管理

4.1会议召集人员提前五到十分钟入场，与会人员须准时出席会议，因故不能参加的要提前向上级领导请假，并报备综合部。

4.2会议期间，请将一切通讯工具置于关闭或振动状态，不接打电话、不玩手机或上网，如必须接听电话，到会议室外接听。

4.3会议期间要求集中精力，认真听取发言，不得交头接耳开小会,做与会议无关的事情。

4.4不得安排他人代会

5、会议准备

5.1会议的召开通过口头或书面形式提出，口头仅适用于例会召开的确认。

5.2对于定期召开的常规会议，在会前应明确该次会议的主题和临时出席人员。

5.3要据会议要求，综合部拟定会议通知单，并做好通知工作；出席会议的重要人员应通过电话、公司邮箱等方式确认，并作出相关相应安排。

5.4综合部及时准备会议场所、会议文件及资料，并进行会场布置、设备调试，确保会议设备正常。

5.5已列入计划的会议如需改期，或遇到特殊情况需要安排其他会议时，综合部需提前2天发出通知。

5.6会议议程由主办部门拟定，包括会议内容、讨论事项、目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。

6、会议过程管理

6.1分发会议文件、材料

会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位参会人员手中。可以在参会人员进入会场时由会议工作人员在会场入口处分发给每位参会人员，也可以在开会之前按要求在每位参会者的座位上摆放一份。

6.2其他服务