受控文件发放回收登记表

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文控中心文件管理办法

文控中心文件管理办法文件编号：版本/次：发布：实施：1、目的：确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。

2、适用范围：凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。

3、职责：4.1品质部负责文控室及文控资料的管理工作。

4.2各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。

4.3管理部负责各部门文件的复核工作，总经理、管理者代表负责审批工作。

4、定义公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。

5、管理规定5.1文控中心的主要职责：a.制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。

b.负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

c.严格执行保密，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

d.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开发和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

e.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

f.发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

g.每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

h.资料外借需填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续，按时归还，归还时需确认是否残缺。

5.2文件材料的管理工作5.2.1文件资料材料的收集：a.确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号或编号。

b.对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。

c.及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

5.2.2文件资料的归档、建档与管理：a.区分全宗，确定定档单位。

b.分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。

份类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

1）大类分为：一级文件：QES；二级文件：QP；三级文件（规范、制度、标准）：QW；WI：作业指导书；四级文件：QR。

文控制管理制度

一、目的通过职责划分、明确工作程序及要求，确保内部文件的拟定、发布、执行与控制的规范性，特制定本制度。

二、合用范围本规定合用于公司内部所有文件的管理。

三、职责1、经管办负责拟稿公司范围内告示类文件，参预审核一级文件、内控管理类文件，分配公司范围内告示类文件和内控管理类文件编号，监督、管控现有体系文件的运行状况.2、管理服务部负责审核、编号内控体系类文件，(一级文件除外，技术图纸由公司技术部统一管控)，每一个季度的前三个工作日向经管办提交前三个月的文件管控情况。

3、各职能部门负责拟稿、修订、申请废除、使用、管控本部门文件。

4、外来文件由相关职能部门负责识别、采集、管控。

5、各类文件管控职责和权限参见下表：(表一)拟稿/修订/文件类型审核/会签签发编号原稿控制废除告示类文件发文单位一级二级内控类发文单位文件部门经理副总及以上部门经理副总及以上副总及以上经管办管理服务经管办 /管理副总及以上部/技术部服务部门部门经理体一级系副总及以副总及以上上类二级分管副总管理服副总及以上三级四级管理类四、相关文件的术语和定义:(一)公司内部文件包含:1、告示类文件：告示类文件分为四种，分别是：通知、决定、会议记要、公告。

( 1 )通知：使用于需要有关内部机构、部门或者人员周知或者执行的事项。

( 2 )决定：合用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门或者机构不适当的决定事项。

( 3 )会议记要：合用于记载、传达会议情况和一定事项。

( 4 )公告：合用于向集团内部通报重要事项，如：表彰先进、批评错误、传达重要情况等。

2、内控类文件：内控类文件分为体系类内控文件和管理类内控文件。

各内控类文件分为四个级别，分别为：一级内控文件、二级内控文件、三级内控文件、四级内控文件。

( 1 )一级内控文件：是公司纲领性的内控文件。

如员工手册、质量环境管理手册等。

三体系认证全套表格很全实用

受控文件清单
文件更改申请单
一式两份,一份申请部门留存,一份报审核部门.
文件销毁申请单
记录清单
管理评审报告
审核(管理者代表): 批准:
年度培训计划
培训记录表
设施报废单
定单确认表
合格供方名录
监视测量设备台帐
编制: 日期:
顾客满意度调查表
填表人: 年月日
年度内审计划
审核实施计划
不符合报告
内审不符合项分布表
内审报告
进货物资验证单
3、企业能出具检测结果者，验证d.、e、f项合格，则g项填合格，否填不合格。

4、如供方（或委托方）提供a、b、c项之一者，并经企业验证d、f项通过，即视为合格。

5、不合格品应在“备注”栏中注明拒收或退回。

不合格品报告单
纠正预防措施表
外部投诉处理报告表
MZFL /JL－42
环境适用法律法规和其他要求清单
职业健康安全适用法律法规和其他要求清单
环境因素清单
编制：审核：批准：
年月日年月日年月日
环境因素评价表
重大环境因素清单
可望施加影响的环境因素清单
危险源辨识评价表
辨识人：年月日
重大危险源清单
环保设备表
信息交流记录表
废弃物处理统计表
填表：负责人：年月日
环境、职业健康安全运行检查记录
注：公司本部每季检查一次
应急预案演练记录
合规性评价记录
环境□/安全□管理目标及控制方案表
对相关方施加环境影响通知
对相关方施加环境影响记录表。

文件和记录管理制度

记录借阅登记表（R02—1）
序
记录名称
号
编号借阅批准借阅归还人人日期日期
过期记录销毁记录（R02—2）
记录名称生成部
编号：
记录编号生成时
门保存期限处理情况：
间批准人
执行人
月日
见证人
年
55记录151文件发放回收记录表r011252收文登记表r012353文件更改通知单r013454作废文件处理记录r01455受控文件清单r016文件发放回收记录表r0111文件名称文件编号受控号发放日期收文部门份数签收人旧文件回收人及回收日期备注收文登记表r0122收文日期收文编号来文单位原文字号文件标题份数每份张数收者签名领导批示处理意见领导签名主附文件更改通知单r0133编号
部门副总审核所辖职责的安全管理文件及规章制度，经公司总经理审批后发布实施。 4.1.3 标识
公司安全管理文件统一采用“东深工程[****]***号格式，[****]——代表年度，***——文件编号，由行政部统一管理。 4.1.4 收发 4.1.4.1 建设管理部（技术质安部）具体承办安全管理规章制度的登记、发放、回收工作； 4.1.4.2 对所有受控版本由行政部进行统一编号； 4.1.4.3 行政部负责发放到相关领导、部门和项目部，并做
编号：
印发日期：
作废
新文件执
文件
行日期
处理
方式
文件名称页章修改内容（摘要）更改部门分
码节
方式负责管
人领
导
作废文件处理记录（R01-4）
文件名称
发放范围
作废时间
处理情况：
文件编号
处理方式

ISO9001-2阶文件-文件及记录控制程序

一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。

二：范围本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。

三：定义3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。

b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。

c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。

3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。

受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。

3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。

3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。

3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。

四：职责4.1文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。

整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。

公司各类文件格式的保存。

4.2文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。

受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。

4.3文件的编制/审批权限五：文件管理流程六. 记录管理流程：七：组织知识管理流程八：相关记录：8.1《管制文件清单》8.2《文件变更申请表》8.3《文件分发/回收记录》8.4《外来文件一览表》8.5《质量记录一览表》8.6《借阅登记表》8.7《请购单》九：附件一文件编码规则◆质量手册（一级文件）的编号：QM-YY流水号（01、02…）质量管理手册◆管理程序文件（二级文件）的编号:流水号(01、02…)质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)文件类别代号（SOP:表示作业指导书）部门代码◆表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推)表格流水号(001、002…)部门代码品质记录◆部门代码：十：附件二知识分类表。

【优质】记录文件表格

编号：D02-4.2受控文件清单编号：D03-4.2文件审批表编号：D04-4.2文件修改申请编号：D05-4.2编号：D06-4.2编号：D07-4.2技术标准登记表编号：D09-4.2质量记录清单编号：D10-4.2质量策划实施情况检查表编号：D11-5.4管理评审计划编号：D12-5.6管理评审通知单编号：D13-5.6管理评审报告编号：D14-5.6编号：D15-6.2编号：D16-6.2年度培训计划编号：D17-6.2职工花名册编号：D18-6.2设施管理卡编号：D19-6.3 序号：生产设施一览表编号：D20-6.3设施报废单编号：D21-6.3 序号：产品要求评审表编号：D22-7.2□初次审核□修订（原评审表号：）序号：定单确认表编号：D23-7.2 序号：供方评定记录表编号：D24-7.4 序号：合格供方名录编号：D25-7.4采购计划编号：D26-7.4 序号：采购要求单编号：D27-7.4 序号：采购单编号：D28-7.4 序号：领料单物料标识卡编号：D30-7.5 序号：物资发放卡顾客财产问题反馈表编号：D32-7.5 序号：编号：D33-7.6 序号：编号：D34-7.6计量校准计划编号：D35-7.6顾客满意度查表编号：D36-8.2 序号：编号：D37-8.2编号：D38-8.2 序号：审核组组长：组员：日期：第页共页1、审核目的：2、审核依据：GB/T 19001-2000 idt ISO 9001：20003、审核覆盖产品：4、审核时间：年月日至年月日首次会议时间：月日时分末次会议时间：月日时分5、现场审核期间请被审核方有关人员参加下列活动：首、末次会议：最高管理者或其代表及与审核有关的管理人员参加。

审核活动：按审核日程安排，被审核方有关人员在本岗位。

6、审核安排：内审检查表编号：D39-8.2 共页第页审核员：不合格报告编号：D40-8.2 序号：内部体系审核报告（可另附纸叙述）编号：D41-8.2 序号：内审首、末次会议签到表编号：D42-8.2 时间：地点：不合格项分布表编号：D43-8.2 序号：进货验证记录。

实验室常用记录表格

文件编号：GXZC-4000-00 记录表格编写：审核：批准：版本：受控状态：发放编号：发布日期：年月日实施日期：年月日1、文件和资料发放、回收记录表GXZC-4201-012、文件修改记录GXZC-4201-023、文件修改申请表GXZC-4201-034、文件修改通知单GXZC-4201-045、文件破损与丢失补发登记表GXZC-4201-056、文件和资料销毁登记表GXZC-4201-067、文件和资料借阅登记表GXZC-4201-078、备份文件记录GXZC-4201-089、文件和资料留用申请单GXZC-4201-0910、公正性声明措施执行情况检查表GXZC-4202-0111、外来人员参观审批表GXZC-4202-0212、查阅保密资料申请单GXZC-4202-0313、仪器设备（标准物质）申购单GXZC-4203-0114、仪器设备（标准物质）验收单GXZC-4203-0215、供应商评价表GXZC-4203-0316、合格供应商登记表GXZC-4203-0417、___年度服务和供应品采购计划GXZC-4203-0518、检测委托单GXZC-4204-0119、合同评审单GXZC-4204-0220、分包申请表GXZC-4205-0121、分包方能力调查表GXZC-4205-0222、合格分包方名单GXZC-4205-0323、申诉和投诉处理记录表GXZC-4206-0124、客户意见征求表GXZC-4206-0225、不符合工作控制处理表GXZC-4207-0126、内部管理体系审核检查表GXZC-4210-0127、不符合项报告GXZC-4210-0228、会议纪要GXZC-4211-0129、整改措施报告GXZC-4211-0230、会议签到表GXZC-4211-0331、检测人员上岗报批表GXZC-4212-0132、人员学习记录表GXZC-4212-0233、培训申请表GXZC-4212-0334、年度培训计划GXZC-4212-0435、个人技术档案表GXZC-4212-0536、年度人员培训记录表GXZC-4212-0637、公司办公及试验环境卫生情况检查表GXZC-4215-0138、仪器设备检定/校准报告GXZC-4217-0139、检测方法确认表GXZC-4218-0140、仪器设备（标准物质）期间核查记录表GXZC-4219-0141、更新标准实施审批表GXZC-4220-0142、新开展检测项目审批表GXZC-4220-0243、新开展检测项目验收表GXZC-4220-0344、仪器设备维修记录GXZC-4221-0145、计算机/自动化检测设备校核记录GXZC-4221-0246、计算机软件申购单GXZC-4221-0347、计算机软件验收单GXZC-4221-0448、仪器设备降级、停用、报废申请表GXZC-4222-0149、年度仪器设备周期检定/校准计划、实施记录表GXZC-4222-0250、仪器设备一览表GXZC-4222-0351、仪器设备周期检定/校准一览表GXZC-4222-0452、仪器设备档案资料借阅登记表GXZC-4222-0553、仪器设备租用/借出审批表GXZC-4222-0654、仪器设备租用/借出登记表GXZC-4222-0755、仪器设备（标准物质）送检通知书GXZC-4222-0856、年度仪器设备维护保养计划和实施记录GXZC-4222-0957、仪器设备（标准物质）使用记录GXZC-4222-1058、停用仪器设备启用申请单GXZC-4222-1159、检定/校准证书和测试报告确认表GXZC-4223-0160、允许偏离申请表GXZC-4224-0161、样品出入库登记表GXZC-4225-0162、日常质量监督抽查记录GXZC-4226-0163、检测报告更改申请表GXZC-4228-01文件和资料发放、回收记录表序号：编号：GXZC-4201-01文件修改记录序号：编号：GXZC-4201--02文件修改申请表序号：编号：GXZC-4201-03年月日文件修改通知单序号：编号：GXZC-4201-04文件破损与丢失补发登记表序号：编号：GXZC-4201-05文件和资料销毁登记表序号：编号：GXZC-4201-06文件和资料借阅登记表序号：备份文件记录序号:文件和资料留用申请单序号:公正性和行为准则执行情况审查表序号：外来人员参观审批表序号：查阅保密资料申请单序号：序号：序号：供应商评价表序号：合格供应商登记表序号:批准人: 编制人: 日期:______年度服务和供应品采购计划序号:批准: 审核: 编制:日期: 年月日检测委托单序号：合同评审单序号:分包申请表序号:分包方能力调查表序号；合格分包方名单序号:申诉和投诉处理记录表序号：客户意见征求表序号:不符合工作控制处理表序号：内部管理体系审核检查表序号：不符合项报告序号：会议纪要序号：整改措施报告序号：XZC-4211-02会议签到表序号：检测人员上岗报批表序号：人员学习记录表序号：序号：序号：制表：审核：批准：个人技术档案表序号：年度人员培训记录表序号：公司办公及试验环境卫生情况检查表序号：仪器设备检定/校准报告序号：编号：GXZC-4217-01检定单位：（章）检定员：审核：检测方法确认表序号：仪器设备（标准物质）期间核查记录表序号：负责人：设备管理员：更新标准实施审批表序号：序号：序号：仪器设备维修记录序号：编号：GXZC-4221-01计算机/自动化检测设备校核记录序号：编号：GXZC-4221-02校核人: 审核人:序号：序号：。

受控文件一览表

JLCX-10-10
现行有效，未修改
78
《菌种传代、使用记录》
JLCX-10-11
现行有效，未修改
79
《实验菌液制备/使用记录》
JLCX-10-12
现行有效，未修改
80
《废弃含菌培养基处理记录》
JLCX-10-13
现行有效，未修改
81
《标准物质/基准物质登记表》
JLCX-10-14
现行有效，未修改
82
45
《仪器设备使用登记表》
JLCX-07-09
现行有效，未修改
46
《仪器设备报废申请表》
JLCX-07-10
现行有效，未修改
47
《仪器设备保管移交登记表》
JLCX-07-11
现行有效，未修改
48
《压力蒸汽灭菌器使用登记表》
JLCX-07-12
现行有效，未修改
49
《冷藏箱内温度记录表》
JLCX-07-13
JLCX-09-02
现行有效，未修改
64
《小容量玻璃仪器检定/校准申报表》
JLCX-09-03
现行有效，未修改
65
《小容量玻璃仪器检定/校准登记表》
JLCX-09-04
现行有效，未修改
66
《仪器设备检定/校准证书确认记录表》
JLCX-09-05
现行有效，未修改
67
《仪器设备检定/校准证书评价确认登记表》
JLCX-03-09
现行有效，未修改
11
《上岗人员资格确认表》
JLCX-03-10
现行有效，未修改
12
《（）人员培训合格证发放登记表》
JLCX-03-11

公司受控文件清单

公司受控文件清单 The document was prepared on January 2, 2021XXXX有限公司受控文件清单:编制：批准：XXXX有限公司文件更改申请单XXXX有限公司文件资料发放/回收记录质量记录清单年度部门质量目标审核: 日期: 批准: 日期:XXXX有限公司质量目标考核记录NO审核:XXXX有限公司管理评审计划NO：XXXX有限公司管理评审通知NO：编制：年月日批准：年月日XXXX有限公司管理评审报告编制: 批准:XXXX有限公司管理评审验证报告XXXX有限公司培训申请表NO.申请部门/人:XXXX有限公司员工培训计划编制：批准：XXXX有限公司培训记录XXXX有限公司员工名册表NO:XXXX有限公司员工年度考评记录部门XXXX有限公司XXXX有限公司设备（设施）台帐NO.编制：XXXX有限公司编制/日期：批准/日期：设备验收单 NO:设备报废单 NO:XXXX有限公司编制：XXXX有限公司工作环境抽查记录XXXX有限公司特殊合同评审表XXXX有限公司售后服务记录 NO：XXXX有限公司供方评定记录XXXX有限公司紧急采购/让步放行申请单 NO.XXXX有限公司编制：批准：XXXX有限公司供方质量保证能力调查表填写单位（盖章）年月日XXXX有限公司XXXX有限公司供方启用、停用、通知书 NO：。

文件和资料二次受控管理规定

文件和资料二次受控管理规定1目的保证受控文件和资料在各部门内部进行的二次发放和管理的全过程受控。

2适用范围本规定适用于需进行文件和资料二次受控的部门；本规定适用于由产品数据管理部发放的文件。

3定义在签收到资料室受控发放的文件和资料后，部门需要将文件和资料在部门内部复印并发放到班组一级，此过程称为二次发放，此过程需保证文件和资料的有效性和受控管理则称为“二次受控”。

4职责4.1各相关部门负责本部门的“二次受控”的实施并按规定保证其有效和受控。

5内容5.1 文件和资料领用部门需编制符合《技术文件和资料控制程序》要求并适合本部门的《文件和资料管理规定》。

5.2 二次发放由部门资料管理员根据《家用技术文件发放范围一览表》编写一份适合本部门的《××部门二次受控技术文件发放范围一览表》。

5.3二次受控部门对文件的发放和回收必须建立“文件发放登记表”和“文件回收登记表”。

5.4 文件发放需加盖“受控”或“试用”章，和分发号，分发号由各部门在部门《文件和资料管理规定》中进行规定，根据资料室发放的文件类别（受控或试用）对应加盖部门二次受控印章，部门二次受控印章5.5各班组的文件使用人需建立“受控文件和资料清单”。

5.6 当文件和资料严重破损影响使用时，文件使用人应到本部门资料管理员处办理更换手续，交回破损文件并补发新文件，新文件沿用原文件分发号，破损文件由资料管理员进行销毁。

文件的补发需在“文件发放登记表”上体现。

5.7 当文件丢失时，文件使用人应到本部门资料管理员处办理申请领用手续且必须在申请中作出说明，资料管理员在补发时给予新分发号并注明丢失文件的分发号作废，并将作废文件分发号通知相关班组以防误用。

5.8 作废的二次受控文件和资料，统一交由本部门资料管理员处理。

作废时，各班组将二次。

文件发放、回收、销毁登记表

受控/外来文件清单文件更改申请单文件评审表记录清单环境因素调查表环境因素清单环境因素评价表重要环境因素清单危险源辨识清单职业健康安全危险源登记表职业健康安全风险评价表重大职业健康安全风险及其控制措施一览表编制：审批：法律法规与其他要求清单管理方案信息交流表培训申请表年度培训计划表人力资源/专业技术人员能力确定台帐培训有效性评价表培训档案B—21 编号：机械设备台帐B—22 编号：重要设备履历表施工设备维修保养记录设备/设施购置申请表审核：批准：设施验收表设备/设施报废申请表招标书/标书/合同评审记录工程要求更改/评审表合同交底记录表交底部门：接收部门：日期：日期：合格供方名录供方业绩评定表供方调查表物资采购计划表编制/日期：审批/日安全检查记录安全检查隐患整改通知单顾客意见处理报告B—59 编号：应急计划演练记录施工工程顾客/相关方满意度调查表B—75 编号：调查人：日期：竣工工程顾客/相关方满意度调查表B—76 编号：调查人/日期重点施加影响相关方一览表年度内审计划内部审核实施计划日期：年月日日期：年月日内审检查记录表B—81 编号：不符合项报告B—82 编号：不符合项分布表B—83 编号：不符合项分布表B—83 续篇编号：内部审核首（末）次会议签到联合管理体系内部审核报告联合管理体系内部审核报告B—84续编号：纠正和预防措施处置单B—87 编号：联合管理体系持续改进记录表B—88 编号：。

受控文件管理制度

受控文件管理制度一、目的为了确保公司内部使用的文件具有准确性、完整性和有效性，同时保证文件的使用和管理符合相关法规和标准的要求，特制定本受控文件管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有受控文件的管理，包括但不限于质量手册、程序文件、作业指导书、技术文件、标准规范、合同文件等。

三、职责分工1、文控中心负责受控文件的登记、编号、存档、发放和回收。

建立和维护受控文件的清单，确保清单的准确性和及时性。

对受控文件的版本进行控制，确保使用者获得最新有效的文件。

2、各部门负责人负责审核本部门编制的受控文件的内容，确保其准确性和适用性。

负责指定本部门的文件管理员，负责本部门受控文件的管理工作。

3、文件使用者按照规定使用受控文件，不得私自复印、转借或涂改。

及时反馈受控文件使用过程中发现的问题。

四、文件的分类与编号1、受控文件分为以下几类：管理类文件（如质量手册、程序文件等）技术类文件（如技术标准、工艺文件等）外来文件（如法律法规、客户提供的文件等）2、编号规则采用分类编码和流水号相结合的方式进行编号。

编号应具有唯一性和可追溯性。

五、文件的编制与审核1、文件的编制由相关部门根据工作需要进行编制，编制时应遵循相关的法规、标准和公司的规定。

编制完成后应进行内部评审，确保文件的内容清晰、准确、完整。

2、文件的审核管理类文件由管理者代表审核，技术类文件由技术负责人审核。

审核人员应在审核意见栏中签署审核意见和姓名。

六、文件的批准与发布1、批准审核通过后的文件，由公司总经理批准发布。

2、发布文控中心负责将批准后的受控文件发放到相关部门和人员。

发放时应填写《文件发放/回收登记表》，记录文件的发放情况。

七、文件的使用1、使用者应在收到受控文件后，认真阅读并理解文件的内容。

2、使用者应妥善保管受控文件，不得丢失、损坏或随意涂改。

3、当文件内容需要修改时，应按照规定的流程进行修订和审批。

八、文件的修订与更新1、当文件的内容与实际工作不符、法律法规和标准发生变化或公司的管理要求发生改变时，应及时对文件进行修订。

文件和记录管理控制程序文件

文件和记录管理控制程序文件一、目的为了确保公司的文件和记录得到有效的管理和控制，保证其准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本程序文件。

二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件和记录的管理，包括但不限于质量体系文件、技术文件、管理文件、合同文件、财务文件、人事文件等，以及与产品和服务相关的记录，如检验记录、生产记录、客户投诉记录等。

三、职责分工1、文控中心负责制定和修订文件和记录管理的相关制度和流程。

负责公司文件的编号、登记、发放、回收、销毁等管理工作。

负责建立和维护文件和记录的管理台账。

2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准和归档工作。

负责按照规定的流程和要求使用和管理本部门的文件和记录。

四、文件的分类1、按性质分类管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。

技术性文件：包括产品标准、工艺规程、检验规范等。

外来文件：包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。

2、按控制程度分类受控文件：需要对其更改进行控制的文件，如质量手册、程序文件等。

非受控文件：不需要对其更改进行控制的文件，如宣传资料、参考书籍等。

五、文件的编号1、编号原则唯一性：每个文件都应有唯一的编号，以便识别和管理。

系统性：编号应体现文件的分类和层次关系，便于查找和检索。

可扩展性：编号应预留一定的扩展空间，以适应公司业务的发展和文件数量的增加。

2、编号规则管理性文件编号：公司代码部门代码文件类别代码流水号技术性文件编号：公司代码技术类别代码流水号外来文件编号：外来文件来源代码流水号六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制文件应由具备相应专业知识和经验的人员负责编制。

编制人员应根据公司的实际情况和业务需求，确保文件的内容准确、清晰、完整、可操作。

2、文件的审核文件编制完成后，应由相关部门的负责人进行审核。

审核人员应重点审核文件的合法性、合规性、协调性、有效性等方面。

3、文件的批准审核通过的文件，应由公司的高层领导进行批准。

文件和记录控制程序(含表格)

文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。

2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。

3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。

3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。

负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。

3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。

受控文件的会签、签收、保管、执行。

4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。

4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。

相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。

4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。

4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。

若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。

4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。

4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。

文件受控流程管理规范

3．定义：
4.职责权限：
4.1对公司的受控文件的格式有审核权，管理权和监督权。
4.2对质量体系涵盖部门的文件管理、存放有监督权。
4.3有权监督管理各事业部对受控文件章的使用范围。
4.4有权监督受控文件（包括公共盘）的合法用途。
4.5对公司受控文件的保密性负有直接责任（包括公共盘）。
4.6对受控文件发放和回收不全负直接责任。
文控中心
文控专员
《文件受控清单》
1.文控专员定期针对各事业部接收受控文件的使用情况做统计，每个月抽查一次。
2.受控文件发放后，各职能部门对收到的文件交相关人员传阅并签字确认。
3.通过培训方式传达受控文件。
相关部门
文控专员
《监督受控文件使用表》ຫໍສະໝຸດ 文件受控管理规范签名
日期
制作
审核
批准
文件类型
三级管理文件
文控印章
文件编号
文件版本
A/0
发行日期
制作部门：
中山市****有限公司
1．目的:
为了确保文控中心日常工作的正常进行和规范公司资料管理，增强公司文件资料实用性和有效性，做好公司文件资料的保护和管理工作，结合公司的实际制定本规范。
2．适用范围:
适用于公司范围。
5．程序/内容：
流程
工作内容说明
责任部门
责任人
表单
经批准完成的文件编制部门将文件交文控中心进行发放。
相关部门
权责人
文控专员将按文件会签范围进行发放。
文控中心
文控专员
《文件发放/回收登记表》
文件保管人员在接到文件后，在登记表上进行登记，并将作废文件进行回收。
文控中心
文控专员
《文件发放/回收登记表》