秘书学复习资料

秘书学复习资料

一、什么是秘书：

1、我国《秘书学》：秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行为执政职位。其主要职责是辅助管理、综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等。

2、（了解）国际秘书联合会：秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权利范围内决定。

二、秘书的类型：

1、纵向分类（依照业务水平）：

高级秘书：负责人，主任“参与政务，管理事务”

中级秘书：“文字工作，撰写文稿等”

初级秘书：“一般性的日常工作，盖章，发通知等”

2、横向分类（依照从事的行业和工作内容）：

（1）从服务对象划分

①公务秘书→A集体秘书 B专职秘书

②私人秘书

（2）从工作内容划分

文字秘书机要秘书信访秘书通信秘书事务秘书生活秘书（3)按工作性质划分

党务行政军事司法外交新闻文化教学科技

三、秘书工作内容：

1、政务性工作：调查研究、信息工作、参谋咨询、协调工作、督查工作、建议、提案、文字工作（公务、公司）

2、业务性工作：文书处理、档案管理、分析资料工作、会务工作、信访、保密、网站管理、谈判、公关（整理）

3、事务性工作：给领导安排日程、通信、联络、接待、礼仪、值班、随从工作、突发事件处理、日常事务管理（日常）

四、秘书机构定义：

广义：办公厅、办公室，包括下属的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待、值班等部门。

狭义：各级办公室中专门从事辅助机关单位及其负责人办理秘书业务的部门，它是以领导工作为直接服务对象，以文牍性、机要性工作为主要任务，往往以“秘书”直接命名的部门。

五、秘书机构的设置原则：

1、适应性原则：

（1）根据实际需要

（2）根据领导工作的需要

（3）中央机关的办公厅可以设一个厅、局、处、科级别的秘书部门，省、直辖市只需要设置科、室两层机构。

2、精简原则：避免机构臃肿，人浮于事

3、高效原则：群体优化、整体效能

4、相对稳定原则

六、秘书机构的组织形式：

秘书机构的组织形式分两类：

分理制：指秘书机构下面再分设部门以处理各种不同的秘书工作。

综理制：指所有秘书工作由办公厅或办公室统一分派人员办理，下面不再分设部门。

1、行政机关的秘书部门

主要是指党政机关、部分事业单位以及采取行政管理方式的职能机构。

我国党政机关分为五级

中央机关设办公厅：中共中央→主任下设部门局

国务院→秘书长

各省及中央部委设办公厅下设部门处各市及省属各厅设办公室下设部门科各县及市属各局设办公室下设部门股2、公司企业秘书部门

（1）综合性的秘书部门：“公司办公室”“集团办公室”

全面掌握整个单位的公共管理事务

（2）职能性的秘书部门：“行政办公室”

行政事务日常事务临时事务

（3）专业性的秘书部门（人员、规模较小）：“文秘室”“值班室”（4）由一两名秘书承担的秘书办公室

3、股份制企业的秘书部门

董事会领导下的经理负责制，最高职能部门股东大会。

股东大会

监事会董事会董事会秘书

公司总经理

总经理办公室（总经理、总经理助理）

财务部经理人力资源部经理研发部销售部

经理办公室

4、临时性秘书部门

大型会议活动需要非常设性秘书机构，称“秘书处”“秘书组”

七、秘书职业道德修养的含义：

是秘书在遵循一定的职业道德原则和职业行为规范下所进行的自我教育、自我修炼活动以及通过自我反思、自我改造所形成的职业道德情操和所达到的职业道德境界。

八、秘书的能力结构：

指顺利完成工作任务并直接影响工作质量和效率的基本技能或能胜任某项工作任务的主观条件及本领。

（一）表达能力：包括口头表达能力和文字表达能力。

(二）办事能力

（三）组织管理能力

1、统筹安排工作

2、组织各项活动

3、组织协调能力 A工作协调 B组织协调 C人际协调

4、分析综合能力

5、调查研究能力

(四)社会交往能力

1、了解交往对象的心理状态

2、保持自身的交际品格

3、善于用语言去沟通情感

4、把握好尺度，恰到好处

（五)实际操作能力

（六）危机处理能力

1、有危机意识

2、做到当机立断

3、能够沉着应对

4、善于总结

九、秘书职能的含义：

秘书职能是在秘书机构、秘书职位功能的框架内领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。

十、秘书的基本职能：

1、信息管理职能（1.文书 2.依据领导意图撰写、收文、发文）

2、综合协调职能

3、督促检查职能（决策管理）

4、参谋辅助职能（潜隐）

5、后勤保障职能

6、“不管部”职能（“拾遗补缺”“有限无穷”）

十一、秘书职能环境层次结构：

1.秘书机构的内部环境

2.秘书所在组织的内部环境

3.秘书所在组织的外部环境

十二、秘书机构的内部环境定义：

秘书机构人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系和秘书部门负责人的影响力，秘书部门内部的精神凝聚力以及秘书的办公设备和办公条件构成秘书机构的内部环境。