关于规范公文主题词使用的通知
青岛市人民政府关于进一步规范政府公文制发工作有关事项的通知-青政办字[2010]42号
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青岛市人民政府关于进一步规范政府公文制发工作有关事项的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 青岛市人民政府关于进一步规范政府公文制发工作有关事项的通知（青政办字〔2010〕42号）各区、市人民政府，市政府各部门，市直各单位：去年以来，各部门、各单位认真贯彻国家、省和市政府有关规定，努力规范公文制发工作，报送的政府公文代拟稿总体情况较好，但个别部门和单位的公文代拟稿仍然存在报送不及时、会签不全、体例格式不规范、有关责任人未在发文稿纸上签字或发文稿纸填写不准确等问题。
近期，市领导就公文处理工作多次作出批示，要求严格公文制发工作。
为落实市领导批示要求，根据上级公文处理工作有关要求，结合我市实际，现就进一步规范公文制发工作有关事项通知如下：一、各部门和单位要严格执行政府公文制发标准，凡法律法规有明确规定或已公开全文播发见报的；过去已有明确规定，没有新的部署要求和实质性变化；领导同志在会议上的讲话已印发与会人员；例行性和阶段性的工作部署、工作检查或要求下级上报有关情况、数据资料等不再印发文件。
凡年度计划以外需制发的政府文件，须提前报市政府办公厅审核，并征得分管市领导同意后，再行拟文；属于部门职责范围的事项，由部门发文。
二、政府公文代拟稿要符合国家的法律法规及市委市政府有关规定。
如提出新的政策、规定，应上市政府有关会议研究，并加以说明。
三、政府公文代拟稿的语言要平实、明确、简炼、精确、得体，力求意尽文止，重要决策性公文一般不超过5000字，其他公文一般不超过3000字。
四、严格执行国务院办公厅秘书局《关于加强对行政机关公文中涉及字母词审核把关的通知》（国办秘函〔2010〕14号）规定，代拟政府公文时一般不得使用字母词，确需使用字母词的，应在文中首次出现时以括注方式注明已经国务院语言文字工作部门或者其他有关部门审定的汉语译名。
公文写作要求之注意使用公文的主题词
公文写作要求之注意使用公文的主题词注意使用公文的主题词在公文写作中，正确使用恰当的主题词是非常重要的。
主题词的使用不仅能够准确表达文件的内容，还能够提高读者对公文的理解和阅读效果。
因此，掌握一些常用的公文主题词及其使用技巧对于提高公文写作水平是至关重要的。
一、主题词的选择1. 问题单一：公文写作中应该避免使用过于笼统的主题词，而是应该选择一个具体的、单一的主题作为公文的核心内容。
如：《关于组织培训的通知》中的主题词可以是“培训”而不是“通知”。
2. 高度准确：主题词应该准确地反映文档的核心和重点内容，以确保读者能够清晰地理解公文的目的和要求。
如：《关于制定年度计划的通知》中的主题词可以是“年度计划”。
3. 总结特点：主题词应该能够概括文档的主要特点和亮点，让读者在阅读主题词时能够对文档的内容产生兴趣。
如：《关于全面推进环境保护工作的通知》中的主题词可以是“全面环境保护”。
二、主题词的使用技巧1. 避免重复：在一个公文中，尽量避免多次使用相同的主题词，以防止读者产生审美疲劳和重复感。
如果需要多次提及同一个主题，可以使用同义词或近义词进行替换。
2. 结构清晰：在公文中，主题词应该在标题和正文中得到突出，并与其他关键词进行结合，形成一个清晰的句子或段落结构。
这样可以增强读者对公文核心内容的理解和记忆。
3. 适度修饰：在一些情况下，为了更好地表达公文的目的和要求，可以适度使用修饰词或短语进行修饰，以增加主题词的表现力和信息量。
4. 行文连贯：在整篇公文中，要保持行文连贯，避免重复使用主题词或其近义词。
可以使用代词、连接词等手段，使文档内容之间的关系更加紧密和自然。
三、主题词的亮点表达1. 时效性：在选择主题词时，可以考虑一些时下热点话题，以增加公文的关注度和实用性。
如：新能源汽车、绿色环保等。
2. 突出政策：对于与政府政策密切相关的公文，可以选择与政策有关的主题词，以提高公文的权威性和透明度。
如：政府扶持计划、国际合作等。
公文的标准规范
一、关于公文的标题、副标题、正文、主题词等的标准字体、字号问题。
根据《国家行政机关公文处理办法》和《关于印发清远市工商行政管理局公文运作制度的通知》清工商办字［2002］22号)的规定，现将有关问题明确如下：
一)大标题：方正小标宋简体19号字。
标题红色反线下空2行。
二)副标题：居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。
三)正文中标题及层次序号：
第1层为“一、”；标题用黑体小三号字。
第2层为“（一）”；标题用楷体加粗小三号字。
第3层为“1.”；标题用宋体小三号字。
第4层为“（1）”；标题用宋体小三号字。
标题单独成行时，均无需标点。
四)正文：用仿宋小三号字。
五)主题词：主题词用小3号黑体字居左顶格标识，后标冒号，主题词词目用方正小标宋简体字小3号标识，词目之间空1字，不用标点符号。
二、关于整篇文章的行间距离，页面距离问题
一般情况下排版要求每个页面22行，每行排28字。
但当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
三、关于盖章方面的规范问题
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。
成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
公文写作要求之准确使用主题词
公文写作要求之准确使用主题词公文写作，作为一种特殊的文字表达方式，具有明确的目的和使用规范。
在撰写公文时，准确使用主题词是十分重要的，它直接关系到公文的理解和实际应用。
本文将就准确使用主题词在公文写作中的重要性以及相关的要求进行探讨。
一、准确使用主题词的重要性准确使用主题词对于公文写作至关重要。
首先，主题词能够明确公文的核心内容，使读者在短时间内抓住公文的重点。
其次，主题词能够提高公文的信息传递效率，使读者更加容易理解和记忆公文的内容。
此外，准确使用主题词还能够避免歧义和误解，确保公文在交流和实际应用过程中的准确性和有效性。
二、主题词的准确使用要求1. 选择合适的主题词在撰写公文时，需要根据公文的目的和内容，选择与之相关且准确表达公文主题的主题词。
主题词应该具备明确、简洁、表达力强的特点，能够一词以概括公文的核心内容。
2. 统一使用主题词为了保持公文的一致性和连贯性，应在公文中统一使用主题词。
这样不仅可以避免使用不同的词汇造成歧义，还可以使公文整体看起来更加有条理。
3. 主题词的使用位置主题词的使用应遵循先上后下、先左后右的原则，即在公文的标题、正文开始和结束的部分使用主题词，避免将主题词放置在中间或者偏离正文内容的位置。
4. 主题词的突出显示为了突出主题词，可以使用加粗、倾斜或者下划线等方式加以标注。
这样做可以让读者更容易地理解和记忆主题词，从而更好地把握公文的核心内容。
三、补充说明除了准确使用主题词外，公文写作还需要遵循一些基本要求。
首先，公文要求语句通顺、表达流畅，避免使用拗口的词汇和复杂的句式。
其次，公文应该排版整洁美观，保持行文的层次清晰和结构紧凑。
最后，公文应该具备严谨性和客观性，尽量避免主观色彩和感情色彩的夸张。
综上所述，准确使用主题词是公文写作中的一项重要要求。
准确使用主题词可以提高公文的阅读理解效果，加强信息的传递和交流，确保公文的准确性和有效性。
因此，在写作公文时，我们必须注重准确使用主题词，力求准确表达公文的核心内容。
公文如何确定主题词
公文如何确定主题词篇一：如何给一个文件定主题词进入21世纪，计算机技术在办公领域得到普遍应用，推动了各类机关办公的现代化。
为了适应办公现代化的要求，便于计算机检索和公文的管理，公文“主题词”应运而生。
国务院办公厅于1994年4月23日以国办秘函?1994?157号文件发布了《国务院公文主题词表》，废止了1988年12月修订的主题词表，并公布了《国务院公文主题词表使用说明》，初步规范了公文主题词的制作和使用。
但由于主题词表的使用从上至下没有实施细则，加之主题词的应用、制作在不断完善、规范的过程之中，故，在各级公文主题词应用和制作中出现很多问题，笔者归纳为五大问题。
一、存在的五大问题一是前题后移。
出现这一问题多是因为不了解也没掌握主题词的体系结构，不清楚主题词的作用和意义，只是盲目跟随使用主题词，把标题完整地搬移到后面作主题词的词目而用。
如：《关于成立XX市电子游戏专项治理工作领导小组的通知》主题词是这样标引的：“机构设置电子游戏专项治理工作领导小组通知”，而正确的主题词应拟制为：“机构电子游戏管理领导小组通知”。
二是类别不分。
这有三种情况：①类别判断不准。
如《关于成立XX市生产救灾领导小组的通知》的主题词标注是：“民政救灾领导小组通知”，其类别词使用“民政”词目不准，而应使用“机构”词目。
②把区域词当作类别词使用。
如某市下发的《关于做好商品流通工作的通知》主题词“贸易商品流通通知”中，就把“贸易”这一区域词作为类别词如何给一个文件定主题词使用了，这里正确的主题词标引应是“商业商品流通通知”。
③用类属词取代类别词。
如《X X省人民政府关于2001年重点工作的安排意见》的主题词“政府重点工作意见”，这里缺少类别词“综合”，而错误地用类属词目“政府”代之，正确的主题词应是“综合政府重点工作意见”。
三是词目过多。
主题词的标引要求：一份文件，除类别词外，最多不超过5个主题词目，但有的竟达6个以上。
四是生造词目。
《关于规范公文写作格式排版的通知正文[★]》
![《关于规范公文写作格式排版的通知正文[★]》](https://img.taocdn.com/s3/m/656530baa45177232e60a224.png)
《关于规范公文写作格式排版的通知正文[★]》第一篇：关于规范公文写作格式排版的通知正文衡移综…xx‟551号关于规范公文写作格式排版的通知各部室、中心、城区及县市区分公司：为了提升公文流转速度，提高公司办公效率，现对公文写作格式规范如下：一、页面设置：上下页边距各3.7厘米；左右页边距各2.8厘米。
二、公文标题红色线下空2行，用2号小标宋简体字、加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
三、公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字（4个字符），回行顶格。
数字、年份不能回行。
正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
（段前段后间距都为0，行距固定值31磅）1.二级标题为黑体3号字例：一、加快落实﹡﹡政策2.三级标题为楷体3号字、加粗例：（一）加快落实﹡﹡政策3.四级标题为仿宋3号字、加粗例：1.加快落实﹡﹡政策（数字“1”后用“.”）4.附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。
附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
5.成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文时间的标识位置位于正文后第4行，如有附件则在附件后第4行，靠右对齐，右边空4个字（8个字符）。
附件：标准公文格式样本二○一一年九月五日抄送：分公司内公司领导，存档（2）中国移动通信集团湖南有限公司衡阳分公司综合部xx年9月5日印发第二篇：公文写作格式规范公文格式公文格式——即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文的效用的发挥。
包括公文组成、公文用纸和装订要求等。
公文的格式一般包括。
标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
关于进一步规范公司公文处理工作的通知
关于规范公司公文处理工作的通知各部门、子公司：根据《国家行政机关公文格式》、《贵州省国家行政机关公文处理实施细则》的有关规定，为使公司各部门、子公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据工作需要，对公文处理工作作如下规范通知。
一、公文的种类在日常工作中公司涉及的主要有请示、报告、决定、批复、通知、通报、意见、函、会议纪要等9种。
为了便于大家在工作中准确地使用公文种类，现将9种公文的适用范围介绍如下：（一）请示：适用于向上级机构请示指示、批准。
（二）报告：适用于向上级机关或管理部门汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（三）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消机关不适当的决定事项。
（四）批复：适用于上级答复下级的请示事项。
（五）通知：适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达建议下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
“意见”可用于上行文、下行文和平行文。
此类公文主要针对上级机关或管理部门、公司下属各部门或子公司、公司投资的其他股份制企业等来文咨询意见的回复。
（八）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（九）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
其他专用公文有：项目申报、情况汇报、协议书、合同书、各种工作报告、请谏、贺词、启事等。
在工作中涉及使用其余公文种类时，可上网查询《贵州省国家行政机关公文处理实施细则》了解其主要适用范围。
二、公文的格式公文的格式具体按照《国家行政机关公文格式》要求办理，以下主要介绍公文组成部分的主要内容：（一）发文机关标识：应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文主办机关排列在前。
除各子公司自行行文外，我公司发文机构标识为：“贵州盘县盘兴能源开发投资有限公司文件”；各子公司行文的发文机关标识为：“XX公司文件”。
公文规范管理通知模板
XXX有限公司文件
行政部［20xx］第xx号
公文规范管理通知
公司各部门：
集团为了规范公文管理及落实公文管理制度。
使集团各类公文处理工作达到制度化，流程化，提高集团处理公文的质量和效率。
为体现集团对外的形象，结合集团实际情况，对公文进行明确的管理如下：
公文的格式必须按照集团内部批准的模板书写，集团内部人员不得改动，调整的公文文字间距、编辑的字体、集团LOGO的规格都必须与批准的模板完全一致不得修改。
望公司全体员工知悉并支持、配合相关工作！
特此通知
XXX有限公司
二〇xx年xx月xx日
主题词：公文规范管理通知
发送：各单位、各部门
抄送：办公室
20xx年x月x日印打印：校对：共印x份。
通知公文范文
通知公文范文
《通知公文范文》
各位领导、同事：
为了更好地规范和统一通知公文的写作格式，提高工作效率，特编写本通知公文范文，供大家参考。
一、标题
通知公文的标题应简明扼要，突出主题，尽量采用书名号标注。
例如，通知公文范文、工作会议通知等。
二、正文
1. 通知公文的正文应围绕主题进行陈述，内容要清晰明了，语言简练，避免出现歧义。
2. 通知公文内容应注意客观性和公正性，避免出现主观臆断和个人情感色彩。
3. 正文结尾应注明发文单位及联系方式，以方便接受通知的相关人员进行反馈和咨询。
三、格式
1. 通知公文的格式应规范统一，包括文种、密级、标题、正文、签发、日期、发文单位等。
2. 发文单位应在文末注明，格式为“XXX单位（公章）”，联系方式包括电话、邮箱等，以方便接受通知的相关人员进行联络。
以上内容仅供参考，各部门可根据实际情况进行适当调整。
希望大家在日常工作中，认真遵守通知公文的书写规范，提高工作效率，促进工作顺利进行。
敬请周知，谢谢！
特此通知
发文单位：XXX公司
日期：XXXX年XX月XX日。
关于进一步规范公文处理工作的通知
关于进一步规范公文处理工作的通知局机关各处室（中心），各煤监分局，各直属事业单位:公文是通报情况、传达政令、部署工作的重要工具，严格按照统一的规范写作和处理公文，是提高公文质量的重要前提，是彰显公文严肃性的重要标志。
省政府将公文处理工作纳入目标管理，省委办公厅、省政府办公厅和国家安全监管总局办公厅多次就规范公文处理提出要求。
我省安全生产工作涉及面广，往来公文数量多（近几年每年仅省局机关各类发文就达1000多号），公文处理不规范的情况时有发生。
为进一步规范局机关、煤监分局和直属事业单位公文处理工作，提高公文处理的质量和效率，根据公文处理既定规范和省委办公厅、省政府办公厅、国家安全监管总局办公厅的要求，现就公文处理有关注意事项通知如下：一、公文写作和处理必须严格遵守既定规范。
省局党组、纪检组、机关党委、各党总支（党支部）等党的机关公文写作和处理主要以《中国共产党机关公文处理条例》、《中共四川省机关公文处理实施细则》为规范依据；省局、省安委会、省安办等行政公文写作和处理主要以《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》、《四川省国家行政机关公文处理实施细则》为规范依据。
二、严格按照“谁主办、谁负责；谁签字、谁负责”的原则，认真履行审签手续。
凡以省局名义印发的文件，拟文人员应按办文规定流程，依次送处室（中心）负责人审签（会签）、综合文秘部门核稿、局领导签发后，再将文稿连同电子版送文印部门编号印发，严禁文件“倒流”。
起草公文的处室主要负责人对草拟文件的政策性、准确性、真实性、实用性负责；综合文秘部门核稿人员要把好文字关，并对文稿体例、格式的正确性负责；具体经办人员应全程做好公文起草、送审和正式公文分发工作，对公文印制前的文稿清样要认真校对，并对其正确性负责。
在印制过程中如需对原文进行实质性改动，须报请签发领导同意。
凡是上行文件（主要包括“请示”和“报告”）应标注签发人（应为主要负责人或主持工作的负责人），其中“请示”还应注明联系人及电话。
关于进一步规范公文处理程序的通知(附主题词表)
关于进一步规范公文处理程序的通知（附主题词表）关于进一步规范公文处理程序的通知各乡镇人民政府，县府各部门：为进一步促进办文规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率和质量，依据国家和省市政府系统公文处理有关规定，现结合我县实际，就进一步规范公文处理程序通知如下：一、收文办理收文办理的主要程序为：签收、登记、分发、审稿、拟办、批办、承办、催办、办结归档。
（一）签收、登记：所有报送县政府及县政府办公室的公文统一由县政府办公室综合科负责签收、登记、传递。
综合科初审后，登记填写《文件处理签》、《阅办文件处理签》、《交办文件处理签》，代拟稿送秘书科进行公文处理，再送有关领导审签。
正副县长、正副主任不受理和审批未经文书处理、登记请批的公文。
其中乡镇政府和县府各部门送来的请示、报告由综合科转送办公室主任处理。
登记工作必须在来文的当日完成。
（二）分发、拟办：根据来文性质可分为传阅件和拟办件两大类。
传阅件由县府办综合科登记后分发各有关领导或科室传阅，并作好记载，传阅后及时收回。
拟办件由综合科填写阅示单，由科室负责人提出拟办意见后分送有关领导批示。
送领导的批示件，一般应在登记的当天送达，如领导未及时签批，由办公室主任或分管主任询问、提示。
（三）审稿、批办、承办：凡领导的批示件，应由提出意见的科室按领导的批示，送达有关单位和人员承办。
办理单位或人员应当及时准确，不得延误、推诿，对报告性公文原则上从交办之日起10个工作日内办理完毕，请示性公文在5个工作日内办理完毕。
确因特殊情况不能按时办理完毕的，应当在回复时限内以书面形式说明理由。
（四）催办：交办件一般从交出后5-7天无办理结果的即行催办。
紧急件应当按照特定时限要求办理，必须指定专人跟踪督查，做好内部运转和衔接工作。
（五）办结归档：办结归档的文件，由承办科室按收文顺序，在来年四月向档案室移交，个人不得保存应当归档的公文。
移交时，反映文件办理过程的有关文件、资料（包括批示单、交办单、处理笺）等都应收集完整、有序。
北京市卫生局关于进一步规范公文处理工作的通知-京卫办字[2010]100号
![北京市卫生局关于进一步规范公文处理工作的通知-京卫办字[2010]100号](https://img.taocdn.com/s3/m/91209e1a0640be1e650e52ea551810a6f524c86b.png)
北京市卫生局关于进一步规范公文处理工作的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 北京市卫生局关于进一步规范公文处理工作的通知（京卫办字〔2010〕100号）各区县卫生局，各三级医院、各直属单位：公文是党政机关、企事业单位和社会团体在处理各类公务活动时使用的具有固定格式和法定效力的文书。
近年来，各区县卫生局、各医疗卫生单位报送市卫生局的公文总体上比较规范，较好地发挥了“以文辅政”的作用。
但也存在一些突出的问题，主要表现在：一是不遵守行文规则。
报送市卫生局的公文未经单位主要负责人签发或审核；将应报市卫生局审批的公文报送给市卫生局领导同志个人或市卫生局机关有关处室；“报告”中夹带请示事项，“请示”没有做到“一文一事”，“请示”没有注明联系人和联系电话，文尾不标注单位和时间，或只有单位落款没有加盖印章等。
二是文种使用不符合要求。
有的该用“请示”却用了“报告”，属于“报告”却用“请示”，有的“请示”和“报告”并列合用；在法定公文文种之外随意创造文种等。
三是公文格式不规范。
用没有文头的白纸报送公文，部分公文的字体和字号使用及排版不符合规定、装订不符合要求等。
四是公文密级和缓急程度标记不准确。
不按保密规定正确标注密级，标注公文的缓急程度不规范。
五是审核把关不严。
公文用语不规范、内容表述不准确，错别字较多，甚至把领导同志的姓名、职务写错等。
为进一步规范公文处理工作，根据《国家行政机关公务处理办法》（国发〔2000〕23号）、《北京市实施＜国家行政机关公文处理办法＞细则》（京政发〔2001〕12号）和《北京市卫生局公文处理实施细则》（京卫办字〔2010〕60号）等规定，现就各单位报送市卫生局的公文提出如下要求：一、严格遵守公文报送程序各单位向市卫生局报送的公文，必须由主要负责人或主持工作的负责人签发或审核。
公文写作通知范文
公文写作通知范文
《公文写作通知》
各位同事：
为了提高公司公文的质量和效率，现就公文写作的相关要求通知如下：
1. 格式要求：所有公文均应按照公司规定的格式进行排版，包括页眉、页脚、标题、正文等。
字体统一使用宋体或微软雅黑，大小一律为小四。
2. 标题规范：每份公文的标题应简明扼要，能够准确反映公文的主题和内容，不得使用夸张、太过冗长的词语。
同时要注意标题的格式，避免出现错别字或断句问题。
3. 语言规范：公文中使用的语言应规范、得体，要求文不加点，词不加撇，句不加句点。
避免使用俗语、口语和网络用语，确保公文的严谨性和专业性。
4. 表达清晰：在撰写公文时，要注意表达的清晰度和条理性，避免使用含混不清的措辞和隐晦的表达方式，确保读者能够准确理解公文的内容和意图。
5. 修改审定：在草拟和修改公文时，应严格按照公司的流程和程序进行，确保公文的准确性和规范性，并经过相关领导的审定后方可发文。
以上要求请各位同事务必遵守，并严格按照公司的规定进行公文的写作和审定，以确保公司公文工作的顺利进行。
如有任何问题，请及时向行政部门或相关领导进行咨询。
特此通知。
公司行政部
日期：XXXX年XX月XX日。
行政公文的用语规范
行政公文的用语规范
行政公文的用语规范是保证公文书写准确、规范、简洁的重要标准。
在行政工作中，公文是权威性文件，承载着政府部门的决策和指示，因此必须遵循相关的用语规范，以确保公文的严肃性和权威性。
首先，行政公文的用语应当准确无误。
公文中使用的词语和表达必须符合语法规范，避免出现错别字、语病或语意不清的情况。
在公文中，应当注意使用专业术语和法律用语，确保表达准确、清晰，避免歧义和误解。
其次，行政公文的用语应当规范得体。
公文是公务活动中的一种文书，应当体现出一定的规范性和严肃性。
在书写公文时，要注意使用正式的语言和格式，避免使用口语化、随意化的表达方式，保持公文的权威性和正式度。
另外，行政公文的用语应当简洁明了。
公文的目的是传达信息和做出决策，因此应当尽量简洁明了地表达内容，避免冗长繁复的叙述和装饰。
在写公文时，要注意控制篇幅，突出重点，使读者能够快速准确地理解公文的内容和要求。
同时，行政公文的用语应当尊重受文者。
在写公文时，应当尊重受文者的身份和地位，使用得体的称谓和敬语，避免使用不当的称谓或用语，造成不必要的尴尬和误解。
在表达要求或建议时，要注意语气委婉，避免给受文者带来不必要的压力和负担。
总的来说，行政公文的用语规范是行政工作中的基本要求之一，对于政府部门和公务人员来说，规范准确的用语不仅体现了行政文书的专业和权威，也提高了公文的传达效果和工作效率。
因此，在书写公文时，务必严格遵循用语规范，确保公文的准确、规范、简洁和尊重受文者，从而提升行政工作的质量和效率。
公文主题词标引规范
公文主题词标引规范一、选择主题词的原则：（一）实用性原则：所选择的主题词应能够满足标引文献和检索文献的要求。
（二）准确性原则：所选择的主题词应能够准确地表达概念的含义。
（三）通用性原则：应选择通用的为人们普遍接受的词语作为主题词。
二、公文主题词标引的规范：（一）主题词标引由类别词、类属词、文种词和归属词组成。
体现公文分类和内容归属的词称作类别词。
直接体现公文种类的词称作文种词。
文种词是事先界定好的，如“通知、指示、决定、批复、请示、报告、通报、意见、会议纪要”等均可作为文种词使用。
说明公文的制发机关，体现公文归属的词称作归属词。
归属词一般由部门名称或地区名称构成。
一份文件主题词的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。
主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。
（二）公文主题词应按照类别词、类属词、文种词和归属词依次标注。
在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。
例如：《关于国庆节放假有关事宜的通知》，先标类别词〃行政〃，再标类属词〃假期〃，最后标文种词〃通知〃。
但在一篇公文的主题词标引中，类别词、类属词、文种词、归属词未必同时使用。
有的主题词既能反映公文的内容分类，又能反映公文的主题特征，类别词和类属词就可以合用一个；平行文和下行文的归属词还可以省略；信息、简报等文献资料没有文种词。
但也有一些公文要用两个以上的类属词去标识其内容归属和主题特征。
通常情况下，每一公文主题词标引的数量通常在5个以内，最多不超过6个。
转发公文时，主题词标引应当重点反映被转发公文的内容，被转发公文的文种可不作为主题词标引，但如果被转发的公文属于准则、条例、规定、章程、制度、办法、细则等法规、制度，其名称应当作为主题词标引。
（三）进行主题词标引的关键是选准类别词和类属词。
公文的主题及内容归属一般体现在标题和事由当中。
如果从中揭示不出公文的主题及内容，则需要对公文全文进行阅读、分析，从中提炼转换出相应的主题词。
一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引O（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。
关于规范公文管理的通知
关于规范公文管理的通知第一章总则第一条为适应学校党的机关工作的需要，实现党的机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化，根据《中国共产党机关公文处理条例》和学校实际，特制定本办法。
第二条学校党的机关的公文，是学校党委实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。
第三条公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到准确、及时、安全、保密。
第五条学校党委办公室主管全校党的机关公文的处理工作，并对下级党组织的公文处理工作进行业务指导。
第六条各党总支、直属党支部、党委各部门应当指定专人负责公文处理工作。
并逐步改善办公手段，努力提高工作效率和质量，秘书人员应当具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守。
第二章公文种类第七条：学校党的公文种类主要有：(一)决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。
(二)决定用于对重要事项作出决策和安排。
(三)指示用于对下级组织布置工作，提出开展工作的原则和要求。
(四)意见用于对重要问题提出见解和处理办法。
(五)通知用于发布党内法规，任免干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批准下级组织的公文，发布要求下级组织办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
(六)通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(七)公报用于公开发布重要决定或者重大事件。
(八)报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。
(九)请示用于向上级机关请示、批准。
(十)批复用于答复下级机关的请示。
(十一)规定用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(十二)函用于机关之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
(十三)会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。
公文主题词表
重庆市卫生局电子公文 渝卫办〔２００４〕２２号 重庆市卫生局关于印发公文主题词表的通知各区县（自治县、市）卫生局，市级医疗卫生单位，三军医大各附院、解放军三二四医院、武警部队重庆总队医院，各大型企事业单位职工医院： 现将《重庆市卫生局公文主题词表（试行）》印发给你们，请遵照执行。
二○○四年九月二十一日 收件人： ２００４年９月 日（电子公文专用章）重庆市卫生局公文主题词表（试行）使用说明为适应办公现代化的要求，加强公文规范化管理，便于公文检索和查询，根据市委、市政府公文主题词表，特编制《重庆市卫生局公文主题词表》。
一、适用范围（一）重庆市卫生局下发的公文。
（二）各区县（自治县、市）卫生局、市级医疗卫生单位、三军医大各附院、解放军三二四医院、武警部队重庆总队医院、大型企事业单位职工医院上报市卫生局的公文。
二、体系结构 本词表共由２０类主题词组成，分为两个层次。
第一层类别词，即对主题词的具体分类，如“办公室工作、医政管理、干部保健”等，“一般用语、文种、会议”除外。
第二层是类属词，即反应公文主要内容的主题词，如“文秘工作、医疗服务、干部体检”等。
三、标引方法 （一）一份文件的标引，除类别词外最多不超过５个主题词。
主题词标在文件版记的抄送栏之上，顶格写。
（二）标引顺序是先标类别词，再标类属词。
在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。
如《重庆市卫生局关于进一步加强艾滋病防治工作的通知》，先标类别词“疾病控制”，再标类属词“艾滋病”，最后标上“通知”。
（三）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。
（四）根据公文内容需要，可将不同类的主题词进行组配标引。
（五）当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。
同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面“△”以便区别。
四、词表管理 （一）本表由重庆市卫生局办公室负责解释。
国务院办公厅秘书局关于印发《国务院公文主题词表》的通知(1994年修订)
国务院办公厅秘书局关于印发《国务院公文主题词表》的通知(1994年修订)文章属性•【制定机关】国务院办公厅•【公布日期】1994.04.13•【文号】国办秘函[1994]157号•【施行日期】1994.06.01•【效力等级】国务院规范性文件•【时效性】失效•【主题分类】机关工作正文*注：本篇法规已被：国务院办公厅秘书局关于印发《国务院公文主题词表》的通知(1997修订)（发布日期：1997年12月1日，实施日期：1998年2月1日）废止国务院办公厅秘书局关于印发《国务院公文主题词表》的通知（国办秘函＜1994＞157号）各省、自治区、直辖市人民政府办公厅，国务院各部委、各直属机构办公厅（室）：现将一九九四年四月修订的《国务院公文主题词表》印发给你们。
自一九九四年六月一日起，凡国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门报送国务院、国务院办公厅的文件，均按该词表标引主题词。
一九八八年十二月修订的《国务院公文主题词表》同时废止。
国务院办公厅秘书局一九九四年四月十三日使用说明为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，特编制《国务院公文主题词表》（以下简称词表）。
词表主要用于标引国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门报送的文件。
一、体系结构（一）词表共由15类1000个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类715个主题词，附表有2类285个主题词。
词表分为三个层次。
第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。
第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。
第三层是类属词。
第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
（二）一九八八年十二月修订的词表中曾列入而本词表中删去的主题词，用黑体单列在区域分类的最后部分（用＊表示）。
二、标引方法（一）一份文件的标引，最多不超过5个主题词。
主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。
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— 1 —公司所属各单位、机关各部门：为加强公文管理，有利于各类公文的检索和归档，集团公司于2004年6月发布了《关于印发〈中国石油天然气集团公司公文主题词表〉（修订）的通知》（中油办字〔2004〕302号），确定了公文的13类、共820个主题词，要求各类公文在标注主题词时，原则上应严格从规定的820个主题词中选择使用。
从目前公文运转的情况看，各单位、各部门在办理公文时，对主题词的标注方法不够统一，存在一定的混乱现象。
为进一步规范公司各类公文主题词的使用，现将《中国石油天然气集团公司公文主题词表》及使用说明予以转发，请各单位、各部门认真学习、遵照执行。
关于规范公文主题词使用的通知西北销售分公司文件中国石油天然气股份有限公司西油销司〔2010〕313号附件：1．中国石油天然气集团公司公文主题词表２.中国石油天然气集团公司公文主题词表使用说明3．西北销售公司关于集团公司公文主题词表使用的说明二○一○年九月三日主题词：文秘工作文件公文通知西北销售分公司总经理办公室2010年9月3日印发—2 —附件1中国石油天然气集团公司公文主题词表（共820个，2004年5月修订）一、计划、经济管理类(152)（一）计划规划规模统计目标指标目录分配调拨建设建筑建材基建基地土地征地矿区市政公用事业工程设施设计施工装修测绘房地产改扩建面积进度验收处置监理资质（二）经济管理经济管理政策改革改制改造体制体系系统所有制股份制责任制市场咨询战略纲要制度结构资本运营关联交易产业产业化产业定位专业化行业主业辅业主辅分离未上市上市WTO 所有权使用权产权债权股权股份控股持股参股融资出资—3 —投资资产资本监督立项西气东输企业公司集体个体房改售房合同商标工商注册登记年检项目项目建议书确认书国产化跨国集团调整调控控制运作开放国际竞争力生产经营竞争垄断联合协作增产转产划转转让出让兼并重组组建扭亏效益业绩绩效治理清理清查清算浪费节约估价评价评估评审评定评选普查调研调查论证初步设计可行性研究发行收购租赁划分分流关闭承揽承包包干承包商分包商可持续发展二、财政、金融类（66）（一）财政财务审计税务税收税率关税减免税概算预算结算决算核算收支收费经费资金基金租金固定资产流动资金资本金集资清产核资成本利润账户拨款会计折旧费附加费债务破产亏损补贴担保绩效评价—4 —核减缴交比例（二）金融货币现金股票债券证券货币化外币外汇股利期货委托信托信贷贷款存款储蓄积累募捐银行保险保函赔偿费用消费贴息利息利率汇率三、工业类（37）工业能源资源原料材料管材设备装备装置仪器仪表电器特种产品产量加工工艺包装更新报废供水供电供热热电电力电子邮电通讯民航飞机铁路公路交通运输车辆联合循环机械四、石油与天然气类（60）（一）勘探开发石油天然气油田气田油气田区块地质地矿储量构造勘察勘探物探测井录井钻井钻机钻头探井开发井开发开采采气采油—5 —采收率含水率注水测试（二）炼油化工炼油化工石化原油原料油成品油汽油柴油稠油重油润滑油煤代油沥青石蜡乙烯乙醇煤气燃气燃料轻烃催化剂聚合物（三）管道销售管道销售储罐油库输油输气加油站加气站上游下游五、商贸、对外合作类（72）（一）贸易交易经贸关贸外贸外贸权经营权外资合资合作出口进口国际招标投标中标拍卖许可许可证商业商品商检货物物资展销营业营销批发零售出售供应储运储备订货订购采购购置仓库物流供货商价格配额协议引进代理外向型劳务输出外商电子商务海关境外驻外（二）外事—6 —外经外交出国出访来访邀请外经权涉外海外外宾对外宣传抗议签证签注护照会见会谈谈判条约协定备忘录六、人事、劳资类（93）（一）人事干部职工员工专家人才知识分子后备干部职称资格子女家属领导班子董事监事董事会监事会股东会股东代表聘任借聘招聘录用挂职降职辞职退职退养退休离休离退休待遇转业复员履历简历考评考核任免选拔培养充实调配表彰奖励交流安置安排（二）劳资工人工资编制体制劳动劳务工种岗位定额定员失业就业经营者技师技术能手注册师考评员试题库职业职能技能晋档晋级级别分级工伤人工成本精简减员增效工效挂钩薪酬年薪收入奖金津贴补贴—7 —补助福利公积金奖惩兑现企业年金调资缴费基数责任书养老保险七、科教卫生类（60）（一）科技科学技术科普科研技术秘密知识产权软科学课题专利发明实验试验情报数据研究研制研发鉴定成果软件计算机信息信息化自动化因特网网络网页网站电子邮件视频（二）文教文化教育教师教材教学学科学历学位学生留学专业院校博士后知识培训毕业考试考务新闻宣传媒体报刊期刊出版（三）卫生健康医疗医院医药防疫环卫八、质量、安全、环保类（52）质量安全环境生态保护环保标准计量标准化排放标准校准比对节能节水节电HSE 认证认可规范规程检验监测抽查综合利用—8 —应急演练清洁处理违章溯源风险危险品污染灾害放射泄漏井喷爆炸民爆事故事件地震抗震消防防灾防汛防火救灾救援检查表指导书计划书九、纪检、监察类（17）纪检监察检查检察督察整顿反腐败效能监察审查核查巡视巡视员行贿受贿贪污劳改劳教十、法律事务类（30）政法法律法制法规法院诉讼依法治企法律顾问律师审理复审行政复议立法普法程序授权著作权倾销案例案件证件鉴证公证履约处罚处分禁止犯罪调解仲裁十一、党团类（40）政治政协协会共产党共青团民主党派工会学会领导妇女儿童青年党代会党建党委党员委员委员会文联学联团体组织中心法人统战双拥工作基层建设社会文明发言人—9 —精神文明青年文明号杰出青年模范青年岗位能手民族事务港澳台香港澳门台湾十二、秘书、行政类（99）（一）文秘工作机关机要文秘工作印章档案文件文章公文秘书会议纪要章程提案议案方案预案要点公告通告通知通报简报总结报告报表年报年鉴报送申报申请请示批复函细则条例意见建议决议决定规定规章办法通则导则手册贺电题词启用转发发布发言讲话谈话审批批准批示指示指导问题证书典型材料实施废止制定修订（二）行政事务行政信访保卫保密国防司法公安治安人防防空标识户口形象宣传广告社区服务活动措施抚恤扶贫救济慰问捐赠馈赠休假节假日旅游参观视察考察—10 —接待礼品办公自动化十三、综合类（42）综合形势名称更名征求绿化生育农业林业水利水库水产湖泊河流防沙治沙森林草原农场农副产品农药化肥粮油经济作物配套副业多种经营试点设立成立发展推荐推广慰问分析解释纠纷运动会比赛竞赛场地纪念馆展览附件2集团公司主题词表使用说明为适应办公自动化的要求，有利于纸质及电子文档的检索和归档，确保总部机关公文工作运行的规范化、制度化，集团公司参照国务院印发的《国务院公文主题词表》，结合工作实际，调整、补充、更新、编制了《中国石油天然气集团公司公文主题词表》（以下简称“词表”）。
一、体系结构（一）本词表结构务求合乎逻辑，具有较宽的涵盖面，便于使用。
（二）本词表由13类820个主题词组成，词表分为三个层次。
第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”类等；类别标题不作主题词用。
第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“计划”等。
第三层是类属词，如“规划”、“统计”等。
第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
（三）调整补充内容将原“八（二）基建”类调至第一（一）类；分别将原第二、九、十一类中的“（三）工业”、法律事务类、“（三）综合”等，调整增加为“三、工业”“十、法律事务”和“十三、综合”类；将原第三、四类合并为“四、石油与天然气”。
二、标引范围（一）本词表用于集团公司文件和集团公司部门文件标引。
（二）所属各企事业单位报集团公司文件用本词表标引。
三、标引方法（一）主题词的标引应在分析全文的基础上选择能够准确简明反映文件内容的主题概念的词，最多不超过五组。
（二）标引次序应据其涵义，由小到大，从内容到形式，按“一范围、二内容、三文种”的顺序依次排列。
集团公司机关的公文种类主要有“通知、通报、请示、报告、公告、决定、批复、意见、函、会议纪要”十个文种。
即是“通知”标“通知”，是“请示”标“请示”。
（三）集团公司上行文件，主送石油系统以外单位的文件，联合发文为主办单位的文件，第一个主题词标引“石油”。
如《关于表彰中国石油天然气集团公司第三届十大杰出青年和优秀青年的决定》，先标“石油”，再标“宣传”、“表彰”、“青年”，最后标“决定”。
（四）各企事业单位上报集团公司的请示、报告，第一个主题词仍沿用原单位的类属分别标引“油气田”、“炼化”、“销售”、“科研”等主题词。
如《大庆石油管理局关于钻机更新项目的请示》，先标“油气田”，再标“设备”、“更新”，最后标“请示”。
（五）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容、再对第二个主题内容进行标引。
如《关于转发<国务院关于中央企业分离办社会职能试点工作有关问题的通知>和集团公司分离办社会职能工作方案及有关领导讲话的通知》，先标“分离”、“企业”、“社会职能”，再标“方案”、“通知”。
（六）转（印）发文件时，主题词标引重点要反映被转（印）发文件的内容，其文种可不作为主题词标引，但如果被转（印）发的文件属于法规、制度，其名称（如条例、规定、制度、办法、细则、规程、章程等）应作为主题词（类属词）标引。
（七）标引主题词时，类属词的选择不受类别限制；确定一个类别词后，如还需其他类别词来反映文件内容，其他类别词可充当类属词使用。
如选定的主题概念在词表中无相应主题词，可用概念组配的方法解决，即由几个相关主题词概念组合所表达的一种多元主题。
如“公文管理”、“资产重组”、“境外工程”、“宣传工作”、“会议纪要”、“电子信息”等。
四、词表管理本词表自2004年7月1日起执行，2001年4月印发的《中国石油天然气集团公司公文主题词表》同时废止。
本词表由集团公司办公厅负责解释。
附件3西北销售公司关于集团公司公文主题词表使用的说明为适应公司办公现代化的要求，便于计算机检索和档案管理，公司所属各单位和机关各部门应根据《中国石油天然气集团公司公文主题词表》和《使用说明》，进一步规范公文主题词表的标引和使用。
具体标引方法如下：1．一份文件标引的主题词，最多不超过5个。
主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。
2．以公司名义上报集团公司、股份公司、销售公司的文件，必须先标引类别词“销售”，再按规定标引其它主题词。
3．机关各部门以公司名义印发的各类通知、通报、决定、批复、意见、会议纪要等公文，第一个主题词应按本部门的类别分别标引“文秘工作”（总经理办公室）、“资源”（资源配置处）、“调运”（调度运行处）、“财务”（财务资产处）、“规划”或“计划”（规划计划处）、“工程”（工程管理处）、“储运”或“安全”或“环保”（储运安全环保处）、“质量”或“计量”（质量计量管理处）、“企管”或“内控”（企管内控处）、“科技”（科技信息处）、“人事”（人事处）、“审计”或“监察”（审计监察处）、“后勤”或“维稳”（后勤管理处、维护稳定办公室）。