机关干部的会务工作指导手册 附内容解读 (参考范本)

机关干部的会务工作指导手册（参考范本）会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误。

在工作中摸索出会务工作流程，可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。

Ol 谋划会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。

会务工作流程图会前准备 制定会议方案会中服务（一）制订方案会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及职责分工等内容。

会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强，并须报经相关领导审定。

会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。

拟定方案维护会场秩序做好会议签到 组织会议报道分工落实分解工作任务会后工作（二）明确任务在会议筹备阶段，主要有以下任务：1.起草会议通知。

会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。

会议通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅，尤其是时间、地点要明确，时间一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易产生混淆的词汇：会议地点要准确到具体楼层、门牌号，如：XX办公楼六楼第三会议室。

2.下发会议通知。

会议通知有电话、短（微）信、书面及内网邮件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用多种。

下发通知一定要注意：一是保密，涉密会议不能通过短信、微信发布。

二是负责，必须确保会议通知及时送达参会者。

对于书面通知，要制作签收登记表，对每一份通知的发出都要签字确认。

通过电子邮件发送，要采取保留回执发送方式。

采用短信、微信方式发送，应要求接收者及时回复。

3.落实参会人员。

统计汇总会议请假人员名单，必要时对请假情况进行核实。

对参会人员名单要仔细核对，确保没有出入，并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或会议主持人报告。

4.协调出席领导。

根据会议要求，以当面报告、电话、短信、微信等多种方式，提请领导出席会议。

着重向领导提醒会议时间、地点、主要参加（部门）人员及议程等。

在会前约1小时再以适当方式提醒领导会议时间。

5.预订会议室。

会议时间确定之后，要立即与后勤、物业等会议室管理服务部门联系，预订会议室，并请物业服务人员协助做好保洁、桌椅摆放等先期准备工作。

若有外单位人员参加，要提前制作好引导牌。

6.编印会议须知。

对于全省业务工作会议、全行干部职工大会、年中工作会等较大型会议要编印会议须知，须知编排要用词准确、表达清晰、周到简洁。

主要内容包括：会议纪律要求、日程安排、作息时间、参会人员名单、分组名单、食宿或乘车安排、值班电话、会议工作人员名单及联系方式、注意事项等。

7.制作会议证件。

根据会议需要制作代表证、出（列）席证、出入证、工作证、车辆通行证等各类证件。

证件制作要结合会议主题和内容，遵循美观大方、经济适用原则，要易于识别、方便管理、利于安全。

8.会场布置。

主要指主席台及附属设施的布置。

总体要求是规范和谐、庄重大方，并与会议主题和内容相一致。

一是合理布置主席台。

主席台是会场的重点和中心，集中体现了整个会议的格调和氛围，是会场布置的重点。

要综合考虑会议性质、台上就座人数、方便领导出入以及主席台大小等多方面因素。

二是附属设施调试。

主要有音响、灯光、投影设备。

根据会议需要安排适量话筒并在合适位置摆放，逐一提前试音，确保每只话筒都能正常使用。

需要播放乐曲的要提前试播一次，最好进行备份，确保万无一失。

检查会场内照明灯具有无损坏，如有损坏，需要提前修理更换；要提前准备好摄像、话筒电源。

有投影演示时要提前预演一次，并视需要及时调节灯光。

9.制作、摆放桌签。

根据最终确定的参会人员名单，制作桌签；要认真核对全场桌签，防止遗漏、重复和出现错别字。

依据文明礼仪手册等规范合理安排与会人员会场座次。

桌签摆放完成后要及时制作会场座位图，打印后放置会场方便查阅。

10.组织调度会议用车。

视会议需要借用或租用车辆，并安排专人负责车辆调度，对乘车人员进行统计、清点，防止迟到、遗漏，车辆较多时还要对车辆编号、分组，以方便调度。

11.安排新闻报道。

需要新闻报道的会议，要提前联系宣传部门或新闻单位,在会场安排好新闻宣传人员专座，并协调衔接。

12.分发会议材料。

会议材料要列表登记，发放时要逐一登记，要做到不漏一份、不少一人。

可以视情况在会前通知参会单位（人员）派人提前领取，也可以在会场签到时一并发放，或是提前放置到参会人员座位上。

对摆放在主席台上的材料，要从头到尾检查顺序和页码，整齐摆放，确保不出差错。

对于涉密文件,要严格按照相关保密规定编号登记，及时收回或提醒按保密规定流转、保存，防止泄密。

（三）分工落实拟订好会议方案，根据方案分解任务后，要协调分工，明确责任人，规定各任务完成时限，做好分工落实，并在会议开始前做一次全面自查，确保万无一失。

02细化会中服务会中工作是指从会议报到至会议结束这段时间的工作。

会中工作无小事，周到、细致是做好会中服务工作的基本要求。

会中服务工作繁杂琐碎，情况不断发生变化，一定要注重细节，精细周密。

（一）组织会议报到会议报到工作主要包括人员身份确认、报到登记、根据会议要求发放资料、提醒注意事项等。

要做到迅速准确、热情周到、耐心细致、井然有序。

（二）做好会议签到安排专人打印签到表放置会场，提醒到会人员签到，并做好到会人员清点、登记工作，实时掌握人员到会情况，并视情况电话督促参会人员及时到会。

会议开始后要统计汇总到会人数，登记迟到、缺席人员名单。

（三）维护会场秩序会议召开期间，要安排专人现场值班，维护好会场内外秩序。

一是实时监测会场音响、灯光等情况，发现问题及时解决。

二是及时提醒、制止会场内大声喧哗、随意走动、接听电话等不遵守纪律行为，同时防止无关人员进入会场。

三是提醒会场服务人员适时供应茶水。

四是遇到特殊情况需要向主席台上领导或会议主持人汇报时，要采用合适方式灵活处理，努力减少对会议的干扰和影响。

03会后总结要实会后工作是会务工作的重要组成部分，是保证会议质量、达成会议效果的重要环节。

通过会后工作总结会务组织的经验、教训，推进会议精神的贯彻落实，以进一步优化会务工作机制，提升会议效果。

（一）返程服务协调组织好参会人员会后服务，必要时协助联系交通工具或帮助订票，对个别因工作需要暂留的人员，在食宿方面要妥善安排。

（二）材料归档会后要及时将会议方案、通知、简报、发言材料、领导讲话、音像资料等相关资料收集齐全，按规定整理归档，以备查考。

同时，要按照保密相关要求，对需回收的会议材料逐份清点、登记回收。

根据需要发布会议简报或信息、起草编发会议纪要，印发领导讲话等。

（三）会后总结每次会议结束后，要及时、客观、准确地做好总结。

系统梳理、分析会务工作成功经验及存在的问题、不足。

尤其要注意收集整理参会人员对会议的意见、建议，为以后进一步改进会务工作提供借鉴。

同时要将会议决定事项办理情况列入督查督办工作中，确保会议精神及时落实。

做好会务工作除了在程序上力求尽善尽美外，还要求办会人员不断提升自身素质。

一是统筹全局的意识。

会务工作任务重、要求高、涉及面广，需要会务人员牢固树立全局意识，从全局的高度统筹协调好参会各部门、会务各环节的衔接和工作落实，谋划好每一细节，确保会务组织周到、高效、有序。

二是灵活应变的能力。

会务工作不可预期因素多，需要会务人员树立应变意识，提升应变能力，处变不惊、处变不乱，及时妥善处置好各种临时突发情况，保证会议圆满成功。

三是认真负责的品质。

会务工作琐细、繁重，涉及环节多，出现任何一点小的差错都可能造成很大的影响，因此会务人员必须具有高度的责任心，充分发挥积极性和主动性，尽心尽责，搭台补位，把握好每一环节，做好每一细节，这样才能使会务有条不紊，顺利完成。

所谓会务，就是会议事务性工作的简称，主要是会议筹办、组织协调、服务保障等工作。

会务工作很重要，办好了，领导满意、参会人员满意，大家都高兴;办不好，领导批评、参会人员笑话，大家都难看。

那么，如何做好会务工作呢？今天主要谈三个方面的问题。

一、会务工作的基本套路会务工作的事项和套路，主要根据会议的类型而定，一般分为会前准备、会间服务、会后处理3个阶段。

（一）会前准备阶段。

除例会和小型会议及不安排食宿的短会，准备工作可适当简化外，一般会议都要根据实际需要，在会前做好以下13项准备工作。

1.制定会议方案。

对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。

如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。

需要注意的事，筹备会议一定要按规定政策办，要想按规定政策办，自己又要提前学习有关政策规定。

2.拿出会务工作实施计划。

主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办部门归归类，按时间顺序排排队，列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。

这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。

具体的标准，就是不需要辅助材料、不留下空白地带，尽量用一个方案把所有的事都统起来、让所有的人都动起来，就像计算机的程序一样，让领导和机关按着方案“走”。

如果该想到的工作没想到，就需要反复建议、反复请示、反复研究、反复落实，不仅增大了工作量还很容易误事。

在这个问题上，一定要张开想象的翅膀，就像放电影一样，首先在大脑里把未来可能遇到的所有问题、面临的所有矛盾和解决的所有办法，尽可能地规划设计好，越具体越省心。

3.组织召开协调会议。

较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组成会务工作班子，召开会议筹办工作协调会。

会务工作班子一般设秘书、材料、保障和新闻4个组。

中型或小型会议可不设组，固定几个人分管几个方面的筹办工作即可。

召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达领导审定的会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充《会务工作实施计划》，协调一些交叉和难度较大的工作，有针对性地提出要求，明确分工，责任到组到人。

4.印发会议通知。

召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。

会议通知一般包括“八要素即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。

注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。

但通知的时机也要把握好。

太早了，容易发生变化，又得发一个又一个的补充通知，别人会说你朝令夕改，引起人家反感；太晚了，人家来不及做与会准备，导致手忙脚乱。

另外，发通知也不能就事论事，有些事前和事后的东西也要考虑到。

5.印制会议票证。

大中型会议对正式出席会议的人员要发给出席证，列席会议的人员要发给列席证,会议工作人员要发给工作证,进行选举等其他重要会议,还可印制使用印有座号的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议，还要印制车辆通行证。