秘书学复习资料

秘书学复习资料
一、什么是秘书：
1、我国《秘书学》：秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行为执政职位。

其主要职责是辅助管理、综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等。

2、（了解）国际秘书联合会：秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权利范围内决定。

二、秘书的类型：
1、纵向分类（依照业务水平）：
高级秘书：负责人，主任“参与政务，管理事务”
中级秘书：“文字工作，撰写文稿等”
初级秘书：“一般性的日常工作，盖章，发通知等”
2、横向分类（依照从事的行业和工作内容）：
（1）从服务对象划分
①公务秘书→A集体秘书 B专职秘书
②私人秘书
（2）从工作内容划分
文字秘书机要秘书信访秘书通信秘书事务秘书生活秘书（3)按工作性质划分
党务行政军事司法外交新闻文化教学科技
三、秘书工作内容：
1、政务性工作：调查研究、信息工作、参谋咨询、协调工作、督查工作、建议、提案、文字工作（公务、公司）
2、业务性工作：文书处理、档案管理、分析资料工作、会务工作、信访、保密、网站管理、谈判、公关（整理）
3、事务性工作：给领导安排日程、通信、联络、接待、礼仪、值班、随从工作、突发事件处理、日常事务管理（日常）
四、秘书机构定义：
广义：办公厅、办公室，包括下属的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待、值班等部门。

狭义：各级办公室中专门从事辅助机关单位及其负责人办理秘书业务的部门，它是以领导工作为直接服务对象，以文牍性、机要性工作为主要任务，往往以“秘书”直接命名的部门。

五、秘书机构的设置原则：
1、适应性原则：
（1）根据实际需要
（2）根据领导工作的需要
（3）中央机关的办公厅可以设一个厅、局、处、科级别的秘书部门，省、直辖市只需要设置科、室两层机构。

2、精简原则：避免机构臃肿，人浮于事
3、高效原则：群体优化、整体效能
4、相对稳定原则
六、秘书机构的组织形式：
秘书机构的组织形式分两类：
分理制：指秘书机构下面再分设部门以处理各种不同的秘书工作。

综理制：指所有秘书工作由办公厅或办公室统一分派人员办理，下面不再分设部门。

1、行政机关的秘书部门
主要是指党政机关、部分事业单位以及采取行政管理方式的职能机构。

我国党政机关分为五级
中央机关设办公厅：中共中央→主任下设部门局
国务院→秘书长
各省及中央部委设办公厅下设部门处各市及省属各厅设办公室下设部门科各县及市属各局设办公室下设部门股2、公司企业秘书部门
（1）综合性的秘书部门：“公司办公室”“集团办公室”
全面掌握整个单位的公共管理事务
（2）职能性的秘书部门：“行政办公室”
行政事务日常事务临时事务
（3）专业性的秘书部门（人员、规模较小）：“文秘室”“值班室”（4）由一两名秘书承担的秘书办公室
3、股份制企业的秘书部门
董事会领导下的经理负责制，最高职能部门股东大会。

股东大会
监事会董事会董事会秘书
公司总经理
总经理办公室（总经理、总经理助理）
财务部经理人力资源部经理研发部销售部
经理办公室
4、临时性秘书部门
大型会议活动需要非常设性秘书机构，称“秘书处”“秘书组”
七、秘书职业道德修养的含义：
是秘书在遵循一定的职业道德原则和职业行为规范下所进行的自我教育、自我修炼活动以及通过自我反思、自我改造所形成的职业道德情操和所达到的职业道德境界。

八、秘书的能力结构：
指顺利完成工作任务并直接影响工作质量和效率的基本技能或能胜任某项工作任务的主观条件及本领。

（一）表达能力：包括口头表达能力和文字表达能力。

(二）办事能力
（三）组织管理能力
1、统筹安排工作
2、组织各项活动
3、组织协调能力 A工作协调 B组织协调 C人际协调
4、分析综合能力
5、调查研究能力
(四)社会交往能力
1、了解交往对象的心理状态
2、保持自身的交际品格
3、善于用语言去沟通情感
4、把握好尺度，恰到好处
（五)实际操作能力
（六）危机处理能力
1、有危机意识
2、做到当机立断
3、能够沉着应对
4、善于总结
九、秘书职能的含义：
秘书职能是在秘书机构、秘书职位功能的框架内领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。

十、秘书的基本职能：
1、信息管理职能（1.文书 2.依据领导意图撰写、收文、发文）
2、综合协调职能
3、督促检查职能（决策管理）
4、参谋辅助职能（潜隐）
5、后勤保障职能
6、“不管部”职能（“拾遗补缺”“有限无穷”）
十一、秘书职能环境层次结构：
1.秘书机构的内部环境
2.秘书所在组织的内部环境
3.秘书所在组织的外部环境
十二、秘书机构的内部环境定义：
秘书机构人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系和秘书部门负责人的影响力，秘书部门内部的精神凝聚力以及秘书的办公设备和办公条件构成秘书机构的内部环境。

十三、秘书所在的组织外部环境包括：
政治环境、经济环境、科技环境、文化环境
十四、秘书职能环境要素的关系：
（一）与纵向层次机构的关系
1、与上级机关的关系
(作用：a.增强与上级领导的联系与沟通b.有助于秘书及时了解和把握上级的指示和精神，使自己的业务活动更主动
c.有助于把握职能环境变化的动向)
（1）上情下达：信息要真实准确
（2）加强全面的信息的汇报工作，以供上级机关参考
（3）加强沟通与协调
2、与下级机关的关系
（1）秘书在处理秘书事务的时候，要为下属机构提供方便，提供办公服务
（2）工作态度上要公正平等，肃清官僚作风
（3）善于学习下级机构工作的新经验、新思路
（二）与横向部门机构的关系
1、做好综合性的办公服务
2、尊重职能部门的管辖权
3、保持密切有效的沟通
（三）与社会公众之间的关系
组织内外的社会公众
1、工作目标上：为社会公众服务是秘书工作的根本宗旨，要与为领导服务的宗旨统一起来
2、工作内容上：秘书的各项工作应当了解社会公众的意愿，为社会公众和领导充当桥梁和纽带
3、工作过程上：秘书工作得到公众的支持，是其工作可行的关键
4、工作行为上：围绕领导工作的需要展开业务活动与深入联系群众发挥补益作用相结合
5、工作作风上：待人以诚、严于律己、尊重群众、关心群众
6、工作成效上：辅助领导，做有益于人民的事
（四）秘书的人际关系
1、创造和谐的人际关系
a、个体的人际关系
b、协助领导创造和优化良好的人际环境
（1）要促进人与人之间的理解与信任，支持与配合
（2）协助领导创造和优化良好的人际环境，加强团队意识，将领导意愿与群众意愿相结合
（3）要把服务于领导和服务于全体组织成员结合起来，整合整体利益
2、如果在紧张的人际环境中
（1）不介入无原则的纠纷
（2）从公利出发
（3）注意领导的权责分工，与领导进行工作上的约束
（4）尽可能的帮助组织和环境形成良好的人际关系
十五、秘书职能环境资源（案例分析）：
秘书职能环境资源是指秘书所处的客观环境中，一切有利于秘书实现其职能目标，完成职能任务的要素的总和。

一.环境资源的支撑
（一）资源供给的基础性
1、诸领域相关知识、能力、业务内容、管理体制、运作方式的发展，是确定各领域秘书综合素质和业务要求的基础。

2、行业环境资源是秘书综合辅助和服务具有广泛适应性的基础。

（二）资源发展的导向性
（1）宏观导向：现代社会变化迅速，秘书必须及时学习，才能跟上时代的步伐。

（2）业务内容的导向：各行各业各类在发展变化，秘书要适应、学习。

（3）具体工作行为的导向：在工作中，领导和各项工作的开放程度等的变化，秘书要适应。

（三）资源配置的促动性
（1）适应性促动：适应环境，主观能动
（2）诱导性促动：诱导人的规划目标
（3）比较性促动
（四）资源变化的机遇性
二.环境资源的制约
（一）信任度
秘书工作对象及秘书业务所关联到的组织内外公众对秘书的信任程度。

（二）和谐度
指组织运转中，各相关方面协同配合的和谐程度及秘书工作中与各方面协调配合的和谐程度。

（三）开放度
是由秘书所在组织及秘书工作中与组织内外公众进行物质、能量、信息交换的程度广度深度决定的。

（四）自由度
是秘书主动按领导工作需要开展业务活动，发挥主观能动性的程度。

十六、秘书与领导关系的认识：
1、人格地位上的平等
2、实现工作目标中的同事关系
3、工作职能上的上下级主（体）辅（助）关系
4、工作过程上的秘书和领导的主（导）从（属）关系
5、工作沟通上的双向关系
6、工作绩效上的一体关系
十七、秘书工作的一般规律：
（一）秘书工作一般规律的表述
D=+K·L·(S+A)
D：领导满意程度
K：各方面环境条件的影响
L：主辅配合的程度（+）
S：事物服务投入的多少（智力、体能、时间）
A：参谋辅助投入（智能、时间）
+：正向的
-：负向的
1、秘书发挥职能作用是在满足领导需要，适应环境条件变化，与领导主辅配合的前提下，通过事务服务和参谋辅助体现出来的。

2、领导对秘书公务服务的需要，对秘书工作的职能范围、职能作用、职能地位起决定性作用。

3、主辅配合的有效程度对秘书工作起关键性的作用。

（二）秘书工作一般规律的运用
1、把握目标，坚持主辅配合的正确方向
（1）主辅配合的有效程度首先决定于其配合的总体目标是否正确（从整体公利出发，保持目标一致性）
（2）领导与秘书的主辅配合还决定于具体工作目标是否正确（组织管理目标）
（3）主辅配合的有效程度还取决于阶段性目标的一致。

（4）主辅配合的有效性还取决于具体工作事务。

2、加深主辅理解，提高综合辅助的有效性。

（1）和谐共振型
（2）领导牵引型
（3）秘书促动型
（4）配合失调型
3、协调主辅配合，提高综合辅助的效率。

（1）工作思维
（2）工作节奏
a、当组织内、外环境发生急骤变化
b、当组织内、外环境处于相对稳定状态
c、处理突发事件，开展中心工作
（3）工作进程
协调主辅配合的程度
4、增强素质，提高综合辅助的效能。

十八、秘书工作的发展规律：
1、秘书工作体制与社会生产力发展相适应的规律
2、秘书工作职业化发展与社会分工状况相适应的规律
3、秘书机构职能与领导权力分配体制相适应的规律
十九、秘书专项职能活动规律：
1、经常性工作的规范化、程序化、科学化规律
2、秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应的规律
3、领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的规律
【写作：文学创作、科研论文、应用文写作、公务文写作（为了表达组织意图）】
立意：由领导提出
忠实：全面理解领导的立意及其前提环境要达到的目的对象，及其相
关要素，全面的理解和领会。

完整:完整的把握领导思路，掌握有关材料，抓住本质和关键。

准确表达：准确表达各个要素之间的关系和联系，观点和提法。

二十、对立统一规律在秘书工作中的运用：
（一）事务与政务
事务→经常性→接触大量信息→有效参谋→随机性←政务
（二）被动与主动
被动：指秘书工作建立在领导工作和管理工作需要的基础上
主动：秘书要能察觉并顺应趋势“超前—务实”模式
（三）综合性和专业性
综合性：秘书部门、秘书工作
专业性：本职专项实务，具有一定的专业技能“T型能量”（四）维持与适应
维持：维持本组织正常运转
适应：适应环境条件的变化、突发事件
（五）听命与劝谏
听命：完成领导交办的事务
劝谏：对领导的某些疏漏参谋建议、提醒、规劝、“同步—异步”补充修正
（六）宣传与保密
宣传：传递决策指令
保密：保存机密材料
“阀门”收效流向流量
（七）谋划与执行
谋划：1、提供建议的方案2、对领导的意图和想法进行展开和具体化3、参与对各种可行方案的论证和分析4、对初定方案的补充、修正和优化。

5、将已作出的决定方案表述为规范的文件
执行：1、既有奉命执行也有主动执行。

2、既要系统的执行某项任务，也要随机3、秘书要执行自身的职能任务也要执行综合性的任务“谋划—决策—执行”
（八）全面与重点
全面：1、关注组织运转的全面情况2、服务各类领导人、职能部门。

3、了解各方针政策、法规制度
重点：1、秘书工作把握工作重点2、重点为主要领导和对口领导服务的特点3、工作要有重点环节和关键。

4、坚持原则
（九）规范性与随机性
规范：规律性和有序性
随机：突发性与灵活性。

(十）间接性与直接性
间接：秘书工作在发挥作用的时候
直接：工作迹象对于整个组织的利益都能产生直接影响。

二十一、督查工作的主要方式：
1、文字、简报督查
2、会议督查
(1)督查的问题涉及两个或两个以上的单位
(2)相关部门和单位间发生矛盾
(3)各单位或部门汇报某项督查任务完成进度或执行落实情况
(4)有急情要事、重大突发事件要处理
3、电话督查
(1)受话方应当是承办人、负责人或熟知情况的人
(2)要将情况记录
(3)要给对方提出落实的意见和要求
(4)要将电话催办情况整理成文字向领导反馈，若领导有新批示，要将新批示转告给承办人
(5)将电话催办的信息计入督查事项的登记簿
4、亲临查处：特殊情况，弄清事件的真相和实质
二十二、秘书协调的工作内容
1、事务协调
2、制度协调
3、计划协调
4、战略协调
对下属部门要求解决的问题秘书应
(1)对于部门报告中涉及部门业务的工作应把请示退回原部门
(2)若请示涉及部门，秘书应出面共同商讨解决，报告上司，将上司的意见反馈给多个部门
二十三、办公环境布置的基本原则：
1、整洁舒适、整齐干净、不放无关的，物品放置要井然有序
2、和谐统一
3、合理实用、方便时效
4、环保安全
二十四、办公环境的布置方式：
1、分析办公环境：分析各部门及员工之间的关系，办公室内部所需物品与空间，陈设和容纳的关系
2、根据人员数量和工作性质设定办公空间：
A、封闭式布局：
走廊走廊
人事处副校长室书记室
a.安全保密
b.安静
B、开放式布局：
人员1 2 3
4 5 6
a.便于沟通
b.节省经费
c.灵活性大
C、混合式布局：
二十五、秘书日常事物工作中的接待工作（案例分析）：
一.接待工作的内容
1、以相应的规格接待来访的宾客
2、安排主宾的洽谈、签约、工作交流、食宿
3、组织来宾的参观、考察等活动
4、为来宾提供其他合理要求的服务
二.接待工作的类型
1、内宾接待和外宾接待
2、有约接待和无约接待
3、个别接待和团体接待
4、日常接待和高规格接待
三.接待工作的程度
（一）接待前的准备工作
1、心理准备
自己不怠慢对方，不能让对方情绪影响自己
2、物质环境准备
（1）环境准备
（2）用品准备：座椅、桌面、墙壁、茶具
3、业务知识和能力准备
4、了解来宾的情况
5、确定接待的规格
（1）高规格接待陪同人员比主要来宾的职务要高
（2）对等规格接待
（3）低规格接待上级检查
①请示②告知对方
6、制定接待计划
规格、日程安排、提供经费列支
日程表（1）人员安排、时间、地点、事项、主要人员
（2）日程安排、日期、时间、活动内容、地点、人员
（3）经费工作经费、住宿、餐饮、劳务、交通、参观游览、纪念品、宣传费用
（二）接待工作的实施
基本环境、迎客、待客、送客
1、亲切迎客
（1）一般情况下①动作stand up see smile ②语言
（2）特殊情况下①用表情示意②重要的预约提前到达，亲自迎客（3）迎客礼节
①握手：主人先伸手；人多的情况下，先向年长或身份高的人以及女士伸手；握手时长3-5 秒。

忌：斜视、拍打肩、交叉握手、左手、戴手套、汗
手要干净，力度适量
②问候
③称呼：企业、政府机关“同志”；私企“先生、女士”；职务；
④接递名片：双手接、看
忌：不看，随意放置
3、热忱待客
茶杯
（1）交谈注意交流内容
（2）引荐 A许可
B引路左侧前方，右侧身，转弯、楼梯、电梯
C到达之前进门外开门客先入，内开门己先入
D到达之后右为上，左为下离门较远长沙发递茶（3）介绍 A站立不要背对
B顺序先男后女先个体后众人姓名、单位、职务
C手势
D告退
3、礼貌送客
出迎三步、身送七步
四.接待工作中特殊情况的应对技巧
（一）当客人要求面见主要领导
了解身份、来意
1、不易接待、坚决挡驾
2、重要有时间请示
3、先挡驾、再请示（不能确定是是否重要）
（二）领导因事外出
（三）当客人贸然来访
（四）当来了不受欢迎的客人
五.宴会的筹划与组织
（一）宴会的形式与规格
宴会、招待会、茶话会、工作餐
1、宴会正餐主宾座次
国宴、正式宴会、便宴、家宴
（1）国宴：国旗、国歌、讲话、祝酒词
（2）正式宴会:讲话
（3）便宴：午、晚、不讲话、不排座
（4）家宴
2、招待会
不备正餐、不排座位
（1）冷餐会
（2）酒会
3、茶会早、午（10点、16点）
4、工作餐早、中、晚
（二）宴会：筹划与组织
1、确定宴请对象、范围和规格
2、确定宴请时间主宾双方都合适（日期、时间）
3、确定宴请地点（活动地点）
4、印发请柬
5、布置宴会厅庄重大方、鲜花、桌椅
6、菜谱安排的原则
（1）主随客好
（2）搭配合理中餐：荤素搭配西餐：主菜、配菜、肉汤（3）营养平衡
（4）量力而行
7、合理安排座次
（1）排定座次
（2）排定桌次主桌远近
（3）排定座位①以主人为中心座位②主宾左右手（4）座位卡
8、宴请程序
（1）迎客
（2）入席
（3）祝词
（4）交谈文明
（5）散席送客。