外贸公司公文写作技巧培训(陈馨贤).pptx
陈馨贤-公文写作与处理讲稿
公文写作培训-公文写作与处理讲稿第一章公文写作培训-公文写作与处理培训课程之公文概述一、公文常识公文又称公务文书，是国家机关、党派团体和企事业单位在公务活动中形成并固定使用的一种具有特定体式的书面语言工具。
公文形成的目的是为了满足各类社会组织记载事物、表达意志、交流信息、联系工作、处理各种事务的需要。
国家行政机关公文特指行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效率和规范体式的公务文书。
公文处理，具体包括公文的拟写、制作、处理、传递、保管、提供利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。
二、公文特点⒈突出政治性。
⒉恪守法定性。
⒊保持权威性。
⒋注重保密性。
⒌讲究规范性。
⒍围绕事物性。
三、公文文体公文具有应用文的基本属性（即直接应用性、全面真实性、结构格式规范性），是一种特殊的应用文，表现在被强制性规定采用白话文形式，兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式。
四、公文格式公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。
公文格式具有较强的规范性。
公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。
根据《国家行政机关公文处理办法》，公文一般由保密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印制机关和印刷日期等部分组成。
（一）文件开头部分。
文头部分位于首页上部，一般占1/3至1/5左右，包括：⒈秘密等级根据公文实际的涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限（如机密★5年）。
位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。
⒉缓急程度紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
⒊文件名称由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字构成。
这种形式称版头、文头，采用大号黑变体或宋体字在公文首页上端套红标识。
⒋发文字号应当包括机关代字、年份、序号。
联合行文，只标明主办机关发文字号。
2024版公文写作培训课件PPT
通告的写作技巧
阐明通告的背景、目的和 依据，说明相关事项和要 求，注意格式规范。
通报的写作要点
概述事实、分析原因、提 出处理意见和要求，注意 客观公正。
报告、请示、批复
报告的写作方法
明确报告的目的和内容， 条理清晰、重点突出，注 意语言的准确性和客观性。
请示的写作技巧
明确请示事项和依据，说 明请示的原因和必要性， 注意措辞的恭敬和诚恳。
对于违反相关政策和法 律法规要求的公文，要 求重新修改并符合规定。
实例分析与讨论
实例一
某单位提交的请示报告，存在格式不规范和内容表述不清的问题。经过审核人员的 仔细审核和指导，该单位重新整理了公文格式并明确了表达意图，最终通过了审核。
实例二
某部门提交的汇报材料，涉及的数据和事实存在不准确和矛盾的情况。审核人员通 过仔细核对和调查，发现了问题所在并提出了修改意见，该部门按照要求进行了修 改和完善，最终通过了审核。
行距
一般设置固定值28磅。
ห้องสมุดไป่ตู้
页边距、页码设置
页边距
公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm， 版心尺寸为156mm×225mm。
页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字 线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版 记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页
避免公文写作中的错误，应做到以下几点：明确主题和观点，充分收集和整理材料，合理安排文章结构，使用简 练准确的语言表述，严格遵守公文格式规范。同时，还应注重提高写作者的综合素质和写作能力，加强写作训练 和实践锻炼。
公文写作技巧专业培训教程PPT课件( 74页)
概述基本情况，作出基本
评价。包括工作性质、主
经验或教训或存在的不足
要任务、时代背景、指导
思想，以及总结目的、主 要内容提示等。
工作方向或整改措施
总结的基本结构图示及写法：
标题 开头 成绩和做法 经验教训
结尾
内容
前言部分
成绩做法、经验教训。篇 主体部分
幅大、内容多，注意层次分明、
条理清楚。千篇一律的文章是 不会总结出本单位的特色工作
怎样写公文：正确的称谓
我（本）办 我（本）部 我（本）院 我（本）校 我（本）站
……
如何使用
你（贵）处 你（贵）委 你（贵）处 你（贵）办
你（贵）单位
……
如何使用
该单位 该部门 该院 该所 他们 ……
如何使用
怎样写公文：正确的称谓
特指称谓
上下文一致
收文：直书其名 使用全称
发文：标题中 使用全称
各项目、各部门：
公 文写 作
北京锦融物业管理有限公司
常见的公文格式：
公文写作是一项综合性、技术性、业务性工作。一 个称职的管理人员（不仅仅是助理、文员、秘书，而且 包括全体管理人员），应当具有较高的公文处理能力和 写作水平。严格意义上的公文写作水平，是公文写作者 理论水平、文化水平、业务水平、技术水平、知识水平 和文字水平的综合反映。
上报告， 如无不当，请予批转”。
正文之后，另起一行空两格的位置
怎样写公文之通报：
通报的分类
表彰性通报
批评性通报
情况通报
常见公文写作：通报的格式
怎样写公文之工作总结：
本职工作
项目总结
工作总结
年度总结
部门总结
总结的基本结构图示及写法：
外贸公司公文写作技巧培训
外贸公司公文写作技巧培训外贸公司公文写作技巧培训一、前言随着全球化进程的加速，外贸公司在国际交流中发挥着十分重要的作用。
而公文是外贸公司与国内外客户、供应商之间交流的一种重要形式，它直接关系到公司形象和沟通效果的好坏。
因此，提升公文写作技巧，是提高外贸公司竞争力的重要一环。
二、正确使用语言1.简洁明了公文的语言应该力求简洁明了，避免冗长和繁琐。
要用简单易懂的词汇，句式要简明扼要，控制字数，提高阅读效率。
2.准确规范公文需要使用规范的语法和标点符号，避免错误和误解的发生。
同时，也应注意使用专业术语，确保语言的准确性。
3.客观中立公文的语言应该客观中立，不加主观情感色彩。
在描述问题和解决方案时，要客观客观陈述事实，避免夸大其词或隐瞒真相。
三、结构布局1.标题公文的标题应具有明确、简洁和有吸引力的特点，能够准确概括文本内容，引起接收者的阅读兴趣。
2.信头信头应包含公司的名称、地址、电话、传真等基本信息。
这些信息将有助于接收者了解发信人的身份和联系方式，并为进一步沟通打下基础。
3.主体公文的主体部分应明确具体的内容，通常包括引言、正文和结尾。
其中，引言部分通常介绍公文的目的和背景；正文部分详细阐述问题或提出建议；结尾部分总结或强调主要内容，以及期望的行动。
四、技巧要点1.正式用语公文使用的语言应尽量正式，避免使用非正规或口语化的表达方式。
同时，注意行文中的敬语和尊称，以表现对客户或合作伙伴的尊重。
2.易读易懂公文的内容应尽量简单明了，避免使用过于专业化的词汇或复杂的语法结构，使接收者能够轻松理解。
3.逻辑清晰公文的内容要有合理的组织结构和清晰的逻辑关系，确保信息的连贯性和完整性。
正文部分要用合理的分段和标题，确保思路清晰。
4.谨慎措辞公文的措辞要选择得当，避免使用过于强硬或敏感的词语。
特别是在处理投诉或争议时，需要保持冷静和客观，以维护公司形象和良好的交流氛围。
五、常见公文写作类型1.询盘信询盘信是外贸公司与潜在客户之间建立联系的重要工具，其内容应包括公司介绍、产品信息、价格和交货方式等。
公文写作培训教学PPT课件
公文写作培训教学PPT课件•公文写作基本概念与原则•公文格式与排版技巧•公文内容组织与表达方法•各类公文写作要点与范例分析目•公文审核、修改和完善策略•提高公文写作水平途径探讨录01公文写作基本概念与原则公文定义及分类公文定义公文是党政机关、企事业单位、社会团体等组织在处理公务过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书。
公文分类根据行文关系、文件去向及内容属性，公文可分为上行文、下行文、平行文以及特殊类型公文。
公文写作目的与意义通过公文传达党和国家的方针政策，确保政令畅通。
向上级机关汇报工作进展、成绩和问题，为领导决策提供依据。
与平级或不相隶属机关商洽工作、协调关系，促进合作。
针对下级机关或群众的询问，给予明确、及时的答复。
传达方针政策汇报工作情况商洽协调工作答复询问事项规范性原则公文格式应当规范、统一，符合公文处理的标准和要求。
公文应当及时撰写、传递和处理，确保信息的及时性和有效性。
准确性原则公文内容必须真实、准确，反映实际情况，不得虚构或夸大事实。
政治性原则公文内容必须符合党和国家的路线、方针、政策，维护国家利益和人民利益。
法定性原则公文必须依法行文，符合相关法律法规和规章制度的规定。
遵循原则与规范要求02公文格式与排版技巧居中排列，使用黑体或加粗字体，简明扼要地概括公文主题。
标题正文结尾首行缩进两个字符，段落间空一行，使用仿宋或楷体等易读字体。
包括发文机关署名、成文日期、印章等要素，排列在正文右下方。
030201标题、正文、结尾等格式要素一般使用仿宋、楷体等易读字体，标题可使用黑体或加粗字体。
字体根据公文类型和重要性选择适当字号，一般正文使用三号或四号字。
字号一般采用1.5倍或2倍行距，使公文更加易读。
行距字体、字号、行距等排版要求格式错误字体混乱行距过密错别字和标点错误常见错误及避免方法01020304包括标题、正文、结尾等格式要素排列不当，需仔细检查并调整。
同一份公文中使用多种字体，影响美观和易读性，应统一字体。
陈馨贤公文写作培训课程内容简介
(一)树立现代管理理念
1.公文是管理理念的直接载体 信息观念、效率观念、人本观念…… 管理者的角色定位（管理与服务） 2.以“以人为本”为例 1776年7月4日《独立宣言》其中最著名的段落是： “我们认为下述真理是不言而喻的：人人生而平等， 造物主赋予他们若干不可让与的权利，其中包括生存权、 自由权和追求幸福的权利。”
“文章，经国之大业，不朽之盛事。” ——曹丕《典论·论文》
一、公文工作者的素质
写作是不是技术问题？ “文章有一定的理，没有一定的法。”
——朱光潜《选择与安排》 公文写作——多重知识和能力的综合显现 写作者必须有相当的政策理论水平，能依法办事， 熟悉所在部门的业务，充分领会领导的意图，有科学的 思维能力、管理能力和较强的办事能力，还要善于结合 不同的文种特点，恰如其分地进行表达。
三是服从内容表达需要的原则 例：不同类型的报告，内容上各有不同的侧重点： 工作报告，一般以“成绩—做法—经验—体会 —打算—安排”的思路来安排； 情况报告，一般以“情况—原因—教训—措施” 的结构来安排； 答复报告，一般写答复的意见或处理结果，依 据上级要求回答的问题进行写作，所以要有针 对性。
国办发〔2006〕55号
3.完全式结构解析
依据，是何以会写这一篇公文的理由、根据，是 公文制作的出发点，那么，按逻辑关系，应排首位。
目的，提示在特定的背景之下制作公文的动机， 须以依据为前提，自然与依据紧邻，且须在依据之后。
文种承启语，为启示达到目的而采取哪些措施、 方法和意见，必然位于目的之后，事项之前。
（三）求真务实，可操作
例一：“好看不中用”的规定为何频频出台
——2006年06月06日 中国青年报
★ 教育部（通知2006-06）： 中小学生无家长或老师带领不准游泳。
公文写作培训PPT(PPT40页)
公文写作培训PPT(PPT40页)
六 会议纪要
公文写作培训PBiblioteka T(PPT40页)二、会议纪要
会议纪要一般分两大部分： 开头第一部分一般应写明会议概况，包 括会议进行的时间、地点、届次、组织者、 出席和列席人员名单、主持人、会议议程和 进行情况以及对会议的总体评价等。 第二部分是纪要的中心部分，反映会议 的主要精神、讨论意见和议决事项等。
（特急、 加急 平急）
秘密等级（绝密、机密、秘密）
眉 首
主
体
公文体式图
版 记
公文写作培训PPT(PPT40页)
页边距及行距的设置
公文写作培训PPT(PPT40页)
公文的特点
版 面
俗称“红头文件”又称“正式文件”
三号宋体
标题：加粗、宋体、二号
主
正文：不加粗、仿宋、三号 字 附注：3号仿宋体字，居左空2
公文写作培训PPT(PPT40页)
公文写作培训PPT(PPT40页)
七 会议记录
公文写作培训PPT(PPT40页)
会议记录
会议记录是一种如实记录会议 的组织情况和会议内容的机关常用 事务文书。这种问题在党政机关和 企事业单位的大小会议场合得到广 泛应用。会议记录要求真实。全面 的反应会议的本来面貌，一般包括 标题、主体、结尾三部分。
×××××（错误事实），
公文写作技巧培训讲义(PPT 51张)
播，只写清时间、地点、到会人员和议题就行了。
批转、发布性通知针对批转、转发的文件或发布的行政规章、 管理规章而发的，通知是正件，原文件成了附件。 任免通知写法极为规范单一，只须简明扼要写任命或免职的 根据和内容，有的写清任期、聘期和待遇。
事项通知与通告、启事相似，但用法不同。
2019/2/21
31
2019/2/21
渡“现把有关事项通知如下”或“故特作如下通知”。
第二层写通知的具体内容。要写明通知的各个事项，在
工作性通知中写明具体工作任务、完成任务的保障、时 间要求、人力组织要求等。内容较多可以分层写，也可 以分序号写。按照工作程序，这样符合办事规律。
2019/2/21
会议通知的写法比较简单、灵活，写清开会的原因、目的、 会议名称、主要议题、到会人员、会议报到时间和地点、需 要准备的材料等。机关内部小型会议通知在单位内张贴或广
2019/2/21
精确、简练
对比两种说法： 对于项目管理人才的需求每年都在增加
对于项目管理人才的需求以每年20%的速度增长
2019/2/21
公文语言的词汇
称谓语：
称与对方有关的事物常用“你” 、“贵”； 称与自己有关的事物常用“我”、“本”； 间接称呼有关的人或单位常用“该”。
起首语
3）请示结语：妥否，请批示。
2019/2/21
27
关于组团赴美检验引进设备的请示
省人民政府： 我局2008年1月与美国纽约市××设备公司签订过一项引进对方设备的合同 。合同中有我方需组团赴美检验拟引进设备质量的条款。今美方电邀我局组团赴 美履约。 经研究，我局拟派以黄××局长为团长的代表团一行五人于2008年7月中旬 赴美。预计赴美检验考察时间需20天，所需外汇由我局按有关规定自行解决。 妥否，请批复。 附件：1. 合同1份 2. 美方邀请电（或邀请函） 3. 赴美代表团成员简况 4. 赴美经费预算 ××省外资局 2015年5月8日 （…………）
公文写作技巧培训.ppt
公文的格式
公文的格式
眉首部分
公文的眉首，又称版头，包括 发文机关标志、发文代字、年 份、文号等内容。一般约占A4 型公文纸的1/3或2/5面积。 发文机关标志用华文中宋红字 ，醒目、美观、庄重。
× × × ×文件
九集×〔2015〕1号
公文的格式
集团公文代字
公文代字：九集董、九集党发、九集党函、九集发、九集人、九集 函 1.九集董：涉及到集团董事会重大决策、高层任免等事项； 2.九集党发：集团党委用于党务及相关联活动（包括共青团、工会
跟企业有关的公文种类
(五)通报：主要是表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所 属各单位知道的事项。 (六)决定、决议：是对某些问题或者重大行动做出安排而起草的文书。 (七)函：就是平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管 部门请示批准等询问和答复问题。 (八)会议纪要：主要用于记载、传达会议情况和议定事项，下发后，以 要求有关单位共同遵守执行。
公文用纸订口（左白边）： 28mm±1mm
版心尺寸：156mm×225mm
210mm
37mm
公文的格式
28mm
156mm×225mm
297mm
26mm
35mm
（四）公文结构和要素
结构：眉首、主体、版记。 要素： 发文机关标志、发文 字号、标题、主送机关、正 文、附件说明、发文机关署 名、成文日期、印章、主题 词、抄送机关、印发机关和 印发日期、页码等14个要素 组成。
公文写作培训
一、公文的基本常识 二、公文的格式 三、企业公文常见的问题 四、公文的撰写方法 五、公文写作技巧
目录
行政部门的重要职能
为什么要学公文 公文标准化
为什么要学公文
公文写作技巧培训PPT模板
04
公文写作实例分析
Example Analysis of Official Document Writing
公文写作实例分析
1. 公文格式规范：学习公文的基本格式，包括抬头、正文、落款 等部分的书写规范，以及公文的整体布局和版式设计。 2. 语言表达清晰：掌握公文写作中的语言表达技巧，如使用简洁 明了的句子、避免使用口语化和模糊不清的词汇，确保公文内容 传达准确无误。 3. 逻辑结构严谨：了解公文写作的逻辑结构要求，如明确主题、 层次分明、论述严密，使公文具有较强的说服力和可读性。 4. 实例分析与实践：通过具体的公文实例分析，学习如何运用公 文写作的基本技巧和方法，提高自己的公文写作水平。
谢谢观看 THANKS
汇பைடு நூலகம்人：
2023.09.20
语言简练明了
1. 语言简练明了：公文的语言应该简洁、明了，避免使用复杂的 句子结构和生僻的词汇。这样可以确保信息的准确传达，避免因 为语言不清晰导致的误解。 2. 明确主题：公文的主题应该明确，每个段落都应该围绕主题进 行展开。这样可以使读者更容易理解公文的内容，提高公文的阅 读效率。 3. 逻辑清晰：公文的结构应该逻辑清晰，每个部分都应该有明确 的连接和过渡。这样可以使公文的内容更加连贯，使读者更容易 理解和接受公文的观点。 4. 避免冗余：在撰写公文时，应该避免使用冗余的词语和句子。 冗余的信息会使公文显得冗长和乏味，影响读者的阅读兴趣。
公文写作技巧培训： 掌握基本方法
掌握《公文写作技巧培训：掌握基本方法的精髓，提升您的商务沟通 与文书处理能力。
汇报人： 2023.09.20
目录 CONTENT
公文写作基本要素 公文格式规范 公文语言特点 公文写作实例分析
公文写作技巧培训PPT课件
公文写作中容易出现的问题
嫌疑人应为熟悉当 地环境的本地青年所为
1
管理出现漏洞
为杜绝管理出现漏洞 为杜绝此类 4
情况的发生
写作 问题
借阅须知
2 履行对应的是义务、职责、承诺等，
否则词不达意
3
为杜绝管理漏洞
杜绝对应的是动词，而不是名词， 管理漏洞属名词
规范
简洁
流畅
感谢大家观看
讲师：XXX
日期：2023.01.10
通知的分类
• 安全保密原则，确保公文使用和传递安全，公文保管安全，公文销毁安全。 • 准确规范原则，要确保公文的质量关，确保表述准确无误，数据真实有效，内容客观科学； • 确保公文按照规范程序处理； • 确保公文收发规范。
主要特点
• 标题：事由＋文种 • 主送部门 • 正文：开头＋主体＋结尾
通报的写法
• 确保公文按照规范程序处理； • 确保公文收发规范。
公文的重要性
公文是企业实现 管理职能的重要途径
公文是员工履行岗位 职责的重要工具
公文的 重要性
公文是企业实现 管理职能的重要途径
公文是衡量员工综合 素质的重要标尺
公文的种类及行文规则
决议
公告
命令
批复
公文种类很多，常 见的有15个文种
通告
公报
决定
送往政府部门的请 示要注明联系人和 05
联系电话
一事一请示、不越 级、不多头请示、 04
请批对应
请示 应注意的
事项
02
主要内容在正文中 表述
03
要有倾向性意见，且 具可操作性
通知的写法
通知
• 适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文，转发上级单位的公文； • 传达要求下级公司和有关部门办理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。
《公文写作规范培训》课件
简练行文
公文语言要简练明快，避免冗长啰嗦和不必要的表述。要用 最少的语言表达最准确的意思，突出重点，去掉多余的修饰 和冗长的解释。
得体用词
根据不同的文种和场合，选用恰当得体的词汇和表达方式。 在正式场合要用正式、庄重的语言；在非正式场合则可使用 较为随和的语言。同时要注意尊重收文者，使用礼貌用语， 体现公文的礼仪性。
公文正文应结构清晰，层次分 明，逻辑严谨。
公文正文应使用规范的语言和 表述方式，避免使用口语化或 过于随意的语言。
公文正文应注重表达的准确性 和简洁性，避免冗长和重复。
公文结尾的写法
公文结尾应根据公文 种类的不同，选择合 适的结束语和落款。
公文结尾应与公文正 文相呼应，确保整体 的一致性和完整性。
公文写作的重要性
传递信息
沟通协调
公文是传递信息的重要工具，能够准确及 时地传递机关、团体、企事业单位的决策 、指示、通知等信息。
公文是沟通协调的重要手段，能够加强机 关、团体、企事业单位之间的联系和协作 ，促进工作顺利开展。
记录凭证
提高效率
公文是记录凭证的重要载体，能够保存重 要的历史资料和证据，为后续工作提供参 考和依据。
VS
详细描述
通知的开头应明确说明通知的事项或目的 ，主体部分应具体阐述相关内容或要求， 结尾应强调执行的重要性。在语言上，通 知应简明、准确、有力。
报告公文写作实例
总结词
报告是向上级汇报工作、反映情况或提出建 议的公文，具有汇报性和陈述性。
详细描述
报告的开头应简要说明报告的背景和目的， 主体部分应详细反映工作内容、进展或情况 ，结尾可提出建议或请求。在语言上，报告 应客观、准确、条理清晰。
及时迅速
公文写作必须及时迅速，及时 传达信息，反映情况，避免延
外贸公司公文写作技巧培训教材
外贸公司公文写作技巧培训教材外贸公司公文写作技巧培训教材一、引言公文是外贸公司日常业务中不可或缺的一部分，它是公司与客户、合作伙伴之间传递信息和交流的重要工具。
因此，编写一份清晰、准确、规范的公文是外贸人员必备的基本技能。
本教材将介绍一些外贸公司公文写作的基本技巧，帮助大家在工作中更加高效地编写公文。
二、公文的基本结构一个完整的公文通常包括以下几个部分：1. 标题：简洁明了地概括公文的主题。
2. 发文单位：写明发文公司的名称或标识。
3. 发文日期：标明公文起草完成的日期。
4. 收件单位：准确地写明接收公文的公司名称或个人姓名。
5. 正文：公文的主体部分，包括起草目的、详细内容和建议等。
6. 结尾：用礼貌的措辞表示感谢，并署上发文人员的姓名和职务。
7. 附件：如有需要，附上相关的文件、资料等。
三、公文写作技巧1. 清晰明了：公文应简洁明了，避免使用过多的术语和复杂的句子结构，让读者能够迅速理解公文的主要内容。
2. 准确细致：公文中涉及的数字、日期、姓名等信息必须准确无误，以免给接收人造成困惑或误解。
3. 结构严谨：公文的结构应按照一定的逻辑顺序排列，以使读者能够清晰地理解公文的内容。
注意使用分段和标题，突出重点和层次。
4. 词句得体：公文写作应使用得体的词汇和语言，避免使用太过庄重或夸张的修辞手法。
使用简洁、准确的措辞表达自己的观点和意见。
5. 语法规范：公文写作要注意语法的规范性，避免使用错误的词语、语法结构或标点符号。
可以通过多次修改和校对来确保公文的语法准确性和流畅性。
四、常见公文类型及写作要点1. 询价信- 以礼貌和清晰的语言向对方公司表达询价意图。
- 简要介绍自己的公司和需求，包括产品名称、数量、规格和交付要求等。
- 请求对方公司提供报价信息，并明确回复日期。
2. 报价函- 简洁明了地回复对方公司的询价，附上报价单和详细的产品规格。
- 提供价格、数量、交货时间等相关信息，并说明是否有优惠和供应期限等。
外贸公司公文写作技巧培训
外贸公司公文写作技巧培训外贸公司公文写作技巧培训尊敬的全体员工：大家好！为提升我们外贸公司的公文写作水平，增强公司形象和内外部合作的效率，我们特举行外贸公司公文写作技巧培训。
以下是培训的内容和要点，请大家认真学习。
一、公文写作的目标和原则目标：明确、简洁、准确、规范。
原则：1. 内容准确：公文不仅是公司对外的形象展示，也是沟通内部的工具，必须内容准确、言之有据。
2. 结构严谨：公文必须有明确的开头、中间和结尾，并合理使用分段和标点，使读者易于理解。
3. 语言简洁：用简练、明白的语言，突出重点，避免冗长的句子和繁复的词汇。
4. 规范性：公文必须符合公司的规范，遵循统一的文体、格式和排版。
二、公文常用句型和词汇1. 开头常用词汇：根据公文类型不同，可以使用“尊敬的”，“敬启者”，“申请书”等开头语。
2. 表达感谢：谢谢，感谢，欣然同意，衷心感谢等。
3. 请求、建议和邀请：我们恳请您，尽快处理，我们希望，我们邀请您，我们建议等。
4. 描述情况：根据具体情况选择描述句型，如“我们公司是一家专注于……的企业”、“经调查，发现……”等。
5. 重点强调：毫无疑问，必须强调，最重要的是，非常重要等。
三、公文写作常见问题及解决方法1. 语言过于冗长：避免使用过长的句子、复杂的词汇和繁琐的修饰语。
解决方法：尝试用简洁的语言表达，去除多余的修饰语。
例如：“请注意”可以简化为“请注意”。
2. 缺乏重点突出：公文需要在内容清晰的基础上，突出重点和要求。
解决方法：通过使用段落和标题的方法，将重点内容分段，并用加粗、变大字体等方式突出。
3. 句式单一：使用句式单一会让文章显得枯燥乏味。
解决方法：尝试使用不同类型的句式，如并列句、复合句和疑问句等，使文章更加丰富多样。
4. 没有明确的开头和结尾：公文需要有明确的开头和结尾，以便读者快速理解。
解决方法：在开头引入主题，说明目的和背景；结尾要简洁明确地概括文章内容和表达期望。
四、公文排版和格式注意事项1. 标题和副标题：使用清晰、简洁的字体，居中或居左对齐；标题和副标题使用加粗、变大字体，以凸显重要性。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
37±1mm 28±1mm 225mm
156mm
210mm
公文用纸格式
297mm
五、公文格式
（二）结构和要素 1、文头部分（眉首）。 公文的文头
，又称版头，包括文件名称、发文字号 、签发人、紧急程度、秘密等级和份号 等项内容。位于公文首页上端，一般约 占A4型公文纸的1/3或2/5面积。 （下面请看图示。）
公司活动中具有代表公司书面沟通与交 流的作用，可以说是公司整体水平的书 面代表。此外，公文处理的正确与规范 也代表着公司的管理水平，同时也可为 公司创造效益并减少不必要的麻烦。
二、公文的种类
（一）古代公文文种的种类 1.上奏文种：上书、奏、疏、状、奏本、题本
、折、序、启、表等； 2.君命文种：策、诏、圣旨、诫、敕等； 3.官署上行文：牒、呈、详等； 4.官署平行文：移、关文、咨、照会（朱笔和
上行文的眉首格式
秘密 特急
× × × ×文件
× × ×〔2005〕1号
下行文眉首格式
党的机关公文眉首
秘密 特急
× × × ×文件
× × ×〔2005〕1号
签发人： × × ×
机密★一年 特急
× × × ×文件
文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件” 两字组成。 发文字号左空一格，签发人右空一格。
“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。 只有上行文才需注明签发人。 紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”
× × ×〔2005〕1号
000001
一、公文的概念和作用
3.企业公文：是企业机关治理企业的重 要工具，也是企业中的各部门共同使用 、企业处理公共事务的书面文字材料。 它担负着传达贯彻党和国家的方针、政 策，请示答复问题，指导商洽工作，汇 报沟通情况，总结交流经验等重要职能 。
一、公文的概念和作用
（二）作用和重要性 形象比喻公文就是一个企业的脸面，在
。 4.联合行文的规则。 （1）可以联合行文的主体。 （2）联合行文的要求。
四、公文写作基本规则
(二) 公文写作基本要则 1．公文格式要规范。 (在下面第五大点专门讨论) 2．语言表述要准确。 （1）语言模式的选择：用书面语言和程
序化语言。
四、公文写作基本规则
（2）词语的选择：词语的涵义：截至与 截止、制定与制订、其他与其它、作与 做（作为、做法……）。词语的感情色 彩：以平实庄重为基本格调，以记叙说 明的明确、规范和简洁为特征。领导同 志到会一般为“讲话”，不是“发言”。
四、公文写作基本规则
（一）公文行文的基本规则 单位关系确定行文关系，行文规则规定
了各级单位的行文关系，即各级机关之 间公文的授受关系，它是根据单位的组 织系统、领导关系和职权范围来确定的。
四、公文写作基本规则
1.上行文的行文规则（请示、报告……）。 总的说来，有这几点需要注意：单头主送，不
墨笔）； 5.官署下行文：会、符、谕、札等。
二、公文的种类
（二）现代公文的种类 1.按公文的来源划分：对外文件、收来
文件和内部文件。 2、从公文的行文关系上来划分：上行文
、平行文和下行文。 3、从公文的秘密程度和阅读范围来划分
：秘密文件、普通文件和公布文件。
三、公文的特点
（一）政策性 （二）规范性 （三）实用性 （四）时限性
（1）按照职权范围行文。 （2）部门之间应当经过协商一致，方可就有
关问题向下行文。 （3）通知类普发性文件，各主单位排列顺序
应为先外后内，级别先高后低。不同系统间单 位用逗号“，”隔开，系统内单位用顿号“、”隔开 。
四、公文写作基本规则
3.平行文的行文规则。 （1）平级之间不宜使用上行或下行文。 （2）不相隶属机关之间一般用“函”行文
四、公文写作基本规则
（3）常用的事物和概念的特殊表达要求 ：时间的表达：精确、完整、恰当。空 间的表达 （国外、国内、这里、那里） ：准确、具体地说明有关的单位、处所 。数量的表达（倍数、分数、到、了、 以上、以下）：①要反复核实，表述确 切无误。②要精选数字，切忌过于繁琐 。③要加强分析，避免零乱堆砌。④要 规范使用，避免产生歧义。
四、公文写作基本规则
职务、姓名的表达（全称、多种职务、党内党 外）：①表明人物职务时一般要使用全称，或 使用通用的简称。②表明人物姓名时，要写全 姓和名。③一人担负多种职务时，列出与公文 内容有关的职务即可。④需要列出一个人物的 两个或两个以上职务时，国内的人物按照先党 内后党外，由高到低排序；国外的人物，则尊 重对方习惯或按照双方的需要标明。⑤公文中 需要同时列出若干人物姓名时，要遵循一定标 准，如按照职务高低、姓氏笔画、姓氏字母顺 序等排序。
五、公文格式
（一）公文用纸和印装格式 1．公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为
210mm×297mm。 2．公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为
37mm ±1mm；公文用纸订口（左白边）为 28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm（不含页 码）。 3．文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行， 每行排28个字。 4．公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空 。 （见图示）
外贸公司公文写作技巧培训
公文写作技巧培训讲师：陈馨贤
第一篇 公文的写作
一、公文的概念和作用 二、公文的种类 三、公文的特点 四、公文写作基本规则 五、公文格式
一、公文的概念和作用
（一）概念 公文是公务文书的简称，有广义和狭义之分。 1.狭义公文：是行政机关在行政管理过程中形
成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法 行政和进行公务活动的重要工具。 2.广义公文：是党政机关、人民团体、企事业 单位在各自的公务活动中，为处理公务而形成 的，具有一定格式的文字材料。
多头主送，可采取抄送形式；逐级行文，不要 越级行文；要向机关行文，不要向领导者个人 行文；“请示”应一文一事、只主送一个机关、 不抄送下级机关，“报告”中不得夹带请示事项 。通常有逐级上行文、多级同时上行文和越级 上行文三种方式。
四、公文写作基本规则
2.下行文的行文规则（通知、通报、批复、决 定……）。