基层档案管理工作问题浅析

基层档案管理工作问题浅析

档案管理既是一件管理性工作，又是一件服务性工作、政治性工作，档案管理的内容不同，直接导致其服务对象从经济、政治到军事、历史等多个领域。我国政治经济的快速发展要求基层档案管理工作加快改革步伐，改变原有的漏洞及问题，尽快实现其为经济、生产服务的社会职能。为此本文主要从作者的多年工作经验入手，对所发现的档案管理意识、电子档案建设、档案交接工作中存在的问题进行总结分析，从而有助于推动基层档案管理工作的科学化、规范化、电子化建设进程。

标签：基层档案管理管理意识电子档案档案交接

档案是人类历史最重要的载体之一，它通过自己的记载，向后人揭示历史的真相，而档案本身也不断发生着变化。在我国，“档案”工作的发展也具有悠久的历史，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”，清代以后多用“档案”，今统一称作“档案”。虽然其称谓几经更迭，所记录内容及其使用功能也因所处的历史时期不同而有所差异，但我们仍可以从总体上把握其共性，即其由文件演化而来，是再现历史真实面貌的原始文献，因此档案既继承了文件原始记录性，又具有历史再现性，是具有凭证价值的重要参考依据。

鉴于档案具有凭证价值的重要属性，不同朝代、不同国家、不同种类的政府机构均对档案管理工作有着高度的重视，设置专门机构、人员从事档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案管理的对象及服务对象也从单一的科考、民生、人事等领域逐渐扩散到军事、人文、地理、经济等与人类生活密切相关的方方面面，成为人们生活、工作、研究中不可或缺的重要组成部分。大到提高国家经济增长点，小到居民日常生活福利，档案工作无一不扮演着重要的角色。但是，目前我国部分地区的基层档案管理工作仍存在一定的漏洞和问题，为此，我将从以下几个方面来对我所发现的共性问题进行简要分析，希望能够有助于档案管理工作的进一步加强、完善。

一、档案管理意识

从档案管理意识来看，目前部分基层档案管理部门的档案意识不强。首先，档案利用率低，许多部门长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，这就直接造成档案的服务对象对档案利用效益知之甚少，在执行某项工作或是研发某一课题时在有“档案”在录的情况下仍旧“无档可查”，造成不必要的重复工作及时间、精力、财力上的浪费。相应的由于基层档案部门对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。其次，由于基层档案管理人员的管理意识薄弱，直接造成档案管理制度不健全，有的部门虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，致使很多很多重要档案的收集、保管、保护、借阅、保密等工作出现不可弥补的漏洞。比如出现借出的档案不履行借阅手续，有借无还的现象；还有些人借此机会在档案资料上做文章，

私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了企业档案的真实性和利用价值。最后，由于档案管理部门领导的意识上的不重视，导致在招收档案管理人员时要求不高，很多非专业人员充实到档案管理队伍中，致使档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少。

针对以上问题，一是档案管理部门应不断充实更新档案管理内容及目录，针对相关部门下发档案宣传利用文件，使档案工作不再“默默无闻”。二是相关档案管理部门应建立健全完善的档案管理制度，针对不同级别的档案制定不同的保管借阅制度，并设专门的监督机制及奖惩措施。三是档案管理部门应在为现有档案管理人员进行专业知识补充培训的基础上，扩充专业人才队伍，在人员招收上严格把关，杜绝滥竽充数现象出现。

二、电子档案建设

随着电子信息技术的发展，现代办公已经由传统的纸质办公逐渐向无纸化办公转变，现代电子档案的制作方式也将由刀刻、笔写、印刷、复印等向摄影、录音、摄像、电子录入等现代技术手段延伸。而由纸质档案向电子档案转化的过程中仍存在很多问题：首先，如何将珍贵的纸质档案在不增加工作量、不浪费财力、精力、又不删减、改变纸质档案的真实内容的前提下，实现纸质档案的数字化是每一个基层档案管理部门所面临的最紧要的问题。其次，电子档案的管理上还存在着很大的安全性问题。由于电子档案通常以磁盘、光盘、优盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真或是丢失的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒均给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。

要解决以上问题，一是相关管理部门要在电子设备及录入、管理系统投入上的资金、技术支持，还需要专门的既熟悉档案管理工作又掌握一定的计算机数据录入，系统操作等方面的相关知识的专业人员充实到档案管理队伍中。二是必须定时派专人对电子档案的收藏工具、收藏内容、储备系统进行核查，一经发现安全隐患马上采取预防、拯救措施，对电子档案进行有效补救。

三、档案交接问题

在新旧档案管理人员工作交接、档案借阅、归还等工作过程中，档案的交接工作也存在一定的问题：首先，由于一些基层单位的档案交接工作意识淡薄，在新旧档案人员工作交接时，只是单纯的“钥匙交接”或是“记录本交接”，并未对档案进行清点交接，档案交接手续不完善，致使出现档案数量的问题责任不明，界限不清等状况，出现问题时互相推脱，延误了解决问题的时间。其次，在档案的借阅、归还过程中，交接手续不及时、不健全，一些档案管理人员碍于面子、同事关系在交接的过程中，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，

忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求，致使在出现问题时找不到解决的凭据及关键点。对此，在档案交接过程中应严肃档案交接意识，档案管理人员应对所交接内容进行对照核查，防微杜渐，档案管理部门领导应制定相应的管理制度，杜绝人情及不正常履行手续的行为，就能避免以上情况的发生。

以上是在基层档案管理过程中所发现问题的总结分析，希望对这些问题的研究、解决能够促进基层档案管理工作的电子化、科学化、规范化，从而将基层档案管理工作推向一个全新的工作平台。

参考文献

[1]周继娥. 浅谈基层档案管理工作现状及工作对策[J]. 法制与经济（下旬），2011，04：100+102.

[2]万晓慧. 做好基层档案管理工作之我见[J]. 科技创新与应用，2012，15：282.

[3]孔繁江. 基层组织档案管理工作问题研究[J]. 中国商界（下半月），2009，09：264.

作者简介：高桂兰，女，现供职于吉林省四平市铁西区档案局。