文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案(归档文件)整理方法
文书档案（归档文件）整理方法一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
件是归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。
※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。
※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订一起。
二、质量要求1、归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。
三、整理方法1、对归档文件的技术处理。
包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。
（1）拆钉。
文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。
（2）文件修整。
为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。
主要包括以下内容：第一，修裱破损文件。
使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。
无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。
第二，复制字迹模糊或易退色的文件。
包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。
文件归档方法
文书档案归档整理操作方法档案分为文书档案盒、科技档案(基本建设、科学研究、设备仪器、产品)、会计档案、干部职工档案(人事档案)、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求，但整理原则相同，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
一、基本要求要整理好文书档案就必须学习领略中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 (DA/T22-2000)和《归档文件整理规则实施细则》。
二、基本概念(一)归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
(二) 归档文件的整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、罗列、加盖归档章(编号)、编目(编制归档文件目录)、装盒，使之有序化的过程。
(三)全宗：指一个独立的机关、团体或者其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体。
设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
普通来说，一个立档单位的全部档案就是全宗。
(四)全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、整理方法(一)采集：采集是归档整理的前提、根本，没有采集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，采集应归档的文件材料必须保证齐全完整；采集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，采集所登记的“红头文件” 的归档。
2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否采集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料(总结、计划) 、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或者发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本(党委、党组会议，行政、办公会议)等；各类花名册、登记簿(干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿)；年报表(业务、党员、人事劳资等各种统计报表)；各种介绍信存根(党团组织关系、干部调动、行政事务等)、协议、合同。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理是确保文书档案能够有序、高效地保存和检索的关键环节。
下
面是一些操作方法和技巧：
1. 建立分类系统：根据文书档案的性质、用途和关联性，建立一个清晰的分类系统。
可以根据部门、日期、主题等来进行分类。
2. 标签和标记：使用标签和标记来标识文书档案的重要信息，如文件类型、日期、文
件编号等。
这样可以方便快速地找到需要的文书档案。
3. 统一命名规则：制定一个统一的命名规则，使每个文书档案都有一个清晰易懂的文
件名。
可以包括日期、文件编号、主题等信息。
4. 文件整理：定期对文件进行整理，将过期或不再需要的文件进行归档或销毁。
同时，及时更新文件夹或盒子上的标签和标记。
5. 电子归档管理：对于电子文书档案，也要进行归档管理。
可以建立一个统一的文件
夹结构，将不同类型的电子文书档案分类存放。
6. 保护措施：对于重要的文书档案，要采取适当的保护措施，如备份、加密等。
同时，要定期检查文书档案的完整性和安全性。
7. 培训和沟通：为所有相关人员提供培训，确保他们理解和遵守文书档案管理的规定
和流程。
同时，加强沟通，及时解决问题和分享管理经验。
8. 持续改进：根据实际情况，不断总结经验并进行改进。
定期评估文书档案管理的效果，并根据评估结果进行优化和改进。
以上是文书档案管理归档整理的一些常用方法和技巧，可以根据具体情况进行调整和应用。
最重要的是要保持一贯的规范性和可持续性，确保文书档案管理的高效和可靠性。
文书档案整理归档流程与方法
文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。
•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。
•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。
2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。
可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。
•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。
分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。
•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。
可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。
编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。
•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。
存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。
同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。
•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。
可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。
3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。
可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。
文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。
分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。
可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。
如何做好办公室文书档案的收集和归档工作
如何做好办公室文书档案的收集和归档工作【摘要】办公室文书档案的收集和归档工作对于办公室的管理至关重要。
建立规范的文书档案管理制度是保障工作效率的基础。
分类整理文书档案可以让信息更加清晰易查。
保护文书档案的保密性是维护机密信息安全的重要手段。
利用电子化手段管理文书档案可以提高管理效率和便捷性。
定期清理和销毁过期文书档案可以节约空间和资源。
做好文书档案管理有助于提高工作效率，文书档案管理是办公室工作的基础。
办公室应当重视文书档案管理工作，建立完善的管理制度，确保文书档案的安全、有序和高效管理，为办公室工作提供坚实的支持和保障。
【关键词】办公室文书档案、收集、归档、规范管理制度、分类整理、保密性、电子化管理、清理、销毁、工作效率、基础、管理制度、办公室工作、重要性1. 引言1.1 为什么要做好办公室文书档案的收集和归档工作办公室是一个组织的重要部分，文书档案管理是办公室正常运转的基础。
好的文书档案管理可以帮助组织更高效地进行工作，提高工作效率，减少工作中的错误和延误。
文书档案管理可以帮助组织更好地记录和追踪所做的工作，便于查找和审阅相关信息。
而不良的文书档案管理则容易导致文件混乱、信息丢失、甚至泄露机密信息。
在办公室中做好文书档案的收集和归档工作是至关重要的。
良好的文书档案管理还有助于提高工作的透明度和责任感。
通过规范的文书档案管理制度，可以清晰地记录所有工作流程和决策过程，方便后续追溯和评估。
文书档案的收集和归档也能为组织提供法律保护，保障组织和员工的权益。
做好办公室文书档案的收集和归档工作不仅是为了提高工作效率，更是为了维护组织的正常运转和发展。
1.2 文书档案的重要性文书档案在办公室中具有极其重要的作用，它是组织内部信息的桥梁，承载了组织的历史、发展和运营的各个方面。
文书档案记录了组织内部的各种重要信息和数据，包括合同、报告、会议记录、人事档案等，这些信息对组织的运营和管理起着至关重要的作用。
文书档案是组织内部沟通和协作的重要工具，能够帮助员工快速获取所需信息，提高工作效率。
浅析文书档案管理归档整理操作方法和技巧
浅析文书档案管理归档整理操作方法和技巧随着社会的不断发展和进步，人们的档案受重视程度也越来越高。
只有科学合理的操作方法和技巧才能使档案管理归档发挥其在人员管理中的重要作用。
这也就使得如何在档案管理归档整理过程中既能做到科学、合理，又能达到较高的工作效率成为相关工作者所面临的重大课题。
本文将从日常的归档整理方法和技巧等方面进行简单的论述。
标签：档案管理;归档整理;操作方法;技巧1 文书档案年度整理归档的基本原则1.1保证其内在联系在文书档案的年度整理归档工作当中，工作人员需要遵循文书档案的形成规律，并且保持其内在联系，对其不同价值进行合理区分。
对于该项工作的开展，保存并不是最终目标，提供利用才是根本目的，相关人员应当切实遵循文书档案之间的形成规律，并且保持其联系的同时对其价值加以区分，这样可以便于文书档案在日后得到有效利用。
1.2便于保管及利用在文书档案的年度整理归档工作当中，相关人员也需要确保文书档案便于保管以及利用，这也是检验文书档案年度整理归档实用性的标准。
从某种角度而言，保管与利用是相辅相成、互相影响且互相制约的关系，相关人员不能片面强调两者中的某一方面而忽视另一部分。
相关单位在该项工作当中也不能取消分类处理的原则，工作人员一定要将便于保管及利用作为基本的出发点，这样才能切实实现文书档案年度整理归档的基本目的。
1.3区分价值相关人员在进行文书档案年度整理归档的时候，需要依照相关规定要求，对不同文书档案的价值以及范围进行区分处理，还要划定相应的保存期限。
对不同价值的文书档案进行区分之后，可以让其更为集中，为日后文书档案的利用奠定较好基础。
文书档案的客体形成之后，就与未来的用户存在了某种潜在价值，而文书档案价值只有在客体被实际利用之后，才能转变为现实价值。
2 文书档案整理与归档工作中存在的问题2.1文书档案管理意识不足正所谓“意识是行动的先驱”，在实际的文书档案管理过程中，由于单位领导人员及文书管理工作人员对规范化档案管理制度缺乏深入的理解，导致缺乏正确的行为意识，在日常的工作过程中，忽略了文书档案资料管理的安全性和完整性，导致文书档案分类错误、原件丢失等情况时有发生。
档案归档整理方法和步骤
档案归档整理方法和步骤档案归档整理方法和步骤对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。
同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。
一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。
一、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
收集齐全完整为其基本原则。
二、区分归档和不归档材料的范围（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（三）机关之间分工归档的范围为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。
纯干货分享——文书档案整理的具体过程与方法
纯干货分享——文书档案整理的具体过程与方法
文书档案整理是一项重要的工作，对于保持工作环境的整洁和高效非常有帮助。
下面将介绍文书档案整理的具体过程和方法。
1.设立目标：在开始整理之前，需要明确整理的目标和需要整理的文书档案的类型。
例如，是整理办公室的文件、客户档案还是项目文件等。
3.分类整理：首先，将所有的文书档案分为不同的类别。
可以根据文件的性质、用途、重要程度等来进行分类。
例如，可以将文件分为财务文件、行政文件、项目文件等。
这样可以更好地对文件进行管理和查找。
6.数字化存储：如果条件允许，可以将文书档案进行数字化存储。
可以使用扫描仪将文件转为电子文档，并保存在计算机或云存储中。
这种方式可以节省空间、保护文件、便于检索和共享。
7.保密管理：对于一些涉及隐私和机密的文件，需要进行保密管理。
可以将这些文件置于安全文件夹中，并加上密码保护。
同时，只有授权人员才能查看和操作这些文件。
8.定期清理：定期清理文件夹和文档是保持整洁和高效工作的关键。
可以每季度或每年将不再需要的文件进行归档或销毁。
这样可以有效地管理文件，避免冗余和混乱。
9.培养好习惯：每次使用完文件后，应该及时归位。
如果需要打印文件，可以选择复印件而不是原件，以防止原始文件丢失或损坏。
同时，建立一个好的文件命名和归档习惯，可以节省大量的时间和精力。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
档案文员档案整理技巧分享
档案文员档案整理技巧分享档案整理是档案管理的重要环节之一，对于档案的整洁有序和查找使用的便捷性至关重要。
作为档案文员，掌握一些档案整理技巧可以提高工作效率和档案管理的质量。
本文将分享一些档案整理的技巧和方法，希望对档案文员们有所帮助。
一、分类归档法档案分类归档是档案整理的基本步骤。
根据档案的性质、用途和归属等特点，将档案分门别类，建立科学的分类系统。
一般可以按照以下几个维度进行分类：1.机构或部门：将档案按照不同的机构或部门进行分类，方便快速查找；2.时间或年代：将档案按照时间顺序分类，方便查看历史档案和统计分析；3.主题或内容：将档案按照具体的主题或内容进行分类，有利于细化管理和查询。
二、标准化文件命名规范文件命名规范是档案整理的重要环节。
合理的文件命名规范可以提高档案的辨识度和查找效率。
在进行文件命名时，应遵循以下原则：1.简洁明了：尽量使用简短的文件名，能够准确表达文件的内容和属性；2.规范统一：制定一套统一的文件命名规范，并在档案整理工作中严格执行；3.避免重复：避免使用相同的文件名，可以在文件名后面加上日期或其他标识以避免混淆；4.注明档案编号：在文件名中注明档案的编号，方便与档案系统的档案标识相对应。
三、利用适当的工具辅助整理现代科技的发展为档案整理带来了许多便利工具。
档案文员可以充分利用这些工具来提高整理效率和质量。
以下是一些常用的档案整理工具或软件：1.电子表格：如Excel等，可用于建立档案目录、档案清单和文件索引等；2.归档软件：如档案管理系统等，可实现电子档案的管理和查找；3.扫描设备：如扫描仪等，可将纸质档案转化为电子档案，方便电子存储和管理；4.云存储服务：如百度云、Dropbox等，可用于档案的远程存储和共享。
四、建立详细的档案目录和索引档案目录和索引是档案整理中很重要的组成部分。
建立详细的档案目录和索引可以提高查找效率和使用便捷性。
在建立档案目录和索引时，应注意以下几点：1.主题整理：按照档案的主题或内容进行整理，并编制相应的目录和索引；2.关键词标注：在目录和索引中注明关键词，方便检索和筛选；3.时限归档：根据档案的保管期限，分别标注长期保存和短期保存的档案；4.更新维护：定期更新档案目录和索引，保持其与实际档案的一致性。
文书档案的整理方法和步骤
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
10年：2009年……党群类、业务类、行政类
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
复式分类法
4、保管期限—年度—机构分类法
永久：2009年办公室、业务处、指导处……
2010年办公室、业务处、指导处……
二、鉴定
确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料
确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
三、立卷及卷内文件排列
根据一定的主题等内部特征和外部特
征把具有密切联系的若干文件组合成一个案
卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保
管。
立卷方法：
按公文的主要特征组卷：
问题、时间、责任者、名称
按公文类型组卷
会议、案件、信访、简报
避免出现以下情况：
归档的文件不齐全完整
归档过细、重复归档
杂卷
卷内文件排列：
卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。
无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。即：
正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；
转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后；
有文件处理单的，放在最前面；
方针政策性公文在前、业务性公文在后；
上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后；
案件的结论及判决性一、确定分类方案
分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。
根据本单位的实际情况，设置分类方案。
文书档案归档整理操作方法和技巧
文书档案归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
纯干货分享——文书档案整理的具体过程与方法
纯干货分享——文书档案整理的具体过程与方法文书档案整理对于个人和组织来说是非常重要的，它可以帮助我们建立一个有序和高效的工作环境。
下面是纯干货分享文书档案整理的具体过程与方法。
1.制定整理计划：首先，我们需要制定一个整理计划。
根据整理的目标和需求，确定整理的内容和范围。
然后，将整理的工作分解为具体的任务和时间安排，制定一个详细的整理计划表。
2.建立分类系统：一个好的分类系统是文书档案整理的基础。
根据文书的性质、用途和重要性，建立一个合理的分类系统。
可以按照文件类型、项目名称、日期、部门等进行分类。
确保每个文件都有一个明确的归类。
3.设立归档文件夹：4.按照时间顺序整理：按照时间顺序整理文件，可以使档案分类更加有条理。
可以根据文件的日期进行排序，将旧文件放在前面，新文件放在后面。
这样可以方便查阅历史资料，也可以及时更新档案。
5.标注文件的重要信息：6.建立索引目录：为了更加方便地查找文件，我们可以建立一个索引目录。
根据文件的关键字，按照字母顺序编制一个文件索引表。
可以在计算机上建立电子索引，也可以手工编制纸质索引。
7.定期清理归档文件夹：定期清理归档文件夹是保持档案整齐有序的关键。
过时的文件可以进行归档或销毁，以减少文件的数量和空间占用。
可以根据文件的保管期限和重要性进行筛选，将不再需要的文件进行处理。
8.数字化整理：如果有条件的话，可以考虑将文书档案进行数字化整理。
通过扫描、拍照等方式，将纸质文件转换为电子文件，存储在计算机或云端。
这样可以节省空间，方便查找和共享文件。
9.建立保管制度：在整理文书档案的过程中，建立一套完善的保管制度是非常重要的。
制定明确的归档、借阅、存储和销毁等规定，确保文件的安全和可控性。
可以指定专人负责档案管理，并定期进行档案检查和整理。
总结起来，文书档案整理的具体过程与方法包括制定整理计划、建立分类系统、设立归档文件夹、按照时间顺序整理、标注文件的重要信息、建立索引目录、定期清理归档文件夹、数字化整理和建立保管制度等。
文书档案整理步骤
文书档案整理步骤第一步：梳理文件清单首先需要对已有的文件资料进行梳理，清点数量和内容，制作一个清单，包括文件名称、编号、原件的数量等信息。
这有助于更好地了解文书档案的情况，为后续的整理工作提供依据。
第二步：分类建档根据文件的性质和内容进行分类，常见的分类方式包括：按部门、按时间或按文件类型等。
根据分类的结果，为每个文件类别建立相应的文件夹或档案袋，并进行编号，以便于后续的归档工作。
第三步：整理文件内容对于每个文件夹或档案袋内的文件进行整理，首先对文件进行排序，按照时间顺序或者重要性进行排列。
其次，对每个文件进行目录编排，编写文件标题、日期、摘要等信息，以便于查找和使用。
第四步：文件归档第五步：建立档案登记表对于整理好的文书档案，还需要建立一份档案登记表，用于记录每个文件夹或档案袋的基本信息，包括编号、文件名称、存放位置和借阅情况等，以便于管理和监控文件的借阅和归还。
第六步：保管与维护整理好的文书档案需要妥善保管和维护，保证文件的安全性和完整性。
可以选择一个专门的档案室或柜子进行存放，确保档案室或柜子的环境干燥、通风，并防潮、防火、防鼠等。
另外，定期进行档案的检查和整理，保持档案的整洁和有序。
第七步：定期更新随着工作的进行，新的文件资料会不断产生，因此需要定期对档案进行更新。
每隔一段时间，对档案进行检查和整理，删除无用的文件或进行归档调整，同时将新增的文件进行分类和整理，并按照前面的步骤进行归档和登记。
总结：文书档案整理是一个细致而繁琐的工作，但是它对于提高工作效率、方便查阅和保护文件资料的安全性和完整性都具有重要的意义。
通过以上七个步骤的整理工作，可以使文书档案得到良好的管理和保管，从而为工作的顺利进行提供有力保障。
文书档案整理操作方法
文书档案整理操作方法以下是 6 条关于文书档案整理操作方法：1. 首先啊，咱得把那些文书档案都像宝贝一样收集起来呀！就好比你整理自己心爱的邮票一样，可不能有遗漏哟。
比如说，你的工作合同、成绩单等等，都得一份份找全喽！然后给它们分分类，按照时间或者重要程度，这多简单呀，大家肯定都能做好嘛。
2. 接下来，咱得给这些档案找个合适的“家”呀！就像给你的玩具找个收纳盒一样。
你可以用文件夹、文件盒啥的，把它们整整齐齐地放进去，别乱七八糟地堆着呀！你想想，如果你找个东西半天找不到，那得多恼火呀，是不是？3. 哎呀，标签可太重要啦！这就像是给每个小“家”写上名字一样。
你得清楚地写上档案的类别呀，时间呀之类的信息，这样找起来不就方便多啦？比如说，写上“2023 年工作资料”，那不就一目了然啦，多好呀！你不会这点事儿还做不好吧？4. 然后呢，要定期去检查检查你的这些宝贝档案呀！就像你会时不时看看你的存钱罐少没少钱一样。
看看有没有放错地方的，有没有损坏的，及时处理一下。
不然等要用的时候发现坏了，那不就傻眼啦？可别不当回事儿哟！5. 还有哦，和别人一起分享档案的时候可得小心点呀！可别把重要的东西给弄丢了或者弄混了。
就好比你借别人心爱的书，肯定得小心翼翼地还回去嘛。
尤其是一些敏感信息，更得注意保管好呀，出了问题可不得了，你说呢？6. 最后呀，记住要保持一个好心情去整理档案呀！别觉得这是个苦差事。
把它当成一个有趣的游戏，整理好了会有满满的成就感哟！这样以后再找东西就轻松愉快啦！其实文书档案整理真的不难呀，大家只要用心都能做好哒！我的观点结论：文书档案整理确实需要我们认真对待，掌握好这些方法，就可以让我们的整理工作轻松又高效。
文书档案归档整理方法
文书档案归档整理方法文书档案归档整理方法1、总的方法：顺其自然，单件归档。
即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。
2、“件”含义（1）单份文件，一份文件为一件；（2）正件与附件合为一件；（3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件；（4）会议记录、会议纪要成套性材料每次（期）为一件；（5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。
3、分类按年度——保管期限（永久、长期、短期）进行分类整理归档。
4、编制页码：原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。
5、盖章编号（1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。
档案章格式：（2）档案章的项目及填写内容：件号：文件的顺序号。
年度、保管期限（永久、长期、短期）编制1 个流水号，每年断号。
年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。
如：“2000”保管期限：归档文件保管期限的名称。
如：“永久”注:在每年归档工作结束后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
6、装盒及填写盒内备考表（1）归档文件编号后。
按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上盖上各项内容。
盒号暂不要编。
（2）填写盒内备考表。
盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写；整理人：负责整理归档文件的人员姓名；检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；日期：归档文件整理完毕的日期。
7、填写归档文件目录：（见图a1归档文件目录式样）归档文件目录图a1 归档文件目录（1）件号：编制的流水号；（2）责任者：文件的署名者或发文机关；（3）文号：文件的发文字号（没有文号的不用填写）（4）题名：即文件的标题，一般应照实抄录。
档案整理归档过程中的整理技巧
档案整理归档过程中的整理技巧（一）归档文件“件”的区分与修整首先是以我为本(以发文单位为主)。
凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档，其它单位（包括上级、同级和下级机关）的来文，需要办理的文件(办件)必须归档，重要的文件材料应该归档，阅知类的文件可以不归档。
文件以“件”为单位进行整理归档。
一般以每份文件为一件，1、文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）。
2、正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。
一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）。
3、原件与复制件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。
复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。
这些复制件应与原件作为一件）。
4、转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）。
5、报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件）。
6、来文与复文各为一件（这是比较特殊的一种规定。
“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等）。
7、请示与批复各为一件。
8、报告与批示各为一件。
正文与文件处理单（文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。
这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件）。
文书档案分类及文书档案归类整理方法
文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案简介文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
文书档案分类1）保管期限年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
2）保管期限年度问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。
3）问题年度保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
4）年度保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。
文书档案作用1）分类是档案整理工作的重要环节；2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。
文书档案原则档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则保管期限我国档案保管期限分为10年、50年和永久。
销毁制度1）制定保管期限表；2）制定销毁档案的审批制度；3）制定销毁档案的监销制度。
编制按照各个全宗分别编制。
每一清册一式两份，一份报批，一份留存。
档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记文书档案一般反映政治生活、行政事务管理活动的历史记录。
它按照习惯的档案分类方法即文书档案、科技档案、会计、声像、实物、专门档案进行分类。
在机关文书档案占多数，在企业按照工业企业档案分类表，已经很难分开文书档案和科技档案。
只是十大类中的前四类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类档案的形成规律和文书档案相同，整理档案的方法也要按照国家标准《文书档案案卷格式》进行。
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文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进展装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的详细操作方法〔一〕搜集搜集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料搜集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完好、内容真实准确〔二〕确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进展文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”确实定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
详细情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单〔办文单〕为一件；10、来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册〔本〕为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位〔如部门或时间等〕组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，假设单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成假设干件；〔三〕件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进展字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进展。
1、件的修整：〔1〕对破损文件进展修裱；〔2〕对字迹模糊或易褪变的文件进展复制；〔3〕去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。
〔4〕对于过大的文件进展折叠时应注意尽量减少折叠次数。
〔5〕小于16开的纸张应用A4纸贴衬。
2、装订：我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。
较厚的仍用三孔一线进展装订。
文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多，一般为上下两个。
〔不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。
〕3、件内的排序：〔1〕正本在前，定稿在后；〔2〕正文在前，附件在后；〔3〕原件在前，复制件在后；〔4〕转发文前，被转发文在后；〔5〕计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；〔6〕文件处理单〔办文单〕归档的应放在最前面。
〔四〕件的分类分类是归档文件整理工作的根本步骤。
是将归档文件按来、时间、内容等方面的异同，分成假设干层次和类别，构成有机体系的过程。
1、按年度分类：〔1〕一般文件归入文件签发年度。
如方案、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。
〔2〕跨年度办结的文件归入办结年度。
如处理案件、同一问题的来文和复文等；〔3〕跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档〔4〕几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。
2、按保管期限分类：文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。
〔五〕“件”的排列排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。
即在同一保期限内按事由结合时间对归档文件进展排列。
事由是指一件详细的事，或一个详细的问题，或一段较为严密的工作过程。
一般一份文件就是一个事由。
“年度—保管期限”分类方法对归档文件进展排列就是在同一保管期限内一般按详细事由结合文件形成的时间顺序进展排列。
〔六〕编制归档号归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。
在每份归档文件上的表达就是加盖归档章。
全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号1、盖章要求：〔1〕归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。
一个单位归档章加盖的位置应统一；〔2〕归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；〔3〕假设归档文件前有文件处理单〔办文单〕，归档章可加盖在文件处理单〔办文单〕上。
2、归档章详细栏目的填写：〔1〕全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。
〔2〕年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2023”，不必加“年”。
〔3〕保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永久、30年、10年，不可用“1、2、3”等代码表示。
〔4〕件号：填写归档文件的排列顺序号。
包括室编件号和馆编件号。
在档案室只要求大家编制室编件号，馆编件号暂空不填。
同一年度同一机构〔问题〕同一保管期限从“1”开场编。
实行文档一体化管理形式时，件号系统会自动给定。
〔5〕机构或问题栏：采用年度－保管期限分类的单位此栏不必填写。
采用年度－机构〔问题〕－保管期限分类的单位此栏必须填写，只能写中文，不能写代号。
〔七〕编制归档文件目录编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。
编目应做到准确、全面、详细、深化，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
此项工作在手工管理条件下，需要档案人员手工录入；假设实行文档一体化管理形式，此工作在文件收发时可一并完成。
件号责任者文号题名日期页数备注1惠山区档案局惠档发[2023]0012号关于的通知2023.06.1122惠山区委办惠办发[2023]0113号关于的意见2023.11.134填写归档文件目录的要求：1、件号：填写室编件号。
作为一件对待的文件只编一个件号，但一组会议材料等应分别编件号。
2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。
可写通用简称或全称，注意不要用“本局、本部门”等。
假设是几个文件组成的一件，只填写排在最前面的文件责任者。
3、文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完好。
如惠档发[2023]0012号。
4、题名：即文件标题。
一般应如实填写。
〔1〕没有题名或题名不标准的可自拟标题，外加“[]”。
〔2〕在计算机辅助管理条件下，假设标题较为笼统，需进一步细化著录，可以输在二级目录内，以便快速检索。
5、日期：文件形成时间，以阿拉伯数字标注年月日，如“2023-06-11”，假设文件无日期，可用“2023-00-00”代替。
假设此件是由几份文件组成且日期不一致，那么按排在最前面的文件形成时间填写。
6、页数：填写归档文件有字〔有内容〕页面的总页数。
7、备注：注释文件需说明的情况。
归档文件目录应以A4幅面打印后统一装订成册，封面采用档案局统一印制的红色硬封面归档文件目录夹。
用永乐文档一体化档案管理软件形成的归档文件目录数据须脱机备份。
〔八〕装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表工程。
装盒时应注意以下问题：1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒；2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲。
4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。
有2、3、4公分的档案盒。
一个单位使用的档案盒应视厚度相对统一。
〔九〕档案排架在同一保管期限中，按年度顺序，从左至右、从上至下。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规那么》和《文书档案管理归档文件整理规那么施行细那么》。
文书档案归档整理操作方法--搜集装订归档判断分类排列编目装盒档案管理分为文书档案盒、科技档案〔根本建立、科学研究、设备仪器、产品〕、会计档案、干部职工档案〔人事档案〕、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。
但整理原那么是一样。
即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用”。
一、文书档案管理根本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规那么》和《文书档案管理归档文件整理规那么施行细那么》。
二、文书档案管理根本概念〔一〕文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
〔二〕文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进展装订、分类、排列、加盖归档章〔编号〕、编目〔编制文书档案管理归档文件目录〕、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
〔三〕全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
〔四〕全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法〔一〕文书档案管理搜集：搜集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有搜集齐全完好的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史相貌和工作情况。
因此，搜集应归档的文件材料必须保证齐全完好；搜集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完好的收文登记本、发文登记本、印章登记本、根据归档范围，搜集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否搜集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料〔总结、方案〕、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经历材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本〔党委、党组会议，行政、办公会议〕等；各类花名册、登记簿〔干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿〕；年报表〔业务、党员、人事劳资等各种统计报表〕；各种介绍信存根〔党团组织关系、干部调动、行政事务等〕、协议、合同。
以上搜集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应搜集的文件材料。
〔二〕文书档案管理归档判断：立档单位将搜集到的材料，按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》〔国家档案局令第8号〕的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进展归档。
不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。
指本单位的发文及局部收文的重份文件。
②普发性文件。
主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。